Formų ir laukų tinkinimas

Kaip administratorius galite tinkinti CRM informaciją, rodomą programoje "Copilot for Sales", kad pardavėjai matytų aktualesnį rodinį.

CRM formų ir laukų tinkinimas priklauso nuo aplinkos – kiekviena aplinka turi savo konfigūracijų rinkinį. Kontaktų, galimybių ir abonementų įrašų tipai galimi pagal numatytuosius nustatymus. Galite įtraukti kitų parengtų naudoti ir pasirinktinių įrašų tipų; ir taip pat pašalinkite juos, kai to nereikia.

"Copilot for Sales" formos ir sąrašai yra pagrįsti CRM rodiniais. Rodinys apibrėžia rodomų stulpelių sąrašą, kaip įrašų sąrašas rūšiuojamas pagal numatytuosius nustatymus ir kokie numatytieji filtrai taikomi siekiant apriboti, kurie įrašai bus rodomi sąraše. Paskyros ir galimybės įrašų tipams nėra privaloma pasirinkti rodinį. Jei nepasirinksite rodinio, bus naudojamas numatytasis rodinys. Kitiems įrašų tipams turite pasirinkti rodinį.

Įrašų tipų pakeitimai atsispindi "Outlook" srityje "Copilot for Sales", "Copilot for Sales" skyde ir Microsoft Teams adaptyviosiose kortelėse, bendrinamose "Teams" pokalbyje. Įrašydami "Outlook" veiklą (el. laiškus ir susitikimus) iš "Copilot for Sales" į savo CRM sistemą, galite ieškoti įtrauktų įrašų tipų įrašų ir susieti veiklą su įrašu. Kai naudojate "Copilot for Sales" programą, skirtą "Teams", naudodami pranešimų plėtinius, galite ieškoti įtrauktų įrašų tipų įrašų.

Įrašų pavadinimai, laukų pavadinimai ir privalomi laukai rodomi taip, kaip jie apibrėžti CRM.

Galite pasirinkti įrašo tipą, kad peržiūrėtumėte ir redaguotumėte jo parametrus.

Būtinosios sąlygos

CRM administratoriai turi pasiekti administratoriaus parametrus iš "Teams" programos "Copilot for Sales". Daugiau informacijos: "Copilot for Sales" administratoriaus parametrai

Naujo įrašo tipo (arba "Salesforce" objekto) įtraukimas

Galite įtraukti naujų pasirinktinių arba parengtų naudoti įrašų tipų į "Copilot for Sales". Pavyzdžiui, norėdami sekti projektus, galite pridėti pasirinktinį įrašo tipą, vadinamą "Projektas". Galite įtraukti ne daugiau kaip 10 įrašų tipų.

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite Įtraukti įrašo tipą arba Įtraukti objektą.

3. Lange Įrašo tipo įtraukimas arba Objekto įtraukimas pasirinkite įrašo tipą, kurį norite įtraukti, tada pasirinkite Pirmyn.

   Pastaba.

   • Rodomi tik tie įrašų tipai, kurie yra susiję su šiuo metu pasiekiamu įrašų tipu. Pavyzdžiui, kontaktų, klientų ir galimybių įrašų tipai galimi pagal numatytuosius nustatymus, todėl galite įtraukti kitų parengtų naudoti ir pasirinktinių įrašų tipų, susijusių su šiais įrašų tipais.
   • Vienu metu galite įtraukti tik vieną įrašų tipą.
   • Siekiant optimizuoti našumą, rodomi loginiai įrašų tipų ir laukų pavadinimai.
   • "Dynamics 365"" negalima įtraukti "ActivityParty" ir "ActivityPointer"" įrašų tipų, nes jie šiuo metu nepalaikomi.
   • "Salesforce" objekto Pastaba įtraukti negalima, nes jis šiuo metu nepalaikomas.

   

4. Lange Pasirinkite (įrašo tipo) ryšį pasirinkite ryšį su esamais įrašų tipais arba laukais programoje "Copilot for Sales", tada pasirinkite Pirmyn.

   Pastaba.

