Настройка условий и уровней напоминаний

Напоминания можно использовать для напоминания клиентам о просроченных платежах. Для управления дебиторской задолженность можно создать условия напоминания и назначить их клиентам. Условия напоминания позволяют управлять работой процесса напоминаний. Каждое условие напоминания имеет набор определенных вами уровней. Уровни напоминания включают правила о том, когда будет выпущено напоминание, какую комиссию (сбор) взимать и нужно ли рассчитывать проценты. Уровни напоминания также предполагают настройку льготного периода, который гарантирует, что вы не отправите напоминание о счете, который клиент уже оплатил.

Условия напоминания

Если у клиентов имеется просрочка оплаты, необходимо решить, когда и каким образом отправлять им напоминание. Кроме того, может потребоваться дебетовать их счета для начисления процентов или сборов. Можно настроить неограниченное количество условий напоминаний.

Настройка вложений и текстов сообщений электронной почты для сообщений

На странице Настройка условий напоминания можно настроить тексты вложений и стандартные сообщения электронной почты для использования либо для всех уровней напоминания, либо создать отдельные сообщения для каждого уровня. Например, сообщение, которое вы отправляете для первого уровня напоминания, может иметь другой тон или содержание, нежели для второго или третьего. Чтобы создать вложения и тексты сообщений электронной почты для всех уровней, выберите Сообщения для клиента в верхней части страницы. Чтобы создать сообщения для определенных строк, на экспресс-вкладке Уровень напоминания выберите строку, а затем выберите действие Сообщения для клиента на экспресс-вкладке.

По умолчанию для вложений и текстов сообщений электронной почты используются ваши языковые настройки. Однако если вы отправляете напоминания клиентам в других странах, возможно, имеет смысл писать на других языках. Создать тексты для каждого языка, поддерживаемого Business Central, можно с помощью действия Добавить текст для языка. При этом нужно следить, чтобы язык вложений и текста сообщений электронной почты был одинаковым. Если языки разные и условие напоминания имеет более одного уровня, автоматизации может не удастся выбрать нужное сообщение для одного или нескольких уровень. Чтобы убедиться, что языки совпадают, используйте действие Обзор сообщений и сравните сообщения для текстов.

Когда вы отправляете электронное письмо, напоминание представляет собой отчет, который вы прикрепляете к электронному письму. Используемый для генерации напоминания отчет задается на странице Выбор отчетов — напоминание/процент-нота, где вы также выбираете отчет, содержащий основной текст электронного письма (в поле Имя макета содержания сообщения электронной почты). Когда вы отправляете электронные письма своим клиентам, тексты на экспресс-вкладке Текст сообщения электронной почты вставляются в отчет, выбранный в поле Имя макета содержания сообщения электронной почты. В стандартном отчете есть текстовое поле для этого текста. При желании вы можете редактировать этот отчет, — например, добавлять или удалять контент. Макет этих отчетов редактируется на странице Макеты отчетов. Подробнее о макетах отчетов см. в статье Приступайте к созданию макетов отчетов.

Настройка условий напоминания

1. Выберите значок , введите Условия напоминания, затем выберите соответствующую ссылку.
2. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
3. Чтобы использовать более одного сочетания условий напоминания, настройте код для каждого из них.

Уровни напоминаний

Для каждого условия напоминания можно определить неограниченное количество уровней напоминания, хотя большинство организаций используют только два или три уровня. При первом создании напоминания для клиента используется настройка уровня 1. При выдаче напоминания номер уровня регистрируется в записях напоминаний, которые создаются и связываются с отдельными операциями книги клиентов. При необходимости в повторном напоминании клиенту все операции напоминания, связанные с открытыми операциями книги клиентов, проверяются для поиска наивысшего номера уровня. Условия уровня со следующим номером будут использоваться для нового напоминания.

Если вы создаете больше напоминаний, чем предусмотрено определенными у вас уровнями, используются условия наивысшего уровня. Можно создать столько напоминаний, сколько указано в поле Максим. число напоминаний в условиях напоминаний.

