สร้างและส่งข้อความอีเมล

โดยทั่วไป คุณสามารถส่งข้อความอีเมลถึงลูกค้าของคุณได้โดยตรงจาก Dynamics 365 Sales อย่างไรก็ตาม เมื่อเปิดใช้งานการมีส่วนร่วมในอีเมล คุณลักษณะ จะมีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับอีเมล เช่น ติดตามหรือเลิกติดตาม เมื่อคุณเขียนอีเมล

โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณหากคุณไม่เห็นคุณลักษณะการมีส่วนร่วมในอีเมลที่อธิบายไว้ที่นี่ ข้อมูลเพิ่มเติม: กำหนดค่าการมีส่วนร่วมในอีเมล

สร้างข้อความ

คุณลักษณะของการมีส่วนร่วมในอีเมลนำไปใช้กับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งผ่าน Dynamics 365 Sales เมื่อคุณส่งอีเมล จะเพิ่มกิจกรรมอีเมลลงในเรกคอร์ดและเรกคอร์ดนั้นจะถูกตั้งค่าเป็นค่า อ้างอิงถึง ของข้อความโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณลักษณะการมีส่วนร่วมในอีเมลยังรวบรวมตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และกำหนดตำแหน่งที่อีเมลจะแสดงตามผู้รับ (ที่อยู่ถึง จาก และสำเนาถึง)

ก่อนที่จะสร้างอีเมลเรามาทำความเข้าใจตัวเลือกต่างๆที่มีอยู่ในแบบฟอร์มอีเมล:

1. สิ่งที่แนบ: รายการไฟล์ที่แนบมากับอีเมลของคุณ พร้อมด้วยตัวควบคุมสำหรับการเพิ่ม ลบ และแก้ไขสิ่งที่แนบ
2. ติดตาม/ไม่ติดตาม: เปิดการติดตามเพื่อติดตามการมีส่วนร่วมของลูกค้ากับข้อความหรือปิดเพื่อหยุดการติดตาม ตัวควบคุมและลิงก์อื่นๆ จะปรากฏขึ้นตามต้องการ เช่น เมื่อผู้รับไม่อนุญาตให้ติดตาม ข้อมูลเพิ่มเติม: ติดตามหรือเลิกติดตามข้อความ
3. ส่งในภายหลัง: ตั้งเวลาส่งสำหรับข้อความของคุณ หากคุณไม่ต้องการส่งทันที เวลานำส่งที่แนะนำอาจปรากฏที่นี่ ขึ้นอยู่กับโซนเวลาของผู้รับ
4. ตั้งค่าตัวเตือน: ตั้งค่าตัวเตือนเพื่อติดตามผลตามเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการรับการแจ้งเตือนหากข้อความยังคงไม่ได้เปิดเป็นเวลาสามวัน
5. แทรกเทมเพลต: ใส่ข้อความมาตรฐานที่คุณสามารถแก้ไขได้ตามต้องการ องค์กรของคุณสามารถมีได้หลายเทมเพลต ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดทางธุรกิจ เช่น การติดตามผลการประชุมหรือการแนะนำ การมีส่วนร่วมในอีเมลแนะนำเทมเพลตตามประสิทธิภาพก่อนหน้านี้

ในการสร้างและส่งอีเมล:

1. เปิดเรกคอร์ดที่คุณต้องการเพิ่มกิจกรรม (โดยทั่วไปผู้ติดต่อ โอกาส ลูกค้าเป้าหมาย หรือบัญชี)
2. ในส่วน ไทม์ไลน์ ให้เลือก + (สร้างเรกคอร์ดไทม์ไลน์) >อีเมล
3. เลือกผู้รับและป้อนหัวเรื่องข้อความ
4. ป้อนเนื้อความของข้อความของคุณ หรือ แทรกเทมเพลตอีเมล
5. เลือก ส่ง หรือเลือก บันทึก เพื่อบันทึกข้อความเป็นแบบร่าง และทำให้เสร็จสิ้นในภายหลัง

