Membuat opsi respons kustom untuk alur persetujuan
Katakanlah Anda ingin mengirim permintaan persetujuan setiap kali karyawan mengunggah laporan SharePoint pengeluaran dan kemudian mengizinkan pemberi persetujuan untuk merespons dengan salah satu dari tiga opsi: Terima, Perlu info selengkapnya, atau Tolak.
Prasyarat
- Sebuah Power Automate akun.
- Daftar SharePoint bagi karyawan untuk memasukkan laporan pengeluaran mereka.
Tip
Untuk informasi terperinci tentang penggunaan SharePoint dengan, buka Power Automatedokumentasi SharePoint .
Buat alur persetujuan
Masuk ke. Power Automate
Di bilah navigasi kiri, pilih Alur saya.
Pilih Baru>Otomatis-dari kosong.
Pada layar yang terbuka, berikan nama untuk alur Anda di Nama alur.
Di Pilih bidang pemicu alur Anda, cari. SharePoint
Dari daftar pemicu, pilih Saat item dibuat.
Pilih Buat.
Berikan SharePoint alamat situs dan nama daftar .
Tip
Pilih Masukkan nilai kustom dari kolom Alamat Situs sebelum Anda memasukkan teks ke Alamat Situs.
Pilih Langkah baru, cari Persetujuan, lalu pilih Mulai dan tunggu persetujuan.
Pada kartu Mulai dan tunggu persetujuan , pilih daftar Jenis persetujuan .
Pilih Respons Kustom - Tunggu satu respons.
Selanjutnya, Anda akan membuat respons kustom yang akan digunakan pemberi persetujuan Anda saat mereka menanggapi permintaan persetujuan untuk pengeluaran karyawan.
Di kotak Item opsi respons, masukkan Terima lalu pilih Tambahkan item baru.
Dalam kotak item opsi respons, masukkan Tolak lalu pilih Tambahkan item baru.
Dalam kotak item opsi respons, masukkan Butuh info selengkapnya.
Masukkan Judul , Ditugaskan ke (email untuk pemberi persetujuan), dan Detail (detail yang akan terkandung dalam permintaan persetujuan).
Berikut adalah contoh yang mungkin Anda sertakan untuk organisasi Anda.
Sekarang setelah Anda membuat respons kustom, Anda mungkin ingin melakukan hal yang berbeda dalam alur Anda, tergantung pada respons dari pemberi persetujuan.
Menggunakan respons persetujuan
Jika respons terhadap permintaan adalah Terima, Anda mungkin ingin mengirim email ke departemen akuntansi, meminta mereka untuk mengganti biaya karyawan tersebut.
Jika respons adalah Tolak, Anda mungkin ingin mengirim email ke karyawan, memberi tahu mereka bahwa permintaan tersebut ditolak.
Dan terakhir, jika respons dari pemberi persetujuan adalah Perlu info lebih lanjut, Anda mungkin ingin mengirim email ke karyawan, meminta karyawan untuk memberikan informasi lebih lanjut.
Untuk melakukan salah satu dari ini dalam alur, tambahkan tindakan Kondisi atau Beralih ke alur Anda, lalu pilih bidang Hasil permintaan persetujuan dari pemilih konten dinamis. Pastikan untuk mengonfirmasi apakah nilainya adalah Terima, Perlu info lebih lanjut, atau Tolak.
Menanggapi permintaan persetujuan dengan respons kustom
Pemberi persetujuan menerima permintaan persetujuan melalui email. Permintaan juga ditampilkan di pusat persetujuan pada Power Automate.
Pembatasan
Pesan yang dapat ditindaklanjuti Outlook dan Outlook Web Access (OWA) memiliki batas lima respons kustom. Ini berarti bahwa hanya lima respons pertama yang ditentukan dalam alur yang akan terlihat di bagian Power Automate email persetujuan yang dapat ditindaklanjuti. Anda dapat mengirimkan opsi yang tersisa melalui email HTML yang tidak dapat ditindaklanjuti, Power Automate pusat persetujuan, aplikasi Power Automate seluler, atau Teams.
Persetujuan yang mengandalkan respons kustom dapat gagal jika dikirim ulang ke banyak pengguna dengan jenis yang diatur ke Semua orang harus menyetujui. Kegagalan ini disebabkan oleh keterbatasan ukuran data bidang hasil.
Catatan
Untuk persetujuan menggunakan satu respons kustom, Outlook dan OWA memperluas bidang respons sehingga pengguna tidak perlu memilih tombol sebelum mereka dapat merespons seperti yang mereka lakukan ketika ada beberapa opsi persetujuan.