Підготовка процесів і записів
Перш ніж ви зможете використовувати глибинний аналіз завдань для візуалізації та аналізу своїх процесів, вам потрібно:
- Створіть свій процес у глибинному аналізі процесів можливості в Power Automate.
- Записуйте дії , з яких складається процес, за допомогою Power Automate диктофона.
- Підготуйте запис для аналізу.
- (Необов’язково) Створюйте рекомендовані назви вправ, щоб вам та іншим користувачам було простіше підготувати запис для аналізу.
Детальніше про процеси читайте в наступному відео.
Створення процесу
Загалом, процеси, які, на вашу думку, можуть бути неефективними або повторюваними, є хорошими кандидатами для аналізу.
авторизуйтесь в. Power Automate
На лівій панелі навігації виберіть глибинний аналіз процесів.
У розділі Створити новий процес виберіть плитку Почати тут .
Введіть ім’я процесу та опис, а потім виберіть пункт Записи.
Виберіть Створити.
Записуйте свій процес
Створити запис можна одним із двох способів:
- безпосередньо після створення процесу.
- На сторінці відомостей про процес.
Створюйте запис безпосередньо після створення процесу
Після створення процесу ви побачите екран із двома варіантами подальших кроків.
- Виберіть Додати запис.
Створення запису на екрані відомостей про процес
Щоб створити запис на екрані відомостей, знайдіть і виберіть потрібний процес.
Виберітьглибинний аналіз процесівВсі> процеси нижче плитки праворуч.
Виберіть ім’я процесу, щоб перейти на екран відомостей про процес.
У меню вгорі виберіть Новий запис.
Виберіть Відкрити диктофон.
Запустіть диктофон у Power Automate
Використовуючи будь-який із способів, описаних раніше, ви повинні отримати повідомлення з текстом Запуск диктофона в. Power Automate
Ви повинні були завантажити Power Automate файл перед тим, як почати. Однак ви також можете вибрати Отримати програму , щоб інсталювати її.
Якщо ви встановили Power Automate, ви повинні побачити спливаюче вікно Відкритий Power Automate браузер. Виберіть його, щоб відкрити програму.
Якщо Power Automate інстальовано, але відкривається неправильно, виберіть Відкрити знову.
Використовуйте диктофон Power Automate
Почніть записувати свій процес лише за один крок.
На екрані класичного записувача на комп’ютері виберіть Запис.
Виконайте дії, які потрібно записати, а потім виберіть Готово в нижній частині екрана диктофона.
Після успішного збереження запису виберіть Переглянути запис, щоб переглянути записані кроки та підготувати запис для аналізу.
Нотатка
Залежно від тривалості запису, може минути деякий час, перш ніж дії стануть доступними.
Особливості реєстратора
Коли ви записуєте свої дії, описи дій відображаються на екрані диктофона.
Щоб видалити будь-яку дію із запису, виберіть значок кошика.
Щоб тимчасово зупинити записування, виберіть пункт Призупинити записування в будь-який час.
Щоб продовжити записування з того місця, на якому ви зупинилися, виберіть Почати записування знову.
Щоб стерти всі записані дії та почати спочатку, виберіть пункт Скинути запис.
Поради щодо записування
Скористайтеся цими порадами, щоб покращити свої враження від запису.
Будьте методичні у своїх діях. Це включає очікування, поки червоне поле зосередиться на предметі, з яким ви намагаєтеся взаємодіяти, перш ніж вибрати його, оскільки може виникнути невелика затримка.
Якщо якісь вибори було зроблено помилково, видаліть дію на екрані диктофона.
Якщо ви записуєте крок, який не призначений для участі в процесі, видаліть крок із значком кошика.
Підготуйте запис для аналізу
Після завершення запису записані дії можна буде переглянути на екрані деталей запису. Перш ніж продовжити, важливо підготувати запис для аналізу.
Дії, які були записані під час процесу, можуть бути дуже детальними та конкретними. Щоб розібратися в них і створити чітку карту процесу, ці дії потрібно згрупувати в більші дії. Можливість глибинний аналіз процесів тепер може автоматично групувати схожі дії в дії.
Перед аналізом переконайтеся, що із запису видалено будь-яку конфіденційну інформацію. Це можна зробити для захисту конфіденційності та безпеки даних. Щоб дізнатися більше про те, як захистити свої дані, перейдіть до розділу Захист ваших даних.