ใช้เทมเพลตอีเมล

เท็มเพลตอีเมล เป็นข้อความมาตรฐานที่คุณส่งบ่อยๆ เช่น บทนำ ใบรับรอง ข้อความขอบคุณ และตัวแจ้งเตือน โดยสามารถรวมค่าไดนามิกที่กรอกโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อผู้รับหรือหมายเลขคำสั่งซื้อ พวกเขาจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณเขียนข้อความทั่วไป

การมีส่วนร่วมในอีเมลวิเคราะห์ประสิทธิภาพของข้อความทั้งหมดที่ทีมขายส่งจาก Dynamics 365 Sales โดยอัตโนมัติ และระบุเทมเพลตที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด โดยแสดงเทมเพลตทั้งหมดที่พร้อมใช้งาน แต่เน้นที่รายการที่ถูกพบว่ามีการเปิด การตอบกลับ หรือการขาย มากที่สุด

1. สร้างข้อความ
2. บนแถบคำสั่ง เลือก แทรกเทมเพลต
3. ในหน้าต่าง เทมเพลตอีเมล เลือกภาษาหากจำเป็น จากนั้นค้นหาและเลือกเทมเพลต
4. เลือก ใช้เทมเพลต
   เนื้อหาเทมเพลตจะถูกแทรกลงในเนื้อหาของข้อความ
5. ปรับแต่งเนื้อหาเทมเพลตตามต้องการ
6. เลือก ส่ง หรือเลือก บันทึก เพื่อบันทึกข้อความเป็นแบบร่าง และทำให้เสร็จสิ้นในภายหลัง

เพิ่มสิ่งที่แนบ

เมื่อคุณแนบเอกสาร สเปรดชีต หรือรูปภาพไปกับอีเมลของคุณ คุณสามารถติดตามสิ่งที่แนบเหล่านี้เพื่อดูว่าผู้รับเปิดหรือไม่ คุณสามารถรวมไฟล์แนบทั้งที่ติดตามและไม่ได้ติดตามในอีเมลเดียวกันได้
ตามค่าเริ่มต้น จะไม่มีการติดตามไฟล์แนบ คุณต้องติดตามไฟล์แนบแต่ละรายการที่คุณต้องการติดตามด้วยตนเอง นอกจากนี้ คุณไม่สามารถติดตามไฟล์แนบได้เมื่อผู้รับข้อความไม่อนุญาตให้ติดตาม

1. สร้างข้อความ

2. ในส่วน สิ่งที่แนบ ให้เลือก +

3. ค้นหาและเลือกไฟล์ที่จะแนบ

4. เลือก เปิด
   การแนบไฟล์อาจใช้เวลาหลายวินาที ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาด

5. เลือกไฟล์แนบที่จะติดตาม จากนั้นเลือกตัวเลือกเพิ่มเติม >ติดตาม
   ขณะนี้ไฟล์แนบถูกติดตามและคอลัมน์ ติดตาม จะแสดง ใช่

   หมายเหตุ

   ตัวเลือก ติดตาม จะใช้ได้เฉพาะเมื่อปิดใช้งานคุณลักษณะสิ่งที่แนบมาขั้นสูง ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อปิดการใช้งานคุณลักษณะไฟล์แนบขั้นสูง

6. เลือก ส่ง หรือเลือก บันทึก เพื่อบันทึกข้อความเป็นแบบร่าง และทำให้เสร็จสิ้นในภายหลัง

ติดตามหรือเลิกติดตามข้อความ

เมื่อคุณติดตามอีเมล การมีส่วนร่วมในอีเมลสามารถบอกคุณได้ว่าผู้รับเปิด ตอบกลับ เปิดไฟล์แนบ หรือเลือกลิงก์ในอีเมลหรือไม่ ข้อมูลเพิ่มเติม: ดูการโต้ตอบข้อความด้วยการมีส่วนร่วมกับอีเมล

