Particularizarea formularelor și câmpurilor

În calitate de administrator, puteți personaliza informațiile CRM care sunt afișate în Copilot for Sales pentru a oferi vânzătorilor o vizualizare mai relevantă.

Personalizarea formularelor și câmpurilor CRM este specifică mediului – fiecare mediu are propriul set de configurații. Tipurile de înregistrări de contact, oportunitate și cont sunt disponibile implicit. Puteți adăuga alte tipuri de înregistrări de tip out-of-the-box și personalizate; și, de asemenea, eliminați-le atunci când nu este necesar.

Formularele și listele Copilot for Sales se bazează pe vederi CRM. O vizualizare definește lista coloanelor care trebuie afișate, modul în care lista de înregistrări este sortată în mod implicit și ce filtre implicite sunt aplicate pentru a restricționa ce înregistrări vor apărea în listă. Pentru tipurile de înregistrare de cont și de oportunitate, nu este obligatoriu să selectați o vizualizare. Dacă nu selectați o vizualizare, este utilizată vizualizarea implicită. Pentru alte tipuri de înregistrare, trebuie să selectați o vizualizare.

Modificările aduse tipurilor de înregistrări sunt reflectate în panoul Copilot for Sales din Outlook, panoul Copilot for Sales din Microsoft Teams și Adaptive Cards partajate în chatul Teams. Când salvați activități Outlook (e-mailuri și întâlniri) din Copilot for Sales în sistemul dvs. CRM, puteți căuta înregistrări ale tipurilor de înregistrare adăugate și puteți conecta activitatea la înregistrare. Când utilizați aplicația Copilot for Sales pentru echipe prin extensii de mesagerie, puteți căuta înregistrări ale tipurilor de înregistrări adăugate.

Numele înregistrărilor, numele câmpurilor și câmpurile obligatorii sunt afișate așa cum sunt definite în CRM.

Puteți selecta un tip de înregistrare pentru a vedea și edita setările acestuia.

Cerințe preliminare

Administratorii CRM trebuie să acceseze setările de administrator din aplicația Copilot for Sales din Teams. Mai multe informații: Setări de administrator pentru Copilot for Sales

Adăugați un nou tip de înregistrare (sau un obiect Salesforce)

Puteți adăuga noi tipuri de înregistrări personalizate sau disponibile la Copilot for Sales. De exemplu, puteți adăuga un tip de înregistrare personalizat numit „Proiect” pentru a urmări proiectele. Puteți adăuga maximum 10 tipuri de înregistrări.

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați Adăugați un tip de înregistrare sau Adăugați un obiect.

3. În fereastra Adăugați un tip de înregistrare sau Adăugați un obiect , selectați un tip de înregistrare de adăugat, apoi selectați Următorul.

   Notă

   • Sunt afișate numai tipurile de înregistrare care sunt legate de un tip de înregistrare disponibil în prezent. De exemplu, tipurile de înregistrări de contact, de cont și de oportunitate sunt disponibile în mod prestabilit, astfel încât să puteți adăuga alte tipuri de înregistrări disponibile și personalizate care sunt legate de aceste tipuri de înregistrări.
   • Puteți adăuga un singur tip de înregistrare la un moment dat.
   • Numele logice ale tipurilor de înregistrări și ale câmpurilor sunt afișate pentru a optimiza performanța.
   • Pentru Dynamics 365, tipurile de înregistrări ActivityParty și ActivityPointer nu pot fi adăugate, deoarece nu sunt acceptate în prezent.
   • Pentru Salesforce, obiectul Notă nu poate fi adăugat, deoarece nu este acceptat în prezent.

   

4. În fereastra Selectați relația pentru (tipul de înregistrare) , selectați relația cu tipurile sau câmpurile de înregistrare existente în Copilot for Sales, apoi selectați Următorul.

