Verkstjórnun

Verkefnastjórnun gerir þér kleift að búa til verkefni sem þarf að ljúka til að ráða (inn um borð), segja upp (fyrir utan) og flytja (skipti) starfsmenn. Verkefnastjórnun notar hugtakið gátlista. Gátlisti er yfir lista yfir verkefni sem fara um borð, fara út um borð eða umskipti. Verkefnastjórnun notar gátlista til að flokka verkefni saman og úthluta þeim á einstaklinga eða hópa. Virkni gátlistans fyrir um borð, brottför og umskipti er svipuð.

Yfirlit yfir gátlista

Gátlisti er hópur verkefna. Gátlistar gefa þér sveigjanlega leið til að flokka verkefni og þau er hægt að endurnýta (til dæmis þegar þú ræður fleiri starfsmenn). Þú getur búið til eins marga gátlista og þú þarft og þú getur úthlutað sömu verkefnum á marga gátlista.

Dæmi

Eftirfarandi dæmi sýna hvernig gátlista er hægt að nota í inngönguferlinu. Hins vegar, vegna þess að virkni gátlista fyrir um borð, brottför og umskipti er svipuð, eiga upplýsingarnar einnig við um brottför og umskipti.

Sem hluti af inngönguferlinu geta starfsmenn mannauðs (HR) búið til verkefni sem fylgjast með framvindu komandi og nýlega ráðinna starfsmanna. Vegna þess að inngönguferlið gæti verið breytilegt, eftir staðsetningu starfsmanns eða landfræðilegri staðsetningu, geturðu búið til marga gátlista um borð til að koma til móts við mismunandi ráðningaraðstæður.

Dæmi 1

Sérhver starfsmaður sem er ráðinn í Bandaríkjunum verður að ljúka verkefnum eins og að fylla út eyðublöð fyrir staðgreiðslu skatta. Hins vegar gætu verkefni eins og að úthluta fyrirtækisbíl aðeins átt við um starfsfólk á stjórnendastigi. Í þessu tilviki er hægt að búa til tvo gátlista um borð: starfsmenn í Bandaríkjunum og aðeins stjórnendur. Síðan, þegar miðstigsstjóri er ráðinn í Bandaríkjunum, er starfsmenn í Bandaríkjunum gátlisti valinn. Hins vegar, þegar framkvæmdastjóri er ráðinn til starfa í Bandaríkjunum, eru báðir gátlistarnir valdir til að tryggja að öll nauðsynleg verkefni um borð sé lokið.

Dæmi 2

Í fyrirtæki eru bæði árstíðabundnir starfsmenn og fastir starfsmenn í fullu starfi. Þótt sum verkefni (eins og að sannreyna komutíma nýja starfsmannsins) eigi við um starfsmenn af báðum gerðum, þá eiga sum viðbótarverkefni aðeins við um venjulega starfsmenn í fullu starfi. Í þessu tilviki geturðu búið til tvo gátlista. Báðir gátlistarnir innihalda þau verkefni sem eiga við bæði árstíðabundið og venjulegt fullt starf, en aðeins einn gátlisti inniheldur þau verkefni sem eru sértæk fyrir fasta starfsmenn í fullu starfi.

Verkefnastjórnun vinnusvæði

Verkefnastjórnun vinnusvæðið sýnir öll verkefni sem hafa verið úthlutað einstaklingum í inngöngu-, brottför- og umbreytingarferlum. Til að skoða verkefnin fyrir ferli skaltu velja viðeigandi flipa í efra vinstra horninu: Onboarding, Offboarding, eða Umskipti. Sjálfgefið er að aðeins HR-sérfræðingar hafa aðgang að Verkefnastjórnun vinnusvæðinu.

Onboarding flipi inniheldur Byrjar bráðum lista sem sýnir starfsmenn sem koma inn og Nýlegt ráðningar listi sem sýnir nýráðna starfsmenn. Í báðum listum er aðeins hægt að velja einn starfsmann. Þegar starfsmaður er valinn birtast öll verkefni sem tengjast inngöngu þess starfsmanns hægra megin á síðunni. Onboarding flipi inniheldur einnig Öll verkefni lista sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem koma eða nýlega ráðnir. Að lokum inniheldur það lista yfir tímabær verkefni og lista yfir verkefni sem eru úthlutað til núverandi notanda.