ส่วน การมีส่วนร่วมในอีเมล ประกอบด้วยตัวบ่งชี้และตัวควบคุมต่อไปนี้:

ตัวบ่งชี้หรือการควบคุม	Description
	ระบุว่าคุณกำลังติดตามอีเมลปัจจุบัน รวมถึงลิงกืใดๆ ที่คุณรวม และคุณมีตัวเลือกในการติดตามไฟล์ใดๆ ที่คุณแนบ เลือก ไม่ติดตาม เพื่อหยุดการติดตามข้อความ สถานะนี้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับข้อความใหม่เมื่อองค์กรของคุณเปิดการมีส่วนร่วมในอีเมล และผู้รับทั้งหมดอนุญาตการติดตาม
	ระบุว่าคุณไม่ติดตามอีเมลปัจจุบัน รวมถึงลิงกืใดๆ ที่คุณรวม คุณไม่สามารถติดตามสิ่งที่แนบใดๆ ได้เช่นกัน เลือก ติดตาม เพื่อเปิดการติดตามหากผู้รับอนุญาต
	ระบุว่ามีผู้รับอย่างน้อยหนึ่งรายมีการตั้งค่าการติดตามเป็น ไม่ติดตาม คุณไม่สามารถติดตามข้อความนี้ได้ เว้นแต่คุณจะลบผู้รับที่ไม่อนุญาตให้ติดตามหรือเปลี่ยนการตั้งค่า - เลือก ดูการกำหนดลักษณะ เพื่อดูชื่อผู้รับและการกำหนดลักษณะการติดตามในหน้าต่างใหม่ เลือกชื่อเพื่อเปิดเรกคอร์ดของผู้รับ - หากคุณลบผู้รับที่ไม่ต้องการให้ติดตามหรือเปลี่ยนการตั้งค่าให้อนุญาตการติดตาม ให้เลือก ลองติดตามอีกครั้ง เพื่อลองอีกครั้ง - เลือก ไม่ติดตาม เพื่อหยุดการพยายามติดตามข้อความนี้ ภายในเวลาประมาณ 15 นาทีหลังจากเปิดข้อความที่ติดตาม ระบบจะสร้างบัตรดำเนินการในผู้ช่วย บัตรนี้มีลิงก์ไปยังข้อความและเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง และปุ่มการดำเนินการ เพื่อสร้างกิจกรรมการเรียก เลื่อนเตือนแจ้งเตือน หรือปิดการเตือน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารของลูกค้าที่แนะนำด้วยผู้ช่วย

เลือกเวลาการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

ข้อความอีเมลของคุณอาจได้รับความสนใจมากขึ้นหรือน้อยลง ขึ้นอยู่กับเมื่อพวกเขาเข้ามาในกล่องขาเข้าของผู้รับ ตัวอย่างเช่น หลายคนเริ่มต้นวันใหม่ด้วยกล่องจดหมายแบบเต็ม ดังนั้นข้อความที่มาถึงในชั่วข้ามคืนจะต้องแย่งชิงความสนใจและอาจถูกเลื่อนออกไปหรือถูกลืม อีเมลที่มาถึงในภายหลังของวันอาจสังเกตเห็นและจัดการได้ทันที ด้วยการมีส่วนร่วมในอีเมล คุณสามารถเขียนข้อความอีเมลของคุณ เวลาที่คุณสะดวก แต่ให้ Dynamics 365 Sales ทำการส่งในเวลาที่ดีที่สุดสำหรับผู้รับของคุณ

