Verkoopoffertes en -orders verwerken met Verkooporderagent (preview)

[Dit artikel maakt deel uit van de voorlopige documentatie en kan nog veranderen.]

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de Verkooporderagent kunt gebruiken om het aannemen van verkooporders te automatiseren op basis van vragen van klanten over producten/artikelen die u via e-mail hebt ontvangen.

De Verkooporderagent controleert een aangewezen postvak voor inkomende e-mails van klanten over vragen over artikelen. Wanneer een potentiële aanvraag wordt geïdentificeerd, wordt begonnen met het omzetten van de aanvraag in een order. Zo wordt de klant geverifieerd, wordt de beschikbaarheid van artikelen gecontroleerd, wordt een verkoopofferte gemaakt en wordt een e-mailrespons aan de klant opgesteld met de offerte als pdf-bijlage.

Sommige stappen vereisen uw tussenkomst, zoals het beoordelen van e-mailcorrespondentie en het assisteren van de agent indien nodig. Totdat een order is gemaakt, verwerkt de agent e-mailuitwisselingen met de klant om ontbrekende details op te lossen en indien nodig wijzigingen in de oorspronkelijke aanvraag toe te staan.

Meer informatie over de Verkooporderagent en de bijbehorende processtroom vindt u in Overzicht van Verkooporderagent.

Ondersteunde talen

Deze Copilot-functie is gevalideerd en wordt ondersteund in het Engels. Hoewel het in andere talen kan worden gebruikt, functioneert het mogelijk niet zoals bedoeld. De taalkwaliteit kan variëren op basis van de interactie van de gebruiker of systeeminstellingen, wat van invloed kan zijn op de nauwkeurigheid en de gebruikerservaring. Meer informatie over geografische en taalbeschikbaarheid vindt u op Internationale beschikbaarheid van Copilot.

Vereisten

De Verkooporderagent wordt geactiveerd en u hebt toestemming om deze te gebruiken. Meer informatie vindt u in Verkooporderagent instellen.

Aan de slag

U werkt samen met de Verkooporderagent om offertes te bekijken en om te zetten in orders via het tabblad Taken in het deelvenster Copilot.

Voor toegang tot deze weergave selecteert u Verkooporderagent rechtsboven in het navigatiemenu. Een rode cirkel met een nummer op het pictogram geeft de taken aan die aandacht nodig hebben.

Het tabblad Taken in het deelvenster Copilot voor weergave van taken die recent zijn gemaakt door de Verkooporderagent. Taken die aandacht vereisen, zoals het beoordelen van een inkomende of uitgaande e-mail, staan bovenaan de lijst.

Voor elke aanvraag voor een verkoopofferte voegt de Verkooporderagent een taak toe om updates bij te houden, te controleren en te volgen, en uiteindelijk de offerte in een order te verwerken. Taken kunnen bestaan uit meerdere stappen die een tijdlijn van het proces vormen.

Beoordelen en assisteren

Hoewel de agent het grootste deel van het werk autonoom doet, vraagt het om tussenkomst van de gebruiker wanneer dat nodig is voor verschillende stappen om het proces te doorlopen, zoals:

• Beoordelen en bevestigen van inkomende e-mailverzoeken van klanten.
• Controleren en bevestigen van de verkoopoffertes en -orders als een beheerder de Verkooporderagent heeft geconfigureerd om dit te doen.
• Uitgaande e-mails bekijken die zijn gemaakt door de Verkooporderagent voor de klant.
• Assistentie bieden aan de Verkooporderagent wanneer de blokkering moet worden opgeheven, bijvoorbeeld om ontbrekende gegevens op te geven.

Stappen waarvoor interventie nodig is, worden vermeld onder Vereist aandacht op het tabblad Taken. Een stap beoordelen:

1. Selecteer op het tabblad Taak de stap die om beoordeling of hulp vraagt.

   De tijdlijn van de taak wordt geopend, gericht op de geselecteerde stap. De tijdlijn toont elk stap van een taak, verleden en heden, in chronologische volgorde.

2. Selecteer Controleren voor de stap.

   Het tabblad Taken schakelt over naar de modus Controleren en het venster Agenttaakbericht wordt geopend om de inhoud van de e-mail of de offerte of de order weer te geven, afhankelijk van de taak.

3. Controleer de inhoud van de e-mail of de offerte of de order en breng indien nodig wijzigingen aan. U kunt inkomende e-mails van de klant niet bewerken.

