प्रक्रियाओं को विज़ुअलाइज़ करें

प्रक्रिया मानचित्र एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को देखने और उनका विश्लेषण करने में आपकी सहायता कर सकता है। यह आपकी प्रक्रियाओं के निष्पादन का एक ग्राफिकल प्रतिनिधित्व प्रदान करता है, जिससे सुधार के क्षेत्रों की पहचान करना आसान हो जाता है।

प्रक्रिया मैप

आप Analytics>Process टैब चुनकर प्रक्रिया मानचित्र तक पहुँच सकते हैं। वहाँ से, आप अपनी प्रक्रियाओं का विस्तृत दृश्य देख सकते हैं, जिसमें प्रक्रिया में प्रत्येक चरण और वे कैसे जुड़े हुए हैं, शामिल हैं। प्रक्रिया मानचित्र आपकी प्रक्रियाओं में अकुशलताओं या रुकावटों की पहचान करने में आपकी सहायता कर सकता है, जिससे आप सुधार कर सकते हैं जिससे समय और संसाधनों की बचत हो सकती है।

गतिविधियाँ वे कार्य या क्रियाएं हैं जो एक व्यावसायिक प्रक्रिया का निर्माण करती हैं, और उन्हें मनुष्यों या मशीनों द्वारा निष्पादित किया जा सकता है। प्रक्रिया मानचित्र में, गतिविधियों को नोड्स के रूप में और उनके बीच संक्रमण को किनारों के रूप में दर्शाया जाता है, तथा प्रत्येक अनुक्रम का एक प्रारंभ और एक अंत होता है।

प्रक्रिया मानचित्र गतिविधियों के विभिन्न संयोजनों को अलग-अलग प्रक्रिया रूपों के रूप में प्रदर्शित करता है। प्रत्येक प्रक्रिया प्रकार, प्रक्रिया के प्रारंभ से अंत तक की गतिविधियों का एक अनूठा अनुक्रम है। प्रत्येक प्रकार अन्य से कम से कम एक गतिविधि द्वारा भिन्न होता है। प्रक्रिया मानचित्र प्रत्येक संस्करण के लिए गतिविधियों की आवृत्ति और थ्रूपुट समय जैसे मेट्रिक्स प्रदान करता है। आवृत्ति किसी गतिविधि से गुजरने वाली रिकॉर्डिंग/मामलों की कुल संख्या को इंगित करती है, जबकि थ्रूपुट समय किसी मामले की पहली और अंतिम घटना के बीच का समय होता है।

इस प्रक्रिया में शामिल होने के लिए आपके पास विभिन्न फ़िल्टर उपलब्ध हैं:

• वेरिएंट चयनकर्ता: आप वेरिएंट बार ग्राफ में एक या एक से अधिक बार का चयन करके इस फ़िल्टर को सक्रिय कर सकते हैं। यह आपको अपने प्रक्रिया मानचित्र में दृश्यावलोकन के लिए एक संस्करण या प्रक्रिया संस्करणों का एक सेट चुनने की अनुमति देता है।

• रिकॉर्डिंग चयनकर्ता: आप समय के अनुसार रिकॉर्डिंग बार ग्राफ में एक या एक से अधिक बार पर क्लिक करके इस फ़िल्टर को सक्रिय कर सकते हैं। यह आपको अपने प्रक्रिया मानचित्र में देखने के लिए एक रिकॉर्डिंग या रिकॉर्डिंग का एक सेट चुनने की अनुमति देता है।

• आरंभ तिथि फ़िल्टर: आपको किसी विशेष अवधि में प्रक्रिया विज़ुअलाइज़ेशन देखने की अनुमति देता है।

इसके अलावा, प्रमुख प्रदर्शन संकेतक के रूप में विशिष्ट मेट्रिक्स प्रदान किए गए हैं जो आपकी प्रक्रिया को बेहतर ढंग से समझने में आपकी मदद कर सकते हैं। इन मेट्रिक्स पर नीचे अधिक विस्तार से चर्चा की गई है।

प्रक्रिया KPI

• रिकॉर्डिंग की संख्या (#): यह KPI उसी प्रक्रिया की रिकॉर्डिंग की कुल संख्या प्रदर्शित करता है जो प्रक्रिया का विश्लेषण करने के लिए सबमिट की गई थी। जितनी अधिक रिकॉर्डिंग उपलब्ध होंगी, उतनी अधिक जानकारी प्राप्त की जा सकेगी। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसी प्रक्रिया की केवल कुछ रिकॉर्डिंग उपलब्ध कराते हैं जिसके पूरा होने के कई रास्ते हैं, तो हो सकता है कि आपको प्रक्रिया के सभी संभावित बदलावों के बारे में जानकारी न मिले।

• वेरिएंट की संख्या: यह KPI उन पथों की संख्या को इंगित करता है जिन्हें कोई प्रक्रिया अपना सकती है. उदाहरण के लिए, यदि किसी प्रक्रिया में एक अतिरिक्त गतिविधि है, तो उसे प्रक्रिया के एक और प्रकार के रूप में गिना जाएगा।

• औसत समय: यह KPI प्रक्रिया से संबद्ध सभी रिकॉर्डिंग में प्रक्रिया को पूरा करने में लिया गया औसत समय प्रदर्शित करता है। यह ड्रिल डाउन करें के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है, क्योंकि किसी प्रक्रिया की अवधि की जांच करने से किसी भी प्रकार की अड़चन का पता चल सकता है।

प्रक्रिया मानचित्र दृश्यावलोकन

• आवृत्ति के अनुसार भिन्नताएँ: यह प्रदर्शित करता है कि प्रक्रिया द्वारा किसी विशिष्ट प्रक्रिया पथ का कितनी बार अनुसरण किया गया।

• समय के अनुसार भिन्नताएँ: प्रति भिन्नता प्रक्रिया को समाप्त करने में लगा औसत समय दिखाता है।

• औसत समय के अनुसार गतिविधि: प्रत्येक गतिविधि के लिए लिया गया औसत समय प्रदर्शित करता है। इस दृश्य पर एक त्वरित नज़र डालने से किसी प्रक्रिया की सबसे अधिक समय लेने वाली गतिविधियों की पहचान करने में मदद मिल सकती है।

• समय के अनुसार रिकॉर्डिंग: किसी प्रक्रिया में प्रत्येक रिकॉर्डिंग के लिए लिया गया समय प्रदर्शित करता है।

• आरंभ तिथि: आपको रिपोर्ट में दिखाए गए विश्लेषण और प्रक्रिया मानचित्रों के लिए दिनांक सीमा दिखाता है।

अनुप्रयोग विश्लेषण

एप्लिकेशन एनालिटिक्स आपको एप्लिकेशन उपयोग को समझकर रिकॉर्डिंग से अधिक जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देता है। यह रिपोर्ट आपको निम्नलिखित के बारे में जानकारी देती है:

• उपयोग किये जाने वाले शीर्ष ऐप्स.

• एक्सेस पैटर्न और कौन से ऐप्स एक साथ उपयोग किए जाते हैं।

• प्रत्येक गतिविधि या रिकॉर्डिंग के लिए ऐप अंतर्दृष्टि।

एप्लिकेशन एनालिटिक्स KPI

• उपयोग किए गए ऐप्स: किसी प्रक्रिया में उपयोग किए गए ऐप्स की कुल संख्या.

• एक्सेस की गई बारों की संख्या (#): ऐप एक्सेस की गई बारों की संख्या. एक्सेस किया गया समय वह समय होता है जब कोई ऐप पुनः फोकस में आता है।

• व्यतीत समय: ऐप्स का उपयोग करने में व्यतीत किया गया समय. इसमें उस समय को शामिल नहीं किया जाता जब आप किसी ऐप पर ध्यान केंद्रित नहीं करते - उदाहरण के लिए, डेस्कटॉप।

• क्रियाएँ: ऐप्स के भीतर क्रियाओं की गिनती.

एप्लिकेशन एनालिटिक्स विज़ुअलाइज़ेशन

• एप्लिकेशन उपयोग: यह स्कैटर प्लॉट प्रत्येक उपयोग किए गए ऐप के लिए व्यतीत समय और एक्सेस किए गए समय को दर्शाता है, जिसमें वृत्तों का आकार दर्शाता है कि कितनी रिकॉर्डिंग उस ऐप का उपयोग करती हैं। इस आलेख का लक्ष्य उपयोग पैटर्न को समझना है। कुछ ऐप्स का उपयोग बार-बार, लेकिन केवल अल्प अवधि के लिए किया जा सकता है, जो यह दर्शाता है कि रिकॉर्डर इस एप्लिकेशन और अन्य के बीच आगे-पीछे हो रहा है। अन्य अनुप्रयोगों का प्रयोग लम्बी अवधि के लिए किया जा सकता है, तथा यह प्रक्रिया अन्य अनुप्रयोगों की आवश्यकता के बिना, उस अनुप्रयोग के भीतर होने वाली क्रियाओं पर काफी हद तक निर्भर करती है।

स्कैटर प्लॉट में वृत्तों का आकार सभी रिकॉर्डिंग में प्रत्येक एप्लिकेशन के उपयोग की आवृत्ति को दर्शाता है। अधिकांश या सभी रिकॉर्डिंग में उपयोग किए जाने वाले अनुप्रयोगों में बड़े वृत्त होते हैं। यह जानकारी किसी प्रक्रिया में आवश्यक अनुप्रयोगों की पहचान करने में सहायक हो सकती है, जिसमें समग्र दक्षता में सुधार के लिए अनुकूलन या स्वचालन की आवश्यकता हो सकती है।

• अनुप्रयोग स्विचिंग : इस बार चार्ट का उपयोग एक साथ उपयोग किए जाने वाले अनुप्रयोगों के जोड़ों की आवृत्ति प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। यह अनुप्रयोग उपयोग स्कैटर प्लॉट को पूरक बनाता है, तथा यह अतिरिक्त जानकारी प्रदान करता है कि कौन से दो अनुप्रयोग सबसे अधिक बार एक साथ उपयोग किए जाते हैं। इस चार्ट से प्राप्त जानकारी इन अनुप्रयोगों के बीच किसी भी डेटा स्थानांतरण या मैन्युअल इनपुट की पहचान करने में मदद कर सकती है, जो प्रक्रिया को अनुकूलित या स्वचालित करते समय विचार करना महत्वपूर्ण है।

• आवेदन में लगा समय : यह एक पाई चार्ट है जिसका उपयोग प्रत्येक अनुप्रयोग पर खर्च किए गए समय के वितरण को दर्शाने के लिए किया जाता है। यह दृश्य स्पष्ट रूप से समझाता है कि कौन से अनुप्रयोगों पर सबसे अधिक समय खर्च किया जा रहा है।

• अनुप्रयोग के अनुसार क्रियाएँ : यह एक पाई चार्ट है जो प्रत्येक अनुप्रयोग पर निष्पादित क्रियाओं का वितरण दर्शाता है। यह दृश्य यह पहचानने में मदद करता है कि किन अनुप्रयोगों में सबसे अधिक क्रियाएं या मैन्युअल इनपुट हैं, तथा यह उन क्षेत्रों के बारे में जानकारी प्रदान करता है जिनमें आगे अनुकूलन या स्वचालन की आवश्यकता हो सकती है।

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