Розробка процесів

Коли ви розробляєте автоматизацію процесів, насамперед потрібно вирішити, коли і що автоматизувати. Дивлячись на бізнес-процес, який у вас є на даний момент, ви повинні спочатку визначити, яку частину процесу потрібно автоматизувати.

Визначення областей автоматизації

Типи переваг, які ви потенційно можете отримати від автоматизації, поділяються на такі категорії:

• Послідовно застосовуйте стандартизовані правила ведення бізнесу

• Скоротіть ручну роботу над повторюваними процесами

• Зменшіть кількість людських помилок

• Оптимізуйте затвердження

• Підвищення ефективності транзакцій з великими обсягами

• Ефективне переміщення даних між системами (зменшення ручного введення даних)

• Максимальне використання наявних ресурсів

• Збільшення пропускної здатності

Застосовуйте стандартизовані бізнес-правила

Бізнес-правила – це логіка «якщо/тоді», яка застосовує вашу бізнес-політику. Їх автоматизація гарантує, що їх послідовно дотримуватимуться щоразу.

У нашому сценарії звітності про витрати бізнес-правило вимагає, щоб якщо сума звіту про витрати перевищувала $10,000, вона також мала бути затверджена фінансовим директором. Автоматизуючи процес, Abhay гарантує, що жоден звіт про витрати з високими доларами не залишиться непоміченим.

Автоматизація повторюваних процесів

Автоматизація повторюваних процесів може допомогти вашим співробітникам уникнути психічного та фізичного вигорання. Процеси, які щоразу виконуються однаково, повинні бути на першому місці у вашому списку, який слід враховувати для автоматизації.

Наприклад, бухгалтер Абхай повинен збирати бланки витрат і квитанції від кожного. Квитанції можуть бути паперовими квитанціями від ресторану або паперовими рахунками-фактурами від продавців. Abhay доводиться вручну сканувати ці папери в PDF-файл і зберігати його. Абхай також повинен ввести те, що написано на папері, і розмістити це у фінансовій системі для кожного поданого звіту про витрати.

Зменшіть кількість людських помилок

Такі завдання, як копіювання та вставка значень з однієї системи в іншу або введення даних із паперових форм, є процесами, у яких можуть виникати людські помилки.

Прикладом сценарію звітності про витрати є випадок, коли Abhay потрібно відшкодувати готівку працівнику, знайшовши банківські реквізити працівника, а потім отримавши доступ до банківської системи.

Оптимізуйте затвердження

Інший тип помилок виникає, коли люди забувають виконати свої завдання. Ви можете налаштувати автоматизацію, щоб нагадувати їм про необхідність попрацювати над призначеним їм завданням або процесом.

Наприклад, Лі подав звіт про витрати, але Нік деякий час не відповідав на запит про схвалення. Можна налаштувати автоматизацію, яка нагадуватиме Ніку про прийняття рішення, і навіть надати кнопку для відповіді безпосередньо з нагадування.

Підвищення ефективності в процесах з великим обсягом

Ще одна сфера, яку ви, можливо, захочете автоматизувати, — це процеси великого обсягу. Процеси великого обсягу – це процеси, які відбуваються дуже часто на щоденній основі. Він тісно пов’язаний з повторюваними процесами, але дещо відрізняється. У вас може бути процес, який може мати лише один-два кроки, які можна автоматизувати. Однак, якщо процес потрібно виконувати багато разів, навіть невеликі покращення можуть мати значні наслідки.

Наприклад, якщо сценарій звіту про витрати розрахований на 1 000 продавців, кожна хвилина вдосконалення дорівнюватиме заощадженому часу за два робочі дні. Проаналізувати фактичний вплив можна за допомогою функцій аналітики.

Автоматизуйте введення даних

Можливо, ви вводите дані вручну, оскільки у вас є дві системи, які не спілкуються одна з одною. У нашому сценарії звітності про витрати Abhay вводить дані в систему бухгалтерського обліку, повторно вводячи значення з поданого звіту про витрати.

Максимальне використання наявних ресурсів

Додатковими хорошими кандидатами на автоматизацію є ті процеси, які можна запускати незалежно від взаємодії людей. Цей тип процесів не так легко ідентифікувати, тому найкращий спосіб – уявити, чи є процеси, які можна виконати в неробочий час. Така автоматизація виступає в ролі «мультиплікатора» ваших людей і повністю використовує інші ваші ресурси (наприклад, ПК).

Ви також можете використовувати автоматизацію для процесів, які займають занадто багато часу в порівнянні з людською взаємодією, але є терпимою, якщо вона виконується вночі, коли автоматизація не поспішає завершити. Наприклад, якщо людина починає свій день з обробки замовлень, які надійшли вночі, ви можете створити автоматизацію, яка оброблятиме замовлення, щойно вони надходять, щоб ваша команда могла почати виконувати замовлення першим ділом вранці.

Збільшення пропускної здатності

Подібно до максимального використання наявних ресурсів, автоматизація також допомагає збільшити пропускну здатність певного процесу. За допомогою цього типу автоматизації ваш поточний процес може виконуватися людьми паралельно з автоматизацією.

Наприклад, бухгалтер Абхай може бути єдиною особою, яка обробляє звіти про витрати, а його стандартний робочий час може бути з 9 ранку до 6 вечора. Налаштувавши автоматизацію, вам також доведеться Power Automate обробляти звіти про витрати, а отже, мати як Abhay, так і автоматизацію для їх обробки, що призведе до більшої пропускної здатності.

Приклад сценарію

У наведеному нижче прикладі показано, як можна охопити Power Automate бізнес-процес звітування про витрати за рахунок підвищення пропускної здатності, максимізації доступних ресурсів, автоматизації введення даних, а також оптимізації затвердження.