   Notă

   • Relațiile 1:N și N:1 sunt acceptate.
   • Numele logice ale tipurilor de înregistrări și ale câmpurilor sunt afișate pentru a optimiza performanța.
   • Acest pas este afișat dacă tipul de înregistrare pe care l-ați selectat la pasul anterior se referă la mai mult de un tip de înregistrare sau câmp. În caz contrar, relația este setată automat.
   • Dacă relația necesară nu este afișată, reordonați tipurile de înregistrare în setările de administrator. Mai multe informații: Impactul ordinii tipurilor de înregistrări asupra relațiilor

   

5. În fereastra Selectați vizualizarea pentru (tipul de înregistrare) , selectați vizualizarea pentru a defini modul în care este afișată o listă de înregistrări pentru un anumit tip de înregistrare, apoi selectați Adăugați.

   Notă

   • Toate vizualizările publice și personale sunt afișate în listă.
   • Pentru Dynamics 365, Copilot for Sales include numai acele câmpuri care aparțin tipului de înregistrare și nu altor tipuri de înregistrare asociate.

   

6. Pe pagina de setări pentru tipul de înregistrare, selectați Publicați pentru a salva modificările.

   Tipul de înregistrare este adăugat la sfârșitul listei de tipuri de înregistrare.

Modificați tipurile de înregistrări existente

După ce adăugați un tip de înregistrare, îl puteți modifica efectuând acțiuni precum schimbarea vizualizării acestuia, adăugarea/eliminarea câmpurilor și reordonarea câmpurilor. Acțiunile depind dacă tipul de înregistrare se bazează pe o vizualizare CRM sau nu.

Modificarea unui tip de înregistrare vă permite să personalizați vizualizarea detaliată a înregistrărilor CRM în Copilot for Sales. Modificările la vizualizarea detaliată sunt reflectate în panoul Copilot for Sales din Outlook, panoul Copilot for Sales în Microsoft Teams și Carduri adaptive partajate în chatul Teams.

Modificați tipurile de înregistrări pe baza unei vizualizări CRM

Dacă un tip de înregistrare se bazează pe o vizualizare CRM, ar trebui să modificați vizualizarea CRM pentru a modifica câmpurile și ordinea în care ar trebui să apară. Apoi trebuie să selectați Actualizează datele pentru a obține cele mai recente modificări din CRM și a le aplica în Copilot for Sales.

Schimbați vizualizarea unui tip de înregistrare

Puteți schimba vizualizarea pe care se bazează un tip de înregistrare alegând o altă vizualizare. De exemplu, puteți selecta o vizualizare pentru a afișa numai conturile active în loc de toate conturile.

Când schimbați vizualizarea, următoarele setări existente pentru tipul de înregistrare sunt șterse și setate la implicit.

• Câmpurile cheie existente sunt eliminate și sunt setate noi valori implicite.
• Comportamentul de editare pentru tipul de înregistrare rămâne neschimbat.
• Comportamentul de editare pentru câmpuri este resetat. Dacă tipul de înregistrare este setat la editabil și este selectată o nouă vizualizare, câmpurile vor deveni editabile.

Pentru a selecta o nouă vizualizare

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați un tip de înregistrare pentru care doriți să schimbați vizualizarea.

3. Selectați Modificare de lângă câmpul de vizualizare.

   

4. Actualizați relația, dacă este necesar, apoi selectați Următorul.

5. Selectați vizualizarea de utilizat, apoi selectați Terminat.

6. Pe pagina de setări pentru tipul de înregistrare, selectați Publicați pentru a salva modificările.

Vizualizați filtrele utilizate într-o vizualizare

Puteți vizualiza interogarea sursă care este utilizată pentru a filtra înregistrările dintr-o vizualizare. De exemplu, puteți vizualiza interogarea sursă pentru vizualizarea care arată numai conturile active.

Vă ajută să înțelegeți clar modul în care este configurat un tip de înregistrare. De exemplu, criteriile de filtrare și sortare ale câmpurilor și ordinea câmpurilor. Interogarea este afișată într-un mod de doar vizualizare și nu puteți face nicio modificare la interogare.

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați un tip de înregistrare pentru care doriți să vedeți interogarea utilizată în vizualizarea selectată.

3. Selectați Afișați filtrele din secțiunea Gestionați câmpurile .

   

   Este afișată fereastra Condiții de filtrare .

