Configurar e gerir Listas de Distribuição de Viva Glint

Microsoft Viva Glint Distribuição Listas definir quais os funcionários na sua organização elegíveis para um inquérito. Refinar listas com atributos de funcionário carregados para Viva Glint, carregar um ficheiro de utilizadores, utilizar listas baseadas em datas e editar ou eliminar listas ao longo do tempo.

Configurar uma Lista de Distribuição

Para configurar uma nova Lista de Distribuição:

1. Selecione Configuração e, na secção Funcionários, selecione Distribuição Listas. A página Lista de Distribuição apresenta todas as listas existentes e o respetivo número de membros.

   

2. Selecione + Nova Lista de Distribuição.

   

3. Para substituir a "Lista de Distribuição Sem Título...", adicione um nome exclusivo ao nome predefinido da lista. Se outra lista já utilizar esse nome, será apresentada uma mensagem de erro.

Adicionar utilizadores a uma Lista de Distribuição

Existem várias formas de Viva Glint Administradores adicionarem utilizadores a uma lista, incluindo:

• Regras de atributos que adicionam automaticamente utilizadores com base nos dados dos funcionários importados para Viva Glint
• Procurar e selecionar utilizadores individuais
• Importações de ficheiros para adicionar vários utilizadores que não partilham um valor de atributo
• Uma abordagem combinada que combina regras de atributos e a funcionalidade procurar + adicionar

Utilizar regras de atributos para adicionar utilizadores

Para adicionar automaticamente utilizadores a uma lista com base nos respetivos valores de atributo nos dados importados para Viva Glint:

1. Selecione Configuração e, na secção Funcionários, selecione Distribuição Listas.
2. Selecione a lista que deve ter uma regra de atributo adicionada.
3. Selecione Adicionar/Editar Funcionários e, na caixa de diálogo Escolher uma forma de adicionar funcionários , selecione Regras de Atributo.
4. No painel de edição Adicionar Regras de Atributo que é apresentado:

   1. Selecione Pretendo filtrar todos os colaboradores ativos por estas populações: para incluir apenas utilizadores ativos.

   2. Selecione + Nova População e, em seguida, + Adicionar Filtros.

   3. Escolha atributos e valores para incluir funcionários que correspondam a estes dados nos seus ficheiros de funcionários importados.

      Dica

      Para um Inquérito de saída, ative Incluir Funcionários Inativos e considere contactá-los através do respetivo e-mail pessoal.

   4. Para excluir utilizadores, paire o cursor do rato sobre o respetivo nome na secção Incluído e selecione Excluir.

   5. Para remover alguém da lista Excluídos , paire o cursor sobre o respetivo nome na secção Excluídos e selecione Remover.

5. Confirme a sua lista e selecione Guardar Alterações.

Adicionar utilizadores manualmente

Adicione utilizadores individuais com a opção + Procurar um funcionário para adicionar uma funcionalidade ou importar um ficheiro de utilizadores para atualizar uma lista em massa.

Procurar e adicionar utilizadores individuais

Para adicionar manualmente utilizadores individuais:

1. Selecione Configuração e, em seguida, selecione Distribuição Listas.
2. Selecione a Lista de Distribuição à qual precisa de adicionar funcionários.
3. Introduza um nome ou endereço de e-mail no campo + Procurar um funcionário para adicionar na parte inferior da lista.
4. Selecione o utilizador nos resultados da pesquisa para adicioná-lo à lista.

Importar utilizadores

Para importar um ficheiro de utilizadores para uma lista:

1. No dashboard de administração, selecione Configuração e, em seguida, selecione Distribuição Listas.

2. Selecione a Lista de Distribuição à qual precisa de adicionar funcionários.

3. Selecione Adicionar/Editar Funcionários.

4. Na caixa de diálogo Escolher uma forma de adicionar funcionários , selecione Importar.

   

5. Na caixa de diálogo Importar funcionários para a lista de distribuição , selecione Transferir CSV na secção Transferir o seu funcionário atual para modificar .

6. Utilize o ficheiro transferido como um modelo e adicione os endereços de e-mail dos funcionários na coluna de e-mail. Inclua a linha de cabeçalho, que é etiquetada de forma diferente quando existem ou não utilizadores na lista. Ambas as etiquetas de coluna são importadas com êxito:

   1. A etiqueta da linha de cabeçalho no ficheiro de modelo é um e-mail quando já existem utilizadores na Lista de Distribuição.
   2. A etiqueta da linha de cabeçalho no ficheiro de modelo é Funcionário Email quando não existem utilizadores na Lista de Distribuição.

7. Depois de adicionar todos os valores de endereço de e-mail, guarde o ficheiro como .csv ou .xlsx.

8. Na caixa de diálogo Importar funcionários para a lista de distribuição , arraste e largue ou navegue para escolher o ficheiro (tamanho máximo de 550 MB, contagem máxima de linhas 10 000).

