Інструкція: Створення потоку бізнес-процесів

У цій статті ви дізнаєтеся, як створити потік бізнес-процесів за допомогою Power Apps. Щоб дізнатися більше про переваги використання потоків бізнес-процесів, перейдіть до Огляду потоків бізнес-процесів. Щоб дізнатися, як створювати потоки завдань для мобільних пристроїв, перегляньте статтю Створення потоку завдань для мобільних пристроїв.

Коли користувач запускає потік бізнес-процесу, етапи та кроки процесу відображаються на панелі процесів у верхній частині форми.

вимоги

• Для створення потоків бізнес-процесів потрібна Power Apps ліцензія або Power Automate для кожного користувача , або план ліцензії Dynamics 365, який включає права на використання потоку бізнес-процесів.
• Таблиця, з якою пов'язаний потік бізнес-процесів. Якщо ланцюжок бізнес-процесу не пов'язаний з наявною таблицею, створіть нову таблицю перед створенням ланцюжка.

Створення потоку бізнес-процесу

1. У Power Apps меню або Power Automate виберіть Рішення на панелі навігації ліворуч.

2. Виберіть або створіть рішення для використання в потоці бізнес-процесів.

3. У межах рішення виберіть Новий>процес автоматизації>Потік> бізнес-процесів.

   1. Надайте своєму ланцюжку відображуване ім'я та ім'я ( логічне ім'я).
   2. Виберіть таблицю, яку потрібно використовувати для потоку.
   3. Виберіть Створити.

   Створюється новий потік бізнес-процесів. Тепер ви можете редагувати його за допомогою першого етапу, створеного для вас.
   

4. Додавайте етапи. Якщо ваші користувачі переходять з одного етапу бізнесу на інший:

   1. Перетягніть компонент Stage з вкладки Компоненти та перетягніть його на знак + у конструкторі.

      

   2. Щоб встановити властивості для етапу, виділіть сцену, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості в правій частині екрана:

      • Введіть коротке ім’я сутності.

      • За бажання виберіть категорію для стадії. Категорія (наприклад , «Кваліфікація » або «Розробка») відображається у вигляді шеврона на панелі процесу.

        

      • Коли ви закінчите змінювати властивості, натисніть кнопку Застосувати .

5. Додавайте кроки до етапу. Щоб переглянути кроки на етапі, виберіть «Деталі» в нижньому правому куті етапу. Щоб додати кілька кроків:

   1. Перетягніть компонент «Крок» на сцену з вкладки «Компоненти ».

      

   2. Виберіть крок, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості :

      1. Уведіть коротке ім’я для кроку.
      2. Якщо ви хочете, щоб користувачі вводили дані для виконання кроку, виберіть відповідний стовпець зі списку.
      3. Виберіть Обов'язково, якщо людям потрібно заповнити стовпець, щоб виконати крок, перш ніж переходити до наступного етапу процесу.
      4. Виберіть Застосувати , коли закінчите.

   Нотатка

   • Якщо ви встановили логічний стовпець із двома параметрами як обов'язковий, користувачі не зможуть продовжувати, доки не буде вибрано значення стовпця « Так». Користувач зобов'язаний відзначити колонку як виконану, перш ніж переходити до наступного етапу.
   • Якщо допустимими значеннями стовпців є « Так » або «Ні », то вам слід вибрати стовпець замість булевого стовпця з двома параметрами.

6. Додайте гілку (умову) до процесу. Щоб додати умову відгалуження:

   1. Перетягніть компонент «Умова » з вкладки «Компоненти » на знак «+» між двома етапами.

      

   2. Виберіть умову, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості . Щоб отримати додаткові відомості про властивості розгалуження, перейдіть до розділу Покращення потоків бізнес-процесів за допомогою розгалуження. Завершивши настроювання властивостей для умови, виберіть Застосувати.

7. Додайте робочий процес. Для виклику робочого циклу:

   1. Перетягніть компонент робочого процесу з вкладки «Компоненти » на етап або елемент «Глобальний робочий процес » у конструкторі. Де ви його додасте, залежить від таких умов:

      • Перетягніть його на етап , щоб запустити робочий процес при вході або виході зі сцени. Компонент workflow має базуватися на тій самій первинній таблиці, що й етап.
      • Перетягніть його до елемента Глобальний робочий процес, щоб запустити робочий процес під час активації або архівування процесу (коли стан змінюється на Завершено або Залишено). Компонент робочого процесу має базуватися на тій самій первинній таблиці, що й процес.

   2. Виберіть робочий процес, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості :

      1. Введіть коротке ім’я сутності.
      2. Виберіть умову, за якої ініціюватиметься робочий цикл.
      3. Знайдіть наявний активний робочий процес на вимогу, який відповідає таблиці етапів, або створіть новий, вибравши пункт Створити.
      4. Виберіть Застосувати , коли закінчите.

   Щоб отримати додаткові відомості про робочі процеси, перейдіть до розділу Процеси робочого процесу.

8. Щоб перевірити потік бізнес-процесів, виберіть Validate (Перевірити ) на панелі дій.