4. Pentru a copia interogarea XML, selectați Copy XML.

Modificați tipurile de înregistrări care nu se bazează pe o vizualizare CRM

Dacă un tip de înregistrare nu se bazează pe o vizualizare CRM, puteți selecta câmpuri de inclus în vizualizare și ordinea în care ar trebui să apară. La un formular de înregistrare pot fi adăugate până la 40 de câmpuri personalizate și personalizate.

Adăugați câmpuri

Pentru a adăuga câmpuri

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați un tip de înregistrare la care trebuie să adăugați câmpuri.

3. În secțiunea Gestionați câmpurile , selectați Adăugați câmpuri.

   

4. În fereastra Adăugați câmpuri , selectați câmpurile de afișat în formular, apoi selectați Adăugați.

   Noile câmpuri sunt adăugate după câmpurile existente, dar le puteți reordona.

   Notă

   Dacă ați conectat Copilot for Sales la Salesforce, adăugați numai câmpurile la care au acces toți utilizatorii Copilot for Sales. Dacă un utilizator nu are acces la unele dintre câmpurile adăugate, nu va putea vizualiza înregistrarea CRM.

5. Selectați Publicare pentru a salva modificările.

Eliminare câmpuri

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați tipul de înregistrare din care trebuie să eliminați câmpurile.

3. În secțiunea Gestionați câmpurile , plasați cursorul pe câmpul pe care doriți să îl eliminați din formular, apoi selectați Eliminați câmpul ().

4. Selectați Publicare pentru a salva modificările.

Reordonare câmpuri

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați tipul de înregistrare în care trebuie să reordonați câmpurile.

3. În secțiunea Gestionați câmpurile , plasați cursorul peste câmpul pe care doriți să-l reordonați, apoi selectați Mutați în sus sau Deplasați în jos săgeți ().

   De asemenea, puteți trage câmpul pentru a-i schimba ordinea.

4. Selectați Publicare pentru a salva modificările.

Marcați câmpurile ca fiind necesare în Copilot for Sales

Dacă câmpurile din CRM nu sunt marcate ca obligatorii, le puteți marca ca fiind obligatorii numai pentru Copilot for Sales. Vânzătorilor li se va cere să introducă valori pentru aceste câmpuri înainte de a putea salva înregistrarea în Copilot for Sales.

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați un tip de înregistrare pentru care trebuie să marcați câmpurile ca fiind necesare.

3. În secțiunea Gestionați câmpurile , selectați Obligatoriu pentru câmpurile pe care doriți să le marcați ca obligatorii.

   

4. Selectați Publicare pentru a salva modificările.

Configurați editarea înregistrărilor și a câmpurilor

Vânzătorii pot edita înregistrările deschizându-le în CRM dintr-un link în Copilot for Sales. Ajutați-i să fie mai productivi, permițându-le să editeze înregistrările direct în Copilot for Sales. De asemenea, puteți controla ce câmpuri pot edita vânzătorii direct în Copilot for Sales.

În mod implicit, contactele sunt editabile. Pentru alte înregistrări, trebuie să activați opțiunea pentru a permite editarea.

Pentru a permite editarea înregistrărilor

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați tipul de înregistrare pentru care trebuie să permiteți editarea.

3. În secțiunea Editarea înregistrărilor , selectați Editați înregistrările în Copilot for Sales pentru a permite vânzătorilor să editeze toate câmpurile relevante pentru acel tip de înregistrare.

4. Pentru a restricționa editarea pentru anumite câmpuri, în secțiunea Gestionați câmpurile , dezactivați Permiteți editarea pentru câmpurile corespunzătoare.

   

5. Selectați Publicare pentru a salva modificările.

Configurați crearea de noi înregistrări

Alegeți dacă, cum și unde vânzătorii pot crea înregistrări noi din Copilot for Sales. Ajutați-i să economisească timp, permițându-le să creeze noi înregistrări inline, direct în Copilot for Sales și să le fie ușor să acceseze CRM-ul lor într-un browser cu un clic.

Pentru a configura crearea unui contact nou

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați tipul de înregistrare pentru care trebuie să configurați crearea de noi înregistrări.

3. În secțiunea Crearea înregistrărilor , selectați una sau ambele dintre următoarele opțiuni:

   • Creați înregistrări noi în Copilot for Sales: permiteți vânzătorilor să creeze noi înregistrări direct în Copilot for Sales.
   • Creați înregistrări noi prin deschidere (CRM) dintr-un link: permiteți vânzătorilor să creeze înregistrări noi în CRM prin deschiderea unui link într-un browser.