Настройка уровней напоминания

1. Выберите значок , введите Условия напоминания, затем выберите соответствующую ссылку.

2. На странице Условия напоминания выберите строку с условиями, для которых требуется настроить уровни, после чего выберите действие Уровни.

3. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

   Чаевые

   Настройка поля Рассчитать проценты определяет, появятся ли проценты в напоминании, когда напоминание будет выпущено. Тем не менее поле Учет процентов на странице Условия напоминания определяет, нужно ли учитывать начисленные проценты в главной книге и на счетах клиентов.

   Чтобы указать, что проценты следует рассчитывать, выберите поле Рассчитать проценты.

   При желании для каждого уровня напоминания укажите дополнительные сборы как в местной, так и в иностранной валюте. Для каждого кода на странице Уровни напоминаний можно определить дополнительные сборы в иностранной валюте.

   Дополнительные сборы могут быть рассчитаны тремя различными способами, которые определяются значением поля Тип расчета доп. сбора.

   • Фиксир.

     Комиссии рассчитываются на основе значений полей Дополнительный сбор в строке для самого уровня напоминания.

   • Единичный динамический

     Комиссии рассчитываются на основе значений полей в соответствующей строке на странице Настройка дополнительных сборов для этого уровня напоминания.

   • Накопительный динамический

     Комиссии рассчитываются на основе значений полей в комбинированных строках на странице Настройка дополнительных сборов для этого уровня напоминания.

4. Выберите действие Валюты.

5. На странице Валюты для уровня напоминания определите для каждого кода и соответствующего номера уровня напоминаний код валюты и дополнительный сбор.

   Заметка

   При создании напоминаний в иностранной валюте для создания напоминаний будут использоваться условия по иностранной валюте, введенные в эту таблицу. Если никаких условий для напоминаний в иностранной валюте не установлено, программа будет использовать условия для напоминаний в МВ, установленные на странице Уровни напоминания, и конвертировать их в соответствующую валюту.

   Для каждого уровня напоминаний можно задать текст, который будет выводиться перед операцией напоминания (Начальный Текст) или после нее (Заключительный текст).

6. Выберите действие Начальный текст или Заключительный текст соответственно, а затем заполните страницу Текст напоминания.

7. Для автоматической вставки связанных значений в текст напоминания можно ввести следующие заполнители в поле Текст.

   Заполнитель	Значение
   %1	Содержимое поля Дата документа в заголовке напоминания
   %2	Содержимое поля Срок в заголовке напоминания
   %3	Содержимое поля Процентная ставка в связанных процентных ставках
   %4	Содержимое поля Сумма остатка в заголовке напоминания
   %5	Содержимое поля Сумма процентов в заголовке напоминания
   %6	Содержимое поля Дополнительный сбор в заголовке напоминания
   %7	Итоговая сумма напоминания
   %8	Содержимое поля Уровень напоминания в заголовке напоминания
   %9	Содержимое поля Код валюты в заголовке напоминания
   %10	Содержимое поля Дата учета в заголовке напоминания
   %11	Название организации
   %12	Содержимое поля Доп. сбор по строкам в заголовке напоминания

   Например, если написать Сумма вашей задолженности составляет %9 %7 со сроком оплаты %2., полученное напоминание будет содержать следующий текст: Сумма вашей задолженности составляет 1200,50 руб. со сроком оплаты 02.02.2024 г..

   Заметка

   Business Central рассчитывает срок оплаты в соответствии с введенной формулой даты. Подробнее см. в разделе Использование формул дат.

8. Чтобы указать язык сообщения электронной почты, выберите действие Добавить текст для языка. Поле Код языка обновится в соответствии с выбранным языком. На экспресс-вкладке Текст сообщения электронной почты введите содержимое сообщения на выбранном языке.

После того как вы настроили условия напоминания, вы можете назначить их клиентам на страницах «Карточка клиента». Дополнительные сведения см. в разделе Регистрация новых клиентов.

См. также

Сбор непогашенных остатков задолженности
Отправка напоминаний о задолженностях
Настройка процентных ставок
Настройка финансов

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь