Microsoft Word biedt krachtige manieren om uw Dynamics 365 Sales-gegevens te presenteren in een gestandaardiseerd en goed opgemaakt document. Gebruik Word-sjablonen om ervoor te zorgen dat alle documenten die naar uw klanten uitgaan een consistente vormgeving hebben, in overeenstemming met de huisstijl van uw organisatie. U kunt uw sjabloon gemakkelijk maken en met anderen delen.
Een Word-sjabloon maken
Sjablonen helpen gebruikers om gestandaardiseerde documenten te genereren met Dynamics 365 Sales-gegevens.
Selecteer afhankelijk van de licentie die u hebt een van de volgende tabbladen voor informatie over het maken van Word-sjablonen voor Dynamics 365:
Volg de stappen in dit artikel om Word-sjablonen in Dynamics 365 Sales Professional te maken.
Stap 1: Een Word-sjabloon maken
Controleer of u over de rol van Systeembeheerder in Dynamics 365 Sales Professional beschikt.
Selecteer in het siteoverzicht de optie Verkoopinstellingen.
Selecteer onder Geavanceerde instellingen de optie Excel- en Word-sjablonen.
Selecteer Nieuwe sjabloon.
Selecteer in het deelvenster Sjabloontype maken de optie Word-sjabloon en selecteer daarna Volgende.
Selecteer in het deelvenster Entiteit selecteren de entiteit waarop de sjabloon van toepassing is. De sjabloon gebruikt gegevens uit deze entiteit.
Selecteer Gerelateerde entiteiten kiezen om de velden toe te voegen die u in de Word-sjabloon wilt opnemen. Het dialoogvenster Overzicht van instellingen opent.
De relaties die u in dit scherm selecteert, bepalen welke entiteiten en velden later beschikbaar zijn wanneer u de Word-sjabloon definieert. Selecteer alleen de relaties die u nodig hebt om Dynamics 365 Sales Professional-gegevens toe te voegen aan de Word-sjabloon. Selecteer Gereed als u klaar bent.
Hier volgen enkele voorbeeldrelaties voor de entiteit Account:
1:N-relatie. Een account kan meerdere contactpersonen hebben.
N:1-relatie. Een potentiële klant, account of contactpersoon kan meerdere accounts hebben.
N:N-relatie. Een account kan meerdere marketinglijsten hebben. Een marketinglijst kan meerdere accounts hebben.
Opmerking
Om ervoor te zorgen dat documenten tijdig worden gedownload, geldt er een maximumaantal van 100 voor het aantal gerelateerde records dat voor elke relatie wordt geretourneerd. Als u bijvoorbeeld een sjabloon voor een account exporteert en u een lijst met de contactpersonen wilt opnemen, retourneert het document maximaal 100 van de contactpersonen van de account.
Selecteer in het deelvenster Entiteit selecteren de optie Volgende.
Selecteer in het deelvenster Sjabloon downloaden de optie Bestand downloaden om een Word-bestand op uw eigen computer aan te maken met de geëxporteerde entiteit daarin opgenomen als XML-gegevens.
Als u de sjabloon later wilt uploaden, schakelt u het selectievakje De sjabloon later uploaden in en selecteert u vervolgens Gereed.
Als u de sjabloon wilt uploaden nadat u de gegevens hebt aangepast, gaat u naar de lijst met sjablonen en selecteert u Sjabloon uploaden. Voor meer informatie, zie Stap 4: Upload de Word-sjabloon terug naar de Sales-app.
Stap 4: Upload de Word-sjabloon terug naar naar de Sales-app
Als uw Word-sjabloon aan al uw wensen voldoet, slaat u de sjabloon op, zodat u deze kunt uploaden naar Dynamics 365 Sales Professional.
Een beheerder kan de pagina Geavanceerde instellingen gebruiken om de Word-sjabloon te uploaden naar Dynamics 365 Sales Professional.
Opmerking
Gebruikers in uw organisatie kunnen zien welke sjablonen voor hen beschikbaar zijn door op de opdrachtbalk in de lijst met records de knop Word-sjablonen te selecteren.
Selecteer in het siteoverzicht de optie Verkoopinstellingen.
Selecteer onder Geavanceerde instellingen de optie Excel- en Word-sjablonen.
Selecteer Sjabloon uploaden.
Selecteer in het deelvenster Sjabloon uploaden de optie Bestand kiezen. Zoek en selecteer het bestand dat u wilt uploaden.
Selecteer Uploaden.
Bekijk in het deelvenster Overzicht het bestand dat u uploadt en selecteer vervolgens Voltooien.
Kunt u de functie niet vinden in uw app?
Er zijn enkele mogelijkheden:
U beschikt niet over de benodigde licentie om deze functie te gebruiken. Bekijk de vergelijkingstabel en de licentiegids om te zien welke functies beschikbaar zijn met uw licentie.
U beschikt niet over de vereiste beveiligingsrol om deze functie te gebruiken.
Uw organisatie gebruikt een aangepaste app. Neem contact op met uw beheerder voor exacte stappen. De stappen die in dit artikel worden beschreven, zijn specifiek voor de kant-en-klare Verkoophub- en Sales Professional-app.