   • Palaikomi 1:N ir N:1 ryšiai.
   • Siekiant optimizuoti našumą, rodomi loginiai įrašų tipų ir laukų pavadinimai.
   • Šis veiksmas rodomas, jei atliekant ankstesnį veiksmą pasirinktas įrašo tipas susijęs su daugiau nei vienu įrašo tipu arba lauku. Priešingu atveju ryšys nustatomas automatiškai.
   • Jei reikiamas ryšys nerodomas, pakeiskite įrašų tipų tvarką administravimo parametruose. Daugiau informacijos: Įrašų tipų tvarkos poveikis ryšiams

   

5. Lange Pasirinkite (įrašo tipo) rodinį pasirinkite rodinį, kad nustatytumėte, kaip rodomas konkretaus įrašų tipo įrašų sąrašas, tada pasirinkite Įtraukti.

   Pastaba.

   • Sąraše rodomi visi vieši ir asmeniniai rodiniai.
   • ""Dynamics 365"" "Copilot for Sales‟" apima tik tuos laukus, kurie priklauso įrašo tipui, o ne jokiems susijusiems įrašų tipams.

   

6. Puslapyje Record Type Settings (Įrašo tipo parametrai) pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

   Įrašo tipas įtraukiamas įrašų tipų sąrašo pabaigoje.

Modifikuokite esamus įrašų tipus

Įtraukę įrašo tipą, galite jį modifikuoti atlikdami tokius veiksmus, kaip rodinio keitimas, laukų įtraukimas / šalinimas ir laukų pertvarkymas. Veiksmai priklauso nuo to, ar įrašo tipas pagrįstas CRM rodiniu, ar ne.

Modifikuodami įrašo tipą galite tinkinti išsamų CRM įrašų rodinį "Copilot for Sales". Išsamaus rodinio pakeitimai atsispindi "Outlook" srityje "Copilot for Sales", "Copilot for Sales" skyde ir Microsoft Teams adaptyviosiose kortelėse, bendrinamose "Teams" pokalbyje.

Įrašų tipų modifikavimas pagal CRM rodinį

Jei įrašo tipas pagrįstas CRM rodiniu, turėtumėte pakeisti CRM rodinį, kad pakeistumėte laukus ir tvarką, kuria jie turėtų būti rodomi. Tada turite pasirinkti Atnaujinti duomenis , kad gautumėte naujausius pakeitimus iš CRM, ir pritaikykite juos "Copilot for Sales".

Įrašo tipo keitimo rodinys

Galite keisti rodinį, kuriuo pagrįstas įrašo tipas, pasirinkdami kitą rodinį. Pavyzdžiui, galite pasirinkti rodinį, kad būtų rodomos tik aktyvios, o ne visos paskyros.

Keičiant rodinį, toliau nurodyti esami įrašo tipo parametrai išvalomi ir nustatomi kaip numatytieji.

• Esami pagrindiniai laukai pašalinami ir nustatomi nauji numatytieji nustatymai.
• Įrašo tipo redagavimo būdas lieka nepakitęs.
• Laukų redagavimo elgsena nustatoma iš naujo. Jei įrašo tipas nustatytas kaip redaguojamas ir pasirinktas naujas rodinys, laukus bus galima redaguoti.

Naujo rodinio pasirinkimas

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, kurio rodinį norite keisti.

3. Pasirinkti Keisti šalia rodinio lauko.

   

4. Jei reikia, atnaujinkite ryšį, tada pasirinkite Pirmyn.

5. Pasirinkite norimą naudoti rodinį, tada pasirinkite Atlikta.

6. Puslapyje Record Type Settings (Įrašo tipo parametrai) pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Rodinyje naudojamų filtrų peržiūra

Galite peržiūrėti šaltinio užklausą, naudojamą rodinio įrašams filtruoti. Pavyzdžiui, galite peržiūrėti rodinio, kuriame rodomos tik aktyvios paskyros, šaltinio užklausą.

Tai padeda aiškiai suprasti, kaip sukonfigūruotas įrašo tipas. Pavyzdžiui, laukų filtravimo ir rūšiavimo kriterijai bei laukų tvarka. Užklausa rodoma tik peržiūros režimu ir jūs negalite atlikti jokių užklausos pakeitimų.

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, kurio užklausą norite matyti pasirinktame rodinyje.

3. Pasirinkite Peržiūrėti filtrus po sekcija Tvarkyti laukus .

   

   Parodomas langas Filtro sąlygos .

