Poissaolojen hallinta

Julkaisija: Microsoft

Valmis Poissaolojen hallinta -agentti on suunniteltu tehostamaan työntekijöiden poissaolojen hallinta- ja pyyntöprosessia. Tämä agentti yksinkertaistaa poissaolopyyntöjen lähettämistä, sisältää yhteenvedon poissaolohistoriasta ja tarjoaa nopean yhteyden yrityksen poissaolokäytäntöihin käyttämällä tekoälyapua. Agentti vähentää HR:n ja esimiesten hallinnollista taakkaa, varmistaen täsmällisen ja ajantasaisen poissaolojen hallinnan. Tämä agentti antaa työntekijöille saumattoman ja helppokäyttöisän käyttökokemuksen. Vapaiden hallinta parantaa merkittävästi työnkulkua ja työntekijöiden tyytyväisyyttä sekä edistää tehokasta poissaolojen hallintaa organisaatiossa.

Tässä videossa on yleiskatsaus poissaolojen hallinnan agentin käytöstä:

Toiminnot

• Aloita vapaapyyntöprosessi, tarkastele käytettävissä olevia vapaasaldoja, valitse poissaolon tyyppi ja kesto, tarkista yhteenveto ja lähetä pyyntö esihenkilölle.

• Tarkastele ja tarkista lähetettyjä pyyntöjä tiloineen, kertyneine tunteineen ja esihenkilömuistiinpanoineen.

• Selaa tietokantoja ja hanki generatiivisia vastauksia, jotka sisältävät lähdeviitteitä.

Käyttötapaukset

• Työntekijät voivat lähettää agentille pyyntöjä lomista, sairauslomista tai henkilökohtaisista vapaista.

• Työntekijät voivat nopeasti tarkastaa käytettävissä olevat vapaasaldonsa erityyppisille vapaille ilman yhteyden ottamista henkilöstöhallintoon.

• Työntekijät voivat tarkastella lähettämiensä vapaapyyntöjen tilaa, tehdä tarvittavia muutoksia ja tarkastella esihenkilön muistiinpanoja.

• Työntekijät voivat tarkastella yhteenvetoa lomahistoriastaan, mukaan luettuna aiemmat pyynnöt ja hyväksynnät.

• Työntekijät voivat esittää agentille kysymyksiä yrityksen poissaolokäytännöistä. Agentti siirtyy yhdistettyjen tietokantojen kautta ja antaa generatiivisia vastauksia viitteineen.

• Päälliköt voivat agentin avulla tarkastella saapuvia lomapyyntöjä, tarkastella työntekijän poissaolosaldoa sekä hyväksyä tai hylätä pyyntöjä.

Laajennusmahdollisuudet

• Lisää organisaatiosi käytäntöasiakirjat tai tietokannat tietolähteiksi, jotta agentti voi vastata lomakäytäntöjäsi koskeviin kysymyksiin.

• Laajenna tietomallia uusilla vapaatyypeillä, jotta se kattaa käyttäjien muut tarpeet organisaatiosi etujen mukaisesti.

• Muodosta yhteys henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin vapaasaldojen ja työntekijöiden hyväksyttyjen vapaiden synkronointia varten.

Oletustiedot

Koska lomaehdot ja validointi eroavat toisistaan eri yrityksissä, agentissa on käytetty joitakin oletuksia, jotta se pysyisi yleisenä, mutta agenttia voidaan mukauttaa täydellisesti.

• Agentti sallii työntekijöiden lähettää lomia menneiltä päiviltä.

• Hyväksyttyjen vapaiden peruuttaminen ei ole mahdollista.

• Lomatuntien lukumäärän vahvistus ei ole saatavilla agentissa.

Vapaiden hallinnan ratkaisun osat

• Yksi agentti. Poissaolojen hallinta on agentti, jossa käyttäjät voivat:

  • lähettää ja hallita poissaolopyyntöjä helposti, millä varmistetaan saumaton vapaisiin liittyvä viestintä työntekijöiden ja esihenkilöiden välillä.
  • käyttää ja arvioida vapaasaldoja, historiaa ja yrityksen käytäntöjä ja saada siten kattavan kuvan käytettävissä olevista vapaamahdollisuuksista.
  • selata yrityksen vapaakäytäntöjä tekoälyn avulla ja hankkia lähdeviitteitä sisältäviä tietoja vaivattomasti.

