Salvare le attività di Outlook in CRM

I venditori hanno spesso bisogno di acquisire e-mail e riunioni relative alle loro attività di vendita. In passato, potresti aver registrato i dettagli in un taccuino cartaceo. Oggi è più probabile che tu utilizzi un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Dynamics 365 o Salesforce. Tuttavia, è ancora noioso e dispendioso in termini di tempo aggiornare manualmente il CRM con i dettagli delle interazioni di Outlook con lead e clienti. Fortunatamente, Copilot per le vendite può farlo per te in modo che tu possa concentrarti sulla vendita.

Quando un messaggio e-mail o una riunione viene salvata nel CRM, il riquadro laterale Copilot per le vendite mostra le seguenti informazioni:

• La scheda Connesso a mostra il record connesso e il suo tipo.
• L'icona degli allegati mostra il numero di allegati salvati nel CRM.
• L'icona del tag mostra il numero di campi di categorizzazione, se presenti, selezionati.

Copilot per le vendite può salvare i messaggi e-mail e le riunioni nel sistema CRM dalla scheda di evidenziazione, da una scheda di record correlata o tramite azioni CRM rapide nei messaggi banner e-mail. Tuttavia, non è possibile salvare gli impegni dalle cassette postali condivise e non è possibile salvare le riunioni ricorrenti. Se utilizzi Dynamics 365 come CRM, puoi modificare le attività salvate e rimuovere le e-mail salvate dal CRM.

Ecco il video che mostra come salvare un'e-mail nel CRM usando Copilot per le vendite:

Salvare dalla scheda in evidenza

1. Apri il messaggio e-mail o la riunione, quindi apri Copilot per le vendite.

2. Nel riquadro laterale Copilot per le vendite, seleziona Salva.

   

3. In Connetti a un record seleziona un record a cui collegare l'e-mail o la riunione.

   • Seleziona un record suggerito: Copilot per le vendite utilizza l'intelligenza artificiale per suggerire account e opportunità correlati ai contatti nell'attività. Alcuni suggerimenti per le opportunità vengono forniti solo quando il contenuto del messaggio e-mail o della riunione è in inglese.

   • Cerca un record da selezionare: usa la casella di ricerca per trovare ed eseguire la connessione a un record di qualsiasi tipo che l'amministratore ha aggiunto a Copilot per le vendite.

   • Salva senza selezionare un record: seleziona Salva senza connetterti per salvare l'e-mail o la riunione nel sistema CRM senza collegarlo a un record. È ancora associato ai contatti nei campi A, Cc e Ccn .

   Nota

   • Quando cerchi un record a cui connetterti, i risultati della ricerca mostrano il nome del record e i campi chiave selezionati dall'amministratore.
   • Puoi connetterti a tutti i tipi di record che il tuo amministratore ha abilitato per gli impegni e aggiunto a Copilot per le vendite.

   La scheda Contatti correlati mostra i contatti presenti nell'e-mail o nella riunione perché l'impegno viene visualizzato nella relativa sequenza temporale.

   

4. Se il tuo sistema CRM presenta campi per classificare le e-mail e le riunioni salvate, puoi selezionarne uno o più in Aggiungi categorie di messaggi e-mail.

5. Se il sistema CRM consente di salvare i file allegati a un messaggio e-mail o a una riunione, è possibile selezionare quelli che si desidera salvare con l'attività. Non riesci a salvare un allegato?

   

6. Selezionare Salva.

Salvare da una scheda record correlata

Copilot per le vendite mostra i record relativi ai contatti salvati nel CRM. Tutti i record dello stesso tipo, ad esempio account o opportunità, vengono visualizzati in una scheda per quel tipo. Puoi salvare il messaggio e-mail o la riunione nel tuo CRM da queste schede. Se è già stata salvata nel CRM dalla scheda di evidenziazione, non è possibile salvarla di nuovo da una scheda di record correlata.