4. Norėdami nukopijuoti užklausą XML, pasirinkite Kopijuoti XML.

Įrašų tipų modifikavimas ne pagal CRM rodinį

Jei įrašo tipas nėra pagrįstas CRM rodiniu, galite pasirinkti laukus, kuriuos norite įtraukti į rodinį, ir tvarką, kuria jie turėtų būti rodomi. Į įrašo formą galima įtraukti iki 40 paruoštų naudoti ir pasirinktinių laukų.

Laukų įtraukimas

Laukų įtraukimas

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, į kurį turite įtraukti laukų.

3. Sekcijoje Tvarkyti laukus pasirinkite Įtraukti laukų.

   

4. Lange Įtraukti laukus pasirinkite laukus, kurie bus rodomi formoje, tada pasirinkite Įtraukti.

   Nauji laukai įtraukiami po esamais laukais, bet galite pakeisti jų tvarką.

   Pastaba.

   Jei "Copilot for Sales" prijungėte prie "Salesforce", įtraukite tik tuos laukus, prie kurių prieigą turi visi "Copilot for Sales" vartotojai. Jei vartotojas neturi prieigos prie kai kurių įtrauktų laukų, jis negalės peržiūrėti CRM įrašo.

5. Pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Šalinti laukus

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, iš kurio turite pašalinti laukus.

3. Sekcijoje Tvarkyti laukus laikykite žymiklį virš lauko, kurį norite pašalinti iš formos, tada pasirinkite Pašalinti lauką ().

4. Pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Pertvarkyti laukus

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, kuriame reikia pertvarkyti laukus.

3. Sekcijoje Tvarkyti laukus laikykite žymiklį virš lauko, kurio tvarką norite pakeisti, tada pasirinkite rodykles Perkelti aukštyn arba Perkelti žemyn ().

   Taip pat galite vilkti lauką, kad pakeistumėte jo tvarką.

4. Pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Pažymėkite laukus, kaip reikalaujama "Copilot for Sales"

Jei CRM laukai nepažymėti kaip privalomi, galite pažymėti juos kaip privalomus tik "Copilot for Sales". Pardavėjai turės įvesti šių laukų reikšmes, kad galėtų įrašyti įrašą "Copilot for Sales".

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, kurio laukus reikia pažymėti kaip būtinus.

3. Sekcijoje Tvarkyti laukus pasirinkite Būtini laukams, kuriuos norite pažymėti kaip būtinus.

   

4. Pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Įrašų ir laukų redagavimo konfigūravimas

Pardavėjai gali redaguoti įrašus atidarydami juos CRM iš saito, esančio "Copilot for Sales". Padėkite jiems būti produktyvesniems leisdami redaguoti įrašus tiesiogiai "Copilot for Sales". Taip pat galite valdyti, kuriuos laukus pardavėjai gali redaguoti tiesiogiai "Copilot for Sales".

Pagal numatytuosius nustatymus kontaktus galima redaguoti. Kitiems įrašams turite įjungti parinktį leisti redaguoti.

Leisti redaguoti įrašus

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, kurį turite leisti redaguoti.

3. Sekcijoje Įrašų redagavimas pasirinkite Redaguoti įrašus "Copilot for Sales", kad pardavėjai galėtų redaguoti visus susijusius to įrašo tipo laukus.

4. Norėdami apriboti konkrečių laukų redagavimą, sekcijoje Tvarkyti laukus išjunkite Leisti redaguoti atitinkamus laukus.

   

5. Pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Naujo įrašo kūrimo konfigūravimas

Pasirinkite, ar, kaip ir kur pardavėjai gali kurti naujus įrašus iš "Copilot for Sales". Padėkite jiems sutaupyti laiko leisdami jiems kurti naujus įdėtuosius įrašus tiesiogiai "Copilot for Sales" ir palengvinkite jiems pereiti į savo CRM naršyklėje vienu spustelėjimu.

Naujo kontakto kūrimo konfigūravimas

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, kuriam turite konfigūruoti naują įrašo kūrimą.

3. Sekcijoje Įrašų kūrimas pasirinkite vieną arba abi šias parinktis:

   • Kurkite naujus įrašus programoje "Copilot for Sales": leiskite pardavėjams kurti naujus įdėtuosius įrašus tiesiogiai "Copilot for Sales".
   • Naujų įrašų kūrimas atidarant (CRM) iš saito: leiskite pardavėjams kurti naujus įrašus CRM atidarant saitą naršyklėje.

   

4. Pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Potencialių klientų palaikymo konfigūravimas (peržiūra)

[Šis skyrius yra išankstinė dokumentacija ir gali būti keičiamas.]

Kai įgalinate galimų klientų palaikymą "Copilot for Sales", pardavėjams rodomi su potencialiais klientais susiję klientai ir kiti susiję įrašai. Pardavėjai gali:

• Peržiūrėkite esamus galimus klientus "Copilot for Sales".
• Kurkite ir redaguokite galimų klientų įrašus eilutėje naudodami "Copilot for Sales".
• El. laiškus ir susitikimus susiekite su galimų klientų įrašais.
• Disambiguacija tarp kelių potencialių klientų rungtynių.

Įjungus galimų klientų palaikymą, vartotojo patirtis dirbant su potencialiais klientais yra panaši į darbą su kontaktais. Pastebėsite nedidelį srauto skirtumą, kad sukurtumėte naują kontaktą arba potencialų klientą. Galėsite pasirinkti, ar norite įtraukti išorinį el. pašto adresą kaip kontaktą, ar kaip potencialų klientą.

Būtinosios sąlygos

• Atpažinkite potencialius klientus "Copilot for Sales"

  • Turite įtraukti galimų klientų įrašą (arba "Salesforce" objektą) į "Copilot for Sales" administratoriaus parametrus.
  • Potencialių klientų įrašo formoje turi būti pridėti laukai Vardas, Pavardė ir El. pašto adresas1 ir nustatyti kaip būtini.
  • Pasirinktame rodinyje Potencialūs klientai turi būti pirmiau minėti laukai kaip stulpeliai.

• Susijusių objektų kortelių palaikymas sistemoje "Salesforce" (kaip ir kontaktų)

  • CRM sistemoje turi būti nustatytas pasirinktinis ryšys tarp potencialių klientų ir paskyros.
  • Kliento objekto rodinys "Copilot for Sales" parametruose turi būti pakeistas į bet kurį rodinį, išskyrus numatytąjį Nėra.
  • Laukas Sąskaita turi būti įtrauktas kaip stulpelis rodinyje, kuris pasirinktas potencialių klientų įrašui arba objektui.

• Taupymas norint tapti potencialiu klientu "Salesforce"

  • "Salesforce" užklausos apribojimas neleidžia rodyti potencialių klientų ieškos dalyje Prisijungta prie ieškos. Norėdami susieti el. laišką su gijoje esančiais potencialiais klientais ir kontaktais, pardavėjai turi įrašyti el. laišką neprisijungę prie įrašo. El. laiškas arba susitikimas vis tiek bus susietas su galimais klientais ir kontaktais laukuose Kam, Kopija ir Nematoma kopija.

Pasirinkite pagrindinius mini rodinio laukus

Kiekvienas įrašų tipas turi mini rodinį, kuriame rodoma ribota informacija, kai jie sutraukiami arba rodomi sąraše. Mažasis rodinys pasiekiamas įvairiose srities "Copilot for Sales" vietose, pvz., skirtuko CRM sparčiajame rodinyje.

Mini rodinyje yra fiksuotas pavadinimas ir du konfigūruojami subtitrų laukai. Mini rodinyje galimi laukai yra tie, kurie pasiekiami išsamiame rodinyje. Pagrindinių laukų parametras turi įtakos ieškos elgsenai "Copilot for Sales" papildinyje, skirtame "Outlook". Daugiau informacijos: Ieškos veikimas "Outlook" skirtame "Copilot for Sales" papildinyje

Pagrindinių laukų pasirinkimas

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite įrašo tipą, kuriame turite pasirinkti laukus mini rodiniui.

3. Sekcijoje Pagrindiniai laukai pasirinkite laukus iš sąrašo.

   

4. Pasirinkite Publikuoti , kad įrašytumėte keitimus.

Ieškos veikimas "Copilot for Sales" papildinyje, skirtame "Outlook"

Pagrindinio lauko parametrai turi įtakos rezultatams, kai pardavėjai ieško prijungtų įrašų programoje "Dynamics 365". Programoje ""Dynamics 365"" prijungtų įrašų ieškos veikimas priklauso nuo sparčiosios ieškos rodinio. Įsitikinkite, kad pagrindiniai laukai, kuriuos pasirenkate mini rodiniui, yra sparčiosios paieškos rodinyje, kitaip paieškos sąraše jie nebus rodomi. "Salesforce" paieška atliekama pagal pavadinimą ir papildomus laukus, pasirinktus mini rodiniui.

