Apmācība: izveidojiet biznesa procesa plūsmu

Šajā rakstā ir parādīts, kā izveidot biznesa procesa plūsmu, izmantojot Power Apps. Lai uzzinātu vairāk par biznesa procesu plūsmu izmantošanas priekšrocībām, skatiet sadaļu Uzņēmējdarbības procesu plūsmu pārskats. Lai iegūtu informāciju par to, kā izveidot mobilās uzdevumu plūsmas, dodieties uz sadaļu Mobilo uzdevumu plūsmas izveide.

Kad lietotājs sāk biznesa procesa plūsmu, procesa posmi un soļi tiek parādīti procesa joslā veidlapas augšdaļā.

Priekšnoteikumi

• Lai izveidotu biznesa procesu plūsmas, ir nepieciešama Power Apps vai Power Automate katram lietotājam licence vai Dynamics 365 licences plāns, kas ietver biznesa procesa plūsmas lietošanas tiesības.
• Tabula, ar kuru ir saistīta biznesa procesa plūsma. Ja biznesa procesa plūsma nav saistīta ar esošu tabulu, izveidojiet jaunu tabulu pirms plūsmas izveides.

Biznesa procesa plūsmas izveide

1. Programmā Power Apps vai Power Automate kreisajā pusē esošajā navigācijas joslā atlasiet Risinājumi .

2. Atlasiet vai izveidojiet risinājumu , ko izmantot biznesa procesa plūsmā.

3. Risinājuma ietvaros atlasiet Jauns>Automatizācija>Process>Uzņēmējdarbības procesa plūsma.

   1. Piešķiriet savai plūsmai Parādījamo nosaukumu un Nosaukumu (LogicalName).
   2. Atlasiet tabulu, ko izmantot plūsmai.
   3. Atlasiet Izveidot.

   Tiek izveidota jauna biznesa procesa plūsma. Tagad varat to rediģēt, izmantojot pirmo jums izveidoto posmu.
   

4. Pievienojiet posmus. Ja jūsu lietotāji procesā pāriet no viena uzņēmējdarbības posma uz citu:

   1. Velciet komponentu Stage no cilnes Components un nometiet to noformētājā uz + zīmes.

      

   2. Lai iestatītu posma rekvizītus, atlasiet posmu un pēc tam iestatiet rekvizītus cilnē Properties ekrāna labajā pusē:

      • Ievadiet parādāmo nosaukumu.

      • Ja nepieciešams, atlasiet kategoriju posmam. Kategorija (piemēram, Kvalificēt vai Izstrādāt) procesa joslā tiek parādīta kā ševrons.

        

      • Kad esat pabeidzis rekvizītu maiņu, atlasiet pogu Lietot .

5. Pievienojiet posmam soļus. Lai skatītu posma darbības, posma apakšējā labajā stūrī atlasiet Detaļas . Lai pievienotu papildu darbības:

   1. Velciet komponentu Step uz posmu no cilnes Components .

      

   2. Atlasiet darbību un pēc tam cilnē Properties iestatiet rekvizītus:

      1. Ievadiet darbības parādāmo nosaukumu.
      2. Ja vēlaties, lai lietotāji ievadītu datus, lai pabeigtu darbību, nolaižamajā sarakstā atlasiet atbilstošo kolonnu.
      3. Atlasiet Obligāts , ja lietotājiem ir jāaizpilda sleja, lai pabeigtu darbību, pirms pāriet uz nākamo procesa posmu.
      4. Kad esat pabeidzis, atlasiet Lietot .

   Piezīmes

   • Ja iestatāt divu iespēju Būla kolonnu kā Obligāts, lietotāji nevar turpināt, ja vien kolonnas vērtība nav Jā. Lietotājam ir jāatzīmē kolonna kā pabeigta, pirms pāriet uz nākamo posmu.
   • Ja vai nu Jā vai Nē ir pieņemamas kolonnas vērtības, tad kolonna ir jāizvēlas, nevis divu iespēju Būla kolonna.

6. Pievienojiet procesam filiāli (nosacījumu). Lai pievienotu zarojuma nosacījumu:

   1. Velciet komponentu Nosacījums no cilnes Components uz + zīmi starp diviem posmiem.

      

   2. Atlasiet nosacījumu un pēc tam cilnē Properties iestatiet rekvizītus. Lai iegūtu papildinformāciju par sazarošanas rekvizītiem, dodieties uz sadaļu Uzņēmējdarbības procesu plūsmu uzlabošana, izmantojot sazarojumu. Kad esat pabeidzis nosacījuma rekvizītu iestatīšanu, atlasiet Lietot.

7. Pievienojiet darbplūsmu. Lai izsauktu darbplūsmu:

   1. Velciet komponentu Darbplūsmas no cilnes Komponenti uz posmu vai noformētājā uz Globālās darbplūsmas vienumu. Kur jūs to pievienojat, ir atkarīgs no šādiem nosacījumiem:

      • Velciet to uz posmu , lai aktivizētu darbplūsmu, ieejot vai izejot no posma. Darbplūsmas komponentam ir jābalstās uz to pašu primāro tabulu, kurā tiek izmantots posms.
      • Velciet to uz Globālās darbplūsmas vienumu , lai aktivizētu darbplūsmu, kad process ir aktivizēts vai arhivēts (kad statuss mainās uz Pabeigts vai Pamests). Darbplūsmas komponentam ir jābūt balstītam uz to pašu primāro tabulu kā procesam.

   2. Atlasiet darbplūsmu un pēc tam cilnē Properties iestatiet rekvizītus:

      1. Ievadiet parādāmo nosaukumu.
      2. Atlasiet, kad darbplūsma jāaktivizē.
      3. Meklējiet esošu pēc pieprasījuma aktīvo darbplūsmu, kas atbilst stadijas tabulai, vai izveidojiet jaunu darbplūsmu, atlasot Jauns.
      4. Kad esat pabeidzis, atlasiet Lietot .

   Papildinformāciju par darbplūsmām skatiet sadaļā Darbplūsmas procesi.

8. Lai apstiprinātu biznesa procesa plūsmu, darbību joslā atlasiet Apstiprināt .

9. Lai saglabātu procesu kā melnrakstu, kamēr turpināt darbu, darbību joslā atlasiet Saglabāt .

   Svarīgi

   Kamēr process ir melnraksts, cilvēki to nevar izmantot.

10. Lai aktivizētu procesu un padarītu to pieejamu savai komandai, darbību joslā atlasiet Aktivizēt .

11. Lai nodrošinātu kontroli pār to, kas var izveidot, lasīt, atjaunināt vai dzēst biznesa procesa plūsmas gadījumu, noformētāja komandjoslā atlasiet Rediģēt drošības lomas . Piemēram, ar pakalpojumiem saistītiem procesiem nodrošiniet pilnu piekļuvi klientu apkalpošanas pārstāvjiem, lai mainītu biznesa procesa plūsmas gadījumu, un tikai lasīšanas piekļuvi tirdzniecības pārstāvjiem, lai uzraudzītu savu klientu darbības pēc pārdošanas.

Ekrānā Drošības lomas atlasiet lomas nosaukumu, lai atvērtu drošības lomu informācijas lapu. Atlasiet cilni Biznesa procesu plūsmas un pēc tam piešķiriet drošības lomai atbilstošas ​​privilēģijas biznesa procesa plūsmai.

Norādiet privilēģijas, atlasot atbilstošās radio pogas, un atlasiet Saglabāt. Lai iegūtu papildinformāciju par privilēģijām, atveriet sadaļu Uzņēmējdarbības procesa plūsmas privilēģijas.

Pēc tam neaizmirstiet piešķirt drošības lomas attiecīgajiem lietotājiem jūsu organizācijā.

Projektēt biznesa procesu plūsmas ar filiālēm

Izstrādājot biznesa procesu plūsmas ar filiālēm, ņemiet vērā šos punktus:

• Process var aptvert ne vairāk kā piecas unikālas tabulas.

• Vienam procesam izmantojiet ne vairāk kā 30 posmus un 30 posmus katrā posmā.

• Katram zaram var būt maksimāli 10 līmeņi.

• Sazarojumu noteikumiem ir jābalstās uz iepriekšējā posmā veiktajām darbībām.

• Noteikumā var apvienot vairākus nosacījumus, izmantojot operatoru AND vai operatoru OR , bet ne abus.

• Definējot procesa plūsmu, pēc izvēles atlasiet tabulas attiecību. Šīm attiecībām ir jābūt 1:N (viens pret daudziem) attiecībām.

• Vienā ierakstā vienlaikus var darboties vairāki aktīvi procesi.

• Pārkārtojiet flīzes (posmus, soļus, nosacījumus) procesa plūsmā, velkot un nometot.

• Apvienojot filiāles, izmantojot savienotāja komandu, visiem vienādranga zariem ir jāapvieno vienā posmā. Vienādranga filiālēm ir jāapvieno vienā posmā vai jāpabeidz process. Vienādranga filiāle nevar apvienoties ar citām filiālēm un vienlaikus beigt procesu.

• Varat atkārtoti apmeklēt procesā izmantoto tabulu vairākas reizes (vairākas slēgtas entītiju cilpas).

• Process var atgriezties iepriekšējā posmā neatkarīgi no tabulas veida.

  Piemēram, ja piedāvājuma ierakstā aktīvais posms ir Piegādāt piedāvājumu , lietotāji var pārvietot aktīvo posmu atpakaļ uz iespēju ieraksta posmu Piedāvāt .

  Citā piemērā pieņemsim, ka process jūsu procesa plūsmā atrodas posmā Parādīt piedāvājumu : Kvalificēt potenciālo klientu>Identificēt vajadzības>Izveidot priekšlikumu>Prezentēt Priekšlikums>Aizvērt. Ja priekšlikumam ir nepieciešama papildu izpēte, lai noteiktu klientu vajadzības, lietotāji var atlasīt jūsu procesa posmu Identificēt vajadzības un izvēlēties Iestatīt aktīvu.

Biznesa procesa plūsmas rediģēšana

Lai rediģētu biznesa procesa plūsmu, atveriet risinājumu pārlūku, atlasiet Procesi un pēc tam rediģējamo procesu sarakstā atlasiet Uzņēmējdarbības procesa plūsmu .

Procesu sarakstā atlasiet biznesa procesa plūsmu, kuru vēlaties rediģēt. Tas tiek atvērts noformētājā, kur varat veikt atjauninājumus. Izvērsiet Detaļas zem procesa nosaukuma, lai to pārdēvētu vai pievienotu aprakstu un skatītu papildu informāciju.

Citas lietas, kas jāzina par biznesa procesu plūsmām

Rediģēt posmus
Biznesa procesa plūsmās var ietvert līdz 30 posmiem.

Varat pievienot vai mainīt tālāk minētos posma rekvizītus.

• Skatuves nosaukums

• Tabula. Tabulu var mainīt jebkuram posmam, izņemot pirmo.

• Posma kategorija. Kategorijas ļauj grupēt posmus pēc darbības veida. Tas ir noderīgi pārskatiem, kuros rindas tiek grupētas pēc stadijas, kurā tās atrodas. Posma kategorijas opcijas nāk no Stage Category globālās izvēles. Šai globālajai izvēlei varat pievienot papildu opcijas un, ja vēlaties, mainīt esošo opciju apzīmējumus. Pēc nepieciešamības varat arī dzēst šīs opcijas, taču ir ieteicams paturēt esošās opcijas. Jūs nevarat pievienot tieši tādu pašu opciju, ja to izdzēsīsit. Ja nevēlaties, lai šīs opcijas tiktu lietotas, nomainiet to etiķeti uz Nelietot.

• Attiecības. Ievadiet attiecību, ja iepriekšējais procesa posms ir balstīts uz citu tabulu. Posmam, kas pašlaik tiek definēts, izvēlieties Atlasīt attiecības , lai identificētu relāciju, kas jāizmanto, pārejot starp diviem posmiem. Izvēlieties attiecības, lai iegūtu šādas priekšrocības:

  • Attiecībām bieži ir definētas kolonnu kartes, kas automātiski pārsūta datus starp rindām, samazinot datu ievadi.

  • Ja procesa joslā rindai atlasāt Nākamais posms , visas rindas, kurās tiek izmantota relācija, tiek uzskaitītas procesa plūsmā, veicinot rindu atkārtotu izmantošanu procesā. Turklāt varat izmantot darbplūsmas, lai automatizētu rindu izveidi, lai lietotājs to vienkārši atlasītu, nevis izveidotu, lai vēl vairāk racionalizētu procesu.

Rediģēt soļus
Katrā posmā var būt ne vairāk par 30 darbībām.

Pievienojiet filiāli
Lai uzzinātu par filiāles pievienošanu posmam, dodieties uz sadaļu Uzņēmējdarbības procesu plūsmu uzlabošana, izmantojot sazarojumu.

Lai padarītu biznesa procesa plūsmu pieejamu lietotājiem, jums ir jāpasūta procesa plūsma, jāiespējo drošības lomas un jāaktivizē tā.

Iestatiet procesa plūsmas secību
Ja tabulai (rindas veidam) ir vairāk nekā viena biznesa procesa plūsma, jums jāiestata, kurš process tiek automātiski piešķirts jaunām rindām. Komandjoslā atlasiet Pasūtīšanas procesa plūsma. Jaunām rindām vai rindām, kurām vēl nav saistīta procesa plūsma, tiek izmantota pirmā biznesa procesa plūsma, kurai lietotājs var piekļūt.

Iespējot drošības lomas
Lietotājiem ir piekļuve biznesa procesa plūsmai atkarībā no atļaujas, kas definēta lietotājiem piešķirtās drošības lomas biznesa procesa plūsmā.

Pēc noklusējuma tikai Sistēmas administratora un Sistēmas pielāgotāja drošības lomas var skatīt jaunu biznesa procesa plūsmu.

Lai norādītu privilēģijas biznesa procesa plūsmā, atveriet biznesa procesa plūsmu rediģēšanai un pēc tam biznesa procesa plūsmas noformētāja komandjoslā atlasiet Rediģēt drošības lomas . Skatiet 13. darbību sadaļā Uzņēmējdarbības procesa plūsmas izveide , kas norādīta iepriekš šajā rakstā.

Aktivizēt
Lai kāds varētu lietot biznesa procesa plūsmu, jums tā vispirms ir jāaktivizē. Komandjoslā atlasiet Aktivizēt. Kad esat apstiprinājis aktivizēšanu, biznesa procesa plūsmu var sākt lietot. Ja biznesa procesa plūsmā ir kļūdas, to nevar aktivizēt, kamēr kļūdas nav novērstas.

Pieprasījuma darbības pievienošana biznesa procesa plūsmai

Dynamics 365 (online), versijas 9.0 atjauninājums ievieš biznesa procesa plūsmas līdzekli: biznesa procesa plūsmas automatizāciju ar darbības soļiem. Biznesa procesa plūsmai varat pievienot pogu, kas aktivizē darbību vai darbplūsmu.

Pieprasījuma darbplūsmu vai darbību pievienošana, izmantojot darbības soli

Kā daļu no iespēju kvalifikācijas procesa Contoso pieprasa, lai izraudzīts pārskatītājs pārskatītu visas iespējas. Vēlāk Contoso izveidoja darbību, kas:

• Izveido uzdevumu rindu, kas tiek piešķirta iespēju pārskatītājam.
• Iespējas tēmai pievieno uzrakstu “Gatavs pārskatīšanai”.

Turklāt Contoso organizācijai ir nepieciešama iespēja šīs darbības izpildīt pēc pieprasījuma. Lai šos uzdevumus integrētu iespējas kvalificēšanas procesā, šīm darbībām ir jābūt redzamām iespējas biznesa procesa plūsmā. Lai iespējotu šo funkcionalitāti, atlasiet Kā biznesa procesa plūsmas darbības darbību.

Pēc tam šis darbības solis tiek pievienots Contoso iespējas biznesa procesa plūsmai. Pēc tam šī procesa plūsma tiek validēta un atjaunināta.

Tagad Contoso pārdošanas darbinieki var sākt darbību no Opportunity Qualify uzņēmējdarbības procesa posma pēc pieprasījuma, atlasot Izpildīt.

Darbības soļu lietošanas ierobežojums biznesa procesu plūsmā

• Darbības nav pieejamas kā darbības soļi, ja ievades vai izvades parametri ir Tabula, EntityCollection vai OptionSet (Choice). Darbības ar vairāk nekā vienu EntityReference izvades parametru vai jebkuru EntityReference ievades parametru skaitu nav pieejamas kā darbības soļi. Darbības, kas nav saistītas ar primāro tabulu (vispārējā darbība), nav pieejamas kā darbības soļi.

Rīcības centrs

Kad nepieciešams skatīt to biznesa procesu plūsmu sarakstu, kurās esat iesaistīts, apskatiet vienoto darbību centru.

Vienotajā darbību centrā ir redzami visi biznesa procesi, kuros jums ir piešķirta vismaz viena Microsoft Dataverse tabulas rinda, ko process izmanto. Piemēram, ja biznesa procesā tiek izmantotas tabulas Potenciālais pirkums un Iespēja Dataverse, jūs redzat visus šī procesa gadījumus, kuros jums ir piešķirta rinda Potenciālais pirkums vai Iespēja.

Skatiet visus gadījumus, kas pašlaik tiek apstrādāti cilnē Aktīvie . Šajā cilnē varat skatīt šādu informāciju:

• Procesa nosaukums.
• Pašreizējais katra procesa posms.
• Ar aktīvo posmu saistītās Dataverse rindas īpašnieks.
• Laiks kopš instances izveides.

Atlasiet gadījumu, lai to atvērtu jaunā cilnē, vai atlasiet to, lai kopētu saiti, kopīgotu saiti pa e-pastu, pamestu vai dzēstu gadījumu.

Nākamās darbības

• Biznesa procesu plūsmu pārskats
• Uzlabojiet biznesa procesu plūsmas, izmantojot atzarojumu
• Pārskats par apstiprinājumiem
• Detalizētas darbības, lai biznesa procesa plūsmai pievienotu tūlītēju plūsmu