Forbered prosesser og opptak
Før du kan bruke oppgaveutvinningsegenskapen til å visualisere og analysere prosessene, må du gjøre følgende:
- Opprett prosessen i Process Mining-funksjonen i Power Automate.
- Registrer aktivitetene som utgjør prosessen, ved hjelp av Power Automate-opptakeren.
- Klargjøre opptaket for analyse.
- (Valgfritt) Opprett anbefalte aktivitetsnavn for å gjøre det enklere for deg og andre å klargjøre innspillingen for analyse.
Finn ut mer om prosesser i videoen nedenfor.
Opprett prosess
Det kan generelt sett være lurt å analysere prosesser du tror kan være ineffektive eller gjentakende.
Logg på Power Automate.
Velg Prosessutvinning i navigasjonsruten til venstre.
Velg flisen Start her i delen Opprett en ny prosess.
Skriv inn et navn for prosessen og en beskrivelse, og velg deretter Opptak.
Velg Opprett.
Ta opp prosessen
Opprett et opptak på én av to måter:
Opprette et opptak rett etter opprettelse av prosess
Etter at du har opprettet en prosess, vises en skjerm med to alternativer som neste trinn.
- Velg Legg til opptak.
Opprette et opptak fra skjermbildet for prosessdetaljer
Finn og velg prosessen for å opprette et opptak fra skjermbildet for detaljer.
Velg Prosessutvinning>Alle prosesser under flisene til høyre.
Velg navnet på prosessen for å gå til skjermbildet for prosessdetaljer.
Velg Nytt opptak på den øverste menyen.
Velg Åpne opptaker.
Start opptakeren i Power Automate
Når du bruker en av metodene som er beskrevet tidligere, får du meldingen Starter opptakeren i Power Automate.
Du må ha ha lastet ned Power Automate før du startet. Du kan imidlertid også velge Skaff deg appen for å installere det.
Hvis du har installert Power Automate, skal popup-vinduet Åpne Power Automate vises i nettleseren. Velg det for å åpne appen.
Hvis Power Automate er installert, men ikke ble åpnet riktig, velger du Åpne på nytt.
Bruke Power Automate-opptakerverktøyet
Begynn å registrere prosessen i bare ett trinn.
På skjermen for skrivebordsopptakeren velger du Ta opp.
Utfør handlingene du vil registrere, og velg deretter Fullfør nederst på skjermbildet for opptakeren.
Når opptaket er lagret, velger du Vis opptak for å vise trinnene som er tatt opp, og klargjøre opptaket for analyse.
Merk
Avhengig av lengden på opptaket kan det ta litt tid før handlingene blir tilgjengelige.
Opptaksfunksjoner
Når du registrerer handlingene, vises handlingsbeskrivelsene i skjermbildet for opptaket.
Hvis du vil slette en handling fra opptaket, velger du søppelkurvikonet.
Hvis du vil stoppe opptaket midlertidig, velger du Stans opptak midlertidig når som helst.
Velg Start opptak på nytt for å fortsette opptaket der du sluttet.
Hvis du vil slette alle handlingene som er tatt opp, og starte på nytt, velger du Tilbakestill opptak.
Opptakstips
Bruk disse tipsene til å forbedre opptaksopplevelsen.
Vær metodisk i dine handlinger. Dette omfatter å vente til den røde boksen fokuserer på elementet du prøver å samhandle med, før du velger det, siden det kan være en liten forsinkelse.
Hvis du gjorde noen valg ved en feiltakelse, sletter du handlingen på opptakerskjermen.
Hvis du registrerer et trinn som ikke er ment å være en del av prosessen, sletter du trinnet med papirkurvikon.
Klargjøre et opptak for analyse
Etter at opptaket er fullført, kan du vise handlingene som er tatt opp, på skjermen for opptaksdetaljer. Du må klargjøre opptaket for analyse før du fortsetter.
Handlingene som ble registrert i løpet av prosessen, kan være svært detaljerte og spesifikke. Disse handlingene må grupperes i større aktiviteter for at du skal kunne forstå dem og opprette et klart prosesskart. Prosessutvinningfunksjonene kan nå gruppere lignende handlinger automatisk i aktiviteter.
Kontroller at all sensitiv informasjon blir fjernet fra opptaket før analysen. Dette kan gjøres for å ivareta personvernet og datasikkerheten. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du beskytter dataene, kan du gå til Beskytte dataene.
Her er en kort video om hvordan du klargjør et opptak for analyse.
Gruppere handlinger i aktiviteter
Når du har fullført opptaksprosessen, vil du kanskje legge merke til at noen aktiviteter allerede er opprettet automatisk for deg. Du kan beholde disse aktivitetene som de er, eller du kan endre dem slik at de passer bedre til behovene dine.
