Управление общей голосовой почтой для автосекретарей и Очереди звонков
В этой статье описывается настройка и управление общей голосовой почтой для автосекретарей и Очереди звонков. Общая голосовая почта позволяет нескольким пользователям получить доступ к одному почтовому ящику голосовой почты.
Сведения о личной голосовой почте см. в разделе Настройка облачная голосовая почта.
Обзор
Общая голосовая почта — это дополнительный тип голосовой почты, который дополняет личную голосовую почту. Общая голосовая почта отправляется группе пользователей, и любой член этой группы может получить доступ к сообщению.
Общая голосовая почта подключается к Группы Microsoft 365, и доступ к ней можно получить из связанной папки группы в Outlook или через канал Teams Microsoft 365, связанный с группами Microsoft 365, в разделе Звонки. Общая голосовая почта также поддерживает списки рассылки и группы безопасности с поддержкой почты, но рекомендуется использовать группу Microsoft 365.
Пользователи могут получать общую голосовую почту через логику перенаправления от автосекретарей или вызова Очереди. Дополнительные сведения об автосекретарях и вызовах Очереди см. в статье Планирование автосекретарей Teams и очередей звонков.
Необходимые компоненты
Чтобы управлять общей голосовой почтой, необходимо настроить группу Microsoft 365 с поддержкой почтовых ящиков. Для общей голосовой почты следует использовать группу безопасности типа Teams или Outlook.
Типы частных и общедоступных групп работают для общей голосовой почты. Однако если группа является общедоступной, любой пользователь в вашей организации может просматривать сведения, связанные с группой. Дополнительные сведения об общедоступных и частных группах см. в разделе Сделать Группы Microsoft 365 общедоступными или частными. Дополнительные сведения о группах см. в статье Обзор Группы Microsoft 365 для администраторов.
В группе Microsoft 365 с типом Outlook почтовый ящик включен по умолчанию, но эта группа может отсутствовать в поддержке Teams. Дополнительные сведения см. в статье Создание группы в Outlook.
Если ваша организация планирует просматривать общую голосовую почту и управлять ими в чатах Microsoft Teams или других приложениях, необходимо убедиться, что соответствующая группа Microsoft 365 имеет поддержку Microsoft Teams. По сути, голосовые сообщения, хранящиеся в группах, поддерживаемых Teams, доступны через Microsoft Teams.
В группе Microsoft 365 с типом Microsoft Teams почтовый ящик по умолчанию скрыт. Чтобы сделать почтовый ящик видимым, используйте командлет Set-UnifiedGroup с параметром -HiddenFromExchangeClientsEnabled , чтобы сделать почтовый ящик видимым.
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
Если выбрать группу Microsoft 365, которая не поддерживается Teams, ваша организация сможет управлять голосовой почтой, адресованной этой группе, только в Outlook.
Дополнительные сведения о создании группы в Teams см. в разделе Группы Microsoft 365 и Microsoft Teams. Сведения о создании группы в Outlook см. в разделе Создание группы в Outlook.
Настройка общей голосовой почты
Администратор может настроить общую голосовую почту для автосекретарей и Очереди звонков. Мы рекомендуем использовать группы Microsoft 365 для настройки очереди вызовов и автосекретаря, чтобы обеспечить беспроблемную интеграцию с общей голосовой почтой.
Доступ к общей голосовой почте могут получить только члены группы Microsoft 365. Каждая общая голосовая почта связана с одной группой Microsoft 365.
Чтобы уменьшить объем информации о чрезмерном использовании, каждая конкретная очередь вызовов или автосекретарь должна иметь собственную группу Microsoft 365 для общей голосовой почты. В противном случае, если настроить логику перенаправления звонков так, чтобы несколько Очереди звонков с разными агентами перенаправляли вызовы в общую группу общей голосовой почты, все эти пользователи должны быть членами связанной с голосовой почтой группы Microsoft 365 для управления голосовой почтой. Эта модель разрешений может привести к чрезмерному совместному доступу к информации. Поэтому рекомендуется создать отдельную группу общей голосовой почты для каждой конкретной группы безопасности, связанной с очередью вызовов или очередью вызовов.
Дополнительные сведения см. в статье manage-your-call-queue-and-auto-attendant-settings-in-microsoft-teams.
Автосекретари
Для автосекретарей можно настроить правила перенаправления для переадресации вызовов на общую голосовую почту. Например, может потребоваться настроить правило для переадресации звонков в нерабочее время на общую голосовую почту или для переадресации звонков в пределах определенной категории непосредственно в общую голосовую почту.
Для вызовов автосекретаря, отправляемых в общую голосовую почту, можно включить или отключить системное приветствие. Пользовательские приветствия пока недоступны для автосекретарей.
Дополнительные сведения об автосекретарях см. в разделе Настройка автосекретаря Microsoft Teams.
Очередь звонков
Авторизованные пользователи очереди звонков могут настроить пользовательские приветствия с общим голосовой почтой для следующих функций:
- Переполнение вызовов
- Время ожидания вызова
- Нет агентов
Вы также можете отключить настраиваемые приветствия для очередей звонков. Старайтесь не включать специальные символы в приветственные сообщения общей голосовой почты.
Дополнительные сведения о создании приветствий для очередей звонков см. в разделе manage-voice-applications-policies.
Дополнительные сведения о перенаправлении вызовов Очереди в общую голосовую почту см. в разделах Обработка исключений очереди звонков и Дополнительные сообщения об обработке исключений очереди вызовов.
Расположение общих голосовых сообщений
Расположение общих голосовых сообщений зависит от типа группы Microsoft 365 для Outlook или Teams.
Microsoft Teams
В Microsoft Teams общую голосовую почту можно найти в разделе Звонки связанного канала Teams группы Microsoft 365, тогда как личные голосовые сообщения обычно находятся на личной вкладке Звонки .
Microsoft Outlook
В Outlook общие голосовые сообщения находятся в папке "Входящие " связанной группы Microsoft 365. Личные голосовые сообщения обычно находятся в личной папке "Входящие" или в более старых версиях Outlook в папке "Поиск голосовой почты ".
Голосовая почта в Outlook — это обычное письмо, включающее определенные данные голосовой почты и вложение аудиофайла. Все голосовые сообщения классифицируются по типу Voicemail, который позволяет применять правила к этим сообщениям. Например, можно создать правило для перемещения всех сообщений, классифицированных как "Голосовая почта", в отдельную папку Outlook. Функции Outlook для обычных сообщений электронной почты также применяются к голосовой почте, например к удалению, маркировке как прочитанной и непрочитанной, настройке категорий, применению флагов и многому другому.
Чтобы получить автоматическую сводку голосовых сообщений с помощью Outlook Copilot, упорядочение голосовой почты в отдельную папку. Таким образом, вы можете попросить Copilot подвести итоги по новым сообщениям конкретно в этой папке.
Дополнительные сведения об организации сообщений электронной почты, настройке правил, категорий, флагов и напоминаний в Outlook см. в следующих статьях:
- Установка категорий, флагов или напоминаний
- Упорядочение электронной почты с помощью папок в Outlook
- Настройка правил в Outlook
Статьи по теме
Настройка облачной голосовой почты