Príprava procesov a nahrávok
Skôr ako budete môcť použiť funkciu dolovanie úloh na vizualizáciu a analýzu vašich procesov, musíte:
- Vytvorte si proces v funkcii dolovanie procesov v Power Automate.
- Zaznamenajte aktivity , ktoré tvoria proces, pomocou Power Automate rekordéra.
- Pripravte záznam na analýzu.
- (Voliteľné) Vytvorte odporúčané názvy aktivít , aby ste sebe aj ostatným uľahčili prípravu nahrávky na analýzu.
Viac o procesoch sa dozviete v nasledujúcom videu.
Vytváranie procesu
Vo všeobecnosti sú procesy, o ktorých si myslíte, že by mohli byť neefektívne alebo opakujúce sa, dobrými kandidátmi na analýzu.
Prihlásiť sa do Power Automate.
Na ľavom navigačnom paneli vyberte dolovanie procesov.
V časti Vytvoriť nový proces vyberte dlaždicu Začať tu .
Zadajte názov procesu a popis a potom vyberte Nahrávky.
Vyberte položku Vytvoriť.
Záznam procesu
Vytvorte nahrávku jedným z dvoch spôsobov:
Záznam vytvorte priamo po vytvorení procesu
Po vytvorení procesu sa ako ďalšie kroky zobrazí obrazovka s dvoma možnosťami.
- Vyberte Pridať nahrávku.
Vytvorenie záznamu z obrazovky podrobností procesu
Ak chcete vytvoriť záznam z obrazovky podrobností, nájdite a vyberte svoj proces.
Vyberte dolovanie procesov>Všetky procesy pod dlaždicami vpravo.
Vyberte názov procesu a prejdite na obrazovku s podrobnosťami procesu.
V ponuke v hornej časti vyberte Nová nahrávka.
Vyberte Otvoriť záznamník.
Spustite rekordér Power Automate
Použitím ktorejkoľvek z vyššie opísaných metód by ste mali dostať správu, ktorá hovorí Spúšťa sa rekordér v Power Automate.
Mali ste si ho stiahnuť Power Automate predtým, ako ste začali. Môžete však tiež vybrať možnosť Získať aplikáciu a nainštalovať ju.
Ak ste si nainštalovali Power Automate, malo by sa zobraziť vyskakovacie okno prehliadača Otvoriť Power Automate . Vyberte ho na otvorenie aplikácie.
Ak je Power Automate nainštalovaný, ale neotvorí sa správne, vyberte Otvoriť znova.
Použite záznamník Power Automate
Začnite zaznamenávať svoj proces jediným krok.
Na obrazovke počítačový záznamník vyberte Záznam.
Vykonajte akcie, ktoré chcete zaznamenať, a potom vyberte Dokončiť v spodnej časti obrazovky rekordéra.
Po úspešnom uložení záznamu vyberte Zobraziť záznam , aby ste videli zaznamenané kroky a pripravili záznam na analýzu.
Poznámka
V závislosti od dĺžky záznamu môže chvíľu trvať, kým budú akcie dostupné.
Funkcie záznamníka
Keď zaznamenávate svoje akcie, popisy akcií sú uvedené na obrazovke rekordéra.
Ak chcete zo záznamu odstrániť akúkoľvek akciu, vyberte ikonu koša.
Ak chcete dočasne zastaviť nahrávanie, kedykoľvek vyberte Pozastaviť nahrávanie .
Ak chcete pokračovať v nahrávaní od miesta, kde ste prestali, vyberte Znova spustiť nahrávanie.
Ak chcete vymazať všetky zaznamenané akcie a začať odznova, vyberte Obnoviť nahrávanie.
Tipy týkajúce sa zaznamenávania
Použite tieto tipy na zlepšenie zážitku z nahrávania.
Buďte metodickí vo svojich činoch. To zahŕňa čakanie, kým sa červený rámček zameria na položku, s ktorou sa pokúšate interagovať, pred jej výberom, pretože môže dôjsť k miernemu oneskoreniu.
Ak boli nejaké výbery vykonané omylom, odstráňte akciu na obrazovke rekordéra.
Ak zaznamenáte krok, ktorý nemá byť súčasťou procesu, odstráňte krok s ikonou koša.
Príprava záznamu na analýzu
Po dokončení nahrávania je možné zaznamenané akcie zobraziť na obrazovke s podrobnosťami o nahrávaní. Pred pokračovaním je dôležité pripraviť záznam na analýzu.
Akcie, ktoré boli zaznamenané počas procesu, môžu byť veľmi podrobné a špecifické. Na to, aby mali zmysel a vytvorili jasnú mapu procesov, je potrebné tieto akcie zoskupiť do väčších aktivít. Funkcia dolovanie procesov je teraz schopná automaticky zoskupovať podobné akcie do aktivít.
Pred analýzou sa uistite, že zo záznamu boli odstránené všetky citlivé informácie. Dá sa to urobiť na ochranu súkromia a bezpečnosti údajov. Ďalšie informácie o ochrane údajov nájdete v časti Ochrana údajov.
Tu je krátke video o tom, ako pripraviť nahrávku na analýzu.