• Yksi mallipohjainen sovellus. Vapaiden hallinta -hallintasovellus on sovellus, jossa käyttäjät voivat

  • määrittää työntekijän vapaiden tuntisaldot.
  • arvioida ja hallita työntekijöiden vapaapyyntöjä.

• Yksi Power Automate -työnkulku:

  • Poissaolojen hallinta – Suorita-komento suorittaa käyttäjän agentissa käynnistämät komennot, kuten lähettää, päivittää, peruuttaa ja hyväksyy lomapyyntöjä.

• Neljä yhteysviitettä:

  • Vapaiden hallinta – Dataverse – Yhteysviite Dataverseen
  • Vapaiden hallinta – Microsoft Teams – Yhteysviite Teamsiin
  • Vapaiden hallinta – Office 365 Outlook – Yhteysviite Outlookiin
  • Vapaiden hallinta – Office 365-käyttäjät – Yhteysviite Office 365:een

• Yksi tietolähde:

  1. Lähetä tietolähdetiedosto, joka sisältää tietoja vapaakäytännöstä ja usein kysytyistä kysymyksistä. Anna yksityiskohtainen kuvaus asiakirjan tarkoituksesta.

  2. Muokkaa Keskustelun tehostaminen -aiheessa Luo generatiivisia vastauksia -solmun määritystä hakemaan vain valituista lähteistä ja valitse lataamasi tiedosto.

     

• Kaksi käyttöoikeusroolia:

  • Vapaiden hallinta – järjestelmänvalvoja
  • Vapaiden hallinta – käyttäjä

Poissaolojen hallinnan asentaminen ja määrittäminen

Asenna ja määritä poissaolojen hallinnan agentti seuraavien vaiheiden mukaisesti.

Vaihe 1: Tarkista edellytykset

Vaihe 2: Yhteyksien luominen

Vaihe 3: Ratkaisutiedostojen asentaminen

Vaihe 4: Käyttöoikeusroolien määrittäminen

Vaihe 5: Pilvityönkulkujen käyttöönoton varmistaminen

Vaihe 6: Ohjelman määrittäminen

Vaihe 7: Julkaisu Teamsiin

Vaihe 1: Tarkista edellytykset

Tarkista vaatimukset, tunnista mahdollisuudet ja kehitä organisaation tarpeita vastaava toimintasuunnitelma.

Vahvista käyttöoikeus

jonkin seuraavista Power Apps-suunnitelmista:

• Power Apps Premium

  • Sovelluskohtainen Power Apps
  • Sovelluskohtaisen Power Apps -tilauksen käyttöön perustuvan laskutuksen mittari
  • Dynamics 365: -käyttöoikeuksiin sisältyvät Power Apps -käyttäjäoikeudet

• Microsoft 365 Business- tai Enterprise -paketti, joka sisältää Teamsin

• Copilot Studio (tekijöitä varten maksutta)

• Copilot Studio -viestikapasiteetti

Ympäristöjen ja tietokäytäntöjen määrittäminen

On tärkeää, että yritysagenteille on oma ympäristö- ja tietostrategiansa. Varmista, että resurssit ja käytännöt ovat käytössä, jotta poissaolojen hallinnan agentin asentaminen ja hallinta onnistuisi.

• Järjestelmänvalvojat – on varmistettava, että järjestelmänvalvojat, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat koordinoida käyttöoikeuksien määrittämistä ja luoda ympäristöjä. Tarvittavat asiat:

  • Microsoft Entra ID:n yleinen järjestelmänvalvoja tai vuokraajan käyttäjäjärjestelmänvalvoja Power Appsin, Copilot Studion tai Power Automaten käyttöoikeuksien määrittämiseen.
  • Power Platform -järjestelmänvalvoja ympäristöjen luontia varten.

  Lisätietoja: Microsoft Power Platform -järjestelmänvalvoja

• Ympäristöt – noudata sovelluksen elinkaaren hallinnan ympäristöjen luontia ja hallintaa koskevia parhaita käytäntöjä. Ota huomioon myös seuraavat:

  • Power Platform -ympäristöön on määritetty Dataverse-tietokanta
  • Ympäristön tekijän käyttöoikeusroolin käyttöoikeudet määritetään vähintään käyttäjälle, joka asentaa ratkaisut ympäristöön.