1. Apri il messaggio e-mail o la riunione, quindi apri Copilot per le vendite.

2. Passa il puntatore del mouse su un record e seleziona Altre azioni (...)>Salva e collega e-mail.

   In alternativa, seleziona un record per aprirne i dettagli. Dai dettagli, seleziona Altre azioni (...) >Salva e collega e-mail.

Il messaggio e-mail o la riunione viene collegato al record selezionato e salvato nel CRM. La scheda Connesso a mostra il record connesso e il suo tipo.

Gli allegati vengono gestiti in modo diverso quando si salva un'attività da una scheda record correlata:

• Se il sistema CRM è configurato per salvare tutti gli allegati per impostazione predefinita, tutti gli allegati che possono essere salvati nel sistema CRM vengono salvati automaticamente.

• Se il sistema CRM non è configurato per salvare tutti gli allegati per impostazione predefinita o per salvarne affatto, nessun allegato viene salvato nel sistema CRM.

Salvare da azioni rapide di CRM in un messaggio banner e-mail

Quando leggi un'e-mail da un contatto esterno e non l'hai già salvata, un messaggio banner nella parte superiore include un'azione rapida che puoi utilizzare per salvare l'e-mail nel tuo CRM.

1. Apri un messaggio e-mail che non hai salvato nel tuo CRM e che ha almeno un contatto esterno.

2. Nel messaggio banner, seleziona Salva questa e-mail.

3. Nel riquadro laterale di Copilot per le vendite, in Connetti a un record, seleziona un record.

   

4. Se il tuo CRM ti consente di salvare file allegati a un'e-mail, puoi selezionare quelli che desideri salvare con l'attività. Non riesci a salvare un allegato?

5. Selezionare Salva.

Copilot per le vendite può mostrare un messaggio banner che include azioni rapide di CRM in un massimo di due delle tue e-mail esterne al giorno. Se non vuoi che questi banner vengano visualizzati, chiedi all'amministratore di disattivarli per la tua cassetta postale.

Modificare le attività salvate in Dynamics 365

Se si utilizza Dynamics 365 come CRM, è possibile modificare alcuni dettagli di un messaggio e-mail o di una riunione salvata in Copilot per le vendite e quindi salvare le modifiche nel CRM. Puoi modificare il record a cui è connessa l'attività, le relative categorie di posta elettronica e i contatti correlati. Se utilizzi Salesforce come CRM, non puoi modificare le attività salvate in Copilot per le vendite.

1. Apri un messaggio e-mail o una riunione, quindi apri Copilot per le vendite.

2. Nella scheda Connesso a seleziona Altre azioni (...) >Modifica dettagli e-mail salvata.

   

Rimuovere i messaggi e-mail salvati in Dynamics 365

Se utilizzi Dynamics 365 come CRM, puoi utilizzare Copilot per le vendite per rimuovere i messaggi e-mail salvati e le riunioni che non sono più rilevanti, mantenendo il CRM pulito e aggiornato. Se utilizzi Salesforce come CRM, non puoi rimuovere le attività salvate in Copilot per le vendite.

1. Apri un messaggio e-mail o una riunione, quindi apri Copilot per le vendite.

2. Nella scheda Connesso a seleziona Altre azioni (...) >Rimuovi e-mail da Dynamics 365.

   

Limitazioni relative al salvataggio degli allegati

Se l'amministratore di CRM ha attivato la funzionalità di salvataggio degli allegati, quando si salva un messaggio di posta elettronica o una riunione nel sistema CRM, è possibile salvare anche gli allegati. È tuttavia consigliabile tenere presente le seguenti limitazioni:

• L'amministratore di CRM determina i tipi di file e le dimensioni massime consentite degli allegati che possono essere salvati nel CRM. Gli allegati di tipo non consentito o di dimensioni troppo grandi non possono essere salvati.

• Gli allegati inline non possono essere salvati nel CRM. Gli allegati in linea sono immagini o file visualizzati o incollati nel corpo di un messaggio e-mail.

