Preparar-se para as próximas reuniões
Importante
Interrompemos o envio de e-mails de Briefing para fazer algumas melhorias. Ainda pode aceder ao suplemento Viva Insights Outlook ou à aplicação Viva Insights no Teams para obter funcionalidades importantes até que este serviço seja retomado. Para obter mais informações sobre esta alteração, consulte Pausa de briefing.
Nesta secção do seu e-mail de Briefing, verá as três primeiras reuniões de hoje cronologicamente que têm, pelo menos, uma ação sugerida. Pode selecionar o cabeçalho da reunião para abrir os detalhes da reunião ou selecionar um documento relacionado com a próxima reunião para o abrir e ver.
Com a versão de e-mail adaptável, também pode fazer o seguinte para ajudar a preparar-se para as reuniões de hoje:
- Para agendar uma hora diferente devido à baixa aceitação ou a maioria dos participantes recusou uma reunião que organizou, pode selecionar Reagendar.
- Para um documento relacionado com uma reunião, se tiver o que precisava ou já o tiver acompanhado, selecione Concluído. Para remover a tarefa da sua lista, selecione Não relacionado.
- Para uma tarefa relacionada com uma reunião, selecione Adicionar ao To Do para adicionar à sua lista de tarefas. Se já tiver concluído a tarefa, selecione Concluído.
- Para informar o organizador da reunião se está a planear participar ou não numa reunião, pode selecionar Aceitar ou Recusar para que o organizador da reunião possa avaliar melhor o quórum da reunião. Se tiver um conflito de reunião, pode selecionar Responder para informar o organizador se se atrasar, sair mais cedo ou não conseguir participar.
- Como organizador da reunião, pode adicionar uma ligação do Teams ao seu convite ao selecionar Adicionar Equipas.
- Como organizador da reunião, pode selecionar Adicionar agenda se a sua próxima reunião não tiver uma agenda. As agendas ajudam a tornar as reuniões mais eficazes.
No exemplo seguinte, selecione Reunião semanal do PM para abrir os detalhes da reunião ou selecione o documento relacionado Atualização de estado para abri-lo e vê-lo. Se vir uma reunião com pouca aceitação, pode selecionar Reagendar .
No exemplo seguinte, para a reunião Atualização de Estado, pode selecionar:
Adicione o Teams para adicionar uma ligação do Teams ao convite.
Adicione a agenda para adicionar uma agenda de reunião ao convite.
Reagendar para uma aceitação baixa
Enquanto organizador da reunião, o seu Briefing alerta-o para uma reunião que corre o risco de ter pouca participação.
As reuniões com pouca participação podem ser menos produtivas porque as decisões não podem ser tomadas sem os principais decisores presentes. Poderá ter de repetir a reunião ou voltar a partilhar informações semelhantes para as pessoas que não participam.
Pode selecionar Reagendar para abrir o convite para a reunião e agendá-lo para uma hora diferente.
Adicionar ligação do Teams
Ao agendar uma reunião, um erro comum é esquecer-se de incluir informações de reunião online para participantes remotos. O acesso à reunião online é importante porque:
- Permite-lhe incluir colaboradores remotos ou pessoas que trabalham noutras localizações.
- Ajuda as reuniões a começar a horas.
- Permite-lhe gravar reuniões e apresentar informações aos participantes remotos.
- Ter uma correção de seleção única também lhe poupa tempo e stress antes e no início das reuniões.
Quando seleciona Adicionar Equipas, Microsoft Viva Insights adiciona uma ligação de reunião do Teams ao convite para a reunião automaticamente, para que não tenha de abrir a reunião para a adicionar e envia automaticamente um convite atualizado para todos os convidados.
Adicionar agenda
A agenda pode ajudar os participantes a compreender o que esperar de uma reunião, que preparação é necessária e qual deve ser o resultado da reunião. É um passo fundamental e uma melhor prática para a preparação da reunião.
Selecionar Adicionar agenda envia uma resposta para a reunião agendada.
RSVP para uma reunião sem conflitos
É uma melhor prática informar os organizadores se irão participar na reunião para que possam planear em conformidade. O briefing centra-se em reuniões mais pequenas, onde pode ser mais provável que a sua presença seja necessária.
Pode Aceitar ou Recusar uma reunião no e-mail de reunião. Se a reunião for periódica, Aceitar e Recusar são para a série. Aceitar e Recusar são enviados como resposta ao organizador. Depois de recusar, ainda pode ver e interagir com o conteúdo desta reunião no e-mail de reunião.
RSVP para uma reunião com conflitos
Mais uma vez, é melhor informar os organizadores se irá participar na reunião para que possam planear em conformidade.
Verá as seguintes ações para uma reunião consoante o tipo de conflito que tem com a reunião.
| Cenário | Detalhes da reunião | Reason | Ação |
|---|---|---|---|
| Resposta tardia | Esta reunião entra em conflito com [Título da reunião] às [hora de início] para [hora de fim]. | Informe o [organizador] se vai chegar atrasado | Responder |
| Sair da resposta antecipada | Esta reunião entra em conflito com [Título da reunião] às [hora de início] para [hora de fim]. | Informe o [organizador] se precisar de sair mais cedo. | Responder |
| Recusar ou responder em atraso | Esta reunião entra em conflito com [Título da reunião] às [hora de início] para [hora de fim]. | Informe o [organizador] se não conseguir fazê-lo ou se se atrasará. | Recusar ou Responder |
| Recusar ou deixar resposta antecipada | Esta reunião entra em conflito com [Título da reunião] às [hora de início] para [hora de fim]. | Informe o [organizador] se não consegue fazê-lo ou se terá de sair mais cedo. | Recusar ou Responder |
| Aceitar ou recusar | Esta reunião entra em conflito com [Título da reunião] às [hora de início] para [hora de fim]. | Informe o [organizador] se irá participar. | Aceitar ou Recusar |