Redigere en eksisterende aktivitet
Her er noen tips om redigering av en eksisterende aktivitet.
Hvis du vil endre starthandlingen for en aktivitet, drar du hodet for aktiviteten opp eller ned i listen over handlinger til ønsket startpunkt.
Hvis du vil endre navnet på en aktivitet, velger du den, og en kombinasjonsboks vises til høyre.
Du kan velge mellom eksisterende aktivitetsnavn i rullegardinmenyen, eller opprette dine egne om nødvendig.
Legg til en ny aktivitet
Du kan legge til en aktivitet i en prosess etter at du har registrert den.
Velg Legg til aktivitet for å legge til et aktivitetshode. Alle handlinger nedenfor hodet og før neste aktivitetshode er en del av gruppen.
Flytt aktivitetshodet opp eller ned i handlingslisten til stedet der du vil at aktiviteten skal starte.
Gi aktiviteten et navn til høyre ved å bruke rullegardinmenyen til å finne eksisterende aktivitetsnavn eller opprette et nytt.
Slette en aktivitet
Du trenger minst to aktiviteter for å analysere dem. Ellers vil ikke prosesskartet ha mening.
Hvis du ikke ønsker en automatisk opprettent aktivitet eller du har gjort en feil og vil slette en aktivitet, velger du Slett aktivitet på kommandolinjen.
Hvis du ikke vil ha noen av de automatisk opprettede aktivitetene, eller bare vil starte på nytt fra bunnen av, velger du Slett alle aktiviteter på kommandolinjen.
Du kan når som helst velge Lagre øverst til høyre for å lagre arbeidet.
Lagre og analyser
Når du er ferdig å gruppere, velger du Lagre og analyser øverst til høyre.
Når analysen er ferdig, velger du Vis analyse på varslingslinjen for å gå til analysesiden.
Gå til Analysere prosesser for å finne ut mer.
Du kan også lagre uten å analysere ved å velge cirkumflekstegnet ved siden av Lagre og analyser og deretter velge Lagre.
Velg Lukk for å gå tilbake til skjermbildet for prosessdetaljer.
Grupperingstips
Her er noen tips for å gruppere handlinger i aktiviteter, som kan være nyttig for ditt brukstilfelle.
Bruk eksisterende aktivitetsnavn: Dette gir et mer konsekvent og nøyaktig prosesskart. Aktivitetsnavn er tilgjengelige i rullegardinmenyen hver gang et opptak lagres. Hvis du vil fjerne et aktivitetsnavn fra menyen etter at det ble fjernet fra alle opptak som bruker dette navnet, må du analysere opptaket.
Se etter mønstre: Analyser de registrerte handlingene for å se etter mønstre som forekommer ofte, for eksempel lignende trinn for å fullføre en oppgave eller vanlige programmer som brukes. Når du grupperer disse handlingene, kan det bli lettere å identifisere vanlige aktiviteter.
Bruk skjønn: Grupper handlinger slik at de gir mening for deg, og er knyttet til den generelle prosessen. Hvis du for eksempel analyserer en salgsprosess, kan du gruppere handlinger knyttet til generering av kundeemner, oppsøking og fullføring av avtaler.
Vurder frekvens: Det kan være lurt å gruppere handlinger som ofte forekommer sammen. Dette kan hjelpe deg å identifisere flaskehalser i prosessen eller områder der automatisering kan være til nytte.
Tenk på avhengigheter: Vurder å gruppere handlinger som er avhengige av hverandre. Hvis du for eksempel må laste ned en fil før du laster den opp, kan disse to aktivitetene grupperes sammen.
Bruk tilbakemelding: Samarbeid med andre interessenter i prosessen, for eksempel ansatte som utfører oppgavene eller lederne som fører tilsyn med prosessen, for å få tilbakemelding om gruppering av handlinger. Deres innsikt kan bidra til å forbedre nøyaktigheten og nytten til prosesskartet.
Opprett anbefalte aktivitetsnavn
Som prosesseier eller medeier kan du opprette anbefalte aktivitetsnavn for en prosess. Dette sikrer mer ensartet navngivning på tvers av opptak.
Velg Opprett aktivitetsnavn i skjermbildet for prosessdetaljer.
Hvis du vil legge til en ny oppføring for aktivitetsnavn i den anbefalte listen, velger du Nytt navn.
Velg Lagre når du er ferdig.
Aktivitetsnavnene du la til, vises nå under Anbefalte navn i rullegardinmenyen når du grupperer handlinger for et opptak. Alle aktiviteter som ikke er definert i den anbefalte listen, vises under Egendefinerte navn.