Konfigurowanie programu SharePoint eSignature

SharePoint eSignature to usługa z płatnością zgodnie z rzeczywistym użyciem skonfigurowana w Centrum administracyjne platformy Microsoft 365. Przed rozpoczęciem ustal, czy ta funkcja jest odpowiednia dla Twoich potrzeb, czytając sekcję Przed rozpoczęciem.

Wymagania wstępne

Licencjonowanie

Aby móc korzystać z programu SharePoint eSignature, musisz najpierw połączyć subskrypcję platformy Azure w aplikacji Syntex z płatnością zgodnie z rzeczywistym użyciem. Opłaty za program SharePoint eSignature są naliczane na podstawie typu i liczby transakcji.

Uprawnienia

Aby mieć dostęp do Centrum administracyjne platformy Microsoft 365 i skonfigurować program SharePoint eSignature, musisz być administratorem programu SharePoint lub administratorem globalnym.

Konfigurowanie programu SharePoint eSignature

Aby umożliwić użytkownikom w organizacji korzystanie z programu SharePoint eSignature, wykonaj następujące kroki.

1. W Centrum administracyjne platformy Microsoft 365 wybierz pozycję Ustawienia > ustawienia organizacji.

2. Na stronie Ustawienia organizacji wybierz pozycję Usługi z płatnością zgodnie z rzeczywistym użyciem.

3. Na stronie Usługi z płatnością zgodnie z rzeczywistym użyciem wybierz kartę Ustawienia .

4. W obszarze Usługi & obrazów dokumentów wybierz pozycję eSignature.

5. Na panelu eSignature wybierz pozycję Zezwalaj osobom w organizacji na korzystanie z programu eSignature.

Po skonfigurowaniu kilka procesów w tle automatycznie zacznie bezproblemowo integrować tę funkcję z istniejącą dzierżawą i usługami platformy Microsoft 365. Te procesy obejmują synchronizację danych, aktualizacje konfiguracji i optymalizacje wydajności. Program SharePoint eSignature będzie w pełni operacyjny w ciągu 24 godzin od aktywacji.

Dodawanie innych dostawców podpisów

Aby wybrać dostawców podpisów do użycia, wykonaj następujące kroki.

1. Na panelu eSignature w sekcji Których dostawców podpisów można używać? wybierz dostawców, których chcesz użyć.

   

2. Wybierz Zapisz.

Zarządzanie witrynami

Aby określić witryny, w których użytkownicy mogą korzystać z programu eSignature, wykonaj następujące kroki.

1. Na panelu eSignature w sekcji Gdzie można używać programu eSignature? wybierz pozycję Wszystkie witryny lub Wybrane witryny (maksymalnie 100). Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby wybrać witryny lub przekazać plik CSV zawierający listę maksymalnie 100 witryn. Pamiętaj, aby dodać witrynę centrum zawartości, jeśli chcesz ją uwzględnić. Następnie możesz zarządzać uprawnieniami dostępu do witryny dla wybranych witryn.

2. Wybierz Zapisz.

Wyłącz program eSignature

1. Na stronie Usługi z płatnością zgodnie z rzeczywistym użyciem wybierz kartę Ustawienia .

2. W obszarze Usługi & obrazów dokumentów wybierz pozycję eSignature.

3. Na panelu eSignature wyczyść pole wyboru Zezwalaj osobom w organizacji na korzystanie z programu eSignature .

Adresaci zewnętrzni

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B zapewnia uwierzytelnianie i zarządzanie nowymi gośćmi. Zewnętrzni osoby podpisujące lub adresaci są uważane za gości w twojej dzierżawie. Aby móc wysyłać żądania do nowych osób podpisujących poza organizacją, należy włączyć integrację Microsoft Entra B2B dla programu SharePoint i usługi OneDrive. Zastanów się, czy spełnia to wymagania dotyczące zgodności i zabezpieczeń podczas włączania programu eSignature.

Jeśli gość zostanie usunięty z dzierżawy w trakcie trwania żądania, nie będzie mógł uzyskać dostępu do dokumentu żądania ani ostatecznego podpisanego dokumentu. W takich przypadkach należy ponownie wysłać żądanie eSignature. Przed usunięciem gościa upewnij się, że nie bierze on udziału w żadnych bieżących żądaniach. To ustawienie nie ma wpływu na istniejących gości usługi Azure Active Directory.

Uwierzytelnianie

Adresaci zewnętrzni mogą wymagać uwierzytelnienia, zanim będą mogli uzyskać dostęp do dokumentu na potrzeby podpisywania. Typ uwierzytelniania wymagany przez adresatów zewnętrznych zależy od konfiguracji gości na poziomie programu SharePoint lub na poziomie dzierżawy. Ponadto jeśli gość należy do organizacji z dzierżawą platformy Microsoft 365, konfiguracja organizacji może wpłynąć na środowisko uwierzytelniania podczas próby podpisania dokumentu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Współpraca z gośćmi w witrynie.

Dostęp warunkowy

Pewien dostęp warunkowy może określić, czy adresaci zewnętrzni (osoby podpisujące spoza organizacji lub dzierżawa platformy Microsoft 365) mogą podpisać dokument. W zależności od konfiguracji administratora zewnętrzni sygnatariusze mogą nie mieć dostępu do dokumentu do podpisywania i odczytywania go. W niektórych innych przypadkach mogą mieć dostęp do dokumentu na potrzeby podpisywania, ale operacja podpisywania nie powiodła się. Typowym sposobem rozwiązania tego problemu jest dodanie programu SharePoint eSignature (formalnie nazywanego usługą Microsoft eSignature) do listy zatwierdzonych aplikacji za pośrednictwem centrum administracyjne Microsoft Entra.

Przechowywanie i przechowywanie dokumentów

Magazyn dokumentów

Program SharePoint eSignature umożliwia żądaniu rozpoczęcie żądania podpisu z dokumentu PDF zapisanego w bibliotece programu SharePoint, w której włączono funkcję eSignature. Po podpisaniu wszystkich wymaganych stron usługa SharePoint eSignature zapisuje kopię podpisanego dokumentu w folderze oryginalnego dokumentu (folderu źródłowego). Nadawca jest powiadamiany w wiadomości e-mail zawierającej link do wyświetlania dokumentu oraz osobny link do folderu programu SharePoint, w którym zapisano podpisany dokument.

Przed wysłaniem żądania podpisu i po zakończeniu żądania są wykonywane pewne kontrole w celu upewnienia się, że nadawca ma uprawnienia do zapisu w dokumencie i folderze źródłowym. Jeśli uprawnienie zmieni się, gdy żądanie podpisu jest w toku, usługa może nie być w stanie zapisać kopii podpisanego dokumentu w folderze źródłowym. To zdarzenie może wystąpić, gdy:

• Nadawca żądania nie ma już dostępu do folderu źródłowego. Na przykład dostęp nadawcy został odwołany przez właściciela folderu źródłowego lub administratora programu SharePoint.

• Początkowe uprawnienie do zapisu nadawcy do folderu źródłowego zostało obniżone, aby tylko wyświetlać.

• Folder źródłowy został usunięty.

Przechowywanie dokumentów

Po utworzeniu żądania podpisu dla dokumentu w programie SharePoint usługa SharePoint eSignature tworzy roboczą kopię dokumentu. To właśnie ta robocza kopia jest wysyłana do wszystkich adresatów w celu podpisania i w ten sposób nadawca może śledzić stan swoich żądań. Kopia robocza żądania jest przechowywana w ukrytej bibliotece dokumentów w programie SharePoint. Podpis zostanie dodany do roboczej kopii dokumentu żądania dopiero po podpisaniu przez wszystkie strony. Jeśli którakolwiek ze stron nie podpisała umowy, dokument jest wyświetlany jako niepodpisany, nawet jeśli jedna ze stron dodała już swój podpis.

Kopia robocza żądania jest przechowywana i przechowywana przez pięć lat lub zgodnie z zasadami przechowywania dokumentów ustanowionymi przez program SharePoint lub administratora dzierżawy. Dowiedz się więcej o zasadach przechowywania.

Wygaśnięcie linków adresów URL w wiadomości e-mail

Każde powiadomienie e-mail wysyłane w związku z żądaniem podpisu zawiera link adresu URL, który umożliwia adresatowi wyświetlanie, przeglądanie i podpisywanie dokumentu. Gdy żądanie osiągnie stan terminalu (gdy stan to Ukończono, Anulowano lub Odrzucone), adresat ma 30 dni na wyświetlenie, pobranie i zapisanie dokumentu w preferowanej lokalizacji. Po wygaśnięciu linku nie można już używać go do uzyskiwania dostępu do dokumentu.

Aby uzyskać większą ochronę, gdy nadawca anuluje żądanie, adresaci natychmiast utracą dostęp do dokumentu żądania. Powiadomienie e-mail odebrane przez adresatów nie będzie zawierać linku adresu URL w celu wyświetlenia żądania.

Inni dostawcy podpisów elektronicznych

Po zakończeniu procesu podpisywania po podpisaniu wszystkich wymaganych stron kopia podpisanego dokumentu jest automatycznie zapisywana w programie SharePoint. Podpisany dokument jest zapisywany w folderze specyficznym dla dostawcy specjalnego folderu Aplikacje w programie SharePoint. Każda biblioteka dokumentów ma folder specyficzny dla dostawcy, w którym są zapisywane wszystkie dokumenty podpisane przy użyciu tego dostawcy. Podpisany dokument jest przechowywany w ścieżce folderu Biblioteka dokumentów\Aplikacje\Podpisane dokumenty\Dostawca.