Offboarding flipi inniheldur lista yfir starfsmenn sem eru að hætta í fyrirtækinu og lista yfir starfsmenn sem þegar hafa yfirgefið fyrirtækið. Í báðum listum er aðeins hægt að velja einn starfsmann. Þegar starfsmaður er valinn birtast öll verkefni sem tengjast brottför viðkomandi starfsmanns. Offboarding flipi inniheldur einnig Öll verkefni lista sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem hætta eða hætta. Að lokum inniheldur það lista yfir tímabær verkefni og lista yfir verkefni sem eru úthlutað til núverandi notanda.

Umskipti flipi inniheldur Öll verkefni lista sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem munu skipta um stöðu eða hverjir hafa nýlega skipt um stöðu. Það er líka listi yfir tímabær verkefni og listi yfir verkefni sem eru úthlutað til núverandi notanda.

Á öllum þremur flipunum geta starfsmannaaðstoðarmenn og stjórnendur lokið eftirfarandi verkefnum:

• Notaðu gátlista fyrir starfsmann
• Uppfærðu stöðu verkefnis
• Endurúthlutaðu verkefni
• Uppfærðu gjalddaga verks

Að setja upp verkefni

Þú getur búið til verkefni fyrir sig og síðan endurnýtt þau í mörgum gátlistum. Til að búa til verkefni, á síðunni Uppsetning um borð , á Tasks flipanum skaltu velja Nýtt.

Þú getur úthlutað búið verkefni á marga gátlista með því að velja verkefnið og velja síðan Beita á gátlista á valmyndinni.

Að öðrum kosti geturðu bætt verkefnum beint við gátlista. Til að bæta verkefni við gátlista, á síðunni Uppsetning um borð , á flipanum Gátlisti , búðu annaðhvort til nýr gátlisti til að bæta verkefninu við, eða bæta verkefninu við núverandi gátlista.

Til að breyta verki í bókasafninu skaltu velja Breyta á verkefnasafnsvalmyndinni. Ef verkefnið er tengt einhverjum gátlistum verða þeir gátlistar sýndir á síðunni Breyta verkefni . Ef þú vilt að verkefnin í einhverjum gátlistum verði uppfærð með breytingunum skaltu velja þá gátlista í Sækja um gátlista hlutann.

Til að eyða verkefnum úr bókasafninu skaltu velja Eyða möguleikann. Ef verkefni er tengt einhverjum gátlista mun þessi aðgerð ekki eyða verkinu af þeim gátlista. Verkefnið verður að fjarlægja af gátlistanum í sérstakri aðgerð.

Eftirfarandi tafla lýsir reitunum sem eru tiltækir þegar þú býrð til verk með annarri hvorri aðferð.

Verkefnistenglar

Verkatengill veitir tengil á ytri vefsíðu eða síðu í Dynamics 365 appinu. Þú getur tilgreint verktengil ef sá sem er úthlutað verkefni ætti að fara á tiltekna vefsíðu eða ákveðna síðu í Dynamics 365 appinu til að klára það verkefni. Þegar þú býrð til verktengil geturðu valið einn af eftirfarandi valkostum:

• Valmyndaratriði – Ef þú velur þennan valkost birtist listi yfir allar síður í Dynamics 365 appinu. Veldu síðu á listanum.

• URL – Ef þú velur þennan valkost skaltu slá inn vefslóð vefsíðunnar sem þú vilt að sá sem er úthlutað verkefninu fari á. Tilgreind síða getur verið síða sem er ekki hluti af Dynamics 365 appinu.

• Upplýsingar um starfsmann – Ef þú velur þennan valkost skaltu velja einn af eftirfarandi valkostum:

  • Sjálfsafgreiðsluaðgerðir starfsmanna – Þessi valkostur sýnir lista yfir síður sem eru tiltækar í Sjálfsafgreiðslu starfsmanna. Notaðu það ef verkefnið sem var úthlutað starfsmanni um borð verður að vera lokið í Sjálfsafgreiðslu starfsmanna. Til dæmis, ef þú vilt að starfsmaðurinn slær inn persónulegar tengiliðaupplýsingar sínar skaltu velja Sjálfsafgreiðsluaðgerðir starfsmanna og síðan Persónuupplýsingar>Persónuupplýsingar.
  • Aðgerðir starfsmannastjórnunar – Þessi valkostur sýnir lista yfir síður sem tengjast skráningu starfsmanns, en eru ekki aðgengilegar starfsmanninum. Til dæmis, ef þú vilt að eigandi verkefna slær inn upplýsingar sem eru sértækar fyrir starfsmann um borð, eins og launaupplýsingar, skaltu velja Starfsaðgerðir starfsmanna og síðan Bætur>Föst bætur.

Verkefnagerðir

Þegar starfsmaður er ráðinn, sagt upp eða fluttur til er hægt að velja einn eða fleiri gátlista. Eftir að gátlisti hefur verið valinn og ráðningar-, uppsagnar- eða flutningsferlinu er lokið eru verkefni búin til og þeim úthlutað til notenda til að fylgjast með framförum.

Þegar verkefni er búið til er því úthlutað til ákveðins notanda. Notandinn sem verkefni er úthlutað á fer eftir úthlutunargerðinni sem er valin fyrir það verkefni. Eftirfarandi gildi eru fáanleg í reitnum Tegund verkefna :

• Starfsmaður – Úthlutaðu verkefninu til ákveðins starfsmanns. Eftir að þú hefur valið þetta gildi skaltu velja starfsmanninn í reitnum Úthlutað til .

• Staða – Úthlutaðu verkefninu á tiltekna stöðu. Eftir að þú hefur valið þetta gildi skaltu velja stöðuna í Úthlutað til sviði.

  Til dæmis mun upplýsingatæknifræðingur alltaf sjá um að útbúa fartölvu fyrir nýjan starfsmann. Í þessu tilfelli, þegar þú býrð til grunnstillingarverkefni fartölvunnar, veljið Staða sem úthlutunargerð og veljið síðan Tæknifræðingur sem staðsetninguna. Síðan, þegar starfsmaður er ráðinn og gátlistinn er úthlutaður, er grunnstillingarverkefni fartölvunnar úthlutað þeim starfsmanni sem er í stöðu tæknifræðings þegar ráðningaraðgerðin er færð inn.

• Flokkur – Úthluta verkinu til stöðuflokks (úthlutunarflokkur). Eftir að þetta gildi hefur verið valið skal velja flokkinn í svæðinu Úthlutað á . Frekari upplýsingar er að finna í hlutanum Uppsetning úthlutunarflokka (Valfrjálst).

• Manager – Úthluta verkinu til stjórnanda starfsmannsins sem verið er að ráða, hætta eða flytja.

  Mikilvægt

  Þegar gátlisti er notaður, ef engri stöðu er úthlutað til ráðins, uppsagnar eða flutts starfsmanns, er ekki hægt að ákvarða stjórnandann. Í þessu tilfelli er verkefninu úthlutað til eiganda gátlistans. Frekari upplýsingar er að finna í hlutanum Gátlistar settir upp.

• Starfsmaður – Úthluta starfsmanni sem verið er að ráða, segja upp eða flytja.

Skiladagar verks og mótlykilsvæði skiladags

Skiladagar verks eru byggðir á upphafsdegi ráðningar, starfslokadegi eða umbreytingardegi. Sumum verkum verður að vera lokið fyrir upphafsdagsetningu starfsmanns en hægt er að ljúka öðrum verkum eftir á. Þegar verkefni er skilgreint er mótlykilssvæðið Gjalddagi stillt þannig að það tilgreini gjalddaga sem er í tengslum við upphafsdag, starfslokadag eða umbreytingardag. Til dæmis þarf tæknifræðingur að undirbúa fartölvu fyrir nýjan starfsmann tveimur dögum fyrir upphafsdagsetningu þess starfsmanns. Í þessu tilfelli, þegar þú stofnar grunnstillingarverkefni fartölvunnar, stillið mótsvæði gjalddaga á -2 . Síðan, ef upphafsdagur starfsmanns er 5.maí, á verkið að skila 3. maí.

Gjalddagar eru reiknaðir út frá dagatalinu sem er tengt gátlistanum. Frekari upplýsingar er að finna í hlutanum Gátlistar settir upp.

