Configurer et gérer Viva Glint distribution Listes

Microsoft Viva Glint Distribution Listes définissez les employés de votre organization éligibles à une enquête. Affinez les listes à l’aide des attributs employés chargés dans Viva Glint, chargez un fichier d’utilisateurs, utilisez des listes basées sur des dates et modifiez ou supprimez des listes au fil du temps.

Configurer une liste de distribution

Pour configurer une nouvelle liste de distribution :

1. Sélectionnez Configuration et, dans la section Employés, sélectionnez Distribution Listes. La page Liste de distribution affiche toutes les listes existantes et leur nombre de membres.

   

2. Sélectionnez + Nouvelle liste de distribution.

   

3. Pour remplacer « Liste de distribution sans titre... », ajoutez un nom unique au nom par défaut de la liste. Si une autre liste utilise déjà ce nom, un message d’erreur s’affiche.

Ajouter des utilisateurs à une liste de distribution

Il existe plusieurs façons pour les administrateurs Viva Glint d’ajouter des utilisateurs à une liste, notamment :

• Règles d’attribut qui ajoutent automatiquement des utilisateurs en fonction des données d’employés importées dans Viva Glint
• Rechercher et sélectionner des utilisateurs individuels
• Importations de fichiers pour ajouter plusieurs utilisateurs qui ne partagent pas de valeur d’attribut
• Une approche mixte qui combine des règles d’attribut et la fonctionnalité rechercher + ajouter

Utiliser des règles d’attribut pour ajouter des utilisateurs

Pour ajouter automatiquement des utilisateurs à une liste en fonction de leurs valeurs d’attribut dans les données importées dans Viva Glint :

1. Sélectionnez Configuration et, dans la section Employés, sélectionnez Distribution Listes.
2. Sélectionnez la liste à laquelle une règle d’attribut doit être ajoutée.
3. Sélectionnez Ajouter/modifier des employés et, dans la boîte de dialogue Choisir un moyen d’ajouter des employés , sélectionnez Règles d’attribut.
4. Dans le volet d’édition Ajouter des règles d’attribut qui s’affiche :

   1. Sélectionnez Je souhaite filtrer tous les employés actifs en fonction de ces populations : pour inclure uniquement les utilisateurs actifs.

   2. Sélectionnez + Nouveau remplissage , puis + Ajouter des filtres.

   3. Choisissez des attributs et des valeurs pour inclure les employés qui correspondent à ces données dans vos fichiers employés importés.

      Conseil

      Pour une enquête de sortie, activez Inclure les employés inactifs et envisagez de les contacter via leur e-mail personnel.

   4. Pour exclure des utilisateurs, pointez sur leur nom dans la section Inclus , puis sélectionnez Exclure.

   5. Pour supprimer une personne de la liste Exclu , pointez sur son nom dans la section Exclu et sélectionnez Supprimer.

5. Confirmez votre liste et sélectionnez Enregistrer les modifications.

Ajouter des utilisateurs manuellement

Ajoutez des utilisateurs individuels avec + Rechercher un employé pour ajouter une fonctionnalité ou importez un fichier d’utilisateurs pour mettre à jour une liste en bloc.

Rechercher et ajouter des utilisateurs individuels

Pour ajouter manuellement des utilisateurs individuels :

1. Sélectionnez Configuration, puis Listes distribution.
2. Sélectionnez la liste de distribution à laquelle vous devez ajouter des employés.
3. Entrez un nom ou une adresse e-mail dans le champ + Rechercher un employé à ajouter en bas de la liste.
4. Sélectionnez l’utilisateur dans les résultats de la recherche pour l’ajouter à la liste.

Importer des utilisateurs

Pour importer un fichier d’utilisateurs dans une liste :

1. Dans le tableau de bord de l’administrateur, sélectionnez Configuration, puis choisissez Distribution Listes.

2. Sélectionnez la liste de distribution à laquelle vous devez ajouter des employés.

3. Sélectionnez Ajouter/modifier des employés.

4. Dans la boîte de dialogue Choisir un moyen d’ajouter des employés , sélectionnez Importer.

   

5. Dans la boîte de dialogue Importer des employés dans la liste de distribution , sélectionnez Télécharger le fichier CSV dans la section Télécharger votre liste d’employés actuelle à modifier .

6. Utilisez le fichier téléchargé comme modèle et ajoutez les adresses e-mail des employés dans la colonne e-mail. Incluez la ligne d’en-tête, qui est étiquetée différemment lorsqu’il y a ou non des utilisateurs dans la liste. Les deux étiquettes de colonne sont importées avec succès :

   1. L’étiquette de ligne d’en-tête dans le fichier modèle est un e-mail lorsqu’il y a déjà des utilisateurs dans la liste de distribution.
   2. L’étiquette de ligne d’en-tête dans le fichier modèle est Employee Email lorsqu’il n’y a aucun utilisateur dans la liste de distribution.

7. Après avoir ajouté toutes les valeurs d’adresse e-mail, enregistrez le fichier en tant que .csv ou .xlsx.

8. Dans la boîte de dialogue Importer des employés dans la liste de distribution , faites un glisser-déplacer ou naviguez pour choisir le fichier (taille maximale 550 Mo, nombre maximal de lignes 10 000).

