Stijl en toon

Toon in schrijven is de houding die de schrijver aan de lezer overbrengt. Het is niet noodzakelijkerwijs wat je zegt, maar hoe je het zegt. Toon is bedoeld om een specifieke reactie of emotie in de lezer te creëren; het creëert een persoonlijkheid die gebruikers kan betrekken of afstoten.

Opmerking: Richtlijnen met betrekking tot tekst van de gebruikersinterface worden weergegeven in een afzonderlijk artikel.

Ontwerpconcepten

De Windows-toon

Gebruik de Windows-toon om vertrouwen te inspireren door gebruikers op persoonlijk niveau te communiceren door nauwkeurig, stimulerend, inzichtelijk, objectief en gebruikersgericht te zijn. De Windows-toon streeft er ook naar om licht, inspirerend, eenvoudig en betrouwbaar te zijn.

Gebruik geen afleidende, condescending of arrogante toon. Vermijd de extremen van de 'machine'-stem (waarbij de spreker uit de taal wordt verwijderd) en de stem van de 'verkoper' (waarbij het schrijven ons iets probeert te verkopen, om ons op te vrolijken, om ons op te vrolijken, om alles als "eenvoudig" te verhullen.)

Onderzoek van Microsoft laat zien dat er in software vaak sprake is van:

• overgebruik van computerterminologie en jargon, die veel gebruikers niet begrijpen of verkeerd interpreteren.
• inconsistent gebruik van terminologie.
• ondoordringbare, vaak onbedoelde patroon van berichten, welke gebruikers moeite hebben om te ontcijferen.

Deze problemen zorgen ervoor dat gebruikers zich verward, ongeintelligent, verontmoedigd voelen en uiteindelijk worden losgekoppeld van hun ervaring met software.

Vernieuwde aandacht voor berichtkwaliteit, inclusief de toon van de tekst, impliceert dat taal zelf een belangrijk ingrediënt is in de algehele klanttevredenheid. Ondersteuning voor gebruikers met verschillende technische kennisniveaus, met name beginnende gebruikers, om te profiteren van alle dingen die uw programma kan doen.

Als u maar één ding doet...

Zorg ervoor dat uw tekst nauwkeurig is, moedigt, inzichtelijk, objectief en gebruikersgericht is. Wees eenvoudig en betrouwbaar, en gebruik waar nodig een lichte en inspirerende toon.

Richtsnoeren

De Windows-toon gebruiken

Toon in uw programma moet het volgende zijn:

• Nauwkeurig. Gebruikers moeten zich geruststellend voelen dat de informatie technisch nauwkeurig is. Als de informatie niet juist is, wordt de ervaring van gebruikers met die specifieke taak verpesten en verliezen ze vertrouwen in andere hulp die ze uit die bron lezen.
• Bemoedigend. Gebruik taal die aangeeft dat de software gebruikers in staat stelt dingen te doen, in plaats van hen toe te staan dingen te doen. Gebruik bijvoorbeeld 'you can' in plaats van 'Windows lets you' of 'this feature allows you'. (Uitzondering: het is geen probleem om 'toestaan' te gebruiken bij het verwijzen naar functies, zoals beveiligingsfuncties, die een actie toestaan of weigeren.)
• Inzichtelijke. Gebruikers moeten geloven dat u (en door uitbreiding uw toepassing) weet wanneer een bepaalde taak ingewikkeld is en dat u ze door deze taak leidt. Behandel gebruikers tegelijkertijd als intelligente mensen die hulp nodig hebben bij een bepaald probleem.
• Objectief. Soms willen gebruikers een uitgebreidere uitleg; vaak willen ze gewoon weten wat ze nodig hebben om verder te gaan. Dit vereist objectiviteit: om te erkennen dat het doel (productiviteit, nieuwsgierigheid, plezier) het doel van de gebruiker is, niet de schrijver. Het vereist ook dat u eventuele predisposies over de gebruiker verbergt.
• Gericht op de gebruiker. Schrijf vanuit het perspectief van de gebruiker en bij voorkeur vanuit het perspectief van wat u voor de gebruiker kunt doen. Gebruikers moeten het gevoel hebben dat ze informatie vinden die relevant en toegankelijk is voor hen.