9. Para manter os utilizadores existentes na lista, selecione Preservar os funcionários que já se encontram na lista de distribuição.

   

10. Selecione Importar Ficheiro.

11. É apresentada a janela Confirmar a importação . Se o número correto de funcionários a adicionar e remover estiver correto, selecione Confirmar Importação.

Exportar utilizadores

1. No dashboard de administração, selecione Configuração e, em seguida, selecione Distribuição Listas.

2. Selecione a Lista de Distribuição à qual precisa de adicionar funcionários.

3. Selecione Adicionar/Editar Funcionários.

4. Na caixa de diálogo Escolher uma forma de adicionar funcionários , selecione Importar.

   

5. Na caixa de diálogo Importar funcionários para a lista de distribuição , selecione Transferir CSV na secção Transferir o seu funcionário atual para modificar .

Utilizar uma abordagem combinada para adicionar utilizadores

Se a sua organização precisar de adicionar a maioria dos utilizadores a uma lista com base em regras de atributos, mas também precisar de adicionar alguns utilizadores manualmente, considere uma abordagem combinada.

1. Configure uma nova lista e adicione uma regra de atributo para a mesma.
2. Quando os utilizadores precisarem de ser adicionados manualmente, adicione-os com a funcionalidade Procurar e adicionar utilizador na lista.
3. O Tipo de Associação no Listas de Distribuição é apresentado como "Regras de Atributo, Manual".

Utilizar listas baseadas em datas

Viva Glint inquéritos sobre o Ciclo de Vida dos Funcionários utilizam datas de saída e contratação nos dados dos seus colaboradores para acionar automaticamente inquéritos de Saída e Inclusão. Utilize listas de distribuição baseadas em datas para incluir todos os utilizadores elegíveis com base em intervalos de datas associadas às informações de data de saída e contratação.

Para configurar uma lista baseada em datas:

1. Configurar uma lista
2. Utilizar regras de atributos para adicionar utilizadores
3. Selecione um atributo de data, normalmente, sair ou contratar data
4. Selecione um intervalo de dias relacionado com a data em que os funcionários são elegíveis.
5. Ao selecionar um número de dias antes e depois de uma data, considere:
   • Com que frequência a sua organização carrega os dados dos colaboradores
   • A rapidez com que os dados dos colaboradores novos e denominados são atualizados no seu sistema de informações de RH
   • A Janela de Resposta na Configuração do Programa de um inquérito (o número de dias que um utilizador tem de concluir um inquérito, normalmente 14 dias)

Por exemplo, para garantir que os utilizadores têm tempo suficiente para responder a um inquérito de inclusão de 30 dias, um Viva Glint Administração pode optar por tornar os utilizadores elegíveis 30 dias a 50 dias após a data de contratação. Esta configuração permite que os utilizadores recebam convites e respondam com tempo suficiente com base na importação bimestral de dados de funcionários desta organização.

Ver como uma lista é preenchida

Na página Listas distribuição, a coluna Tipo de Associação define se essa lista é preenchida manualmente, por regras de atributo ou ambas.

• Regras de Atributo: a lista utiliza regras de atributos para adicionar utilizadores com base nos respetivos valores de atributo nos dados dos colaboradores importados
• Manual: a lista utiliza um ficheiro de utilizadores importados para a lista ou a funcionalidade Procurar e adicionar utilizador para adicionar novos utilizadores
• Regras de Atributo, Manual: a lista utiliza regras de atributo e a funcionalidade Procurar e adicionar utilizadores para adicionar utilizadores.

Editar uma lista

Editar uma Lista de Distribuição é uma alteração global e afeta qualquer programa que utilize essa lista. Para modificar:

1. Selecione a Lista de Distribuição que pretende modificar.
2. Selecione Adicionar/Editar Funcionários ou Editar Regras de Atributo se existirem filtros disponíveis.
3. Faça as alterações necessárias e selecione Guardar Alterações.

Excluir uma lista

Viva Glint Os administradores podem eliminar listas ao pairar o rato sobre a lista e selecionar a opção Eliminar. É aberta uma caixa de diálogo Eliminar Lista de Distribuição com uma lista de programas de inquérito que utilizam a lista.

Para eliminar a Lista de Distribuição, remova-a da secção Distribuição do programa.

1. Selecione Configuração e, em seguida, selecione Programas de Inquérito.
2. Selecione o inquérito.
3. Selecione Distribuição e remova a lista.
4. Repita este processo para todos os programas de inquérito que utilizam a lista.
5. Regresse a Distribuição Listas e selecione a opção Eliminar para a lista.
6. Na caixa de diálogo Tem a certeza? que é apresentada, selecione Sim, tenho a certeza.