9. Pour conserver tous les utilisateurs existants dans la liste, sélectionnez Conserver les employés déjà dans la liste de distribution.

   

10. Sélectionnez Importer un fichier.

11. La fenêtre Confirmer votre importation s’affiche . Si le nombre correct d’employés à ajouter et à supprimer est correct, sélectionnez Confirmer l’importation.

Exporter des utilisateurs

1. Dans le tableau de bord de l’administrateur, sélectionnez Configuration, puis choisissez Distribution Listes.

2. Sélectionnez la liste de distribution à laquelle vous devez ajouter des employés.

3. Sélectionnez Ajouter/modifier des employés.

4. Dans la boîte de dialogue Choisir un moyen d’ajouter des employés , sélectionnez Importer.

   

5. Dans la boîte de dialogue Importer des employés dans la liste de distribution , sélectionnez Télécharger le fichier CSV dans la section Télécharger votre liste d’employés actuelle à modifier .

Utiliser une approche mixte pour ajouter des utilisateurs

Si votre organization doit ajouter la plupart des utilisateurs à une liste basée sur des règles d’attribut, mais doit également ajouter manuellement quelques utilisateurs, envisagez une approche mixte.

1. Configurez une nouvelle liste et ajoutez une règle d’attribut pour celle-ci.
2. Lorsque des utilisateurs doivent être ajoutés manuellement, ajoutez-les avec la fonctionnalité Rechercher et ajouter un utilisateur dans la liste.
3. Le type d’appartenance dans distribution Listes s’affiche sous la forme « Règles d’attribut, manuelles ».

Utiliser des listes basées sur les dates

les enquêtes sur le cycle de vie des employés Viva Glint utilisent des dates de sortie et d’embauche dans vos données d’employés pour déclencher automatiquement des enquêtes de sortie et d’intégration. Utilisez des listes de distribution basées sur des dates pour inclure tous les utilisateurs éligibles en fonction de plages de dates liées aux informations de date de sortie et d’embauche.

Pour configurer une liste basée sur les dates :

1. Configurer une liste
2. Utiliser des règles d’attribut pour ajouter des utilisateurs
3. Sélectionner un attribut de date, généralement la date de sortie ou d’embauche
4. Sélectionnez une plage de jours liée à la date à laquelle les employés sont éligibles.
5. Lorsque vous sélectionnez un nombre de jours avant et après une date, tenez compte des éléments suivants :
   • Fréquence à laquelle votre organization charge les données des employés
   • La rapidité avec laquelle les données nouvelles et appelées sur les employés sont mises à jour dans votre système d’information RH
   • Fenêtre Réponse dans la configuration du programme d’une enquête (nombre de jours pendant lesquels un utilisateur doit répondre à une enquête, généralement 14 jours)

Par exemple, pour s’assurer que les utilisateurs disposent de suffisamment de temps pour répondre à une enquête d’intégration de 30 jours, un Viva Glint Administration peut choisir de rendre les utilisateurs éligibles de 30 à 50 jours après leur date d’embauche. Cette configuration permet aux utilisateurs de recevoir des invitations et de répondre avec suffisamment de temps en fonction de l’importation bi-mensuelle des données des employés de cette organization.

Afficher la façon dont une liste est remplie

Dans la page Distribution Listes, la colonne Type d’appartenance définit si cette liste est remplie manuellement, par des règles d’attribut, ou les deux.

• Règles d’attribut : la liste utilise des règles d’attribut pour ajouter des utilisateurs en fonction de leurs valeurs d’attribut dans les données d’employés importées
• Manuel : la liste utilise un fichier d’utilisateurs importés dans la liste ou la fonctionnalité Rechercher et ajouter des utilisateurs pour ajouter de nouveaux utilisateurs
• Règles d’attribut, manuelles : la liste utilise des règles d’attribut et la fonctionnalité Rechercher et ajouter un utilisateur pour ajouter des utilisateurs.

Modifier une liste

La modification d’une liste de distribution est une modification globale qui affecte tout programme utilisant cette liste. Pour modifier :

1. Sélectionnez la liste de distribution que vous souhaitez modifier.
2. Sélectionnez Ajouter/modifier des employés ou Modifier des règles d’attribut si des filtres sont disponibles.
3. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.

Supprimer une liste

Viva Glint administrateurs peuvent supprimer des listes en pointant sur la liste et en sélectionnant l’option Supprimer. Une boîte de dialogue Supprimer la liste de distribution s’ouvre avec une liste des programmes d’enquête qui utilisent la liste.

Pour supprimer la liste de distribution, supprimez-la de la section Distribution du programme.

1. Sélectionnez Configuration , puis programmes d’enquête.
2. Sélectionnez l’enquête.
3. Sélectionnez Distribution et supprimez la liste.
4. Répétez ce processus pour tous les programmes d’enquête qui utilisent la liste.
5. Revenez à Distribution Listes et sélectionnez l’option Supprimer pour la liste.
6. Dans la boîte de dialogue En êtes-vous sûr ? qui s’affiche, sélectionnez Oui, j’en suis sûr.