บางครั้งระบบจะแนะนำเวลาส่งตามโซนเวลาของผู้รับ โดยจะถือว่าวันทำงานมาตรฐานคือ วันจันทร์ถึงวันศุกร์ 8:00 น.ถึง 17:00 น. และเสนอแนะชั่วโมงทำงานที่ใกล้เคียงที่สุดถัดไปถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ภายนอกวันทำการของผู้รับ หากข้อความมีผู้รับมากกว่าหนึ่งรายหรือไม่ได้ระบุที่อยู่ไว้ ระบบจะไม่ให้คำแนะนำ

องค์กรของคุณต้องเปิดใช้งาน Bing Maps และผู้รับต้องมีที่อยู่จริงใน Sales สำหรับการมีส่วนร่วมในอีเมลเพื่อกำหนดโซนเวลา

ถ้าไม่มีคำแนะนำ หรือถ้าคุณต้องการใช้ตรรกะของคุณเอง คุณสามารถระบุเวลาการจัดส่งที่คุณเลือกได้

คุณลักษณะเวลาส่งมีให้สำหรับทั้งข้อความที่ติดตามและไม่ได้ติดตาม

1. สร้างข้อความ

2. เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งข้อความ ให้ดูที่ส่วน ส่งในภายหลัง ในส่วน การมีส่วนร่วมในอีเมล

   หากระบบสามารถแนะนำเวลาส่งได้ เวลาจะปรากฏที่นี่ ไม่ว่าจะมีหรือไม่ คุณสามารถชะลอการส่งได้อยู่ดี

3. เลือก ส่งในภายหลัง

   

   หากระบบแนะนำเวลาหรือวันที่ ระบบจะกรอกข้อมูลให้คุณ หากไม่ วันที่จะเว้นว่างไว้ ในกรณีใดกรณีหนึ่ง จะใช้ เวลาท้องถิ่นของคุณ ไม่ใช่ของผู้รับ

4. ในกล่องโต้ตอบ จัดกำหนดการอีเมล ให้เลือกวันที่และเวลาสำหรับการจัดส่ง

   

5. เลือก จัดกำหนดการอีเมล

   ตัวบ่งชี้ หน่วงเวลาส่ง จะเปลี่ยนเป็นสีเขียว เลือก เปลี่ยนกำหนดการ หรือ เอาการหน่วงเวลาออก หากคุณต้องการเปลี่ยนการหน่วงเวลาหรือส่งข้อความทันที คุณสามารถเปลี่ยนกำหนดการส่งได้ทุกเมื่อก่อนที่ข้อความจะถูกส่ง

   

6. เลือก ส่ง หรือเลือก บันทึก เพื่อบันทึกข้อความเป็นแบบร่าง และทำให้เสร็จสิ้นในภายหลัง

ข้อความที่จัดกำหนดการปรากฏในรายการ กิจกรรม สำหรับเรกคอร์ด ความเกี่ยวข้อง จนกระทั่งมาถึงเวลาที่จัดกำหนดการไว้ คุณยังสามารถลบหรือจัดกำหนดการใหม่สำหรับข้อความจากที่นั่นได้ คุณยังสามารถแก้ไขวันที่หรือเวลาตัวเตือนการติดตามผลได้อีกด้วย คุณไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าอื่นๆ หลังจากเลือก ส่ง ได้

ตั้งค่าตัวแจ้งเตือนการติดตามข้อความ

หากต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ลืมติดตามผลในอีเมลสำคัญ ให้ตั้งค่าตัวเตือน คุณลักษณะนี้มีไว้สำหรับอีเมลที่ส่งแล้วเท่านั้น

1. สร้างข้อความ

2. เมื่อคุณพร้อมที่จะตั้งค่าการเตือนความจำ ในส่วน การมีส่วนร่วมในอีเมล ให้เลือก ตั้งค่าตัวแจ้งเตือน

   

3. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าตัวแจ้งเตือน ให้กรอกฟิลด์ต่อไปนี้

