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vue d’ensemble du stockage de fichiers Viva Engage

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Les fichiers joints à des publications dans Viva Engage réseaux connectés à Microsoft 365 sont stockés dans SharePoint. Les fichiers dans les publications de la communauté sont stockés dans la bibliothèque de documents qui sauvegarde la communauté. Les billets de scénario sont stockés dans une bibliothèque masquée dans le OneDrive du créateur.

Exception : lorsque le réseau Viva Engage ne se connecte pas aux groupes Microsoft 365, les fichiers chargés dans les publications sont stockés directement dans Viva Engage stockage cloud. Il inclut des fichiers des entités suivantes :

  • Plusieurs réseaux Viva Engage appartenant à un seul locataire Microsoft 365.
  • Viva Engage réseaux qui n’appliquent pas l’identité Office 365.
  • Viva Engage réseaux de base.

En savoir plus sur le stockage de fichiers dans les communautés qui se connectent aux groupes Microsoft 365 :

Remarque

Les stratégies des bibliothèques de documents de SharePoint sont prioritaires sur les paramètres des fichiers, des images et des vidéos dans Viva Engage.

Avantages du stockage Sharepoint

Pour les administrateurs réseau et clients, SharePoint dispose d’un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité et de conformité qui s’appliquent aux fichiers chargés dans Viva Engage, pour les groupes Viva Engage connectés à Microsoft 365. Les fonctionnalités incluent la découverte électronique, la protection contre la perte de données et la résidence dans la zone géographique pour les fichiers au repos.

Les utilisateurs finaux travaillent avec l’interface utilisateur SharePoint familière pour la navigation et la gestion des fichiers, avec les fonctionnalités suivantes :

  • Utilisez Recherche Microsoft pour une meilleure détectabilité et un accès plus facile.
  • Parcourir ou rechercher des fonctionnalités dans SharePoint et Delve pour rechercher des fichiers et y accéder via Viva Engage, SharePoint et d’autres ressources Microsoft 365.
  • Activez l’accès hors connexion aux fichiers en synchronisant un dossier SharePoint avec un dossier sur leur ordinateur.

Emplacements de stockage des fichiers de la communauté et du scénario

Communauté Les fichiers chargés dans les publications de la communauté sont stockés dans la bibliothèque de documents SharePoint qui sauvegarde la communauté. Vous pouvez accéder à la bibliothèque à partir de deux emplacements :

  • Onglet Fichiers : lorsque l’administrateur de la communauté active l’onglet Fichiers , vous pouvez accéder à la bibliothèque de documents en le sélectionnant.
  • Ressources de la communauté : lorsque l’administrateur de la communauté active le widget Ressources de la communauté, vous pouvez accéder à la bibliothèque de documents à partir du chemin d’accès Bibliothèque > SharePoint Applications > Viva Engage.

Remarque

Pour les communautés résidant dans Yammer avant son Viva Engage, les dossiers qui stockent les pièces jointes aux publications de la communauté sont étiquetés Yammer au lieu de Viva Engage.

Intrigue Les fichiers chargés dans les billets de scénario sont stockés dans une bibliothèque masquée dans oneDrive propriétaire du scénario. L’expérience utilisateur de Microsoft 365 ne fournit pas de point d’entrée à cet emplacement, mais vous pouvez y accéder via une URL semblable à l’exemple suivant :

https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage/Attachments/Storyline

Pour déterminer l’URL précise de la page de scénario d’un utilisateur, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le OneDrive de l’utilisateur dans un navigateur et notez son URL.

  2. Recherchez l’identificateur de l’utilisateur, qui est la partie de l’URL qui suit my.sharepoint.com/personal/immédiatement .

  3. Remplacez tout après l’identificateur de profil et la barre oblique inverse plus VivaEngage, sans espace, sans respect de la casse. L’URL obtenue ressemble à cet exemple :

    https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage

  4. Appuyez sur Entrée. La bibliothèque s’affiche.

Consultez cette page pour savoir comment activer et désactiver le module ressources de la communauté et l’onglet Fichiers.

Importante

Évitez d’utiliser SharePoint pour modifier, remplacer, supprimer, déplacer ou renommer la structure de dossiers (Documents > Apps > Viva Engage), les documents et les médias enrichis pour votre réseau Viva Engage. La modification de ces éléments dans SharePoint interrompt l’expérience frontale des publications, des communautés et de votre scénario.

