मुख्य ईमेल जानकारी प्राप्त करें और जवाब ड्राफ़्ट करें

ग्राहकों के ईमेल से महत्वपूर्ण जानकारी को शीघ्रता से प्राप्त करना तथा सही प्रत्युत्तर का मसौदा तैयार करना, व्यस्त ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकता है। Microsoft 365 सेवा के लिए Copilot यह आपके लिए सिर्फ कुछ सेकंड में करता है? जब आप Outlook में कोई ईमेल खोलते हैं, तो चर्चा बिंदु ईमेल में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी का सारांश प्रदर्शित करता है। साइड पैन में दिखाई देने वाले सारांश के साथ आसानी से उत्तर का मसौदा तैयार करें - या इससे भी अधिक आसानी से, सेवा के लिए Copilot को आपके लिए उत्तर का मसौदा तैयार करने दें। यह ईमेल की विषय-वस्तु और संदर्भ के आधार पर सुझाया गया मसौदा तैयार करने के लिए AI का उपयोग करता है। सुझाए गए मसौदे को वैसे ही उपयोग करें या अपने स्वयं के प्रत्युत्तर के लिए प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग करें।

सुझाई गई सामग्री आपके उत्तर ईमेल के मुख्य भाग में पहले से मौजूद किसी भी सामग्री को प्रतिस्थापित नहीं करती है। इसे मौजूदा सामग्री में जोड़ दिया जाता है।

मुख्य ईमेल जानकारी देखें

सेवा के लिए Copilot उन ईमेल या ईमेल थ्रेड्स के लिए मुख्य जानकारी का सारांश तैयार करता है जिनमें कम से कम 1,000 अक्षर या लगभग 180 शब्द होते हैं। सारांश 400 अक्षरों तक की बुलेटेड सूची है। मुख्य ईमेल जानकारी कार्ड में निम्नलिखित शामिल हैं:

• ईमेल सारांश में प्रयुक्त ईमेल डेटा, उद्धरण संख्या के साथ। ईमेल से सटीक उद्धरण पाठ और उसे उद्धृत करने वाले व्यक्ति का नाम देखने के लिए उद्धरण संख्या का चयन करें।
• AI सहायता से ईमेल का जवाब देने के लिए ईमेल ड्राफ्ट करें बटन का उपयोग करें।
• सारांश की प्रतिलिपि बनाने या उसके बारे में फ़ीडबैक साझा करने के विकल्प.

Copilot के साथ एक ईमेल ड्राफ्ट करें

जब आप सेवा के लिए Copilot फलक पर ईमेल का प्रारूप तैयार करें का चयन करते हैं, तो आप उत्तर का प्रारूप तैयार करने के लिए निम्नलिखित पूर्वनिर्धारित संकेतों में से एक का चयन कर सकते हैं:

• कॉल का सुझाव दें: ग्राहक को उसी दिन या अगले दिन कॉल करने की पेशकश करें।
• अधिक जानकारी का अनुरोध करें: समस्या को हल करने में सहायता के लिए ग्राहक से अधिक विवरण का अनुरोध करना।
• प्रतिक्रिया के साथ सहानुभूति रखें: शिकायत व्यक्त करने वाले ग्राहक को सहानुभूतिपूर्ण प्रतिक्रिया प्रदान करना।
• उत्पाद/सेवा विवरण प्रदान करें: किसी विशेष उत्पाद या सेवा के बारे में विवरण प्रदान करना या ग्राहकों के प्रश्नों का उत्तर देना।
• ग्राहक की समस्या का समाधान करें: ग्राहक की समस्या के लिए समाधान प्रदान करना - और समाधान के चरण, यदि लागू हो।
• कस्टम: आपको उत्तर के लिए अपना स्वयं का संकेत प्रदान करने की अनुमति देता है।