   

4. Selectați Publicare pentru a salva modificările.

Configurați suportul pentru clienții potențiali (previzualizare)

[Această secțiune este documentație de prelansare și poate suferi modificări.]

Când activați suportul pentru clienți potențiali în Copilot for Sales, vânzătorilor le sunt afișate conturile legate de clienți potențiali și alte înregistrări asociate. Vânzătorii pot:

• Vedeți clienții potențiali existenți în Copilot for Sales.
• Creați și editați înregistrări de clienți potențiali inline în Copilot for Sales.
• Asociați e-mailurile și întâlnirile cu înregistrările de clienți potențiali.
• Eliminați ambiguitatea între mai multe meciuri de clienți potențiali.

După ce activați asistența pentru clienți potențiali, experiența utilizatorului de a lucra cu clienții potențiali este similară cu cea a lucrului cu persoanele de contact. Veți observa o diferență minoră în fluxul de creare a unui contact sau client potențial nou. Veți putea alege dacă doriți să adăugați o adresă de e-mail externă ca contact sau client potențial.

Cerințe preliminare

• Recunoașteți clienții potențiali în Copilot for Sales

  • Trebuie să adăugați înregistrarea Leads (sau obiectul Salesforce) la setările de administrator Copilot for Sales.
  • Formularul de înregistrare a clienților potențiali trebuie să aibă câmpurile Prenume, Nume și Adresă de e-mail1 adăugate și setate la obligatoriu.
  • Vizualizarea Clienti potențiali care este selectată trebuie să includă câmpurile menționate mai sus ca coloane.

• Asistență asociată pentru carduri de entitate în Salesforce (ca și în cazul persoanelor de contact)

  • În sistemul CRM trebuie stabilită o relație personalizată între clienți potențiali și cont.
  • Vizualizarea obiectului Cont din setările Copilot for Sales trebuie schimbată în orice altă vizualizare decât cea implicită Niciuna.
  • Câmpul Cont trebuie adăugat ca o coloană în vizualizarea care este selectată pentru înregistrarea sau obiectul Lead.

• Salvați pentru a conduce în Salesforce

  • O limitare a interogării Salesforce nu permite afișarea clienților potențiali în experiența de căutare Conectat la . Pentru a asocia un e-mail cu clienți potențiali și persoane de contact dintr-un fir, vânzătorii trebuie să salveze e-mailul fără a se conecta la o înregistrare. E-mailul sau întâlnirea vor fi în continuare asociate cu clienți potențiali și persoane de contact din câmpurile Către, Cc și Cco.

Selectați câmpurile cheie pentru vizualizarea mini

Fiecare tip de înregistrare are o mini vizualizare care afișează informații limitate atunci când sunt restrânse sau afișate într-o listă. Vizualizarea mini este disponibilă în diferite locuri din panoul Copilot for Sales, cum ar fi în vizualizarea rapidă din fila CRM.

Vizualizarea mini include un titlu fix și două câmpuri de subtitrare configurabile. Câmpurile disponibile în vizualizarea mini sunt cele care sunt disponibile în vizualizarea detaliată. Setarea câmpurilor cheie afectează comportamentul de căutare în programul de completare Copilot for Sales pentru Outlook. Mai multe informații: Comportamentul de căutare în programul de completare Copilot for Sales pentru Outlook

Pentru a selecta câmpurile cheie

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați tipul de înregistrare în care trebuie să selectați câmpurile pentru mini vizualizare.

3. În secțiunea Câmpuri cheie , selectați câmpurile din listă.

   

4. Selectați Publicare pentru a salva modificările.

Comportamentul de căutare în programul de completare Copilot for Sales pentru Outlook

Setările câmpurilor cheie afectează rezultatele atunci când vânzătorii caută înregistrări conectate în Dynamics 365. În Dynamics 365, comportamentul de căutare pentru înregistrările conectate depinde de vizualizarea de căutare rapidă. Asigurați-vă că câmpurile cheie pe care le selectați pentru mini-vizualizarea există în vizualizarea de căutare rapidă, în caz contrar, lista de căutare nu le va afișa. În Salesforce, căutarea se efectuează pe numele și câmpurile suplimentare selectate pentru mini-vizualizarea.

