Configurare e gestire Viva Glint Elenchi di distribuzione

Microsoft Viva Glint Distribuzione Elenchi definire quali dipendenti dell'organizzazione sono idonei per un sondaggio. Perfezionare gli elenchi usando gli attributi dei dipendenti caricati in Viva Glint, caricare un file di utenti, usare elenchi basati su data e modificare o eliminare gli elenchi nel tempo.

Configurare una lista di distribuzione

Per configurare una nuova lista di distribuzione:

1. Selezionare Configurazione e nella sezione Dipendenti selezionare Distribuzione Elenchi. Nella pagina Lista di distribuzione vengono visualizzati tutti gli elenchi esistenti e il relativo numero di membri.

   

2. Selezionare + Nuova lista di distribuzione.

   

3. Per sostituire la "Lista di distribuzione senza titolo...", aggiungere un nome univoco al nome predefinito dell'elenco. Se un altro elenco usa già tale nome, viene visualizzato un messaggio di errore.

Aggiungere utenti a una lista di distribuzione

Esistono diversi modi per Viva Glint amministratori di aggiungere utenti a un elenco, tra cui:

• Regole di attributo che aggiungono automaticamente utenti in base ai dati dei dipendenti importati in Viva Glint
• Cercare e selezionare singoli utenti
• Importazioni di file per aggiungere più utenti che non condividono un valore di attributo
• Approccio combinato che combina le regole degli attributi e la funzionalità di ricerca e aggiunta

Usare le regole degli attributi per aggiungere utenti

Per aggiungere automaticamente gli utenti a un elenco in base ai valori degli attributi nei dati importati in Viva Glint:

1. Selezionare Configurazione e nella sezione Dipendenti selezionare Distribuzione Elenchi.
2. Selezionare l'elenco in cui deve essere aggiunta una regola di attributo.
3. Selezionare Aggiungi/Modifica dipendenti e nella finestra di dialogo Scegliere un modo per aggiungere dipendenti selezionare Regole attributo.
4. Nel riquadro di modifica Aggiungi regole attributo visualizzato:

   1. Selezionare Voglio filtrare tutti i dipendenti attivi in base a queste popolazioni: per includere solo gli utenti attivi.

   2. Selezionare + Nuovo popolamento e quindi + Aggiungi filtri.

   3. Scegliere attributi e valori per includere i dipendenti che corrispondono a questi dati nei file dei dipendenti importati.

      Consiglio

      Per un sondaggio exit, abilitare Includi dipendenti inattivi e prendere in considerazione di contattarli tramite il proprio indirizzo di posta elettronica personale.

   4. Per escludere gli utenti, passare il puntatore del mouse sul nome nella sezione Incluso e selezionare Escludi.

   5. Per rimuovere un utente dall'elenco Esclusi , passare il puntatore del mouse sul nome nella sezione Esclusi e selezionare Rimuovi.

5. Confermare l'elenco e selezionare Salva modifiche.

Aggiungere utenti manualmente

Aggiungere singoli utenti con + Cerca un dipendente per aggiungere funzionalità o importare un file di utenti per aggiornare un elenco in blocco.

Cercare e aggiungere singoli utenti

Per aggiungere manualmente singoli utenti:

1. Selezionare Configurazione e quindi scegliere Distribuzione Elenchi.
2. Selezionare la lista di distribuzione a cui è necessario aggiungere i dipendenti.
3. Immettere un nome o un indirizzo di posta elettronica nel campo + Cerca un dipendente da aggiungere nella parte inferiore dell'elenco.
4. Selezionare l'utente dai risultati della ricerca per aggiungerlo all'elenco.

Importare utenti

Per importare un file di utenti in un elenco:

1. Nel dashboard di amministrazione selezionare Configurazione e quindi scegliere Distribuzione Elenchi.

2. Selezionare la lista di distribuzione a cui è necessario aggiungere i dipendenti.

3. Selezionare Aggiungi/Modifica dipendenti.

4. Nella finestra di dialogo Scegliere un modo per aggiungere dipendenti selezionare Importa.

   

5. Nella finestra di dialogo Importa dipendenti nella lista di distribuzione selezionare Scarica CSV nella sezione Scarica l'elenco dei dipendenti correnti da modificare .

6. Usare il file scaricato come modello e aggiungere gli indirizzi di posta elettronica dei dipendenti nella colonna posta elettronica. Includere la riga di intestazione, etichettata in modo diverso quando sono presenti o non sono utenti nell'elenco. Entrambe le etichette di colonna vengono importate correttamente:

   1. L'etichetta della riga di intestazione nel file modello è posta elettronica quando sono già presenti utenti nella lista di distribuzione.
   2. L'etichetta della riga di intestazione nel file modello è Employee Email quando non sono presenti utenti nella lista di distribuzione.

7. Dopo aver aggiunto tutti i valori degli indirizzi di posta elettronica, salvare il file come .csv o .xlsx.

8. Nella finestra di dialogo Importa dipendenti nella lista di distribuzione trascinare o selezionare il file (dimensioni massime 550 MB, numero massimo di righe 10.000).

9. Per mantenere gli utenti esistenti nell'elenco, selezionare Mantieni i dipendenti già presenti nella lista di distribuzione.

   

10. Selezionare Importa file.

11. Viene visualizzata la finestra Conferma importazione . Se il numero corretto di dipendenti da aggiungere e rimuovere è corretto, selezionare Conferma importazione.

Esportare utenti

1. Nel dashboard di amministrazione selezionare Configurazione e quindi scegliere Distribuzione Elenchi.

2. Selezionare la lista di distribuzione a cui è necessario aggiungere i dipendenti.

3. Selezionare Aggiungi/Modifica dipendenti.

4. Nella finestra di dialogo Scegliere un modo per aggiungere dipendenti selezionare Importa.

   

5. Nella finestra di dialogo Importa dipendenti nella lista di distribuzione selezionare Scarica CSV nella sezione Scarica l'elenco dei dipendenti correnti da modificare .

Usare un approccio misto per aggiungere utenti

Se l'organizzazione deve aggiungere la maggior parte degli utenti a un elenco in base alle regole degli attributi, ma deve anche aggiungere alcuni utenti manualmente, prendere in considerazione un approccio combinato.

1. Configurare un nuovo elenco e aggiungerne una regola di attributo .
2. Quando gli utenti devono essere aggiunti manualmente, aggiungerli con la funzionalità Cerca e aggiungere l'utente nell'elenco.
3. Il tipo di appartenenza nella distribuzione Elenchi viene visualizzato come "Regole attributo manuale".

Usare elenchi basati su data

Viva Glint sondaggi sul ciclo di vita dei dipendenti usano le date di uscita e assunzione nei dati dei dipendenti per attivare automaticamente i sondaggi di uscita e onboarding. Usare le liste di distribuzione basate su date per includere tutti gli utenti idonei in base agli intervalli di date associate alle informazioni sulla data di uscita e assunzione.

Per configurare un elenco basato su data:

1. Configurare un elenco
2. Usare le regole degli attributi per aggiungere utenti
3. Selezionare un attributo di data, in genere uscire o assumere la data
4. Selezionare un intervallo di giorni correlato alla data in cui i dipendenti sono idonei.
5. Quando si seleziona un numero di giorni prima e dopo una data, considerare:
   • Frequenza con cui l'organizzazione carica i dati dei dipendenti
   • La velocità con cui i dati dei dipendenti vengono aggiornati nel sistema informativo delle risorse umane
   • Finestra di risposta nella configurazione del programma di un sondaggio (il numero di giorni in cui un utente deve completare un sondaggio, in genere 14 giorni)

Ad esempio, per assicurarsi che gli utenti abbiano abbastanza tempo per rispondere a un sondaggio di onboarding di 30 giorni, un Viva Glint Amministrazione può scegliere di rendere gli utenti idonei da 30 giorni a 50 giorni dopo la data di assunzione. Questa configurazione consente agli utenti di ricevere inviti e rispondere con tempo sufficiente in base all'importazione semestrale dei dati dei dipendenti da parte dell'organizzazione.

Visualizzare il modo in cui viene popolato un elenco

Nella pagina Distribuzione Elenchi la colonna Tipo di appartenenza definisce se l'elenco viene popolato manualmente, dalle regole degli attributi o da entrambi.

• Regole attributo: l'elenco usa le regole degli attributi per aggiungere utenti in base ai valori degli attributi nei dati dei dipendenti importati
• Manuale: l'elenco usa un file di utenti importati nell'elenco o la funzionalità Cerca e aggiungi utente per aggiungere nuovi utenti
• Regole degli attributi manuale: l'elenco usa le regole degli attributi e la funzionalità Cerca e aggiungi utente per aggiungere utenti.

Modificare un elenco

La modifica di una lista di distribuzione è una modifica globale e influisce su qualsiasi programma che usa tale elenco. Per modificare:

1. Selezionare la lista di distribuzione da modificare.
2. Selezionare Add/Edit Employees (Aggiungi/Modifica dipendenti ) o Edit Attribute Rules (Modifica regole attributo ) se sono disponibili filtri.
3. Apportare le modifiche necessarie e selezionare Salva modifiche.

Eliminare un elenco

Viva Glint gli amministratori possono eliminare gli elenchi passando il puntatore sull'elenco e selezionando l'opzione Elimina. Verrà visualizzata una finestra di dialogo Elimina lista di distribuzione con un elenco di programmi di sondaggio che usano l'elenco.

Per eliminare la lista di distribuzione, rimuoverla dalla sezione Distribuzione del programma.

1. Selezionare Configurazione e quindi Programmi sondaggio.
2. Selezionare il sondaggio.
3. Selezionare Distribuzione e rimuovere l'elenco.
4. Ripetere questo processo per tutti i programmi di sondaggio che usano l'elenco.
5. Tornare a Distribuzione Elenchi e selezionare l'opzione Elimina per l'elenco.
6. Nella finestra di dialogo Sei sicuro? visualizzata selezionare Sì, sono sicuro.