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Gestire la segreteria telefonica condivisa per gli operatori automatici e le chiamate Code

Questo articolo descrive come configurare e gestire la segreteria telefonica condivisa per gli operatori automatici e le chiamate Code. La segreteria telefonica condivisa consente a più utenti di accedere a una singola casella di posta in arrivo della segreteria telefonica.

Per informazioni sulla segreteria telefonica personale, vedere Configurare Cloud Voicemail.

Panoramica

La segreteria telefonica condivisa è un tipo aggiuntivo di segreteria telefonica che integra la segreteria telefonica personale. La segreteria telefonica condivisa viene inviata a un gruppo di utenti e qualsiasi membro di questo gruppo può accedere al messaggio.

La segreteria telefonica condivisa si connette a Gruppi di Microsoft 365 ed è accessibile dalla cartella del gruppo associata del gruppo in Outlook o tramite un canale Teams associato al gruppo microsoft teams di Microsoft Teams 365 nella sezione Chiamate. La segreteria telefonica condivisa supporta anche liste di distribuzione e gruppi di sicurezza abilitati alla posta elettronica, ma è consigliabile usare un gruppo di Microsoft 365.

Gli utenti possono ricevere la segreteria telefonica condivisa tramite la logica di reindirizzamento da Operatori automatici o Chiamata Code. Per altre informazioni sugli operatori automatici e sulle chiamate Code, vedere Pianificare gli operatori automatici di Teams e le code di chiamata.

Prerequisiti

Per gestire la segreteria telefonica condivisa, è necessario configurare un gruppo di Microsoft 365 con supporto per le cassette postali. Per la segreteria telefonica condivisa, è consigliabile usare un gruppo di sicurezza di tipo Teams o Outlook.

I tipi di gruppo pubblico e privato funzionano per la segreteria telefonica condivisa. Tuttavia, se il gruppo è pubblico, chiunque all'interno dell'organizzazione può visualizzare le informazioni correlate al gruppo. Per altre informazioni sui gruppi pubblici e privati, vedere Impostare Gruppi di Microsoft 365 come pubblico o privato. Per altre informazioni sui gruppi, vedere Panoramica di Gruppi di Microsoft 365 per amministratori

Per un gruppo di Microsoft 365 con tipo Outlook la cassetta postale è abilitata per impostazione predefinita, ma a questo gruppo potrebbe mancare il supporto di Teams. Per altre informazioni, vedere Creare un gruppo in Outlook.

Se l'organizzazione prevede di visualizzare e gestire i messaggi vocali condivisi nelle chat di Microsoft Teams o in altre applicazioni, è necessario assicurarsi che il gruppo di Microsoft 365 pertinente disponga del supporto di Microsoft Teams. Da progettazione, i messaggi vocali archiviati nei gruppi supportati da Teams sono accessibili tramite Microsoft Teams.

Un gruppo di Microsoft 365 con un tipo di Microsoft Teams ha la cassetta postale nascosta per impostazione predefinita. Per rendere visibile la cassetta postale, usare il cmdlet Set-UnifiedGroup con il -HiddenFromExchangeClientsEnabled parametro per rendere visibile una cassetta postale.

Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false

Se selezioni un gruppo di Microsoft 365 non supportato da Teams, la tua organizzazione può gestire solo i messaggi vocali indirizzati a questo gruppo solo in Outlook.

Per altre informazioni sulla creazione di un gruppo in Teams, vedere Gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams. Per informazioni sulla creazione di un gruppo in Outlook, vedere Creare un gruppo in Outlook.

Configurare la segreteria telefonica condivisa

Gli amministratori possono configurare la segreteria telefonica condivisa per gli operatori automatici e le chiamate Code. È consigliabile usare i gruppi di Microsoft 365 per la configurazione della coda di chiamata e dell'operatore automatico per garantire una perfetta integrazione con la segreteria telefonica condivisa.

Solo i membri del gruppo di Microsoft 365 possono accedere alla segreteria telefonica condivisa. Ogni messaggio vocale condiviso è associato a un gruppo di Microsoft 365.

Per ridurre la condivisione delle informazioni, ogni coda di chiamata o operatore automatico specifico deve avere un proprio gruppo di Microsoft 365 per la segreteria condivisa. In caso contrario, se si configura la logica di reindirizzamento delle chiamate in modo che più Code di chiamata con agenti diversi reindirizzi le chiamate a un gruppo di segreteria telefonica condiviso comune, tutti questi utenti devono essere membri del gruppo di Microsoft 365 associato alla segreteria telefonica per gestire i messaggi vocali. Questo modello di autorizzazione potrebbe comportare una condivisione eccessiva delle informazioni. Pertanto, è consigliabile creare un gruppo di segreteria telefonica condiviso separato per ogni coda di chiamata o gruppo di sicurezza correlato alla coda di chiamata specifico.

Per altre informazioni, vedere gestire le impostazioni dell'operatore automatico in microsoft-teams.

Operatori automatici

Per gli operatori automatici, è possibile configurare regole di reindirizzamento per inoltrare le chiamate a un messaggio vocale condiviso. Ad esempio, è possibile configurare una regola per inoltrare le chiamate fuori sede alla segreteria telefonica condivisa o per inoltrare le chiamate all'interno di una determinata categoria direttamente alla segreteria telefonica condivisa.

Per le chiamate dell'operatore automatico inviate alla segreteria telefonica condivisa, è possibile abilitare o eliminare un messaggio di saluto del sistema. I saluti personalizzati non sono ancora disponibili per gli operatori automatici.

Per altre informazioni sugli operatori automatici, vedere Configurare un operatore automatico di Microsoft Teams.

Code di chiamata

Gli utenti autorizzati di una coda di chiamata possono configurare messaggi di saluto della segreteria telefonica condivisi personalizzati per le seguenti funzionalità:

  • Overflow chiamata
  • Timeout chiamata
  • Nessun agente

È anche possibile disattivare i saluti personalizzati per le code di chiamata. Evitare di includere caratteri speciali nei messaggi di saluto della segreteria telefonica condivisa.

Per altre informazioni sulla creazione di messaggi di saluto per le code di chiamata, vedere manage-voice-applications-policies.

Per ulteriori informazioni sul reindirizzamento di Call Code alla segreteria telefonica condivisa, vedere Gestione delle eccezioni delle chiamate in coda di chiamata e Messaggi aggiuntivi sulla gestione delle eccezioni delle chiamate in coda di chiamata.

Posizione dei messaggi vocali condivisi

La posizione dei messaggi vocali condivisi varia a seconda che il tipo di gruppo di Microsoft 365 sia per Outlook o Teams.

Microsoft Teams

In Microsoft Teams, i messaggi vocali condivisi sono disponibili nella sezione Chiamate del canale Teams associato del gruppo di Microsoft 365, mentre i messaggi vocali personali si trovano in genere nella scheda Chiamate personale.

Microsoft Outlook

In Outlook, i messaggi vocali condivisi si trovano nella cartella Posta in arrivo del gruppo Microsoft 365 associata. I messaggi vocali personali si trovano in genere nella cartella Posta in arrivo personale o, nelle versioni precedenti di Outlook, nella cartella ricerche della segreteria telefonica.

I messaggi vocali in Outlook sono fondamentalmente messaggi di posta elettronica normali che includono dati specifici della segreteria telefonica e un file audio allegato. Tutti i messaggi vocali sono classificati in categorie con il tipo Segreteria telefonica, che consente di applicare regole a questi messaggi. Ad esempio, è possibile creare una regola per spostare tutti i messaggi classificati come "Segreteria telefonica" in una cartella di Outlook separata. La funzionalità di Outlook per i normali messaggi di posta elettronica si applica anche ai messaggi vocali, ad esempio l'eliminazione, il contrassegno come letto/non letto, l'impostazione di categorie, l'applicazione di contrassegni e altro ancora.

Per ottenere un riepilogo automatico dei messaggi vocali in modo più accurato con Outlook Copilot, organizzare i messaggi vocali in una cartella separata. In questo modo, è possibile chiedere a Copilot di riepilogare i nuovi messaggi specificatamente in questa cartella.

Per altre informazioni sull'organizzazione di messaggi di posta elettronica, l'impostazione di regole, categorie, contrassegni o promemoria in Outlook, vedere gli articoli seguenti:

Configurare Cloud Voicemail

Gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams

Set-UnifiedGroup

Creare un gruppo in Outlook

Pianificare gli operatori automatici di Teams e le code di chiamata