   • เงื่อนไข: เลือกเงื่อนไขที่ทริกเกอร์ตัวแจ้งเตือน:
     • ถ้าฉันไม่ได้รับการตอบกลับภายใน: ทริกเกอร์ตัวเตือนถ้าไม่ได้รับการตอบกลับภายในวันที่ เตือนภายใน ใช้ได้กับข้อความที่ติดตามเท่านั้น
     • ถ้าอีเมลไม่ถูกเปิดภายใน: ทริกเกอร์ตัวเตือนถ้าข้อความไม่ได้ถูกเปิดภายในวันที่ เตือนภายใน ใช้ได้กับข้อความที่ติดตามเท่านั้น
     • อย่างไรก็ตาม เตือนฉันที่: ทริกเกอร์การแจ้งเตือนที่เวลาและวันที่ที่ระบุ ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม
   • เตือนโดย: ระบุวันที่และเวลาที่จะแสดงการเตือนเมื่อตรงตามเงื่อนไข
   • ข้อคิดเห็น: สามารถเพิ่มบันทึกย่อในตัวแจ้งเตือนได้

   

4. เลือก ตกลง เมื่อต้องการบันทึกการตั้งค่าของคุณ และปิดหน้าต่าง

   ตัวบ่งชี้ ตั้งค่าตัวเตือน เปลี่ยนเป็นสีน้ำเงินและสรุปสั้นๆ ของการตั้งค่าตัวเตือนของคุณจะปรากฏขึ้น หลังจากเวลาตัวเตือนผ่านไป ข้อมูลสรุปจะอัปเดตเพื่อระบุสิ่งนี้ เลือก เปลี่ยนตัวเตือน หรือ ลบตัวเตือน หากคุณต้องการเปลี่ยนตัวเตือนหรือลบตัวเตือนออก

   

5. เลือก ส่ง หรือเลือก บันทึก เพื่อบันทึกข้อความเป็นแบบร่าง และทำให้เสร็จสิ้นในภายหลัง

เมื่อทริกเกอร์ตัวเตือน ระบบจะสร้างบัตรดำเนินการในผู้ช่วย การ์ดจะได้รับลำดับความสำคัญสูง ดังนั้นคุณควรดูทันที บัตรมีลิงก์ไปยังข้อความและเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง และปุ่มการดำเนินการเพื่อเลื่อนหรือปิดการแจ้งเตือน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการ์ดตัวแจ้งเตือนทางอีเมล

ไม่เจอคุณลักษณะในแอปของคุณใช่หรือไม่

มีความเป็นไปได้สองสามทางดังต่อไปนี้

• คุณไม่มีสิทธิการใช้งานที่จำเป็นในการใช้คุณลักษณะนี้ ดูตารางเปรียบเทียบและคู่มือการให้สิทธิการใช้งานเพื่อดูว่าใบสิทธิการใช้งานของคุณมีคุณลักษณะใดบ้าง
• คุณไม่มีบทบาทความปลอดภัยที่จำเป็นในการใช้คุณลักษณะนี้
  • เมื่อต้องการกำหนดค่าหรือตั้งค่าคุณลักษณะ คุณต้องมีบทบาทการดูแลระบบและการปรับแต่ง
  • หากต้องการใช้คุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการขาย คุณจะต้องมีบทบาทการขายหลัก
  • งานบางอย่างต้องการบทบาทการทำงานเฉพาะ
• ผู้ดูแลระบบของคุณยังไม่ได้เปิดคุณลักษณะนี้
• องค์กรของคุณกำลังใช้แอปที่กำหนดเอง โปรดตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับขั้นตอนที่แน่นอน ขั้นตอนที่อธิบายในบทความนี้ใช้กับแอปฮับการขายหรือ Sales Professional ที่ใช้งานได้ทันทีโดยเฉพาะ

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เปิดการมีส่วนร่วมในอีเมล
ดูการโต้ตอบข้อความด้วยการมีส่วนร่วมในอีเมล
กำหนดค่าการกำหนดลักษณะความเป็นส่วนตัว
สร้างแม่แบบสำหรับอีเมล