Створюйте власні варіанти відповідей для потоків затвердження

Скажімо, ви хочете надсилати запит на затвердження щоразу, коли співробітник завантажує звіт SharePoint про витрати, а потім дозволити затверджувачу відповісти одним із трьох варіантів: «Прийняти», «Потрібна додаткова інформація» або «Відхилити».

вимоги

• Обліковий Power Automate запис.
• Список SharePoint для внесення співробітниками своїх звітів про витрати.

Створити цикл схвалення

1. авторизуйтесь в. Power Automate

2. На панелі навігації ліворуч виберіть Мої ланцюжки.

3. Виберіть Новий>порожній варіант Автоматизоване від.

4. На екрані, що відкриється, введіть назву вашого ланцюжка в назві Потоку.

5. У полі Виберіть поле активатора ланцюжка виконайте пошук. SharePoint

6. У списку активаторів виберіть Коли створено елемент.

7. Виберіть Створити.

   

8. Вкажіть SharePoint адресу сайту та назву списку.

   Порада

   Виберіть Ввести користувацьке значення в полі Адреса сайту, перш ніж вводити текст у поле Адреса сайту.

9. Виберіть Новий крок, знайдіть Затвердження , а потім натисніть Почати та дочекайтеся затвердження.

10. На вкладці Пуск і в очікуванні картки схвалення виберіть список Тип схвалення.

11. Виберіть Custom Responses - Зачекайте одну відповідь.

    

    Далі ви створите настроювані відповіді, які ваші затверджувачі використовуватимуть, коли відповідатимуть на запит на затвердження витрат на працівників.

12. У полі Елемент параметрів відповіді введіть Прийняти, а потім виберіть Додати новий елемент.

    

13. У полі Елемент параметрів відповіді введіть Відхилити, а потім виберіть Додати новий елемент.

14. У полі Елемент відповідей введіть Потрібна додаткова інформація.

    

15. Введіть посаду , призначено ( електронна пошта для затверджувача) та деталі (деталі, які мають міститися в запиті на затвердження).

    Нижче наведено приклад того, що можна включити для своєї організації.

    

Тепер, коли ви створили власні відповіді, ви можете захотіти виконувати різні дії у своєму потоці, залежно від відповіді від затверджувача.

Використання відповідей на схвалення

Якщо відповідь на запит « Прийняти», ви можете надіслати електронний лист до бухгалтерії з проханням відшкодувати працівнику витрати.

Якщо відповідь « Відхилено», ви можете надіслати електронний лист співробітнику, повідомивши його, що запит відхилено.

І, нарешті, якщо відповідь від затверджувача звучить так: «Потрібна додаткова інформація», ви можете надіслати електронний лист співробітнику з проханням надати додаткову інформацію.

Щоб виконати будь-яку з цих дій у ланцюжку, додайте до ланцюжка дію «Умова » або «Переключення », а потім виберіть поле «Результат » запиту на затвердження в динамічному засобі вибору контенту. Обов’язково підтвердьте, чи вибрано значення «Прийняти», «Потрібна додаткова інформація» або «Відхилити».

Відповідайте на запити про затвердження за допомогою спеціальної відповіді

Затверджувачі отримують запити на затвердження електронною поштою. Запити також відображаються в центрі узгодження на Power Automate.

Обмеження

Активні повідомлення в Outlook і Outlook Web Access (OWA) мають обмеження в п’ять користувацьких відповідей. Це означає, що лише перші п’ять відповідей, визначених у ланцюжку, будуть видні в активному розділі Power Automate листів із затвердженням. Ви можете надіслати решту варіантів через неактивний HTML-електронний лист, Центр Power Automate затвердження, Power Automate мобільний додаток або Teams.

Схвалення, яке залежить від настроюваних відповідей, може зазнати невдачі, якщо їх надсилається повторно багатьом користувачам із встановленим типом Усі мають схвалити. Ця помилка пов’язана з обмеженнями розміру даних у полі результатів.

Пов’язані відомості

• Створюйте єдині потоки затвердження
• Створюйте послідовні потоки затвердження