U kunt de communicatie met uw gebruikers verder ontwikkelen door:

• Licht. Een lichte stem voelt gemakkelijk om mee om te gaan en snel te begrijpen. Het is niet moeilijk of lastig, en het vermijdt hard om diep of serieus te zijn.
• Bezielend. Een inspirerende stem stimuleert gebruikers en stimuleert hen om actie te ondernemen. Een bepaald enthousiasme markeert dit soort stem, waardoor het een aantrekkelijker karakter krijgt dan de machineachtige toon die gebruikers vaak van hun computers verwachten.
• Eenvoudig. Een eenvoudige stem is open en open, vrij van pretense of bedrog.
• Betrouwbaar. Een betrouwbare stem is betrouwbaar, betrouwbaar, nauwkeurig en eerlijk. Het kost slechts enkele onnauwkeurigheden om het vertrouwen van de gebruiker te verliezen, maar het kan lang duren om dat vertrouwen terug te verdienen.

Zorg er daarentegen voor dat u de volgende tonen vermijdt, die veel waarschijnlijker een negatieve reactie krijgen:

• Toon van machine. Het voelt alsof je een onpersoonlijke, inflexibele uitwisseling hebt met een computer of robot.
• Zakelijke toon. Het voelt alsof je een monoloog hebt met een all-powerful, all-knowing, impersonal corporation.
• Toon van rechtshandhaving. Het voelt alsof je wordt verhoord met een barrage van intrusieve vragen.
• Advocaat toon. Het voelt alsof je wordt gevraagd om juridisch significante handelingen uit te voeren.
• Toon van verkoper. Het voelt alsof je wordt gevraagd om iets te kopen of te proberen, met eventuele zorgen die worden verdoezeld.
• Superieure, condescending of boze toon. Het voelt alsof de software gebruikers belicht, tegen hen praat of boos op hen is. Deze toon is doorgaans zeer technisch, trekt onnodige aandacht naar de fouten van de gebruiker en voelt onbeleefd.
• Trotse toon. Het voelt alsof de software opschept over de prestaties ervan of dat anders te veel aandacht wordt besteed aan zichzelf.
• Flippanttoon. Het voelt alsof de doelen en emoties van gebruikers niet serieus worden genomen of dat hun gebruik van het programma wordt genomen.

Echte taal gebruiken

• Gebruik alledaagse woorden wanneer u dat kunt en vermijd woorden die u niet persoonlijk tegen iemand anders zou zeggen. Dit is vooral effectief als u een complex technisch concept of actie uitlegt. Stel dat u de schouder van de gebruiker overziet en uitlegt hoe u de taak kunt uitvoeren.

  aanvaardbaar:

  Gebruik deze procedure om uw wachtwoord te wijzigen.

  Beter:

  Volg deze stappen om uw wachtwoord te wijzigen.

• Gebruik indien mogelijk korte, gewone woorden. Kortere woorden zijn meer conversaties, besparen ruimte op het scherm en zijn gemakkelijker te scannen.

  aanvaardbaar:

  Daarnaast ziet u in deze sectie...

  Digitale camera's maken gebruik van kleine microchips...

  Digitale camera's maken gebruik van kleine microchips...

  Beter:

  In deze sectie ziet u ook...

  Digitale camera's maken gebruik van kleine microchips...

• Gebruik geen woorden of pas nieuwe betekenissen toe op standaardwoorden. Stel dat gebruikers meer bekend zijn met de gevestigde betekenis van een woord dan met een speciale betekenis die eraan is gegeven door de technologie-industrie. Wanneer een brancheterm is vereist, geeft u een definitie in context op. Vermijd jargon, maar houd er rekening mee dat sommige expressies die specifiek zijn voor computergebruik, hacker, brand een cd, enzovoort, al deel uitmaken van dagelijkse spraak.

  Onjuist:

  U kunt mappen gebruiken om uw favorieten te bucketen.

  juist:

  U kunt mappen gebruiken om uw favorieten te categoriseren.

• Gebruik geen symbolen als vervanging voor eenvoudige woorden.

  Onjuist:

  gebruikers & computers

  gebruikers en computers

  domein/werkgroep

  Aantal gebruikers

  juist:

  gebruikers en computers

  domein of werkgroep

  aantal gebruikers

Nauwkeurig zijn

• Kies woorden met een duidelijke betekenis.

  aanvaardbaar:

  Omdat u de tabel hebt gemaakt, kunt u er wijzigingen in aanbrengen.

  Zorg ervoor dat uw firewall is ingeschakeld, omdat het uitschakelen een beveiligingsrisico kan opleveren.

  Beter:

  Omdat u de tabel hebt gemaakt, kunt u er wijzigingen in aanbrengen.

  Houd uw firewall ingeschakeld, omdat het uitschakelen een beveiligingsrisico kan opleveren.

• Laat overbodige woorden weg, gebruik geen twee of drie woorden wanneer u dat wilt doen.

  uitgebreid:

  Volg deze stappen om uw wachtwoord te wijzigen:

  Beter:

  Uw wachtwoord wijzigen:

• Vermijd onnodige adverbs.