  Lisätietoja: Ympäristöjen yleiskatsaus

• Tietojen menetyksen estämiskäytännöt ‑ Varmista, että ympäristö saa käyttöönsä poissaolojen hallinnan agentin käyttämät käynnistimet:

  • Microsoft Dataverse -yhdistin
  • Microsoft Teams -yhdistin
  • Office 365 Outlook -yhdistin
  • Office 365:n käyttäjien yhdistimet

  Lisätietoja: Tietojen menetyksen estämiskäytännöt

• Ympäristön kapasiteetin kohdistaminen – Poissaolojen hallinnan agentti edellyttää Copilot Studion viestikapasiteettia tuotantoympäristössä, jossa agentti otetaan käyttöön.

  1. Siirry Power Platform -hallintakeskukseen.

  2. Laajenna Resurssit vasemmassa ruudussa ja valitse Kapasiteetti.

  3. Valitse Lisäosat.

  4. Valitse Määritä ympäristöön.

  5. Hae ympäristöä, jossa poissaolojen hallinnan agenttiratkaisu otetaan käyttöön.

  6. Kohdenna Copilot Studio -viestejä ympäristölle.

  Lisätietoja: Copilot Studio -viestit ja kapasiteetin hallinta

Vaihe 2: Yhteyksien luominen

Pilvivirrat tarvitsevat tietyt yhteysviittaukset, jotta ne toimivat oikein. Yhteysviittaukset sisältyvät ratkaisuun, mutta yhdistimet on usein määritettävä manuaalisesti.

Asennus edellyttää kolmen uuden yhteyden asentamista. Yhteydet on syytä luoda ennen ratkaisun tuomista, jotta tuonti olisi sujuvampaa. Jos yhteydet luodaan tuonnin aikana, selainikkunoiden välillä on siirryttävä.

Voit luoda yhteydet etukäteen seuraavasti:

1. Siirry Power Appsen.

2. Valitse Yhteydet ja valitse sitten Uusi yhteys, jos haluat luoda uusia yhteyksiä kuhunkin seuraavista yhdistimistä:

   • Microsoft Dataverse -yhdistin
   • Microsoft Teams -yhdistin
   • Office 365 Outlook -yhdistin
   • Office 365:n käyttäjien yhdistimet

Vaihe 3: Ratkaisutiedostojen asentaminen

Voit ottaa huomioon kaksi ratkaisun asennusvaihtoehtoa:

• Voit valita Hanki nyt -painikkeen agentin AppSource-tarjoussivulla. Tämä vaihtoehto vie sinut Power Platformin hallintakeskukseen ja asentaa agentin hallitun version.

• Voit ladata joko hallitun tai hallitsemattoman version ratkaisutiedostoista ja tuoda ne manuaalisesti ympäristöön organisaation vaatimusten mukaisesti.

Lisätietoja hallituista ja hallitsemattomista ratkaisuista: Ratkaisukonseptit Power Platformin ohjeissa.

Asenna AppSourcesta

Voit helposti käyttää ja asentaa poissaolojen hallinnan agentin AppSourcesta, Microsoftin digitaalisesta kauppapaikasta. Voit käydä AppSource-asennusprosessin läpi seuraavasti:

1. Siirry AppSourcessa Poissaolon hallinta -kohtaan ja valitse Hanki se nyt. Asennuspaneeli avautuu Power Platformin hallintakeskuksessa.

2. Valitse ympäristö, jonka olet valmistellut agentille.

3. Hyväksy käyttöehdot ja tietosuojatiedot valitsemalla ruudut.

4. Valitse Asennus. Kun asennus on valmis, tila näkyy asennettuna.

Ratkaisutiedostojen lataaminen ja asentaminen manuaalisesti

Hallitut tai ei-hallitut ratkaisutiedostot voidaan myös ladata, jolloin ne asennetaan manuaalisesti valmisteltuun ympäristöön organisaation tarpeiden mukaisesti.

1. Lataa seuraavat hallitut tai hallitsemattomat ratkaisutiedostot:

   • Hallitut: mpa_LeaveManagement_managed.zip
   • Hallitsemattomat: mpa_LeaveManagement_unmanaged.zip

2. Siirry Power Appsiin ja valitse ympäristö, jonka valmistelit ratkaisulle.

3. Valitse Ratkaisut vasemmassa ruudussa.

4. Valitse Tuo ratkaisu.

5. Siirry selaamalla ja valitse edellisessä vaiheessa ladatun mpa_LeaveManagement-tiedoston hallittu tai ei-hallittu versio.

6. Valitse Seuraava.

7. Tarkista Tiedot ja vahvista, että Ota käyttöön ratkaisuun sisältyvät laajennuksen vaiheet ja työnkulut on edelleen valittuna, ja valitse sitten Seuraava.

8. Valitse kullekin mainitulle yhteydelle edellisessä vaiheessa luotu yhteys. Jos yhteyksiä ei luotu etukäteen, ne luodaan nyt.

9. Aloita Vapaiden hallinta -ratkaisun tuontiprosessi valitsemalla Tuo. Kun tuonti on valmis, saat ilmoituksen onnistumisesta.

Lisätietoja: Ratkaisukäsitteet

Vaihe 4: Käyttöoikeusroolien määrittäminen

Ratkaisussa on kaksi uutta käyttöoikeusroolia:

• Vapaiden hallinta – järjestelmänvalvoja

  • Ohjelman järjestelmänvalvoja näkee kaikki vapaatietueet.

  • Tämä roolin käyttäjät toimivat Vapaiden hallinta -ohjelman järjestelmänvalvojana. Tämä käyttöoikeusrooli myöntää mallipohjaisen sovelluksen käyttöoikeuden, ja järjestelmänvalvoja voi tarkastella siinä kaikkia käyttäjien tuntisaldo- ja vapaapyyntötietueita sekä poistaa ja passivoida niitä.

  • Tämä rooli määritetään käyttäjille, jotka hallitsevat Vapaiden hallinta -ohjelmaa organisaatiossa.

• Vapaiden hallinta – käyttäjä

  • Työntekijä voi luoda ja päivittää omia vapaapyyntöjään.

  • Delegoi tämä rooli tavallisille käyttäjille, jotka voivat käyttää poissaolojen hallinnan agenttia.

  • Työntekijät, jotka ovat myös esihenkilöitä, voivat tarkastella ja hyväksyä suorien alaistensa vapaapyyntöjä.

Roolit voidaan delegoida Power Platform -hallintakeskuksesta.

1. Siirry Power Platform -hallintakeskukseen.

2. Valitse vasemmassa ruudussa Ympäristö ja valitse sitten ympäristö, johon sovellus asennettiin.

3. Valitse Käyttäjät-kohdassa Näytä kaikki.

4. Valitse vähintään yksi käyttäjä.

5. Valitse Käyttöoikeusroolien hallinta ja valitse sitten soveltuvat roolit.

6. Valitse Tallenna.

   Vihje

   Suurissa organisaatioissa, luo Microsoft Entra -käyttöoikeusryhmä, joka sisältää kaikki poissaolojen hallinnan agentin kohdekäyttäjät ja liittää se uuteen Microsoft Entra ID Security Teamin Dataverse-ryhmään, joka on luotu Power Platform -hallintakeskuksen kautta. Määritä sitten Vapaiden hallinta -käyttäjärooli tälle Dataverse-tiimille.

Vaihe 5: Pilvityönkulkujen käyttöönoton varmistaminen

Avaa juuri asennettu Vapaiden hallinta -ratkaisu ja varmista, että sen neljä pilvityönkulkua ovat Käytössä-tilassa. Jos niitä ei ole, ota ne käyttöön.