Résoudre les problèmes liés aux pièces jointes

1. Restaurer un groupe Microsoft 365 ou une bibliothèque de documents qui authentification une communauté connectée

Les publications de la communauté peuvent perdre des fichiers joints et des contenus multimédias enrichis lorsque le groupe Microsoft 365 qui sauvegarde une communauté connectée est supprimé, lorsque la bibliothèque SharePoint du groupe est supprimée ou si la structure de dossiers (Documents > Apps > Viva Engage) est supprimée ou déplacée de leur emplacement.

Pour restaurer un groupe supprimé, contactez votre administrateur, le support technique, le service informatique ou le service de support technique. Pour plus d’informations, consultez Restaurer un groupe Microsoft 365 supprimé.

Pour restaurer une bibliothèque de documents, suivez les instructions fournies dans Restaurer les éléments de la Corbeille qui ont été supprimés de SharePoint ou teams.

2. Supprimer les fichiers joints qui appartiennent à des publications de la communauté ou du scénario supprimés

Si un fichier ou un média enrichi est supprimé d’une publication, il n’est pas supprimé de SharePoint ou OneDrive. Ils restent partagés et accessibles à toute personne ayant accès à cette communauté ou à ce scénario.

Pour supprimer entièrement le fichier, vérifiez que la pièce jointe est supprimée de la publication ou de la réponse. Si la publication ou la réponse est déjà publiée, l’auteur ou un administrateur de la communauté peut sélectionner le menu de dépassement (...) puis choisir Modifier. Vous pouvez également supprimer l’intégralité de la publication ou de la réponse. Ensuite, effectuez l’une des tâches de suppression suivantes dans SharePoint :

2.1 Supprimer les fichiers supprimés d’une publication ou d’une réponse dans une communauté

  1. Ouvrez la bibliothèque SharePoint qui sauvegarde la communauté. Vous pouvez effectuer cette opération de deux manières, en fonction de votre environnement :
    • Sélectionnez l’onglet Fichiers dans la communauté ;
    • Sélectionnez Bibliothèque SharePoint dans le module Ressources de la communauté dans le volet de navigation droit de la communauté.
  2. Ouvrez le dossier Documents > Apps > Viva Engage.
  3. Recherchez le fichier précédemment attaché au billet, puis sélectionnez Supprimer.

2.2 Supprimer définitivement les fichiers supprimés d’une publication ou d’une réponse sur un scénario

Les fichiers joints aux billets de scénario sont stockés dans une bibliothèque masquée dans le OneDrive de l’auteur. Il n’existe aucun point d’entrée à cet emplacement dans l’expérience utilisateur Microsoft 365, mais vous pouvez y accéder via une URL semblable à l’exemple suivant :

  1. Ouvrez le OneDrive de l’utilisateur dans un navigateur.

  2. Notez l’URL du OneDrive de l’utilisateur.

  3. Recherchez l’identificateur de l’utilisateur, qui est la partie de l’URL qui suit my.sharepoint.com/personal/immédiatement .

  4. Remplacez tout après l’identificateur de profil et la barre oblique inverse plus VivaEngage, sans espace, sans respect de la casse. L’URL obtenue ressemble à cet exemple :

    https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<useridentifier>/VivaEngage

  5. Appuyez sur Entrée. La bibliothèque s’affiche.

  6. Ouvrez le dossier Storyline pièces jointes>. L’URL du dossier où les fichiers de scénario sont enregistrés ressemble à cet exemple :

    https://<tenantname>-my.sharepoint.com/personal/<user identifier>/VivaEngage/Attachments/Storyline

  7. Recherchez le fichier précédemment joint et sélectionnez Supprimer.

    Les fichiers que les utilisateurs chargent dans les groupes connectés Microsoft 365 sont enregistrés dans le sous-dossier Applications > Viva Engage de la bibliothèque de documents SharePoint pour le groupe. Les utilisateurs peuvent accéder à la bibliothèque de documents SharePoint à partir de Viva Engage sous Ressources Microsoft 365 ou Office 365 Ressources sur le côté droit d’un groupe Viva Engage, ou via SharePoint lui-même. Le groupe Viva Engage doit être connecté à Microsoft 365.