4. Als u tevreden bent met de inhoud en het proces wilt voortzetten, selecteert u Bevestigen in het deelvenster Controleren. Als u de taak zelf wilt voltooien, selecteert u Stoppen om de verwerking van de taak door de agent te stoppen.

Na de bevestiging gaat de Verkooporderagent verder met het verwerken van de taak. Wanneer er na enige tijd een nieuw bericht verschijnt op het pictogram Verkooporderagent, volgt u dezelfde stroom om de resultaten te verifiëren en goed te keuren.

Verkoopoffertes en -orders wijzigen

Het kan zijn dat u verkoopoffertes of -orders die door de agent zijn gemaakt, moet aanpassen tijdens een beoordelingsstap of wanneer de agent om assistentie vraagt, op basis van de configuratie. Wanneer u Controleren selecteert, wordt de offerte of order geopend voor controle. Breng zo nodig wijzigingen aan en selecteer vervolgens Bevestigen in het deelvenster Controleren. Met de agent wordt het document verwerkt en wordt een pdf gemaakt voor de uitgaande e-mail naar de klant.

U hebt ook de mogelijkheid om een offerte of order te wijzigen tijdens de beoordelingsstap voor een uitgaande e-mail. Selecteer in dit geval ... (Meer opties) >Stap verwijderen in de stap. Met deze actie wordt de taak tijdelijk gestopt zodat u de offerte of order kunt openen en worden wijzigingen aangebracht en vervolgens wordt de stap hervat.

Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, gaat u terug naar het tabblad Taken, selecteert u een van de volgende opties om de taak te hervatten en selecteert u vervolgens Verzenden:

• Ik heb de offerte bijgewerkt of Ik heb de order bijgewerkt - selecteer een van deze opties als u wijzigingen hebt aangebracht in de offerte of order. De agent genereert een nieuwe pdf en e-mail voor de klant.
• Gewoon hervatten - selecteer deze optie als u de offerte of order niet hebt gewijzigd. De agent genereert geen nieuwe offerte of order en behoudt de oorspronkelijke e-mail zoals voorheen.

Als u tijdens het bekijken van het uitgaande bericht van gedachten verandert en besluit meer wijzigingen aan te brengen in het verkoopdocument, gebruikt u de actie Stap verwijderen om het e-mailbericht te verwijderen dat door de agent is gegenereerd. Werk vervolgens het verkoopdocument indien nodig bij en instrueer de agent om een nieuwe uitgaande e-mail te maken met de bijgewerkte bijlage.

Helpen bij artikelbeschikbaarheid

Afhankelijk van de instellingen van de agent kan deze de beschikbaarheid van artikelen in de gevraagde hoeveelheid controleren voordat deze aan een offerte of order worden toegevoegd. U kunt de artikelen en aantallen op dit moment niet wijzigen, maar u kunt de stap wel bekijken en bevestigen, zodat de agent een antwoordmail naar de klant maakt.

Meer informatie vindt u in Artikelbeschikbaarheid in Verkooporderagent (preview).

Een taak stoppen

De meeste stappen van een taak bevatten een Stoppen-knop waarmee u het proces kunt beëindigen. Wanneer u Stoppen selecteert, wordt een taak niet onmiddellijk beëindigd: u wordt gevraagd dit te bevestigen voordat de taak wordt stopgezet.

Voordat u een taak stopt, moet u rekening houden met het volgende:

• Gestopte taken kunnen niet opnieuw worden gestart.

• Het stopzetten van de taak kan ertoe leiden dat sommige resultaten onvolledig of ongewenst zijn en dat er mogelijk vervolgacties met de klanten nodig zijn. Vervolgacties zijn afhankelijk van de locatie in het proces waar de taak is gestopt.

  Stel dat u een taak hebt stopgezet nadat u een verkoopofferte hebt gemaakt. Hoewel het proces is gestopt, wordt de verkoopofferte nog steeds als open in het systeem opgeslagen. Afhankelijk van uw bedrijfsbeleid moet u de status mogelijk handmatig bewerken en vervolgens de klant bijwerken.

• Gestopte taken worden niet onmiddellijk verwijderd. U kunt de tijdlijn van een taak nog steeds verkennen totdat deze wordt verwijderd, meestal door een beheerder.

Verwante gegevens

Overzicht van Verkooporderagent
Verkooporderagent instellen
Veelgestelde vragen over Verkooporderagent
Copilot- en AI-mogelijkheden configureren