Fyrirmæli

Flókin verk gætu krafist margra þrepa eða aðilinn sem framkvæmir verkið gæti þurft að veita viðbótarupplýsingar. Í reitnum Leiðbeiningar er hægt að færa inn leiðbeiningar eða viðbótarupplýsingar til að aðstoða aðilann sem tengist verkinu að ljúka því.

Gátlistar settir upp

Gátlisti er hópur verkefna. Þú getur búið til eins marga gátlista og þú þarft og þú getur úthlutað sömu verkefnum á marga gátlista.

Til að búa til nýtt verk á gátlista skal velja Nýtt á valmyndastikunni Verk. Þegar þú býrð til nýtt verk geturðu valið að bæta því við verkefnasafnið, þannig að hægt sé að deila því á marga gátlista. Þú getur aðeins bætt verkefninu við safnið ef valkosturinn Nota verkefni á bókasafn er stilltur á Já. Ef þú bætir verkefninu við verkefnasafnið geturðu einnig bætt því við aðra gátlista á sama tíma með því að velja þá gátlista í hlutanum Nota gátlista . Ef þú bætir ekki verkefninu við safnið mun það aðeins vera til í gátlistanum sem þú býrð það til.

Til að breyta verki í gátlistanum skal velja Breyta. Ef verkefnið er tengt einhverjum gátlistum verða þeir gátlistar sýndir á síðunni Breyta verkefni . Ef þú vilt að verkin í öðrum gátlistum séu uppfærð með breytingunum skaltu velja þá gátlista í hlutanum Nota gátlista .

Til að fjarlægja verk af gátlistanum skaltu velja Fjarlægja. Þessi aðgerð fjarlægir aðeins verk af gátlistanum. Það hjartarskinn' fella brott þá frá the verkefni bókasafn. Til að eyða verkefni úr safninu skaltu fara á verkefnasafnið síðuna og velja Eyða.

Þegar þú býrð til gátlista tilgreinir þú eiganda og dagatal.

Ef reiturinn Tegund verkefnis fyrir verkefni er stilltur á Staða,Stjórnandi eðaFlokkur , en ekki er hægt að leiða neinn tiltekinn einstakling af úthlutunargerðinni, verður verkefninu úthlutað til eiganda gátlistans. Hér eru nokkur dæmi um aðstæður þar sem verkefnum verður úthlutað til eiganda gátlistans:

• Engri stöðu er úthlutað á starfsmanninn sem verið er að ráða eða segja upp. Þar sem starfsmaðurinn er ekki með stöðuverkefni er ekki hægt að ákvarða yfirmann hans.
• Svæðið Tegund verkefnis er stillt á Staða en enginn starfsmaður er tengdur stöðunni þegar verkefnið er stofnað. Til dæmis er uppsetningarfartölvuverkinu úthlutað á stöðunúmerið 000876 (sérfræðingur í tækniaðstoð). Þegar starfsmaður er ráðinn er engum starfsmanni úthlutað stöðu 000876. Þess vegna verður stofnað verkefni fyrir eiganda gátlistans.
• Svæðið Tegund verkefnis er stillt á Flokkur en enginn starfsmaður er tengdur stöðunum í flokknum þegar verkið er stofnað.

Dagatalið sem er tilgreint fyrir gátlista er notað til að reikna út skiladag verkefna sem eru hluti af þeim gátlista. Vinnudagar og frídagar eru skilgreindir í dagatalsuppsetningunni. Vinnudagar eru taldir með þegar skiladagur verkefna er reiknaður út og frídagar eru undanskildir. Frídagar eru helgar og frídagar.

Eftir að dagatal hefur verið sett upp er það tengt gátlistasniðmáti. Þannig er skiladagur hvers verkefnis á gátlistanum reiknaður á sama hátt. Hægt er að setja upp mörg dagatöl en aðeins er hægt að tengja eitt dagatal við hvern gátlista.

Uppsetning úthlutunarflokka (valfrjálst)

Stundum er hópur einstaklinga ábyrgur fyrir verkefni. Til dæmis gæti hópur starfsmanna í upplýsingatækni verið ábyrgur fyrir undirbúningi fartölva fyrir nýjar ráðningar.

Til að setja upp úthlutunarflokk skal fylgja þessum skrefum.

1. Á síðunni Hópverkefni skal velja Nýtt.
2. Færðu inn heiti (til dæmis,IT fartölva) og lýsingu á hópnum.
3. Veljið Vista.
4. Á flýtiflipanum Members velurðu Bæta við.
5. Í svæðinu Stöður eru valdar allar stöður sem bera ábyrgð á verkinu.