Câmpurile cheie selectate pentru tipurile de înregistrări afectează rezultatele căutării afișate pentru aceste înregistrări. Câmpurile cheie sunt afișate, dacă nu sunt goale, împreună cu numele înregistrării în rezultatele căutării.

Actualizează datele din CRM

Ar trebui să reîmprospătați datele pentru a obține modificările recente din CRM în Copilot for Sales. De exemplu, dacă adăugați un câmp nou la o vizualizare a tipului de înregistrare în CRM, ar trebui să reîmprospătați datele pentru a reflecta noul câmp în Copilot for Sales. Puteți reîmprospăta datele fie pentru toate tipurile de înregistrare simultan, fie pentru un anumit tip de înregistrare.

Actualizează datele pentru toate tipurile de înregistrări

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Selectați Actualizați datele.

Actualizează datele pentru un anumit tip de înregistrare

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Plasați cursorul peste un tip de înregistrare pentru care doriți să reîmprospătați datele, apoi selectați Mai multe opțiuni ( ... ).

3. Selecta Reîmprospăta din meniul contextual.

Alternativ, puteți selecta tipul de înregistrare și apoi selectați Actualizează datele sub Gestionați câmpurile .

Eliminați un tip de înregistrare

1. În setările de administrator Copilot for Sales, selectați Formulare.

2. Plasați cursorul peste tipul de înregistrare pe care doriți să îl eliminați, apoi selectați Eliminați (tipul de înregistrare) ( ).

Controlați ordinea tipurilor de înregistrări în panoul lateral Outlook

Ordinea în care tipurile de înregistrări sunt adăugate la setările de administrator determină ordinea în care sunt afișate în Copilot pentru vânzări panoul lateral în Outlook. În mod implicit, ordinea tipurilor de înregistrări într-un mediu nou este contact, oportunitate și cont. Tipurile de înregistrări nou adăugate sunt adăugate la sfârșitul listei.

Puteți modifica ordinea eliminând și adăugând tipuri de înregistrări în ordinea necesară.

Impactul ordinii tipurilor de înregistrări asupra relațiilor

Ordinea tipurilor de înregistrări în setările de administrare afectează setările relației dintre tipurile de înregistrări. Când adăugați un nou tip de înregistrare, puteți selecta relația cu tipurile sau câmpurile de înregistrare existente în Copilot for Sales. Numai relațiile cu tipuri de înregistrare care preced tipul de înregistrare curent din listă sunt afișate în fereastra Selectați relația pentru (tipul de înregistrare) .

De exemplu, să presupunem că ordinea tipurilor de înregistrare este contact, oportunitate și cont. În acest caz, relația dintre oportunitate și cont este afișată în setările contului și nu în setările de oportunitate deoarece contul este configurat după oportunitate. Oportunitatea este considerată tipul de înregistrare sursă, iar contul este tipul de înregistrare aferent. În acest scenariu, Copilot for Sales este configurat să preia conturi legate de oportunități, dar nu oportunități legate de conturi. Excepția de la aceasta este atunci când vizualizarea CRM este setată la Niciuna. Când nu este selectată nicio vizualizare, relațiile implicite sunt utilizate în locul oricăror relații selectate anterior. În acest caz, ordinea tipurilor de înregistrări nu contează.

Prin urmare, ajustați ordonarea tipurilor de înregistrări în setările de administrare eliminând și adăugând din nou tipurile de înregistrări în ordinea necesară. Asigurați-vă că tipul de înregistrare sursă este configurat înaintea tipului de înregistrare aferent. Apoi, selectați relația necesară în setările aferente tipului de înregistrare.

Impactul personalizării CRM asupra spațiilor de colaborare

Spațiile de colaborare pot fi create în Microsoft Teams pe baza tipurilor de înregistrare de cont și oportunitate (sau obiecte Salesforce) disponibile în setările de administrator Copilot for Sales.

Următorul tabel listează modificarea setărilor de administrare și comportamentul corespunzător al spațiilor de colaborare: