Gestion des congés

Éditeur : Microsoft

L’agent prédéfini Gestion des congès est conçu pour rationaliser le processus de gestion et de demande de congés pour les employés. Cet agent simplifie la soumission des demandes d’absence, fournit un résumé de l’historique des congés et offre un accès rapide aux politiques de congés de l’entreprise grâce à l’assistance de l’IA. L’agent réduit la charge administrative des RH et des gestionnaires, garantissant une gestion précise et rapide des congés. Cet agent offre aux employés une expérience fluide et conviviale. La gestion des congés améliore considérablement le flux de travail, accroît la satisfaction des employés et favorise une gestion efficace des congés au sein de l’organisation.

Regardez cette vidéo pour avoir un aperçu de l’utilisation de l’agent Gestion des congés :

Capacités

• Lancez le processus de demande de congés, consultez les soldes de congés disponibles, choisissez le type et la durée des absences, examinez un résumé et soumettez la demande à un responsable.

• Affichez et révisez les demandes soumises, avec les statuts, les heures accumulées et les notes du responsable.

• Naviguez dans les bases de connaissances et obtenez des réponses génératives avec des citations.

Cas d’utilisation

• Les employés peuvent utiliser l’agent pour soumettre des demandes de congés, de congés maladie ou de congés personnels.

• Les employés peuvent rapidement vérifier leurs soldes de congés disponibles pour différents types de congés sans avoir à contacter les RH.

• Les employés peuvent consulter l’état de leurs demandes de congés soumises, apporter les modifications nécessaires et consulter les notes du responsable.

• Les employés peuvent consulter un résumé de l’historique de leurs congés, y compris les demandes et les approbations passées.

• Les employés peuvent poser des questions à l’agent sur les politiques de l’entreprise en matière de congés. L’agent navigue dans les bases de connaissances connectées et fournit des réponses génératives avec des citations.

• Les responsables peuvent utiliser l’agent pour examiner les demandes de congés entrantes, consulter le solde des congés des employés et approuver ou refuser les demandes.

Possibilités d’extension

• Ajoutez les documents de politique ou les bases de connaissances de votre organisation en tant que sources de connaissances afin que votre agent puisse répondre aux questions des utilisateurs sur vos politiques de congés spécifiques.

• Étendez le modèle de données avec d’autres types de congés pour couvrir d’autres besoins des utilisateurs en fonction des avantages de votre organisation.

• Connectez-vous à vos systèmes d’enregistrement RH pour synchroniser les soldes de congés et les congés approuvés des employés.

Hypothèses

Étant donné que les critères de congès et la validation diffèrent d’une entreprise à l’autre, nous avons utilisé certaines hypothèses pour l’agent afin de le maintenir générique ; toutefois, l’agent peut être entièrement personnalisé.

• L’agent permet aux employés de soumettre des congés pour des dates passées.

• Il n’est pas possible d’annuler les congés approuvés.

• La validation du nombre d’heures de congé n’est pas disponible dans l’agent.

Composants de la solution Gestion des congés

• Un agent. Gestion des congés est l’agent où les utilisateurs peuvent :

  • Soumettre et gérer facilement les demandes de congés, ce qui garantit une communication transparente sur les congés entre les employés et les responsables.
  • Accéder aux soldes de congés, à l’historique et aux politiques de l’entreprise et les examiner, afin d’obtenir un aperçu complet des options de congés disponibles.
  • Naviguer dans les politiques de congés de l’entreprise à l’aide de l’IA, en obtenant des informations citées sans effort.

• Une application pilotée par modèle. L’application Administration de la gestion des congés est l’application qui permet aux utilisateurs de :

  • Configurer les soldes d’heures de congés des employés.
  • Examiner et gérer les demandes de congés des employés.

• Un flux Power Automate :

  • Gestion des congés - Exécuter la commande exécute les commandes de l’utilisateur déclenchées dans l’agent, y compris la soumission, la mise à jour, l’annulation et l’approbation des demandes de congés.

• Quatre références de connexion :

  • Gestion des congés - Dataverse - Référence de connexion à Dataverse
  • Gestion des congés - Microsoft Teams - Référence de connexion à Teams
  • Gestion des congés - Office 365 Outlook - Référence de connexion à Outlook
  • Gestion des congés – Utilisateurs Office 365 – Référence de connexion à Office 365

• Une source de connaissances :

  1. Téléchargez un fichier de source de connaissances contenant des instructions sur la politique de congés et des FAQ. Fournissez une description détaillée de l’objectif du document.

  2. Dans la rubrique système Optimisation conversationnelle, modifiez la configuration du nœud Créer des réponses génératives pour rechercher uniquement les sources sélectionnées et sélectionner le fichier que vous avez téléchargé.

     

• Deux rôles de sécurité :

  • Gestion des congés - Administrateur
  • Gestion des congés - Utilisateur

Installer et configurer l’agent Gestion des congés

Procédez comme suit pour installer et configurer votre agent Gestion des congés.

Étape 1 : Examiner les conditions requises préalables

Étape 2 : Créer des connexions

Étape 3 : Installer les fichiers de la solution

Étape 4 : Attribuer des rôles de sécurité

étape 5 : Assurez-vous que les flux cloud sont activés

Étape 6 : Configurer le programme

Étape 7 : Publier dans Teams

Étape 1 : Examiner les conditions requises préalables

Examinez les conditions requises, identifiez les opportunités et développez un plan d’action adapté aux besoins de votre organisation.

Confirmer les licences

L’un des plans Power Apps suivants :

• Power Apps Premium

  • Power Apps par application
  • Compteur de paiement à l’utilisation Power Apps par application
  • Droits d’utilisation de Power Apps inclus avec les licences Dynamics 365

• Plan Microsoft 365 Business ou Enterprise avec Teams

• Copilot Studio (pour vos créateurs et gratuit)

• Capacité des messages Copilot Studio

Configurer les environnements et les stratégies de données

Il est important de disposer d’un environnement cohérent et d’une stratégie de politique de données pour les agents d’entreprise. Pour installer et gérer correctement l’agent Gestion des congés, confirmez que ces ressources et pratiques sont en place.

• Administrateurs : assurez-vous que les administrateurs disposant des privilèges nécessaires sont disponibles pour coordonner et attribuer des licences et créer des environnements. Les éléments suivants sont nécessaires :

  • Un Microsoft Entra ID global ou un administrateur d’utilisateur locataire pour attribuer une licence Power Apps, Copilot Studio ou Power Automate.
  • Administrateur de Power Platform pour crées des environnements.

  Pour plus d’informations : Administrateur de Microsoft Power Platform

• Environnements : suivez les meilleures pratiques de gestion du cycle de vie des applications (ALM) en matière de création et de gestion des environnements. Considérez également :

  • Un environnement Power Platform est configuré avec une base de données Dataverse
  • Les privilèges du rôle de sécurité Créateur d’environnement, au minimum, sont attribués à l’utilisateur qui installe les solutions dans cet environnement.

  Pour en savoir plus, consultez Présentation des environnements.

• Stratégies de protection contre la perte de données : assurez-vous que l’environnement a accès aux connecteurs utilisés par l’agent Gestion des congés :

  • Connecteur Microsoft Dataverse
  • Connecteur Microsoft Teams
  • Connecteur Office 365 Outlook
  • Connecteur d'utilisateurs Office 365

  Plus d’informations, voir Stratégies de protection contre la perte de données

• Allouer la capacité de l’environnement : l’agent Gestion des congés nécessite une capacité de message Copilot Studio dans l’environnement de production où l’agent est déployé.

  1. Accédez au Centre d’administration Power Platform.

  2. Développez Ressources dans le volet gauche et Sélectionner capacité.

  3. Sélectionner des modules complémentaires.

  4. Sélectionner Attribuer à un environnement.

  5. Recherchez l’environnement dans lequel vous souhaitez déployer la solution Agent de gestion des congés.

  6. Allouez des messages Copilot Studio à l’environnement.

  Pour plus d’informations, voir Gestion des messages et de la capacité Copilot Studio

Étape 2 : Créer des connexions

Les flux de cloud nécessitent des références de connexion spécifiques pour fonctionner correctement. Les références de connexion sont incluses dans la solution, mais les connecteurs doivent souvent être configurés manuellement.

L’installation nécessite de configurer trois nouvelles connexions. Il est préférable de créer les connexions avant d’importer la solution pour faciliter l’importation. Si vous créez les connexions lors de l’importation, vous devez basculer entre les fenêtres du navigateur.

Pour créer les connexions à l’avance, procédez comme suit :

1. Accédez à Power Apps.

2. Accédez à Connexions et sélectionnez Nouvelle connexion pour créer des connexions avec chacun de ces connecteurs :

   • Connecteur Microsoft Dataverse
   • Connecteur Microsoft Teams
   • Connecteur Office 365 Outlook
   • Connecteur d'utilisateurs Office 365

Étape 3 : Installer les fichiers de la solution

Deux options d’installation de la solution sont disponibles :

• Vous pouvez sélectionner le bouton Obtenir maintenant sur la page d’offre AppSource de l’agent. Cette option vous redirige vers le centre d’administration Power Platform et installe une version gérée de l’agent.

• Vous pouvez télécharger une version gérée ou non gérée des fichiers de la solution et les importer manuellement dans votre environnement en fonction des exigences de votre organisation.

Pour plus d’informations sur les solutions gérées et non gérées, consultez Concepts de solution dans la documentation Power Platform.

Installer depuis AppSource

Vous pouvez facilement accéder à l’agent Gestion des congés et l’installer à partir d’AppSource, une vitrine numérique de Microsoft. Procédez comme suit pour exécuter le processus d’installation d’AppSource :

1. Dans AppSource, accédez à Gestion des congés et sélectionnez Obtenir maintenant. Un volet d’installation s’ouvre dans le centre d’administration Power Platform.

2. Sélectionnez l’environnement que vous avez préparé pour votre agent.

3. Acceptez les conditions d’utilisation et les déclarations de confidentialité en cochant les cases.

4. Cliquez sur Installer. Une fois l’installation terminée, le statut indique Installé.

Télécharger et installer manuellement les fichiers de la solution

Vous pouvez également télécharger des fichiers de solution gérés ou non gérés à installer manuellement dans votre environnement préparé en fonction des besoins de votre organisation :

1. Téléchargez les fichiers suivants de la solution gérée ou non gérée :

   • Géré : mpa_LeaveManagement_managed.zip
   • Non géré : mpa_LeaveManagement_unmanaged.zip

2. Accédez à Power Apps et sélectionnez l’environnement que vous avez préparé pour la solution.

3. Sélectionnez Solutions dans le volet de gauche.

4. Cliquez sur Importer la solution.

5. Recherchez et sélectionnez la version gérée ou non gérée du fichier mpa_LeaveManagement téléchargé dans l’étape précédente.

6. Sélectionnez Suivant.

7. Vérifiez les détails et confirmez que la case Activer les étapes et les flux de plug-in inclus dans les solutions reste cochée, puis sélectionnez Suivant.

8. Pour chacune des connexions répertoriées, Sélectionner la connexion existante créée dans le étape précédent. Si vous n’avez pas créé les connexions à l’avance, créez-les maintenant.

9. Sélectionnez Importer pour commencer le processus d’importation de la solution Gestion des congés. Une fois l’importation terminée, une notification vous est envoyée avec un message Opération terminée.

Plus d’informations : Concepts de solution

Étape 4 : Attribuer des rôles de sécurité

La solution comprend deux nouveaux rôles de sécurité :

• Gestion des congés - Administrateur

  • Un administrateur de programme peut voir tous les enregistrements de congés.

  • Les utilisateurs de ce rôle agissent en tant qu’administrateur du programme de gestion des congés. Ce rôle de sécurité donne accès à l’application pilotée par modèle où un administrateur peut afficher tous les enregistrements de solde d’heures et de demande de congés des utilisateurs, les supprimer et les désactiver.

  • Attribuez ce rôle aux utilisateurs qui gèrent le programme de gestion des congés dans votre organisation.

• Gestion des congés - Utilisateur

  • Un employé peut créer et mettre à jour ses demandes de congés.

  • Attribuez ce rôle aux utilisateurs réguliers qui accèdent à l’agent Gestion des congés.

  • Les employés qui sont également des gestionnaires peuvent consulter et approuver les demandes de congés de leurs subordonnés directs.

Les rôles peuvent être attribués depuis le centre d’administration Power Platform.

1. Accédez au Centre d'administration de Power Platform.

2. Sélectionnez Environnement dans le volet de gauche, puis sélectionnez l’environnement où la solution a été installée.

3. Sous Utilisateurs, sélectionnez Voir tout.

4. Sélectionner un ou plusieurs Utilisateurs.

5. Sélectionnez Gérer les rôles de sécurité, puis sélectionnez les rôles appropriés.

6. Sélectionnez Enregistrer.

   Astuce

   Pour les grandes organisations, créez un groupe de sécurité Microsoft Entra contenant tous les utilisateurs ciblés pour l’agent Gestion des congés et associez-le à une nouvelle équipe Dataverse de sécurité Microsoft Entra ID créée via le centre d’administration Power Platform. Attribuez ensuite le rôle Gestion des congés - Utilisateur à cette équipe Dataverse.

étape 5 : Assurez-vous que les flux cloud sont activés

Ouvrez la solution Gestion des congés nouvellement installée et vérifiez que les quatre flux de cloud sont définis sur l’état activé. Si ce n’est pas le cas, activez-les.

1. Sélectionnez Solutions dans le volet de gauche.

2. Sélectionnez la solution de gestion des congés dans la liste.

3. Sélectionnez Flux de cloud (1) dans le volet de gauche.

4. Sélectionnez chacun des quatre flux dans la liste pour vérifier que chacun est activé.

5. Sélectionner Allumer dans la barre de commandes si le flux n’est pas déjà activé.

Étape 6 : Configurer le programme

Une fois les configurations d’administration de l’agent terminées, l’étape suivante consiste à configurer les détails des soldes de congés pour les employés avant d’être prêt à partager l’agent avec les membres de votre organisation. Vos responsables de programme ont accès à l’application d’administration lorsque vous terminez l’étape précédente pour attribuer des rôles de sécurité.

Le responsable du programme de gestion des congés doit configurer le solde des heures de congés des employés qui utilisent l’agent. Procédez comme suit :

1. Accédez à Power Apps et sélectionnez l’environnement dans lequel vous avez installé la solution.

2. Sélectionnez Applications dans le volet de gauche, puis sélectionnez Lire dans l’Application Administration de la gestion des congés dans la liste.

3. Utilisez le volet de navigation de gauche pour parcourir les différentes données du programme Gestion des congés.

4. Créez des enregistrements de solde d’heures pour les employés au besoin, avec le nombre d’heures de congés pour vacances, de congés maladie et de congés sans solde pour chacun.

Étape 7 : Publier dans Teams

1. Accédez à Copilot Studio dans le même environnement que celui où vous avez installé la solution Agent de gestion des congés.

2. Sélectionnez Agents pour passer en revue la liste des agents dans cet environnement.

3. Ouvrez Gestion des congés.

4. Sélectionnez Publier pour publier la configuration actuelle de l’agent afin qu’elle puisse être déployée sur les canaux.

5. Sélectionnez Canaux>Microsoft Teams.

   Note

   L’agent Gestion des congés est conçu pour une expérience Microsoft Teams et l’authentification par défaut est configurée sur Authentifier avec Microsoft. Pour plus dinformations, voir Ajouter l’authentification utilisateur aux rubriques

6. Sélectionner Activez Teams pour ajouter le Microsoft Teams canal.

7. Sélectionnez Modifier les détails. Passez en revue les informations et apportez les modifications souhaitées à l’icône, aux descriptions et aux informations de développeur pour l’agent Gestion des congés. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

8. Sélectionnez Options de disponibilité.

   Vous pouvez partager l’agent Gestion des congés de plusieurs manières, notamment via un lien, en le déployant dans le magasin d’applications Teams ou en le distribuant en tant que fichier d’application personnalisé.

9. Sélectionnez votre méthode de déploiement.

10. Si vous le déployez sur le magasin d’applications Teams, vous devez également décider dans quelle mesure partager l’agent Contrôle de bien-être.

    1. Sélectionnez Afficher à tous les membres de mon organisation pour déployer l’agent à tous les membres de votre organisation. Cette option soumet l’agent dans le centre d’administration Microsoft Teams pour approbation par les administrateurs généraux et les administrateurs Teams. Une fois approuvé, votre agent apparaît dans la zone Créé pour mon organisation du catalogue d’applications Teams.

       Pour plus d’informations, consultez Gérer vos applications dans le centre d’administration de Microsoft Teams.

    2. Sélectionnez Afficher à mes collègues et aux utilisateurs partagés pour déployer l’agent à une audience plus limitée. Ici, vous pouvez Sélectionner à la fois les groupes de sécurité et les utilisateurs individuels. Lorsque vous avez terminé vos sélections, sélectionnez Partager pour enregistrer les modifications apportées aux autorisations de l’agent.

       Pour en savoir plus, consultez Connecter et configurer un agent pour Microsoft Teams.

Limites

Le contenu généré par l’IA peut comporter des erreurs. N’oubliez pas de vérifier qu’il est exact et approprié. Consultez les Conditions d’utilisation supplémentaires.