1. Valitse Ratkaisut vasemmassa ruudussa.

2. Valitse Vapaiden hallinta -ratkaisu luettelosta.

3. Valitse Pilvityönkulut (1) vasemmassa ruudussa.

4. Valitse luettelosta kaikki neljä työnkulkua varmistaaksesi, että ne ovat käytössä.

5. Valitse komentopalkissa Ota käyttöön, jos työnkulkua ei ole vielä otettu käyttöön.

Vaihe 6: Ohjelman määrittäminen

Kun agentin järjestelmänvalvojan määritykset on tehty, määritä seuraavaksi työntekijöiden saldon tiedot, ennen kuin olet valmis jakamaan agentin organisaation työntekijöiden kanssa. Ohjelmapäälliköillä on mahdollisuus käyttää hallintasovellusta sen jälkeen, kun käyttöoikeusroolit määritettiin edellisessä vaiheessa.

Poissaolon hallinta -ohjelman päällikön täytyy määrittää poissaolon saldotunnit työntekijöille, jotka käyttävät agenttia. Suorita nämä vaiheet:

1. Siirry Power Appsiin ja valitse ympäristö, johon olet asentanut sovelluksen.

2. Valitse vasemmassa ruudussa Sovellukset ja valitse sitten ToistaVapaiden hallinta -hallintasovellus -luettelossa.

3. Selaa eri vapaiden hallinnan ohjelmatietoja käyttämällä vasenta siirtymisruutua.

4. Luo työntekijöille tarpeen mukaan Tuntisaldo-tietueita, jotka sisältävät kulloisetkin lomien, sairauslomien ja palkattomien vapaiden tunnit.

Vaihe 7: Julkaisu Teamsiin

1. Siirry Copilot Studioon samassa ympäristössä, johon asensit poissaolojen hallinnan agenttiratkaisun aiemmin.

2. Valitse Agentit tarkistaaksesi tässä ympäristössä olevien agenttien luettelon.

3. Avaa Poissaolojen hallinta.

4. Valitse Julkaise, jos haluat julkaista nykyisen agenttimäärityksen, jotta se voidaan ottaa käyttöön kanavissa.

5. Valitse Kanavat>Microsoft Teams.

   Muistiinpano

   Poissaolojen hallinnan agentti on suunniteltu Microsoft Teams -kokemusta varten ja oletusarvoiseksi todennukseksi on määritetty Käytä Microsoft-todennusta. Lisätietoja: Käyttäjätodennuksen lisääminen aiheisiin

6. Lisää Microsoft Teams -kanava valitsemalla Ota Teams käyttöön.

7. Valitse Muokkaa tietoja. Tarkista tiedot ja tee haluamasi muutokset poissaolojen hallinnan agentin kuvakkeeseen, kuvaukseen ja sovelluskehittäjän tietoihin. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

8. Valitse Käytettävyysasetukset.

   Voit jakaa poissaolojen hallinnan agentin monella tavalla, kuten linkillä, ottamalla sen käyttöön Teamsin sovelluskaupassa tai jakelemalla sitä mukautettuna sovellustiedostona.

9. Valitse käyttöönottotapa.

10. Jos otat käyttöön Teams-sovellussäilöön, sinun täytyy myös päättää, miten laajasti poissaolojen hallinnan agenttia jaetaan.

    1. Valitse Näytä kaikille organisaatiooni käyttäjille, jos haluat ottaa agentin käyttöön kaikille organisaation jäsenille. Tämä vaihtoehto lähettää agentin Microsoft Teams -hallintakeskukseen yleisten järjestelmänvalvojien ja Teamsin järjestelmänvalvojien hyväksyttäväksi. Hyväksynnän jälkeen agentti näkyy Teamsin sovellusluettelon Kehitetty omalle organisaatiolle -alueella.

       Lisätietoja on kohdassa Sovellusten hallinta Microsoft Teams -hallintakeskuksessa.

    2. Valitse Näytä tiimikavereilleni ja jaetuille käyttäjille, jos haluat ottaa agentin käyttöön rajatulle kohderyhmälle. Tässä on mahdollista valita sekä käyttöoikeusryhmiä että yksittäisiä käyttäjiä. Kun olet saanut valinnat valmiiksi, tallenna muutokset agenttioikeuteen valitsemalla Jaa.

       Lisätietoja: Agentin yhdistäminen ja määrittäminen Microsoft Teamsia varten.

Rajoitukset

Tekoälyn luomassa sisällössä voi olla virheitä, joten on muistettava varmistaa, että sisältö on oikeellista ja sopivaa. Tutustu Lisäehtoihin.