Cine face lucrarea, când și unde?
Pentru acest pas, trebuie să înțelegeți cine face lucrarea. Care este rolul său?
Ar putea fi mai ușor să începeți cu numele persoanelor, dar veți dori să înțelegeți care este rolul lor atunci când îndeplinesc sarcina. De exemplu:
Orice angajat care remite un raport de cheltuieli
Managerul expeditorului raportului aprobând raportul (relația sa cu expeditorul este cheia)
Specialistul în contabilitate care analizează raportul (apartenența la o echipă specifică este cheia)
CFO care analizează situațiile financiare agregate (titlul specific este cheia)
O singură persoană poate juca uneori fiecare din aceste roluri, dar cheia este să înțelegeți rolul pe care îl joacă atunci când efectuează sarcina. Înțelegerea rolurilor vă va ajuta să proiectați ecranele aplicațiilor și să configurați accesul și securitatea. (Vom ajunge și la cei aflați în faza de proiectare.)
În termeni IT, fiecare persoană sau grup de persoane care îndeplinesc aceeași funcție sunt denumite ca un rol de proces, și o descriere a caracteristicilor relevante ale acestora este identificată într-o persoană (care de multe ori are un nume atașat pentru referință ușoară).
După ce identificați „cine”, luați în considerare:
Ce dispozitiv este folosit? Unde este locația principală a lucrării? Este la birou? Site părinte? Fabrică? (Vom discuta mai mult despre asta în secțiunile următoare.)
Ce alte sisteme sunt utilizate în mod regulat? (Cunoașterea acestui lucru va fi utilă în faza de proiectare. De exemplu, un manager care „locuiește” în Microsoft Teams poate dori să primească cereri de aprobare acolo și nu pe e-mail.)
Ce ar câștiga această persoană folosind aplicația sau cooperând pentru a lucra cu acest nou proces?
Ultimul punct este foarte important, deoarece ar putea exista obiecții sau ezitări din partea persoanelor implicate în proces înainte sau după pașii derulați de aplicația dvs. Acest lucru ar putea duce la nefolosirea aplicației dvs. din cauza lipsei de cooperare.
Sfat
Este esențial să știți cine va fi afectat de schimbarea unui proces de business. Identificați cine va folosi aplicația și cine va fi afectat de această modificare, chiar dacă nu utilizează aplicația.
Sfat
Când parcurgeți această analiză pentru informațiile pe care s-ar putea să nu le cunoașteți, cel mai bun lucru de făcut este să discutați cu persoana respectivă și să obțineți perspectiva ei. Puteți face cu siguranță o presupunere despre cum își desfășoară activitatea, dar este uimitor ceea ce puteți învăța într-o conversație rapidă—nu doar cum o realizează astăzi, ci și cum ar prefera să o facă în viitor.
Cât de des efectuează lucrările?
Notați și cât de des este îndeplinită sarcina. Zilnic, săptămânal, ocazional, sezonier?
O aplicație folosită zilnic are considerente de proiectare diferite decât cea utilizată doar ocazional. (De exemplu, prima ar trebui să fie simplificată, iar cea de-a doua ar trebui să includă mai mult text explicativ.)
Unde se efectuează lucrările?
Pe măsură ce luați în considerare fiecare persoană care contribuie la rezolvarea problemei, gândiți-vă cum își desfășoară activitatea:
Este ceva ce fac la biroul lor?
Lucrează într-o anumită locație din teren?
Se mută din locație în locație pe teren?
Este bine să înțelegeți cum funcționează fiecare dintre utilizatori, astfel încât soluția pe care o creați să funcționeze pentru ei.
Va fi o aplicație mobilă?
Va fi o aplicație pentru desktop?
Ar trebui să existe atât versiuni mobile cât și desktop?
Considerente de conectivitate
Pe măsură ce fiecare lucrător își îndeplinește partea din proces, poate intra online?
Se află pe teren unde nu există conectivitate? Poate utilizatorul să lucreze cu soluția automatizată pentru a captura datele în timp real și să le sincronizeze atunci când stabilește conectivitatea?
Ce trebuie să știe ceilalți participanți la proces (dacă e cazul) în timp ce persoana care efectuează acest pas este offline?