Ось коротке відео про те, як підготувати запис для аналізу.
Групування дій у види діяльності
Після завершення процесу запису ви можете помітити, що деякі дії вже були автоматично створені для вас. У вас є можливість залишити ці дії такими, як вони є, або ви можете змінити їх, щоб краще відповідати вашим потребам.
Редагувати існуючу діяльність
Ось кілька порад щодо редагування існуючої діяльності.
Щоб змінити початкову дію дії, перетягніть заголовок дії вгору або вниз у списку дій до потрібної початкової точки.
Щоб змінити назву дії, виберіть її, і праворуч з’явиться поле зі списком.
Ви можете вибрати одну з існуючих назв діяльності в спадному меню або створити власну, якщо потрібно.
Додайте нову діяльність
Ви можете додати дію до процесу після того, як ви її записали.
Виберіть Додати дію щоб додати заголовок діяльності. Усі дії під заголовком і перед наступним заголовком дії є частиною групи.
Перемістіть заголовок дії вгору або вниз у списку дій туди, де ви хочете почати дію.
Назвіть дію праворуч, використовуючи спадне меню, щоб знайти існуючі назви діяльності або створити нову.
Видалення справи
Щоб проаналізувати, потрібно принаймні дві дії. Інакше карта процесу не матиме сенсу.
Якщо ви не хочете автоматично створювати дію або зробили помилку та хочете видалити дію, виберіть Видалити дію на панелі команд.
Якщо ви не хочете автоматично створювати дії або просто хочете почати з нуля, виберіть Видалити всі дії на панелі команд.
Будь-коли виберіть Зберегти угорі праворуч, щоб зберегти свою роботу.
Зберегти та проаналізувати
Завершивши групування, виберіть Зберегти та проаналізувати угорі праворуч.
Після аналізу виберіть Переглянути аналітику на панелі сповіщень, щоб перейти на сторінку аналітики.
Щоб дізнатися більше, перейдіть до Аналіз процесів.
Крім того, ви можете зберегти без аналізу, вибравши курсор біля пункту Зберегти та проаналізувати, а потім вибрати Зберегти.
Виберіть Закрити , щоб повернутися до екрана деталей процесу.
Поради щодо групування
Ось кілька порад щодо групування дій у дії, які можуть бути корисними для вашого випадку використання.
Використовувати існуючу назву діяльності: це створює більш послідовну та точну карту процесу. Назви дій доступні в спадному меню кожного разу, коли запис зберігається. Щоб видалити назву дії з меню після того, як її буде видалено з усіх записів, які використовують цю назву, потрібно проаналізувати запис.
Шукайте шаблони: аналізуйте записані дії на шаблони, які часто трапляються, як-от схожі кроки, які виконуються для виконання завдання, або використовувані типові програми. Групування цих дій разом може допомогти визначити спільну діяльність.
Будьте обережні: групуйте дії, які мають для вас сенс і пов’язані із загальним процесом. Наприклад, якщо ви аналізуєте процес продажу, ви можете згрупувати дії, пов’язані із залученням потенційних клієнтів, охопленням і закриттям угод.
Враховуйте частоту: Ви можете згрупувати дії, які часто відбуваються. Це може допомогти виявити вузькі місця в процесі або області, де автоматизація може бути корисною.
Подумайте про залежності: подумайте про групування дій, які залежать одна від одної. Наприклад, якщо вам потрібно завантажити файл перед його завантаженням, ці дві дії можна згрупувати разом.
Використовуйте зворотній зв’язок: співпрацюйте з іншими зацікавленими сторонами в процесі, такими як працівники, які виконують завдання, або керівники, які контролюють процес, щоб отримати відгук про групування дій. Їхня думка може допомогти підвищити точність і корисність карти процесу.
Створіть рекомендовані назви дій
Як власник або співвласник процесу ви можете створити рекомендовані назви дій для процесу. Це забезпечує більшу послідовність іменування записів.
На екрані деталей процесу виберіть Створити назви дій.
Щоб додати нову назву діяльності до рекомендованого списку, виберіть Нова назва.
Якщо все готово, виберіть Зберегти.
Назви дій, які ви додали, тепер відображаються під Рекомендовані імена у спадному меню під час групування дій для запису. Будь-які види діяльності, не визначені в рекомендованому списку, відображаються під Користувацькі імена.