9. Щоб зберегти процес як чернетку, продовжуючи працювати над ним, виберіть « Зберегти » на панелі дій.

   Важливо

   Поки процес є чернеткою, люди не можуть ним скористатися.

10. Щоб активувати процес і зробити його доступним для своєї команди, виберіть «Активувати » на панелі дій.

11. Щоб забезпечити контроль над тим, хто може створювати, читати, оновлювати або видаляти інсталяцію потоку бізнес-процесів, виберіть «Редагувати ролі безпеки» на панелі команд дизайнера. Наприклад, для процесів, пов'язаних із обслуговуванням, надайте повний доступ для представників служби підтримки для зміни інсталяції потоку бізнес-процесів, а також доступ лише для читання для торгових представників для відстеження післяпродажної діяльності своїх клієнтів.

На екрані «Ролі безпеки» виберіть ім'я ролі, щоб відкрити сторінку з інформацією про роль безпеки. Виберіть вкладку «Потоки бізнес-процесів» і призначте відповідні привілеї на потік бізнес-процесів для ролі безпеки.

Вкажіть привілеї, вибравши відповідні перемикачі, і натисніть Зберегти. Щоб отримати додаткові відомості про привілеї, перейдіть до розділу Привілеї потоку бізнес-процесів.

Потім обов'язково призначте ролі безпеки для відповідних користувачів у своїй організації.

Проектування потоків бізнес-процесів з філіями

Враховуйте ці моменти при проектуванні потоків бізнес-процесів з філіями:

• Процес може охоплювати не більше п'яти унікальних таблиць.

• Використовуйте максимум 30 етапів на процес і 30 кроків на етап.

• Кожне відгалуження може мати не більше ніж 10 рівнів.

• Правила розгалуження повинні ґрунтуватися на кроках на попередньому етапі.

• Можна об'єднати кілька умов у правилі за допомогою оператора AND або оператора OR , але не обох операторів.

• При визначенні потоку процесу за бажанням слід вибрати зв'язок між таблицями. Цей зв'язок має бути відношенням 1:N (One-to-Many).

• Кілька активних процесів можуть виконуватися одночасно в одному записі.

• Переставляйте плитки (етапи, кроки, умови) на потоці процесу, перетягуючи та відпускаючи.

• При об'єднанні гілок за допомогою команди connector всі однорангові гілки повинні об'єднатися на єдиний етап. Гілки-однорангові повинні об'єднатися до єдиного етапу або завершити процес. Однорангова гілка не може об'єднатися з іншими гілками і завершити процес одночасно.

• Ви можете переглянути таблицю, яка використовується в процесі кілька разів (кілька замкнутих циклів сутностей).

• Процес може повернутися до попереднього етапу незалежно від типу таблиці.

  Наприклад, якщо активним етапом є «Надіслати цінову пропозицію » в записі цінової пропозиції, користувачі можуть перемістити активний етап назад до етапу « Пропозиція » в записі потенційної угоди.

  В іншому прикладі, припустимо, що процес знаходиться на стадії «Поточна пропозиція » у вашому потоці процесів: «Кваліфікуй ліда>», «Визначай потреби>», «Створюй пропозицію», «Презентуй>пропозицію>», «Закривай». Якщо пропозиція потребує додаткових досліджень для виявлення потреб клієнтів, користувачі можуть вибрати етап «Визначити потреби » вашого процесу та вибрати «Встановити активний».

Редагування потоку бізнес-процесу

Щоб відредагувати потік бізнес-процесів, відкрийте провідник рішень, виберіть пункт Процеси, а потім виберіть Потік бізнес-процесів зі списку процесів, які потрібно відредагувати.

Виберіть зі списку процеси потік бізнес-процесів, який потрібно відредагувати. Він відкриється в конструкторі, де можна вносити оновлення. Розгорніть розділ «Деталі» під назвою процесу, щоб перейменувати його або додати опис, а також переглянути додаткову інформацію.

Інші речі, які потрібно знати про потоки бізнес-процесів

Етапи редагування
Потоки бізнес-процесу можуть мати до 30 стадій.

Можна додати або змінити такі властивості стадії:

• Сценічне ім'я

• У табл. Ви можете змінити таблицю для будь-якого етапу, крім першого.

• Категорія етапу. Категорія дає змогу групувати стадії за типом дії. Це корисно для звітів, які групують рядки за етапом, на якому вони перебувають. Параметри для категорії етапу походять із глобального вибору категорії етапу. Ви можете додати більше параметрів до цього глобального вибору та змінити підписи існуючих параметрів, якщо хочете. Можна також видалити ці параметри, якщо потрібно, але рекомендовано зберегти наявні параметри. Ви не зможете повернути ту саму опцію, якщо видалите її. Якщо їх не потрібно використовувати, змініть підпис на «Не використовувати».

• Взаємовідносини. Введіть зв'язок, якщо попередній етап процесу базується на іншій таблиці. Для етапу, який наразі визначено, виберіть « Вибрати зв'язки », щоб визначити зв'язок, який використовуватиметься під час переходу між двома етапами. Виберіть відносини з наступними перевагами:

  • Зв'язки часто мають визначені карти стовпців, які автоматично переносять дані між рядками, мінімізуючи введення даних.

  • Коли ви вибираєте Наступний етап на панелі процесу для рядка, усі рядки, які використовують зв'язок, відображаються в потоці процесу, що сприяє повторному використанню рядків у процесі. Крім того, ви можете використовувати робочі процеси для автоматизації створення рядків, щоб користувач просто вибирав їх, а не створював, щоб ще більше спростити процес.

Кроки редагування
Кожна стадія може мати до 30 кроків.

Додати гілку
Щоб дізнатися про додавання гілки до етапу, перейдіть до розділу Покращення потоків бізнес-процесів за допомогою розгалуження.

Щоб зробити потік бізнес-процесів доступним для використання, потрібно впорядкувати потік процесів, увімкнути ролі безпеки та активувати його.

Встановіть порядок потоку процесів
Якщо у вас є кілька потоків бізнес-процесів для таблиці (тип рядка), потрібно встановити, який процес автоматично призначається новим рядкам. На панелі команд виберіть «Процес замовлення». Для нових рядків або рядків, з якими ще не пов'язаний потік процесів, використовується перший потік бізнес-процесів, до якого користувач має доступ.

Увімкніть ролі безпеки
Користувачі мають доступ до потоку бізнес-процесу залежно від права, визначеного в потоці бізнес-процесу в ролі безпеки, призначеній користувачеві.

За замовчуванням лише ролі безпеки «Системний адміністратор » і «Настроювач системи» можуть переглядати новий потік бізнес-процесів.

Щоб указати привілеї для потоку бізнес-процесів, відкрийте потік бізнес-процесів для редагування, а потім виберіть «Редагувати ролі безпеки» на панелі команд конструктора бізнес-процесів. Перегляньте крок 13 у розділі Створення потоку бізнес-процесів, перелічений раніше в цій статті.

Активувати
Щоб потік бізнес-процесу став доступним для використання, потрібно його активувати. На панелі команд виберіть Активувати. Після підтвердження активації потік бізнес-процесу готовий до використання. Якщо в потоці бізнес-процесу є помилки, ви не зможете активувати його, доки помилки не будуть виправлені.

Додайте дію за вимогою до потоку бізнес-процесу

Оновлення Dynamics 365 (online) версії 9.0 вводить функцію потоку бізнес-процесів: автоматизацію потоку бізнес-процесів за допомогою Action Steps. До потоку бізнес-процесу можна додати кнопку, яка ініціює дію або робочий процес.

Додати неавтоматичні робочі цикли або дії, використовуючи Крок дії

У рамках процесу кваліфікації можливостей Contoso вимагає, щоб призначений рецензент розглянув усі можливості. Пізніше Contoso створив дію, яка:

• Створює рядок завдання, який призначається рецензенту можливостей.
• Додайте "Готовий до огляду" до теми потенційної угоди.

Крім того, Contoso повинна мати можливість виконувати ці дії на вимогу. Для того, щоб інтегрувати ці завдання в процес кваліфікації потенційної угоди, дії повинні відображається в потоці бізнес-процесу потенційної угоди. Щоб увімкнути цю функцію, виберіть крок дії «Як потік бізнес-процесу».

Потім кроку дії буде додано до потоку бізнес-процесу потенційної угоди Contoso. Потім потік процесу підтверджується та оновлюється.

Тепер співробітники відділу продажів Contoso можуть розпочати дію з кроку бізнес-процесу Opportunity Qualify за запитом, вибравши Виконати.

Обмеження використання Кроків дії у потоці бізнес-процесу

• Дії недоступні як кроки дій, якщо вхідні або вихідні параметри мають типи Table, EntityCollection або OptionSet (Choice). Дії з більш ніж одним вихідним параметром EntityReference або будь-якою кількістю вхідних параметрів EntityReference недоступні як кроки дії. Дії, не пов’язані з основною таблицею (глобальна дія), недоступні як кроки дії.

Центр дії

Якщо вам потрібно переглянути список потоків бізнес-процесів, у яких ви берете участь, перегляньте єдиний центр дій.

В єдиному центрі дій ви бачите всі бізнес-процеси, у яких вам призначено принаймні один Microsoft Dataverse рядок таблиці, який використовує процес. Наприклад, якщо бізнес-процес використовує таблиці Lead та Opportunity в Dataverse, ви побачите всі екземпляри цього процесу, де вам призначено рядок Lead або Opportunity.

Перегляньте всі екземпляри, які зараз працюють, на вкладці Активні . На цій вкладці можна переглянути такі деталі:

• Назва процесу.
• Поточний етап для кожного процесу.
• Власник рядка Dataverse пов’язаного з активним етапом.
• Час із моменту створення примірника.

Виберіть екземпляр, щоб відкрити його в новій вкладці, або виберіть його, щоб скопіювати посилання, поділитися посиланням електронною поштою, залишити або видалити екземпляр.

Наступні кроки

• Огляд потоків бізнес-процесів
• Покращуйте потоки бізнес-процесів за допомогою розгалужень
• Огляд погоджень
• Докладні кроки для додавання миттєвого потоку до потоку бізнес-процесу