कस्टम संकेत का उपयोग करें

कस्टम संकेत का उपयोग करके प्रत्युत्तर को शामिल करें, ईमेल के लिए अपने उद्देश्य बताएं, तथा इसकी लंबाई और टोन निर्धारित करें। फिर प्रत्युत्तर उत्पन्न करने के लिए Create प्रत्युत्तर तीर का चयन करें। अपने ग्राहक के साथ साझा करने से पहले हमेशा प्रत्युत्तर की समीक्षा करें। यदि आवश्यक हो तो आप कस्टम संकेत को संशोधित कर सकते हैं, और फिर प्रत्युत्तर को अद्यतन करने के लिए ताज़ा करें का चयन कर सकते हैं।

कस्टम संकेत फलक पर, आप निम्नलिखित क्रियाएँ कर सकते हैं:

• जब आप कस्टम संकेत दर्ज करते हैं, तो आपके ईमेल के संदर्भ के आधार पर सुझाए गए संकेत प्रदर्शित किए जाते हैं। आप कस्टम संकेत के टेक्स्ट बॉक्स में जोड़ने के लिए एक सुझाए गए प्रॉम्प्ट का चयन कर सकते हैं।
• आप सुझाई गई सामग्री पर माउस घुमा सकते हैं, किसी प्रॉम्प्ट को सहेजने के लिए पसंदीदा आइकन का चयन कर सकते हैं। अपने सहेजे गए संकेतों को देखने और उपयोग करने के लिए पसंदीदा टैब का चयन करें। आप अपने पसंदीदा टैब से किसी प्रॉम्प्ट को हटाने के लिए पसंदीदा आइकन को साफ़ कर सकते हैं।
• एक अलग सुझाव उत्पन्न करने के लिए, अधिक विकल्प का चयन करें.

सुझाए गए उत्तरों की समीक्षा करें और उन्हें कॉपी करें

जब आप पूर्वनिर्धारित संकेतों में से किसी एक का चयन करते हैं, तो Copilot एक सुझाया गया उत्तर उत्पन्न करता है। सुझाए गए ईमेल ड्राफ्ट में निम्नलिखित शामिल हैं:

• वह केस प्रदर्शित करता है जिसका उपयोग ईमेल सामग्री उत्पन्न करने के लिए किया जाता है. यदि ड्राफ्ट आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं है तो आप कोई अन्य मामला चुन सकते हैं।
• सामग्री को परिष्कृत करने के विकल्प. आप पिछले सुझाव पर आधारित एक नया प्रॉम्प्ट प्रदान करके सुझाए गए ईमेल ड्राफ्ट को और अधिक परिष्कृत कर सकते हैं। इससे आप अपने ईमेल उत्तरों को बेहतर बना सकते हैं। आप ड्राफ्ट समायोजित करें का उपयोग करके ड्राफ़्ट की लंबाई और टोन समायोजित कर सकते हैं या ईमेल ड्राफ़्ट में अतिरिक्त विवरण जोड़ सकते हैं.
• सेवा के लिए Copilot द्वारा तैयार किया गया मसौदा ईमेल की भाषा के समान ही है। हालाँकि, आप ड्राफ्ट समायोजित करें में ड्राफ्ट भाषा विकल्प का उपयोग करके ईमेल ड्राफ्ट को किसी अन्य भाषा में सेट कर सकते हैं।
• अधिक विकल्प आपको उत्पन्न ड्राफ्ट को पुनः प्रारंभ करने या पुराने संस्करण को पुनर्स्थापित करने की अनुमति देते हैं।

कोई भी आवश्यक परिवर्तन करें, और फिर एप्लिकेशन द्वारा सामग्री को ईमेल बॉडी में चिपकाने के लिए ईमेल में जोड़ें का चयन करें.

आप संपूर्ण प्रत्युत्तर को अपने ड्राफ्ट में कॉपी करने के लिए ईमेल पर कॉपी करें का भी चयन कर सकते हैं। या, प्रत्युत्तर के भाग का चयन करें और चयन को कॉपी और पेस्ट करने के लिए राइट-क्लिक मेनू का उपयोग करें।