Eftir að úthlutunarflokkur hefur verið stofnaður er hann tiltækur til vals þegar verkefni er stofnað. Til að velja tiltekinn flokk fyrir verk verður að velja Flokkur í gerðinni Verkefni. Flokkurinn sem var stofnaður verður þá tiltækur fyrir val í svæðinu Úthlutað á .

Uppsetning verkefnaflokka (valfrjálst)

Inngöngu-, utanborðs- eða umskiptaferli getur falið í sér mörg verkefni. Til að auðvelda úthlutun allra nauðsynlegra verkefna á gátlista er hægt að stofna valfrjálsa verkefnaflokka til að flokka tengd verk. Til dæmis verða mannauðs-, upplýsingatækni- og launadeildir hver um sig að ljúka tilteknum verkefnum til að ráða nýjan starfsmann. Þess vegna eru eftirfarandi verkefnaflokkar stofnaðir: HR,IT og Payroll. Síðan, þegar þú býrð til verk, geturðu tengt einn af þessum verkefnaflokkum við það.

Þegar þú vilt bæta verki við gátlista er hægt að sía verkefnalistann eftir verkefnaflokknum sem viðkomandi verkefni er úthlutað til. Þegar gátlistasniðmát er stofnað, til dæmis, er hægt að sía listann þannig að aðeins séu sýnd þau verk á sviði upplýsingatækni sem úthlutað hefur verið til verkefnaflokks upplýsingatækni . Þess vegna er hægt að tryggja að aðeins viðeigandi upplýsingatækniverk séu valin.

Notkun gátlista

Þegar starfsmaður er ráðinn, hættur eða fluttur er hægt að velja einn eða fleiri gátlista. Skiladagar verkefna og verkefni starfsmanns eru stofnuð eftir að ráðningu, starfslokum eða umbreytingarferli er lokið. Til dæmis, þegar þú velur hnappinn Ráða eða Ráða og bæta við upplýsingum eru verkefni búin til fyrir einstaklinga, byggt á úthlutunargerðinni.

Gjalddaga er úthlutað á hvert verk með því að bæta við eða draga gjalddaga mótfærslu frá upphafsdegi starfsmanns. Frekari upplýsingar er að finna í Gjaldadagar verkefna og reitinn Jöfnun gjalddaga .

Ef verið er að nota aðgerðir starfsfólks eru verkin stofnuð þegar hnappurinn Lokið er valinn eða aðgerðin samþykkt.

Á vinnusvæðinu Verkefnastjórnun er hægt að tengja gátlista við starfsmann með því að velja starfsmanninn á listasíðu einfalds lista eða upplýsingasíðunni og velja síðan Nota gátlista. Gildið í reitnum Markmið dagsetningar verður notað til að reikna út skiladag verkefnanna. Yfirleitt ætti markmiðsdagsetning að vera sú sama og ráðningar-, starfsloka- eða breytingardagsetning starfsmanns.

Einnig er hægt að tengja gátlista við starfsmann með því að opna síðuna Starfsmaður og velja Gátlistar í valmyndinni.

Ljúka verkefnum

Á síðunni Sjálfsafgreiðsla starfsmanna getur starfsmaður skoðað öll verk sem honum er úthlutað. Fyrir hvern verkhluta sem úthlutað er eru sýnd gildi fyrir verk, Verk, Lýsing, Leiðbeiningar ogTengiliði . Að auki getur starfsmaðurinn opnað tengda ytri vefsíðu fyrir hvert verk eða tengda síðu í forritinu Dynamics 365.

Einnig er hægt að birta verkefni á sjálfgefna mælaborðinu. Til að birta verkefni á sjálfgefnu yfirliti:

1. Farðu í Notendavalkostir – Kjörstillingar – Verkefnastjórnun
2. Veldu Sýna verkefni á sjálfgefnu mælaborði til að kveikja.

Hægt er að merkja verk sem Í vinnslu,Hætt við eða Lokið. Ef verkefni var úthlutað á flokk verður það merkt sem Lokið þegar einn einstaklingur í flokknum lýkur því.

Einnig er hægt að endurúthluta verkefnum.