Remarque

Évitez de supprimer, déplacer ou renommer des fichiers dans le sous-dossier Apps > Viva Engage.

3. Résoudre les images qui apparaissent vides dans Viva Engage threads de conversation

Les fichiers joints aux publications de la communauté sont stockés dans la bibliothèque de documents SharePoint qui sauvegarde la communauté. Les fichiers sont stockés dans le chemin d’accès Documents > Apps > Viva Engage.

Si l’emplacement de la bibliothèque change, les fichiers et les images attachés aux publications de la communauté peuvent apparaître vides. Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

  1. Déplacez le contenu des dossiers dupliqués dans le dossier officiel Apps/Viva Engage.

  2. Une fois qu’ils sont vides, supprimez tous les dossiers dupliqués.

  3. Vérifiez que les autorisations sur le dossier applications/Viva Engage officiel sont celles par défaut.

Pour rechercher la bibliothèque de documents qui sauvegarde la communauté, utilisez l’API https://graph.microsoft.com/v1.0/groups/{office_365_group_id}/drive/special/approot/Graph Explorer et modifiez l’attribut office_365_group_id dans l’appel de l’API à l’ID de communauté. L’exemple suivant illustre :

https://graph.microsoft.com/v1.0/groups/contoso_program_managers_group/drive/special/approot/

Importante

Dans les communautés héritées créées avant mars 2023, les bibliothèques de documents SharePoint sont nommées Yammer au lieu de Viva Engage.

4. Empêcher la suppression de fichiers des communautés Viva Engage

Engage membres de la communauté peuvent accéder à la bibliothèque SharePoint et ouvrir ou supprimer les dossiers et fichiers choisis. Les autorisations qui activent l’accès aux fichiers sont par nature, mais peuvent entraîner une suppression accidentelle ou involontaire. Cette section explique comment éviter ce problème en supprimant la navigation vers la bibliothèque de Engage communautés.

Viva Engage stocke les pièces jointes des communautés dans les publications de la bibliothèque de documents SharePoint de la communauté. Il stocke les fichiers dans un sous-dossier nommé Apps\Yammer ou Apps\Viva Engage. Les membres peuvent ouvrir la bibliothèque de la communauté sous l’onglet Fichiers ou sélectionner Ressources > de la communauté Bibliothèque SharePoint dans le volet droit Viva Engage. À partir de là, les membres peuvent supprimer des dossiers ou des fichiers.

Les administrateurs de la communauté peuvent supprimer les points d’entrée de navigation dans la bibliothèque. Procédez comme suit pour supprimer l’onglet Fichiers et le lien Ressources de la communauté :

  1. Sélectionnez l’option ... dans le coin inférieur droit de l’en-tête de la communauté.

  2. Sélectionnez Paramètres et désactivez le bouton bascule Ressources de la communauté .

  3. Désactivez le bouton bascule Activer les fichiers .

Accès invité aux fichiers

Le tableau suivant montre comment différents invités peuvent accéder aux fichiers chargés dans Viva Engage et les fichiers stockés dans SharePoint.

Type d'utilisateur Accès aux fichiers de groupe dans Viva Engage Accès aux fichiers de groupe dans SharePoint
Invité au niveau de la conversation qui se trouve dans votre réseau Groupe privé : peut afficher les fichiers partagés dans la conversation, mais ne peut pas charger de fichiers.
Groupe public : peut afficher, modifier et charger des fichiers.		 Les invités au niveau de la conversation ne peuvent pas accéder aux fichiers enregistrés dans SharePoint ni charger de fichiers. Si vous souhaitez activer l’accès à des fichiers spécifiques dans la conversation, ajoutez-les en tant qu’invité Azure B2B sur le locataire Office 365. Le chargement de fichiers n’est pas autorisé.
Invité au niveau du réseau qui est également un invité Azure B2B et un membre du groupe dans Microsoft 365 Peut afficher, modifier et charger des fichiers. Ces invités Azure B2B peuvent afficher, charger ou modifier des fichiers à partir de la bibliothèque de documents SharePoint uniquement. L’accès aux fichiers à partir de Viva Engage n’est pas autorisé.
Invité Azure B2B, mais pas membre du groupe
Invité au niveau du réseau
Invité au niveau de la conversation qui n’est pas dans votre réseau		 L’accès automatique aux fichiers n’est pas autorisé. Ces utilisateurs peuvent demander l’accès à des fichiers spécifiques.
Impossible de charger des fichiers.		 L’accès automatique aux fichiers n’est pas autorisé. Les invités peuvent demander l’accès à des fichiers spécifiques. Le chargement de fichiers n’est pas autorisé.
Invité au niveau du réseau, mais pas invité Azure B2B L’accès automatique aux fichiers n’est pas autorisé. Un invité doit devenir un invité Azure B2B et un membre du groupe dans Microsoft 365. D’autres membres du groupe peuvent également accorder l’accès à des fichiers spécifiques ou à l’ensemble de la bibliothèque de documents via l’une des nombreuses méthodes de partage externe SharePoint. Aucun accès automatique pour les invités au niveau du réseau à Viva Engage fichiers enregistrés dans SharePoint. Si vous souhaitez activer l’accès à des fichiers spécifiques, ajoutez-les en tant qu’invité Azure B2B sur le locataire Office 365. Pour plus d’informations, consultez Microsoft Entra documentation B2B. Si les invités doivent charger des fichiers dans un groupe spécifique à partir de SharePoint ou ont un accès automatique aux fichiers chargés vers SharePoint, ajoutez-les en tant que membre de groupe dans SharePoint.

Remarque

Les appartenances aux invités sont distinctes pour les Microsoft Entra ID et les Viva Engage. La suppression d’un invité de niveau réseau d’un groupe de Viva Engage connecté à Microsoft 365 ou du locataire dans Microsoft Entra ID ne supprime pas l’utilisateur dans Viva Engage. La suppression d’un utilisateur d’Viva Engage ne supprime pas l’utilisateur d’un groupe Microsoft 365 ou d’Microsoft Entra ID.

Pour plus d’informations sur Microsoft Entra invités B2B, consultez Accès invité dans un Microsoft Entra B2B.

Configuration requise

  • Viva Engage version requise

    Vérifiez que vos utilisateurs utilisent les versions Viva Engage les plus récentes. Au minimum, les utilisateurs doivent utiliser les versions suivantes ou plus récentes :

    • Viva Engage sur iOS - 7.33.0

    • Viva Engage sur Android - 5.5.84

    • Viva Engage bureau sur Windows ou Mac - 3.4.2

  • Configuration requise pour les cookies et le navigateur

    Pour stocker des fichiers Viva Engage dans SharePoint, nous utilisons la bibliothèque MSAL (Microsoft Authentication Library) avec des jetons Microsoft Entra ID pour l’authentification. Si vous n’activez pas les cookies tiers dans votre navigateur ou si les paramètres de zone de sécurité sont incorrects, le traitement de l’actualisation des jetons Microsoft Entra ne peut pas envoyer les informations nécessaires à Microsoft Entra ID.

    Lorsqu’un appel d’actualisation de jeton échoue, les utilisateurs voient :

    • Dans la page Viva Engage d’un groupe connecté, les ressources Microsoft 365 sont grisées

    • Échec des opérations de fichier

    • Viva Engage événements en direct ne peuvent pas être créés.

    Pour plus d’informations, consultez Une demande de connexion silencieuse a été envoyée, mais aucun utilisateur n’est connecté.

    Pour éviter les problèmes, procédez comme suit :

    • Assurez-vous qu’aucune extension (telle que Ghostery) ne bloque ou n’empêche la lecture des cookies.

    • Dans Microsoft Edge, vérifiez que le mode protégé est désactivé pour la zone approuvée.

      Incluez engage.cloud.microsoft et les URL associées dans le cadre de la zone de confiance. Pour plus d’informations, consultez URL et plages d’adresses IP Microsoft 365.

    • Dans les environnements complexes, en particulier ceux qui utilisent des configurations génériques telles que *.fabrikam.com, plus d’efforts peuvent être nécessaires pour trouver la bonne configuration. Les URL peuvent avoir besoin d’être déplacées entre les zones ou remplacées par les versions absolues dans certains cas.

    • Les utilisateurs ne doivent pas accéder à Viva Engage en utilisant le mode incognito ou InPrivate ou des modes équivalents dans d’autres navigateurs.