Zoskupovanie akcií do aktivít
Po dokončení procesu nahrávania si môžete všimnúť, že niektoré aktivity už boli pre vás automaticky vytvorené. Máte možnosť ponechať tieto aktivity tak, ako sú, alebo ich môžete upraviť tak, aby lepšie vyhovovali vašim potrebám.
Upravte existujúcu aktivitu
Tu je niekoľko tipov na úpravu existujúcej aktivity.
Ak chcete zmeniť počiatočnú akciu aktivity, potiahnite hlavičku aktivity nahor alebo nadol v zozname akcií na požadovaný počiatočný bod.
Ak chcete zmeniť názov aktivity, vyberte ju a napravo sa zobrazí rozbaľovacie pole.
V rozbaľovacej ponuke si môžete vybrať z existujúcich názvov aktivít alebo si v prípade potreby vytvoriť vlastný.
Pridať novú aktivitu
Aktivitu môžete pridať do procesu po jej zaznamenaní.
Vyberte Pridať aktivitu a pridajte hlavičku aktivity. Všetky akcie pod hlavičkou a pred hlavičkou ďalšej aktivity sú súčasťou skupiny.
Posuňte hlavičku aktivity hore alebo dole v zozname akcií na miesto, kde chcete aktivitu začať.
Pomenujte aktivitu vpravo pomocou rozbaľovacej ponuky na nájdenie existujúcich názvov aktivít alebo vytvorte novú.
Odstránenie aktivity
Na analýzu potrebujete minimálne dve aktivity. Inak by mapa procesu nemala zmysel.
Ak si neželáte automatické vytváranie aktivity alebo ste urobili chybu a chcete aktivitu odstrániť, vyberte Odstrániť aktivitu na paneli príkazov.
Ak si neželáte žiadnu z automaticky vytvorených aktivít alebo len chcete začať od začiatku, na paneli príkazov vyberte Odstrániť všetky aktivity .
Svoju prácu môžete kedykoľvek uložiť výberom možnosti Uložiť vpravo hore.
Uložiť a analyzovať
Po dokončení zoskupovania vyberte možnosť Uložiť a analyzovať vpravo hore.
Po analýze vyberte Zobraziť analýzu na paneli upozornení a prejdite na stránku analýzy.
Ak sa chcete dozvedieť viac, prejdite na Analýza procesov.
Prípadne môžete uložiť bez analýzy výberom vsuvky vedľa položky Uložiť a analyzovať a potom vybrať položku Uložiť.
Výberom možnosti Zavrieť sa vrátite na obrazovku podrobností procesu.
Tipy na zoskupenie
Tu je niekoľko tipov na zoskupenie akcií do aktivít, ktoré môžu byť užitočné pre váš prípad použitia.
Použiť existujúci názov aktivity: Vytvorí sa konzistentnejšia a presnejšia mapa procesov. Názvy aktivít sú dostupné v rozbaľovacej ponuke pri každom uložení záznamu. Ak chcete odstrániť názov aktivity z ponuky po jeho odstránení zo všetkých nahrávok, ktoré tento názov používajú, musíte záznam analyzovať.
Hľadať vzory: Analyzujte zaznamenané akcie na vzory, ktoré sa vyskytujú často, ako napríklad podobné kroky na dokončenie úlohy alebo bežné používané aplikácie. Zoskupenie týchto akcií môže pomôcť identifikovať spoločné aktivity.
Použite diskrétnosť: Zoskupte akcie, ktoré vám dávajú zmysel a súvisia s celkovým procesom. Ak napríklad analyzujete proces predaja, môžete zoskupiť akcie súvisiace s generovaním potenciálnych zákazníkov, dosahom a uzatváraním obchodov.
Zvážte frekvenciu: Možno budete chcieť zoskupiť akcie, ktoré sa často vyskytujú. To môže pomôcť identifikovať úzke miesta v procese alebo oblasti, kde by automatizácia mohla byť prospešná.
Myslite na závislosti: Zvážte zoskupenie akcií, ktoré sú navzájom závislé. Napríklad, ak potrebujete stiahnuť súbor pred jeho odovzdaním, tieto dve činnosti možno zoskupiť.
Využite spätnú väzbu: Spolupracujte s ostatnými zainteresovanými stranami v procese, ako sú zamestnanci, ktorí vykonávajú úlohy alebo nadriadení, ktorí dohliadajú na proces, aby ste získali spätnú väzbu o zoskupení akcií. Ich poznatky môžu pomôcť zlepšiť presnosť a užitočnosť mapy procesov.
Vytvorte odporúčané názvy aktivít
Ako vlastník alebo spoluvlastník procesu môžete vytvoriť odporúčané názvy aktivít pre proces. To zaisťuje väčšiu konzistentnosť pri pomenovaní nahrávok.
Na obrazovke podrobností procesu vyberte Vytvoriť názvy aktivít.
Ak chcete pridať nový názov aktivity do odporúčaného zoznamu, vyberte Nový názov.
Po skončení vyberte Uložiť.
Názvy aktivít, ktoré ste pridali, sa teraz zobrazujú v časti Odporúčané názvy v rozbaľovacej ponuke pri zoskupovaní akcií pre záznam. Všetky aktivity, ktoré nie sú definované v odporúčanom zozname, sa zobrazia v časti Vlastné názvy.