  Onjuist:

  Het is niet erg moeilijk om uw wachtwoord te wijzigen.

  juist:

  Het is niet moeilijk om uw wachtwoord te wijzigen.

• Kies werkwoorden met één woord boven werkwoorden met meerdere woorden.

  aanvaardbaar:

  Wanneer u uw computer vergrendelt, ...

  Beter:

  Wanneer u uw computer vergrendelt, ...

• Converteer geen werkwoorden naar zelfstandige naamwoorden en zelfstandige naamwoorden naar werkwoorden.

  Onjuist:

  Uw computer beveiligen met een wachtwoord...

  Connectiviteit tot stand brengen...

  juist:

  Uw computer beveiligen met een wachtwoord...

  Verbinding maken...

Consistent zijn

• Consistente terminologie bevordert het leren en een beter begrip van technische concepten. Inconsistentie dwingt gebruikers om erachter te komen of verschillende woorden en acties hetzelfde betekenen.

  Voorbeelden:

  schakelaar, wisselknop

  starten, uitvoeren, starten, opstarten, uitvoeren

  inschakelen, activeren, inschakelen

  branden, kopiëren

• Consistente syntaxis helpt de verwachtingen van gebruikers in te stellen. Zodra deze verwachtingen zijn ingesteld, kunnen gebruikers sneller tekst parseren die gebruikmaakt van consistente syntaxis. Als instructies bijvoorbeeld altijd in de imperatieve vorm worden geschreven, leren gebruikers meer aandacht te besteden aan imperatieve zinnen.

Contracties

• Contracties lenen een kortere, snapper, meer gespreksritme om te schrijven. Gebruik ze indien van toepassing en in context. Gebruik geen contracties met productnamen of andere zelfstandige naamwoorden.

Colloquialisemen, idiomen en slang

• Overweeg om colloquialismen of slang alleen in speciale situaties te gebruiken, zoals productrondleidingen, installatieschermen of inhoud die niet wordt gelokaliseerd. Recente studies hebben aangetoond dat gebruikers genieten van het onverwachte woord of de vertrouwde woordgroep. Houd er rekening mee dat het gebruik van colloquialismen en slang moeilijk en kostbaar kan zijn om effectief te vertalen, zodat een dergelijke taal het beste correct wordt gebruikt.

  voorbeelden:

  Aan de andere kant zijn er bepaalde waarden in het register die niet mogen worden gewijzigd.

  Met SDSL is de lijn toegewezen aan uw internetgebruik, zodat u geen verkeersstoringen op het internet ondervindt, zoals u met de kabelservice zou kunnen doen.

Persoon

• de gebruiker rechtstreeks of indirect adresse.

• Gebruik de tweede persoon (u, uw) om gebruikers te laten weten wat ze moeten doen. Vaak wordt de tweede persoon geïmpliceerd.

  voorbeelden:

  Kies de afbeeldingen die u wilt afdrukken.

  Kies een account. (impliciet)

• De eerste persoon (ik, ik, mijn) gebruiken om gebruikers te laten weten wat ze moeten doen.

  voorbeeld:

  Druk de foto's af op mijn camera.

• We gebruiken we kundig. Het meervoud van de eerste persoon kan een ontmoedigende zakelijke aanwezigheid voorstellen. Het kan echter beter zijn om de naam van uw toepassing te gebruiken. U wordt aangeraden dit te gebruiken in plaats van het wordt aanbevolen.

• Vermijd verwijzingen van derden (de gebruiker) omdat ze een formelere, minder persoonlijke toon creëren.

Stem

• Gebruik de actieve stem, die de persoon of het ding dat de actie uitvoert benadrukt. Het is meer direct en persoonlijk dan de passieve stem, wat verwarrend of formeel kan zijn.

  aanvaardbaar:

  Pictogrammen kunnen in alfabetische volgorde op naam worden gerangschikt.

  Wanneer een PDA (Personal Digital Assistant) of laptop is aangesloten...

  Beter:

  U kunt pictogrammen in alfabetische volgorde rangschikken op basis van de naam van het pictogram.

  Wanneer u een PDA (Personal Digital Assistant) of laptop aansluit...

• Gebruik de passieve stem alleen om een woordachtige of onhandige constructie te vermijden; wanneer de actie in plaats van de doer de focus van de zin is; wanneer het onderwerp onbekend is; of in foutberichten, wanneer de gebruiker het onderwerp is en mogelijk de schuld van de fout krijgt als de actieve stem is gebruikt.

  juist:

  Het nieuwe pictogram moet in de linkerbovenhoek worden weergegeven.

  Updates moeten worden gedownload en geïnstalleerd voordat ze kunnen werken.

• phrase-instructies in de positieve vormen benadrukken wat gebruikers kunnen bereiken, in plaats van wat ze niet kunnen.

Houding ten opzichte van de gebruiker

• Wees beleefd, ondersteunend en moedig u aan. De gebruiker mag zich nooit veracht voelen aan, beschuldigend of geïntimideerd.

  aanvaardbaar:

  Kan nieuw tekstdocument niet verwijderen: De toegang is geweigerd.

  Beter:

  Dit bestand is beveiligd en kan niet worden verwijderd zonder specifieke machtigingen.

• Sla de juiste balans op: warm zijn voor de gebruiker zonder te intiem of te zakelijk te zijn. Stel dat u een vriend helpt het product voor het eerst te gebruiken. Deze persoon is niet uw beste vriend of andere, maar in plaats daarvan een buurman of familievriend. Gebruikers moeten zich comfortabel en thuis voelen bij het gebruik van uw programma, maar de taal mag zich niet aaneengesloten of te vertrouwd voelen.

• Beperken tot situaties die de gebruiker op een of andere manier ongemak ondervinden, zoals:

  • De gebruiker wordt gevraagd iets onhandigs te doen, zoals wachten, een taak herhalen of een programma bijwerken.

    juist:

    Een ogenblik geduld. Windows kopieert de bestanden naar uw computer.

  • De gebruiker kan een taak niet voltooien vanwege een ontbrekende functie, ontwerpfout of programmafout.

    juist:

    Kan niet opslaan met de opgegeven indeling. Selecteer een andere indeling.

  • De gebruiker heeft zijn of haar manier om nuttig te zijn, zoals door deel te nemen aan een feedbackprogramma van klanten of door een foutenrapport in te dienen.

    juist:

    Neem deel aan het feedbackprogramma van Fabrikam om de back-upervaring van Fabrikam te verbeteren.

  Gebruik ook alstublieft wanneer de afwezigheid als curt wordt beschouwd.

  

  In dit voorbeeld worden de inline foutberichten zonder alstublieft gekruld.

• Gebruik alleen in foutberichten die leiden tot ernstige problemen voor de gebruiker (bijvoorbeeld gegevensverlies, de gebruiker kan de computer niet blijven gebruiken of de gebruiker moet hulp krijgen van een technische vertegenwoordiger). Verontschuldig me niet als het probleem zich heeft voorgedaan tijdens de normale werking van het programma (bijvoorbeeld als de gebruiker moet wachten tot er een netwerkverbinding is gevonden).

  juist:

  Fabrikam Backup heeft een onherstelbaar probleem gedetecteerd en is afgesloten.

Zinsstructuur en lengte

• Omdat gebruikers vaak tekst scannen, elk woord tellen. Eenvoudige, beknopte zinnen (en alinea's) besparen niet alleen ruimte op het scherm, maar zijn de meest effectieve manier om aan te geven dat een idee of actie belangrijk is. Gebruik uw beste oordeel: maak zinnen strak, maar niet zo strak dat de toon plotseling en onvriendelijk lijkt.

• Vermijd herhaling. Controleer elk venster en verwijder dubbele woorden en instructies. Vermijd geen belangrijke tekst, wees expliciet wanneer dat nodig is, maar wees niet overbodig en leg niet uit wat u hoeft te zeggen.

• Gebruik indien nodig zinfragmenten. Zinfragmenten zijn kort en punchy, en, zoals ze meestal de ondervragingsvorm hebben, zijn ze een goede manier om de gebruiker rechtstreeks in contact te brengen.

  juist:

  Wijzigingen opslaan in 'Mijn foto's'?

  Hebt u een bestand ooit opgeslagen en weet u nog niet waar u het hebt opgeslagen?

• zinnen beginnen met combinaties (en, maar, of) als dat nodig is.

• Vervang lijsten en tabellen door complexe zinnen. Lijsten (ongeacht of genummerd of opsommingstekens) en tabellen duidelijker en gemakkelijker te scannen zijn.

• Parallelle grammaticale constructies gebruiken. Parallellisme vereist dat woorden en woordgroepen met dezelfde functie dezelfde vorm hebben. Gebruik parallelle taal wanneer u ideeën van gelijke gewicht uitdrukt en voor UI-elementen die parallel in functie zijn (zoals koppen, labels, lijsten of paginatitels).

  juist:

  Luisteren

  Horloge

  Delen

  Verzamelen

  Deze items zijn parallel omdat ze allemaal één woord, imperatieve werkwoorden zijn.

  Onjuist:

  Muziek

  Video

  Delen

  Luisteren

  Deze items zijn niet parallel omdat Muziek en Video zelfstandige naamwoorden zijn, maar Delen en Luisteren zijn werkwoorden.