Stjórna geymslu með því að eyða skjölum eða þjappa gögnum

Meginhlutverk, t.d. kerfisstjóri, þarf reglulega að sjá um þau gögn sem safnast upp, eyða þeim eða þjappa þau.

Eyða skjölum.

Í vissum tilvikum gæti þurft að eyða reikningsfærðum innkaupapöntunum. Hins vegar er ekki hægt að eyða þeim nema þú reikningsfærir að fullu og móttekur vörurnar í innkaupapöntununum. Business Central hjálpar þér með því að athuga það.

Fyrirtæki eyða yfirleitt vöruskilapöntunum eftir að þær hafa verið reikningsfærðar. Þegar reikningur er bókaður færir Business Central hann á síðuna Bókaður innkaupakreditreikningur . Ef gátreiturinn Vöruskilaafhending á kreditreikningi hefur verið valinn á síðunni Innkaupagrunnur er reikningurinn fluttur á síðuna Bókuð skilaafhending . Hægt er að eyða skjölunum með því að nota keyrsluna Eyða reiknf. innk.vöruskilapönt . Áður en hún eyðir skjölum kannar keyrslan hvort innkaupaskilapantanirnar séu að fullu afhentar og reikningsfærðar.

Standandi innkaupapöntunum er ekki eytt sjálfkrafa eftir að þú hefur unnið og reikningsfært allar tengdar innkaupapantanir. Þess í stað er hægt að eyða þeim með keyrslunni Reikningsfærðum standandi innkaupapöntunum eytt.

Fyrirtæki eyða yfirleitt reikningsfærðum þjónustupöntunum sjálfkrafa þegar þær hafa verið reikningsfærðar að fullu. Þegar reikningur er bókaður er samsvarandi færsla stofnuð og hægt er að skoða hana á síðunni Bókaðir þjónustureikningar .

Þjónustupöntunum er hins vegar ekki eytt sjálfkrafa ef heildarmagn pöntunarinnar var bókað af síðunni Þjónustureikningur frekar en úr þjónustupöntuninni sjálfri. Það gæti þurft að eyða slíkum reikningsfærðum pöntunum handvirkt með því að keyra keyrsluna Eyða reikningsfærðum þjónustupöntunum .

Þjappa gögnum með dagsetningarþjöppun

Þú getur þjappað gögnum í Business Central til að spara pláss í gagnagrunninum - sem í Business Central Online getur jafnvel sparað þér peninga. Þjöppunin, sem byggir á dagsetningum og aðgerðum, sameinar nokkrar eldri færslur í eina nýja færslu.

Hægt er að þjappa færslum sem uppfylla öll eftirfarandi skilyrði:

• Þær eru frá lokuðum fjárhagsárum.
• Reiturinn Opinn er stilltur á Nr .
• Þær eru að minnsta kosti fimm ára gamlar. Ef þjappa á gögnum sem eru yngri en fimm ára skaltu hafa samband við samstarfsaðila þinn hjá Microsoft.

Þannig má til að mynda þjappa lánardrottnafærslum síðustu fjárhagsára þannig að á hverjum reikningi sé einungis ein kreditfærsla og ein debetfærsla fyrir hvern mánuð. Upphæðin í nýju færslunni er samtala allra þjöppuðu færslnanna. Dagsetningin sem færslan hlýtur er upphafsdagsetning þjappaða tímabilsins, til dæmis fyrsti dagur mánaðarins (ef færslum er þjappað eftir mánuðum). Að þjöppun lokinni er eftir sem áður hægt að skoða nettóbreytingar fyrir hvern reikning á fyrra fjárhagsári.

Fjöldi færslna frá dagsetningarþjappa ræðst af því hve mikið var afmarkað, hvaða reitir voru tengdir saman og hvaða tímabilslengd var valin. Það er alltaf minnst ein færsla. Þegar keyrslu er lokið má sjá útkomuna í Date Compr. Afgreiðslusíðu .

Hægt er að þjappa eftirfarandi gerðum gagna með runuvinnslum.

• Fjármálafærslur - fjárhagsfærslur, VSK-færslur, bankareikningsfærslur, fjárhagsáætlunarfærslur, viðskiptamannafærslur og lánardrottnafærslur.
• Vöruhúsafærslur
• Tilfangafærslur
• Birgðaáætlunarfærslur
• Fjárhagsfærslur eigna, viðhaldsbókarfærslur eigna og vátryggingafærslur eigna.

Þegar skilgreina á skilyrði fyrir þjöppunina er hægt að halda efni tiltekinna reita með valkostunum undir Varðveita reitainnihald. Tiltækir reitir fara eftir gögnunum sem eru þjöppuð.

Efni eftirfarandi reita er alltaf varðveitt eftir þjöppun: Bókunardags., Númer lánardrottins,Tegund fylgiskjals,Gjaldmiðilskóti,Bókunarflokkur,Upphæð,Eftirstöðvar,Upphafleg upph. (SGM), Eftirstöðvar (SGM), Upphæð (SGM), Innkaup (SGM), Reikningsafsl. (SGM), Staðgr.afsl. Gefinn (SGM) og staðgr.afsl. mögulegur.

Bókun þjappaðra færslna

Þjappaðar færslur eru bókaðar dálítið öðruvísi en stöðluð bókun. Munurinn felst í því að fækka nýjum fjárhagur færslum sem verða til við dagsetningarþjöppun og er sérstaklega mikilvægur þegar geymdar eru upplýsingar eins og víddir og fylgiskjalsnúmer. Dagsetningarþjöppun stofnar nýjar færslur á eftirfarandi hátt:

• Á síðunni fjárhagur Færslur eru nýjar færslur stofnaðar fyrir þjöppuðu færslurnar. Í reitnum Lýsing er dagsetningarþjöppun svo auðvelt er að þekkja þjöppuðu færslurnar.
• Á höfuðbókarsíðum, svo sem síðunni Viðskm.færslur , eru ein eða fleiri nýjar færslur stofnaðar.

Bókunarferlið stofnar eyður í númeraröðinni fyrir færslur á fjárhagur færslusíðunni . Þessum númerum er aðeins úthlutað á færslurnar á fjárhagssíðum. Númerabilið sem úthlutað er á færslurnar er tiltækt á síðunni Fjárhagsdagbók í Frá færslu nr. og Í færslunr. Svæði.

Fjöldi færslna frá dagsetningarþjöppun ræðst af því hve margar síur voru valdar, hvaða reitir eru sameinaðir og lengd tímabilsins sem þú velur. Það er alltaf minnst ein færsla.

Að keyra gagnaþjöppun

1. Veldu táknið , sláðu inn Gagnastjórnun og veldu síðan tengda tengja.

2. Gerðu eitt af eftirfarandi, allt eftir þörfum þínum:

   • Til að nota leiðarvísi með hjálp til að setja upp dagsetningarþjöppun fyrir eina eða fleiri tegundir gagna er leiðarvísir valinn .
   • Til að setja upp þjöppun fyrir einstaka gagnategund er valið Gagnaþjöppun, Þjappa færslum og síðan skal velja gögnin sem á að þjappa.

   Athugasemd

   Aðeins er hægt að þjappa gögnum sem eru eldri en fimm ára. Ef þjappa á gögnum sem eru yngri en fimm ára skaltu hafa samband við samstarfsaðila þinn hjá Microsoft. Þeir þurfa að nota atburðinn OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep í "Dagsetningarþjöppun" codeunit til að setja þröskuldinn.

Sjá einnig .

Stjórnsýsla

Finndu ókeypis rafrænar námseiningar fyrir Business Central hér