Administrasjon av permisjon

Utgiver: Microsoft

Den forhåndsbygde agenten for permisjonsadministrasjon er utformet for å strømlinjeforme prosessen med å administrere og be om fritid for ansatte. Denne agenten forenkler innsending av fraværsforespørsler, gir et sammendrag av permisjonshistorikken og gir rask tilgang til firmaets fritidspolicyer ved hjelp av KAI-assistanse. Agenten reduserer den administrative belastningen på personalavdelingen og ledere, og sikrer nøyaktig og rettidig håndtering av permisjoner. Denne agenten gir de ansatte en sømløs og brukervennlig opplevelse. Administrasjon av permisjon forbedrer arbeidsflyten betydelig, forbedrer medarbeidertilfredsheten og fremmer effektiv fritidsstyring i organisasjonen.

Se denne videoen for å få en oversikt over hvordan du bruker agenten for permisjonsadministrasjon:

Funksjoner

• Start permisjonsforespørselsprosessen, vis tilgjengelige permisjonssaldoer, velg fraværstype og varighet, se gjennom et sammendrag og send forespørselen til en leder.

• Vis og revider sendte forespørsler, med statuser, påløpte timer og ledernotater.

• Naviger gjennom kunnskapsbaser og få generative svar med sitater.

Brukstilfeller

• Ansatte kan bruke agenten til å sende forespørsler om ferie, sykefravær eller personlige dager.

• Ansatte kan raskt sjekke tilgjengelig permisjonssaldo for ulike typer permisjoner uten å måtte kontakte HR.

• Ansatte kan se statusen for sine innsendte permisjonsforespørsler, foreta nødvendige endringer og se ledernotater.

• Ansatte kan se et sammendrag av permisjonsloggen, inkludert tidligere forespørsler og godkjenninger.

• Ansatte kan stille agenten spørsmål om firmaets fritidspolicyer. Agenten navigerer gjennom tilkoblede kunnskapsbaser og gir generative svar med henvisninger.

• Ledere kan bruke agenten til å se gjennom innkommende permisjonsforespørsler, se den ansattes permisjonssaldo og godkjenne eller avslå forespørsler.

Utvidelsesmuligheter

• Legg til organisasjonens policydokumenter eller kunnskapsbaser som kunnskapskilder, slik at agenten kan svare på spørsmål om de spesifikke permisjonspolicyene.

• Utvid datamodellen med flere permisjonstyper for å dekke andre brukerbehov i tråd med organisasjonens fordeler.

• Koble til HR-systemene dine for å synkronisere permisjonssaldoer og godkjente ansattes permisjoner.

Antagelser

Ettersom permisjonsvilkårene og valideringen er forskjellige for hvert selskap, brukte vi noen forutsetninger for at agenten kunne holde dette allment, men agenten kan tilpasses fullstendig.

• Agenten gjør det mulig for ansatte å sende inn permisjoner for tidligere datoer.

• Kansellering av godkjente permisjoner er ikke tilgjengelig.

• Valideringen av antall permisjonstimer er ikke tilgjengelig i agenten.

Løsningskomponenter for Administrasjon av permisjon

• Én agent. Administrasjon av permisjon er en agent der brukerne kan gjøre følgende:

  • Send enkelt inn og administrer forespørsler om fritid, noe som sikrer sømløs permisjonsrelatert kommunikasjon mellom ansatte og ledere.
  • Få tilgang til og gjennomgå permisjonssaldoer, historikk og selskapets retningslinjer, og gir en omfattende oversikt over tilgjengelige permisjonsalternativer.
  • Naviger gjennom selskapets permisjonspolicyer ved hjelp av KI-assistanse, og innhent referert informasjon uten problemer.

• Én modelldrevet app. Appen Administrasjon av permisjon er appen der brukerne kan gjøre følgende:

  • Konfigurer saldoer for ansattes permisjonstid.
  • Se gjennom og administrere forespørsler om sykefravær.

• Én Power Automate-flyt:

  • Administrasjon av permisjon – Utfør kommando utfører brukerens kommandoer som utløses i agenten, inkludert sending, oppdatering, avbryting og godkjenning av permisjonsforespørsler.

• Fire tilkoblingsreferanser:

  • Administrasjon av permisjon - Dataverse - Tilkoblingsreferanse til Dataverse
  • Administrasjon av permisjon - Microsoft Teams - Tilkoblingsreferanse til Teams
  • Administrasjon av permisjon - Office 365 Outlook - Tilkoblingsreferanse til Outlook
  • Administrasjon av permisjon - Office 365-brukere - Tilkoblingsreferanse til Office 365

• Én kunnskapskilde:

  1. Last opp en kunnskapskildefil som inneholder instruksjoner om permisjonspolicyen og vanlige spørsmål. Angi en detaljert beskrivelse av formålet med dokumentet.

  2. I systememnet Samtalefremming, endre konfigurasjonen av noden Opprett generative svar for å søke bare etter utvalgte kilder og velge filen du lastet opp.

     

• To sikkerhetsroller:

  • Administrasjon av permisjon - Administrator
  • Administrasjon av permisjon - Bruker

Installer og konfigurer Administrasjon av permisjon

Følg denne fremgangsmåten for å installere og konfigurere agenten for permisjonsadministrasjon.

Trinn 1: Gå gjennom kravene

Trinn 2: Opprette tilkoblinger

Trinn 3: Installere løsningsfiler

Trinn 4: Tilordne sikkerhetsroller

Trinn 5: Sørg for at skyflyter er slått på

Trinn 6: Sett opp programmet

Trinn 7: Publiser i Teams

Trinn 1: Gå gjennom kravene

Se gjennom kravene, identifiser mulighetene, og utvikle en handlingsplan som passer til organisasjonens behov.

Bekrefte lisens

Én av følgende Power Apps-planer:

• Power Apps Premium

  • Power Apps per app
  • Forbruksbetalingsmåler for Power Apps per app
  • Power Apps-brukerrettigheter inkludert i Dynamics 365-lisenser

• Microsoft 365 Business- eller Enterprise-plan med Teams

• Copilot Studio (gratis for utviklerne dine)

• Copilot Studio-meldingskapasitet

Konfigurer miljøer og datapolicyer

Det er viktig å ha et sammenhengende miljø og en datapolicystrategi for bedriftsagenter. Hvis du vil installere og administrere agenten for permisjonsadministrasjon, kontrollerer du at disse ressursene og fremgangsmåtene er på plass.

• Administratorer – Sørg for at administratorer med de nødvendige rettighetene er tilgjengelige for å koordinere lisensiering og opprette miljøer. Du må gjøre følgende:

  • En Microsoft Entra ID Global administrator eller leierbrukeradministrator for å tilordne lisensiering av Power Apps, Copilot Studio eller Power Automate.
  • En Power Platform-administrator for å opprette miljøer.

  Mer informasjon: Microsoft Power Platform-administrator

• Miljøer – Følg anbefalte fremgangsmåter for administrasjon av applivssyklus ved oppretting og administrasjon av miljøer. Vurder også følgende:

  • Et Power Platform-miljø er konfigurert med en Dataverse-database
  • Sikkerhetsrollerettigheter for miljøutvikler, som et minimum, tildeles brukeren som installerer løsningene i det miljøet.

  Mer informasjon: Oversikt over miljøer

• Policyer for hindring av datatap – Kontroller at miljøet har tilgang til koblingene som brukes av agenten for permisjonsadministrasjon:

  • Microsoft Dataverse-kobling
  • Microsoft Teams-kobling
  • Office 365 Outlook-kobling
  • Office 365-brukerkobling

  Mer informasjon: Policyer for å hindre datatap

• Tildel miljøkapasitet – Agenten for permisjonsadministrasjon krever Copilot Studio-meldingskapasitet i produksjonsmiljøet der agenten distribueres.

  1. Gå til Administrasjonssenter for Power Platform.

  2. Utvid Ressurser i den venstre ruten, og velg Kapasitet.

  3. Velg Tillegg.

  4. Velg Tilordne til et miljø.

  5. Søk etter miljøet der du vil distribuere agenten for permisjonsadministrasjon.

  6. Tildel Copilot Studio-meldinger til miljøet.

  Mer informasjon: Copilot Studio-meldinger og kapasitetsstyring

Trinn 2: Opprette tilkoblinger

Skyflyter trenger spesifikke tilkoblingsreferanser for å fungere riktig. Tilkoblingsreferanser er inkludert i løsningen, men koblinger må ofte konfigureres manuelt.

Installasjonen krever at du konfigurerer tre nye tilkoblinger. Det er best å opprette tilkoblingene før du importerer løsningen, slik at importen går knirkefritt. Hvis du oppretter tilkoblingene under import, må du hoppe mellom nettleservinduer.

Hvis du vil opprette tilkoblingene på forhånd, gjør du følgende:

1. Gå til Power Apps.

2. Gå til Tilkoblinger og velg Ny tilkobling for å opprette nye tilkoblinger til hver av disse koblingene:

   • Microsoft Dataverse-kobling
   • Microsoft Teams-kobling
   • Office 365 Outlook-kobling
   • Office 365-brukerkobling

Trinn 3: Installere løsningsfiler

Du kan vurdere to installasjonsalternativer for løsninger:

• Du kan velge knappen Hent den nå på agentens AppSource-tilbudsside. Dette alternativet sender deg til administrasjonssenteret for Power Platform og installerer en administrert versjon av agenten.

• Du kan laste ned enten en administrert eller uadministrert versjon av løsningsfilene og importere dem manuelt til miljøet i henhold til organisasjonens krav.

Hvis du vil ha mer informasjon om administrerte og uadministrerte løsninger, kan du se Løsningskonsepter i Power Platform-dokumentasjonen.

Installer fra AppSource

Du kan enkelt få tilgang til og installere agenten for permisjonsadministrasjon fra AppSource, en digital Microsoft-butikk. Gjør følgende for å gå gjennom AppSource-installasjonsprosessen:

1. I AppSource, gå til Administrasjon av permisjon, og velg Hent den nå. Et installasjonspanel åpnes i administrasjonssenteret for Power Platform.

2. Velg miljøet du gjorde klart for agenten.

3. Godta vilkårene og personvernerklæringen ved å merke av i boksene.

4. Velg Installer. Etter at installasjonen er fullført, vises statusen som Installert.

Last ned og installer manuelt løsningsfiler

Du kan også laste ned administrerte eller uadministrerte løsningsfiler for manuelt å installere dem i det klargjorte miljøet i henhold til organisasjonens krav:

1. Last ned følgende administrerte eller uadministrerte løsningsfiler:

   • Administrert: mpa_LeaveManagement_managed.zip
   • Uadministrert: mpa_LeaveManagement_unmanaged.zip

2. Gå til Power Apps, og velg miljøet du klargjorde for løsningen.

3. Velg Løsninger i venstre rute.

4. Velg Importer løsning.

5. Søk etter og velg den administrerte eller uadministrerte versjonen av mpa_LeaveManagement-filen som ble lastet ned i forrige trinn.

6. Velg Neste.

7. Gå gjennom detaljene og bekreft at det er merket av for trinnene for aktivering av plugin-modul og flyter som er inkludert i løsningene, og velg deretter Neste.

8. For hver av de oppførte tilkoblingene må du velge den eksisterende tilkoblingen som ble opprettet i forrige trinn. Hvis du ikke opprettet tilkoblingene på forhånd, oppretter du dem nå.

9. Velg Importer for å starte importprosessen for Administrasjon av permisjon-løsningen. Når importen er fullført, blir du varslet med en melding om at importen er fullført.

Mer informasjon: Løsningskonsepter

Trinn 4: Tilordne sikkerhetsroller

Løsningen inneholder to nye sikkerhetsroller:

• Administrasjon av permisjon - Administrator

  • En programadministrator kan se alle forlatte poster.

  • Brukere i denne rollen fungerer som administrator for Administrasjon av permisjon-programmet. Denne sikkerhetsrollen gir tilgang til den modelldrevne appen, der en administrator kan vise alle brukerposter for timesaldo og permisjonsforespørsler og slette og deaktivere dem.

  • Tilordne denne rollen til brukere som administrerer Administrasjon av permisjon-programmet i organisasjonen.

• Administrasjon av permisjon - Bruker

  • En ansatt kan opprette og oppdatere permisjonsforespørslene sine.

  • Tilordne denne rollen til vanlige brukere som bruker agenten for permisjonsadministrasjon.

  • Ansatte som også er ledere, kan vise og godkjenne permisjonsforespørsler for sine direkte underordnede.

Roller kan tilordnes fra administrasjonssenteret for Power Platform.

1. Gå til administrasjonssenteret for Power Platform.

2. Velg Miljø i venstre rute, og velg deretter miljøet der løsningen ble installert.

3. Velg Se alle under Brukere.

4. Velg én eller flere brukere.

5. Velg Administrer sikkerhetsroller, og velg deretter de riktige rollene.

6. Velg Lagre.

   Tips

   Når det gjelder store organisasjoner, må du opprette en Microsoft Entra-sikkerhetsgruppe som inneholder alle som skal bruke agenten for permisjonsadministrasjon, og knytte den til et nytt Dataverse-team for Microsoft Entra ID-sikkerhet, som opprettes via administrasjonssenteret for Power Platform. Tildel deretter rollen Administrasjon av permisjon - Brukerrolle for dette Dataverse-teamet.

Trinn 5: Sørg for at skyflyter er slått på

Åpne den nylig installerte Administrasjon av permisjon-løsningen, og kontroller at de fire skyflytene er angitt til På-statusen. Hvis de ikke er det, aktiverer du dem.

1. Velg Løsninger i venstre rute.

2. Velg Administrasjon av permisjon-løsningen fra listen.

3. Velg Skyflyter (1) i venstre rute.

4. Velg hver av de fire flytene i listen for å kontrollere at hver av dem er aktivert.

5. Velg aktiver på kommandolinjen hvis flyten ikke allerede er angitt til På.

Trinn 6: Sett opp programmet

Når konfigurasjonene for agentadministratoren er fullført, er neste trinn å konfigurere detaljene for permisjonssaldoen for ansatte før du er klar til å dele agenten med personer i organisasjonen. Programadministratorer har allerede tilgang til administrasjonsappen når du fullfører forrige trinn for å tilordne sikkerhetsroller.

Programlederen for permisjonsadministrasjon må konfigurere permisjonssaldotimer for de ansatte som bruker agenten. Utfør disse trinnene:

1. Gå til Power Apps, og velg miljøet der du har installert løsningen.

2. Velg Apper i venstre rute, og velg deretter Spill på appen Administrasjon av permisjon fra listen.

3. Bruk navigasjonsruten til venstre for å bla gjennom de forskjellige dataene for Administrasjon av permisjon-programmet.

4. Opprett tidsbalanseposter for ansatte etter behov med antall ferie-, syke- og ubetalte permisjonstimer for hver.

Trinn 7: Publiser i Teams

1. Gå til Copilot Studio i samme miljø som der du tidligere installerte agenten for permisjonsadministrasjon.

2. Velg Agenter for å se gjennom listen over agenter i dette miljøet.

3. Åpne Administrasjon av permisjon.

4. Velg Publiser for å publisere gjeldende agentkonfigurasjon slik at den kan distribueres til kanaler.

5. Velg Kanaler>Microsoft Teams.

   Notat

   Agenten for permisjonsadministrasjon er utformet for en Microsoft Teams-opplevelse, og standardgodkjenningen er konfigurert slik at Godkjenn med Microsoft brukes. Mer informasjon: Legg til brukergodkjenning i emner

6. Velg Aktiver Teams for å legge til Microsoft Teams-kanalen.

7. Velg Rediger detaljer. Se gjennom informasjonen, og gjør ønskede endringer i ikonet, beskrivelsene og utviklerinformasjonen for agenten for permisjonsadministrasjon. Velg Lagre når du er ferdig.

8. Velg Tilgjengelighetsalternativer.

   Du kan dele agenten for permisjonsadministrasjon på flere måter, blant annet via en kobling, distribuere den til Teams-appbutikken eller distribuere den som en egendefinert appfil.

9. Velg distribusjonsmetode.

10. Hvis du distribuerer til Teams-appbutikken, må du også bestemme deg for hvor bredt du vil dele agenten.

    1. Velg Vis til alle i organisasjonen for å distribuere agenten for permisjonsadministrasjon til alle i organisasjonen. Dette alternativet sender inn agenten i administrasjonssenteret for Microsoft Teams til godkjenning av globale administratorer og teamadministratorer. Etter godkjenning vises agenten i området Bygd for organisasjonen min i Teams-appkatalogen.

       Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrer apper i Microsoft Teams-administrasjonssenteret.

    2. Velg Vis til mine teamkolleger og delte brukere for å distribuere agenten til en mer begrenset målgruppe. Her kan du velge både sikkerhetsgrupper og enkeltbrukere. Når du er ferdig med valgene, velger du Del for å lagre endringene i agenttillatelsene.

       Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Koble til og konfigurer en agent for Microsoft Teams.

Begrensninger

Innhold generert av kunstig intelligens kan inneholde feil, og du må derfor huske å kontrollere at det er nøyaktig og relevant. Se gjennom Tilleggsvilkårene for bruk.