Differenze tra Dynamics 365 e Salesforce

Copilot per le vendite funziona in modo leggermente diverso a seconda del CRM utilizzato. Le differenze sono descritte nelle sezioni seguenti.

Quando salvi le attività in Dynamics 365

• Se viene visualizzata una notifica sulla sincronizzazione lato server quando si tenta di salvare un messaggio e-mail o una riunione, significa che la cassetta postale non è configurata per salvare le attività di Outlook in Dynamics 365. Seleziona Attiva per attivare la sincronizzazione lato server per la cassetta postale. Per ulteriori informazioni, vedi Usare la sincronizzazione lato server con Copilot per le vendite.

  

• Anche le risposte a un'e-mail salvato vengono salvate automaticamente se entrambe le condizioni seguenti sono vere:

  • La sincronizzazione lato server è attivata per la cassetta postale.
  • Nessun messaggio e-mailnon è selezionato nella scheda E-mail nelle impostazioni di personalizzazione di Dynamics 365.

• Puoi salvare una riunione in Dynamics 365 solo se l'orario della riunione rientra nell'orario di lavoro di tutti i partecipanti. Scopri come impostare il tuo orario di lavoro in Personalizzare l'acceleratore delle vendite. I responsabili delle vendite possono impostare la disponibilità dei venditori che supervisionano.

• Se il salvataggio degli allegati alle riunioni è disattivato nelle impostazioni di sincronizzazione lato server, gli allegati delle riunioni non possono essere salvati nel CRM da Copilot per le vendite.

• Puoi salvare le bozze delle e-mail in Dynamics 365; Tuttavia, una bozza di messaggio e-mail viene salvata solo dopo essere stata inviata.

• Puoi salvare bozze di riunioni in Dynamics 365. Le bozze delle riunioni vengono salvate immediatamente. Se aggiorni una riunione dopo che è stata salvata, le modifiche vengono salvate automaticamente nel CRM.

• Solo le attività salvate utilizzando Copilot per le vendite vengono visualizzate nel riquadro laterale Copilot per le vendite. Se hai usato Dynamics 365 App for Outlook per collegare un'e-mail o una riunione a un record nel tuo sistema CRM, non viene visualizzato come salvato in Copilot per le vendite. Se utilizzi Copilot per le vendite per salvare l'attività, viene creato un record duplicato nel CRM.

• Puoi modificare gli impegni salvati in Outlook e salvare le modifiche in Dynamics 365.

Quando si salvano gli impegni in Salesforce

• Non è possibile salvare bozze di e-mail o bozze di riunioni in Salesforce.

• Anche le risposte ai messaggi e-mail salvati e gli aggiornamenti a riunioni salvate non vengono salvati automaticamente.

• Quando si salva un'e-mail o una riunione in Salesforce, viene visualizzata come salvata solo per l'utente. Gli altri partecipanti devono salvare separatamente l'e-mail o la riunione in Salesforce.

• Non puoi modificare le attività salvate.

• Gli allegati vengono salvati come file nei record relativi all'impegno.

• Se viene visualizzata una notifica per aggiornare le impostazioni in Salesforce quando si tenta di salvare un'attività di Outlook, significa che la posta elettronica avanzata è disattivata in Salesforce. Per ulteriori informazioni, vedi Impossibile salvare un'e-mail in CRM quando la posta elettronica avanzata non è abilitata in Salesforce CRM.

  Se l'opzione E-mail avanzata è attivata, un'attività viene salvata come record e-mail in Salesforce. Se l'amministratore ha contattato il supporto tecnico Microsoft per consentire il salvataggio degli impegni Outlook senza attivare la posta elettronica avanzata, un impegno viene salvato come record di attività.

• Se un messaggio e-mail che salvi contiene più caratteri nel corpo del messaggio rispetto al numero massimo di caratteri che è possibile memorizzare nei record e-mail di Salesforce, il messaggio e-mail viene troncato e quindi salvato. A questo proposito la scheda Connesso a include un avviso.