Pagrindiniai laukai, pasirinkti įrašų tipams, turi įtakos rodomiems šių įrašų ieškos rezultatams. Pagrindiniai laukai rodomi, jei jie nėra tušti, kartu su įrašo pavadinimu paieškos rezultatuose.

Duomenų atnaujinimas iš CRM

Turėtumėte atnaujinti duomenis, kad gautumėte naujausius pakeitimus iš CRM į "Copilot for Sales". Pavyzdžiui, jei įtraukiate naują lauką į CRM įrašo tipo rodinį, turėtumėte atnaujinti duomenis, kad jie atspindėtų naują lauką, esantį "Copilot for Sales". Galite atnaujinti visų įrašų tipų duomenis vienu metu arba konkretaus įrašo tipo duomenis.

Visų įrašų tipų duomenų atnaujinimas

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Pasirinkite Atnaujinti duomenis.

Konkretaus įrašo tipo duomenų atnaujinimas

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Užveskite pelės žymeklį virš įrašo tipo, kurio duomenis norite atnaujinti, tada pasirinkite Daugiau parinkčių (...).

3. pasirinkti Atnaujinti iš kontekstinio meniu.

Arba galite pasirinkti įrašo tipą, tada dalyje Tvarkyti laukus pasirinkti Atnaujinti duomenis.

Įrašo tipo šalinimas

1. "Copilot for Sales" administravimo parametruose pasirinkite Formos.

2. Laikykite žymiklį virš įrašo tipo, kurį norite pašalinti, tada pasirinkite Šalinti (įrašo tipas) ().

Įrašų tipų tvarkos valdymas "Outlook" šoninėje srityje

Tvarka, kuria įrašų tipai įtraukiami į administratoriaus parametrus, nustato tvarką, kuria jie bus rodomi "Outlook" šoninėje srityje "Copilot for Sales ". Pagal numatytuosius nustatymus įrašų tipų tvarka naujoje aplinkoje yra kontaktas, galimybė ir klientas. Naujai įtraukti įrašų tipai įtraukiami sąrašo pabaigoje.

Galite pakeisti tvarką pašalindami ir įtraukdami įrašų tipus reikiama tvarka.

Įrašų tipų tvarkos poveikis ryšiams

Įrašų tipų tvarka administratoriaus parametruose turi įtakos ryšių parametrams tarp įrašų tipų. Kai įtraukiate naują įrašo tipą, galite pasirinkti ryšį su esamais įrašų tipais arba laukais programoje "Copilot for Sales". Tik ryšiai su įrašų tipais, esančiais prieš dabartinį sąrašo įrašo tipą, rodomi lange Pasirinkite (įrašo tipo) ryšį.

Pavyzdžiui, tarkime, kad įrašų tipų tvarka yra kontaktas, galimybė ir klientas. Tokiu atveju ryšys tarp galimybės ir kliento rodomas paskyros parametruose, o ne galimybės parametruose, nes abonementas sukonfigūruotas po galimybės. Galimybė laikoma šaltinio įrašo tipu, o sąskaita yra susijęs įrašo tipas. Pagal šį scenarijų "Copilot for Sales" sukonfigūruota iškviesti klientus, susijusius su galimybėmis, bet ne su klientais susijusias galimybes. Išimtis yra tada, kai CRM rodinys nustatytas kaip Nėra. Kai nepasirinktas joks rodinys, vietoj anksčiau pasirinktų ryšių naudojami numatytieji ryšiai. Šiuo atveju įrašų tipų eiliškumas neturi reikšmės.

Todėl koreguokite įrašų tipų tvarką administratoriaus parametruose pašalindami ir iš naujo įtraukdami įrašų tipus reikiama tvarka. Įsitikinkite, kad šaltinio įrašo tipas sukonfigūruotas prieš susijusį įrašo tipą. Tada susijusiuose įrašo tipo parametruose pasirinkite reikiamą ryšį.

CRM tinkinimo poveikis bendradarbiavimo erdvėms

Bendradarbiavimo erdves galima kurti Microsoft Teams pagal paskyros ir galimybės įrašų tipus (arba "Salesforce" objektus), pasiekiamus "Copilot for Sales" administratoriaus parametruose.

Šioje lentelėje išvardyti administratoriaus parametrų pakeitimai ir atitinkamas bendradarbiavimo erdvių veikimas: