FAQ relatives à la gestion des prospects
Cet article répond aux questions fréquemment posées sur la gestion des prospects dans Dynamics 365 Sales, Sales premium et Sales Professional.
FAQ sur l’expérience de qualification du prospect
Que se passe-t-il lorsqu’un prospect est qualifié ?
Selon les paramètres configurés par votre administrateur système, votre expérience peut varier. Voici les expériences possibles :
Où puis-je trouver les prospects qualifiés et non qualifiés ?
Sélectionnez Prospects dans le plan de site, puis sélectionnez la vue Prospects fermés pour trouver vos prospects qualifiés et non qualifiés. Vous pouvez réactiver les prospects si vous souhaitez les qualifier à nouveau.
Que deviennent les notes et pièces jointes lorsque les prospects sont qualifiés ?
Lorsque des commerciaux travaillent sur un prospect, ils utilisent des notes pour stocker des informations clés sur leurs recherches à propos du prospect. Il peut s’agir d’informations comme de nouveaux contacts sur le site, la valeur actuelle du contrat, des informations fournisseur etc. Si un prospect est qualifié, ces notes sont affichées dans l’enregistrement de l’Opportunité afin que les informations ne soit pas perdues.
Quelle est la différence entre la nouvelle et l’ancienne expérience de qualification des prospects ?
La nouvelle expérience de qualification des prospects permet de personnaliser le processus de qualification des prospects, y compris la création automatique ou manuelle d’enregistrements de compte, de contact et d’opportunité, ou une combinaison des deux. Il permet également de créer plusieurs opportunités pour un seul prospect et de pouvoir résumer le prospect une fois qu’il a été qualifié. L’expérience héritée permet uniquement la création automatique des enregistrements.
Que se passe-t-il si j’ai déjà défini l’expérience de qualification du prospect ?
La nouvelle expérience de qualification du prospect est activée par défaut, que vous ayez précédemment défini l’expérience de qualification du prospect ou non. Toutefois, l’expérience que vous aviez précédemment définie est conservée. Par exemple, si vous aviez précédemment activé l’option Créer automatiquement des enregistrements pour les nouveaux prospects qualifiés dans l’expérience héritée, la création d’enregistrements est définie sur Automatique dans la nouvelle expérience. Autrement, la création d’enregistrements est définie sur Vendeur dans la nouvelle expérience. En savoir plus sur Comment personnaliser l’expérience de qualification du prospect.
Comment puis-je créer plusieurs opportunités pour un seul prospect ?
Si la création de plusieurs opportunités est activée par votre administrateur, vous pouvez créer des opportunités supplémentaires en sélectionnant +Nouvelle opportunité dans le volet latéral Qualifier le prospect. Notez que les enregistrements ne sont pas créés tant que vous n’avez pas sélectionné Qualifier.
Pourquoi ne puis-je pas modifier ou créer plusieurs opportunités pour un prospect dans la nouvelle expérience de qualification du prospect ?
Le bouton Nouvelle opportunité est désactivé dans les scénarios suivants :
- Votre administrateur a désactivé la création de plusieurs opportunités pour un seul prospect.
- Vous utilisez une application personnalisée qui ne dispose pas du formulaire Qualifier un prospect d’opportunité.
Pour plus d’informations, consultez Personnaliser l’expérience de création d’opportunités pour les prospects qualifiés.
Pourquoi ne puis-je pas modifier les enregistrements de compte et de contact dans le volet latéral Qualifier le prospect ?
Si votre administrateur a configuré des enregistrements de compte et de contact à créer automatiquement, ces enregistrements ne sont pas modifiables dans le volet latéral Qualifier le prospect. Pour apporter des modifications, vous devez fermer le volet latéral, modifier les détails dans le formulaire Prospect, puis sélectionner à nouveau Qualifier.
Puis-je personnaliser le formulaire d’opportunité qui s’affiche lorsqu’un prospect est qualifié ?
Oui, votre administrateur peut personnaliser les champs du formulaire Opportunité qui s’affiche lors de la qualification du prospect. La personnalisation des formulaires d’opportunité n’est possible que dans les scénarios suivants :
- Votre administrateur a activé la nouvelle expérience de qualification du prospect.
- Votre administrateur a sélectionné Vendeur pour la création d’opportunités dans la nouvelle expérience de qualification du prospect.
Qu’est-ce que le résumé de prospect et comment fonctionne-t-il ?
Le résumé du prospect, s’il est activé par votre administrateur, génère un résumé alimenté par l’IA du prospect une fois qu’il est qualifié. Ce résumé comprend les détails clés de l’enregistrement du prospect et est ajouté à la chronologie de l’enregistrement de l’opportunité principale et de l’enregistrement du prospect, fournissant ainsi un aperçu concis des informations du prospect. Pour plus d’informations : Résumer le prospect une fois qu’il a été qualifié
Pourquoi ne vois-je pas le résumé du prospect après la qualification ?
La fonctionnalité de résumé du prospect n’est disponible que lorsque les fonctionnalités suivantes sont activées dans votre organisation :
Comment les champs des prospects vers d’autres entités sont-ils mappés lors de la qualification ?
Lorsqu’un prospect est qualifié, certains champs du prospect sont automatiquement mappés aux champs correspondants dans les comptes, contacts et opportunités. Cela permet de s’assurer que les informations clés sont transférées et conservées dans ces enregistrements connexes. Pour plus d’informations : Mappages de champs vers d’autres entités
Comment gérer les erreurs qualification du prospect ?
Lors de la qualification d’un prospect, l’une des erreurs suivantes se produit en raison de prospects en double :
- Un enregistrement n’a pas été créé ou mis à jour parce qu’il existe déjà un double de l’enregistrement actif.
- Un enregistrement n’a pas été créé ou mis à jour parce qu’il existe déjà un double de l’enregistrement actif.
Si la fonctionnalité Règles de détection des doublons est activée dans votre organisation, l’application n’autorise pas la qualification des prospects s’il existe des doublons de ce prospect. Pour limiter le problème, essayez les solutions suivantes :
Supprimez les doublons pour le prospect et qualifiez-le à nouveau. Pour plus d’informations : Fusionner les lignes en double
Accédez à la vue de la grille des prospects, sélectionnez le prospect et qualifiez-le.
Annulez la publication de la règle à l’origine de l’erreur et qualifiez à nouveau le prospect. Contactez votre administrateur pour annuler la publication des règles en suivant les étapes suivantes :
- Dans l’application des ventes, accédez à Paramètres>Paramètres avancés.
- Accédez à Système>Gestion des données>Règles de détection des doublons.
- Sélectionnez la règle, puis sélectionnez Annuler la publication sur la barre de commande.
Si une règle est requise uniquement pour créer ou mettre à jour le prospect, mais pas pour la qualification, assurez-vous que les règles de détection des doublons ne s’exécutent pas sur des prospects qualifiés. Activez l’option Exclure les enregistrements correspondants inactifs et qualifiez le prospect. Contactez votre administrateur pour activer l’option en suivant les étapes suivantes :
Dans l’application des ventes, accédez à Paramètres>Paramètres avancés.
Accédez à Système>Gestion des données>Règles de détection des doublons.
Ouvrez et annulez la publication de la règle.
Sélectionnez l’option Exclure les enregistrements correspondants inactifs.
Publier la règle.
Pourquoi la colonne Nom de l’entreprise n’est-elle pas disponible dans le volet Modifier les colonnes pour les vues de prospects ?
La colonne Nom de la société est incluse dans les vues de prospect par défaut, mais elle est masquée intentionnellement dans le volet Modifier les colonnes. Par conséquent, vous ne pouvez pas masquer, supprimer ou réorganiser la colonne Nom de la société dans les vues de prospect par défaut ou basées sur ces vues par défaut. Pour afficher la colonne Nom de la société dans le volet Modifier les colonnes, contactez votre administrateur. Ce dernier peut ajouter le champ Nom de la société à la vue à l’aide du concepteur de vues Power Apps.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer les mappages de champs prédéfinis entre le prospect et l’opportunité ?
À compter de mars 2024, la possibilité de supprimer tous les mappages de champs prêts à l’emploi a été supprimée. Si vous aviez supprimé le mappage des champs entre le prospect et l’opportunité avant mars 2024, le mappage aurait été restauré lors de la prochaine mise à jour. Si vous souhaitez remplacer une carte de champs prête à l’emploi, vous pouvez créer un plug-in post-opération lors de la création d’opportunité qui vérifie si le champ originatingleadid est renseigné et mettre à jour les champs ciblés dans les mappages de champs prêts à l’emploi en fonction des besoins de votre entreprise.
FAQ sur la notation de prospect
De quoi ai-je besoin pour utiliser la notation de prospect ?
Installez Dynamics 365 Sales Insights et utilisez l’entité de prospect standard ou l’entité d’opportunité standard. Un nombre minimum de prospects ou d’opportunités est nécessaire pour créer un modèle de score :
- Pour créer un modèle de score de prospect, vous devez avoir un minimum de 40 prospects qualifiés et de 40 prospects non qualifiés.
- Pour créer un modèle de score d’opportunité, vous devez avoir un minimum de 40 opportunités conclues et de 40 opportunités perdues.
- Les prospects et les opportunités doivent avoir été créés le 1er janvier ou après de l’année précédente.
Comment puis-je vérifier si j’ai le nombre requis de prospects ou d’opportunités pour créer un modèle de notation ?
Avant de créer un modèle de notation de prospects ou d’opportunités, vous devez vous assurer que vous disposez d’un minimum de 40 prospects qualifiés et 40 prospects disqualifiés ou de 40 opportunités gagnées et 40 opportunités perdues pour entraîner le modèle. Vous pouvez sélectionner une période comprise entre 3 mois et 2 ans pour entraîner le modèle.
Pour comprendre l’exigence minimale, prenons un exemple de scénario :
Vous souhaitez créer un modèle de notation de prospect et l’entraîner avec des prospects créés et clôturés au cours des 6 derniers mois. Vous souhaitez inclure uniquement les prospects qui utilisent le flux des processus d’entreprise Processus de vente prospect-opportunité. Utilisez les étapes suivantes pour vérifier si vous disposez du nombre requis de prospects. Vous pouvez suivre des étapes similaires pour vérifier l’exigence minimale en matière de notation d’opportunité. Si vous envisagez d’utiliser le modèle par phase dans votre notation d’opportunité, consultez cette section.
Sur la page Prospects, sélectionnez Tous les prospects à partir du sélecteur de vue.
Cliquez sur Modifier les filtres.
Sélectionnez Ajouter et définissez les filtres suivants :
- Date de création = 6 derniers mois.
- Statut = Qualifié.
Sélectionnez Ajouter>Ajouter une entité associée et définissez les filtres suivants :
- Entité associée = Processus de vente prospect-opportunité
- Opérateur = Contient des données
- Champ = Raison du statut
- Opérateur = Ne correspond pas
- Valeur = Interrompu
La capture d’écran suivante montre les filtres que vous devez définir :
Vérifiez le nombre de prospects qui répondent aux critères. Si le nombre de prospects est inférieur à 40, vous pouvez augmenter la période pour inclure plus de prospects. Pour vérifier le nombre de prospects disqualifiés, définissez le filtre Statut sur Disqualifié.
Pourquoi mes prospects ou opportunités ne sont-ils pas notés ou renotés ?
Si un prospect ou une opportunité n’est pas noté ou si le score n’est pas mis à jour, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :
- Le modèle de notation est publié.
- L’enregistrement est à l’état Ouvert.
- L’enregistrement remplit toutes les conditions définies dans le modèle de notation.
- L’enregistrement utilise le même flux des processus d’entreprise que celui configuré dans le modèle de notation.
- L’enregistrement a été créé au cours des 2 dernières années à compter de la date actuelle. Le modèle vérifie la date chaque fois qu’il évalue un enregistrement. Si un enregistrement a été noté plus tôt, mais qu’il dépasse la période de 2 ans lors du prochain cycle de notation, le score ne sera pas mis à jour.
À quelle fréquence les scores de prospect prédictifs sont-ils mis à jour ?
Pour les nouveaux prospects, la notation est effectuée quasiment en temps réel. Le score s’affiche dans les cinq minutes suivant l’enregistrement du nouveau prospect. Pour les prospects mis à jour, les scores sont actualisés toutes les 24 heures.
Pourquoi mes prospects ne sont-ils pas évalués en temps réel ?
La notation en temps réel n’est prise en charge que pour les nouveaux prospects. Si vous ne voyez pas le score, même 15 minutes après avoir enregistré ou importé le nouveau prospect, contactez votre administrateur. Votre administrateur peut vérifier si le modèle qui évalue le nouveau prospect a été créé ou modifié et publié après le déploiement de la fonctionnalité de notation en temps réel. Pour plus d’informations : Notation en temps réel
Puis-je personnaliser le modèle de notation prédictive ?
Oui, vous pouvez modifier les attributs sélectionnés pour entraîner le modèle. Cela dit, le modèle prêt à l’emploi sélectionne automatiquement les attributs qu’il juge les plus pertinents pour votre entreprise.
Puis-je créer plusieurs modèles pour les prospects ?
Oui, vous pouvez ajouter et publier plusieurs modèles spécifiques à chaque secteur d’activité de votre organisation.
Quelle est la différence entre le score et le niveau ?
Les scores sont générés par le modèle de Machine Learning.
Les niveaux regroupent uniquement les scores en quatre paquets que l’administrateur peut configurer.
FAQ sur la détection des prospects en double
Que se passe-t-il lorsque des doublons sont détectés lors de la qualification de prospects ?
En qualifiant un prospect, si un compte ou un contact en double est détecté lors de la création d’enregistrements, un avertissement de doublon s’affiche. Selon que votre administrateur système a activé l’expérience améliorée de détection et de fusion des doublons, vous verrez les options pour résoudre les doublons. En savoir plus : Permettre une meilleure détection des doublons et une meilleure expérience de fusion
Quelle est la différence entre la fonctionnalité de détection des doublons dans Power Platform et celle de Dynamics 365 Sales ?
Power Platform détecte les doublons en comparant le matchcode créé pour chaque enregistrement. Pour plus d’informations : Détecter les données dupliquées pour les résoudre ou les supprimer
Dynamics 365 Sales détecte les doublons avec un modèle d’IA qui compare les pistes à l’aide de la logique floue et du matchcode généré pour chaque piste.
Le tableau suivant montre un exemple des deux méthodes de détection des doublons.
| Type de règle | Appliqué pour |
|---|---|
| Logique approximative | - Nom de prospect et nom de société similaires - Nom de prospect similaire et même domaine de messagerie |
| Code de correspondance | - Adresse e-mail - N° de téléphone |
Pour plus d’informations : Activer la détection des prospects en double
Que se passe-t-il quand la détection des doublons lorsque l’expérience améliorée de détection et de fusion des doublons est désactivée ?
Lorsque l’expérience améliorée de détection et de fusion des doublons est désactivée, vous voyez la boîte de dialogue Avertissement de doublon.
Dans les champs Compte et Contact, sélectionnez le compte et l’enregistrement de contact correspondants et sélectionnez Continuer. Pour ignorer l’avertissement de doublon et créer des enregistrements, laissez les champs Compte et Contact vides, et sélectionnez Continuer.
Les champs de recherche Compte et Contact sont filtrés avec les résultats correspondants et affichés avec des informations supplémentaires pour identifier précisément l’enregistrement auquel le prospect doit être lié. Par exemple, lorsque vous sélectionnez l’icône de recherche Contact, vous voyez uniquement les enregistrements de contact mis en correspondance.
Que se passe-t-il quand la détection des doublons lorsque l’expérience améliorée de détection et de fusion des doublons est activée ?
Lorsque ll’expérience améliorée de détection et de fusion des doublons est activée, vous voyez la boîte de dialogue Compte ou Contact existe peut-être déjà.
Les sections Comptes correspondants et Contacts correspondants afficheront tous les enregistrements correspondants (sur la base des règles de détection des doublons), ainsi que des informations supplémentaires pour identifier précisément l’enregistrement auquel le prospect doit être lié.
Pour associer l’enregistrement de prospect à un enregistrement correspondant existant, sélectionnez l’enregistrement, puis sélectionnez Continuer. Pour créer un nouvel enregistrement de compte ou de contact, sélectionnez Ignorer et enregistrer sans sélectionner d’enregistrement correspondant.
Le prospect est disqualifié.