Înțelegerea acestui lucru vă ajută să determinați dacă aveți nevoie de procese care captează date la nivel local, astfel încât utilizatorul să poată fi „deconectat” în timp ce își face partea din proces și apoi sincronizează rezultatele atunci când se reconectează.
Considerente dispozitiv
Pe măsură ce înțelegeți cum funcționează fiecare colaborator la rezolvarea problemei, este important să știți și pe ce dispozitive lucrează. Dacă un lucrător se află pe teren și lucrează doar pe telefonul său sau pe o tabletă, este bine să știi pe măsură ce definiți modul în care arată și funcționează ecranele. Dacă toți colaboratorii sunt pe un desktop sau laptop, puteți adopta diferite abordări de proiectare. Puteți construi soluții desktop și mobile care funcționează împreună.
Exemplu: Persoane pentru procesul de raportare a cheltuielilor
Acestea sunt tipuri de roluri, stiluri de lucru și preferințe pe care le-am găsit atunci când am analizat procesul nostru de raportare a cheltuielilor.
Lee - Agent de vânzări
Aproape întotdeauna în mișcare
Preferă să lucreze cu o tabletă atunci când se întâlnește cu clienții
Nu are întotdeauna conectivitate la internet, deci trebuie să fie capabil să funcționeze offline
Preferă să-și captureze propriile cheltuieli și încasări cât mai curând posibil după ce se întâmplă
Nick - Manager de vânzări
Aproape întotdeauna în mișcare
Are nevoie doar de un ecran tactil
Necesită asistență offline pentru locații îndepărtate
Responsabil pentru aprobarea rapoartelor de cheltuieli ale tuturor subordonaților lor directe
Shawna – Asistență clienți
Utilizează în principal un desktop
De obicei suportă cheltuieli pentru moralul echipei și trebuie să identifice angajații incluși
Rebecca - Auditor
Trebuie să interacționeze cu toți angajații din toate locațiile
Are cheltuieli ocazionale de călătorie
Utilizează în principal un desktop, dar preferă să folosească un telefon mobil
De obicei are acces la internet
Este responsabilă pentru asigurarea conformării generale a angajaților cu procedurile de raportare
Abhay - Contabil
Trebuie să poată revizui toate rapoartele de cheltuieli și chitanțele
Este responsabil pentru asigurarea conformității fiecărui raport de cheltuieli
Procesează un volum mare de muncă; trebuie să poată prelucra informația rapid
Trebuie să poată raporta cum se echilibrează cheltuielile cu bugetul
Charlotte - CFO
Trebuie să fie atentă la bugetul general al cheltuielilor și să ajute managerii de secțiune să rămână în buget
Călătorește în diferite birouri, are întâlniri și conferințe externe și trebuie să-și acapareze propriile cheltuieli
Funcționează de la birou, de la distanță și de acasă folosind diferite dispozitive— desktop, telefon și tabletă
Nu este întotdeauna conectată la internet
Când ne-am uitat în mod specific la pasul 1 din procesul nostru (de fapt crearea raportului de cheltuieli), iată ce am documentat.
Sarcina 1: Creați un raport de cheltuieli
| Cine face asta? | Toți angajații |
| Unde are loc munca? | La birou, în siturile clienților sau pe drum |
| Când are loc munca? | Ad-hoc. Unii angajați fac acest lucru cel puțin săptămânal. Alții ar putea să o facă o dată sau de două ori pe an. |
| Online sau offline? | Acest lucru este realizat în prezent pe hârtie, dar echipa dorește să o facă digital. Introducerea datelor se poate face offline atunci când nu este disponibilă conectivitatea. Vânzătorii nu doresc să trebuiască să fie online pentru a începe înregistrarea încasărilor și cheltuielilor. (De exemplu, ei ar putea prefera să facă acest lucru în timpul călătoriei cu avionul spre casă.) |
| Dispozitive? | Telefon, tabletă, laptop sau desktop |
Notă
Ne puteți spune care preferințele dvs. lingvistice pentru documentație? Răspundeți la un chestionar scurt. (rețineți că acest chestionar este în limba engleză)
Chestionarul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date personale (angajament de respectare a confidențialității).