Paso 3: Ámbito del tamaño de la audiencia y determinación de las preferencias de audiencia

Obtenga información sobre las necesidades y preferencias de su audiencia antes de empezar a planear la estrategia de comunicación. Considere quién necesita la información que está comunicando y la mejor manera de comunicarse con ellos. Establezca el ámbito del tamaño de la audiencia y, a continuación, determine los canales adecuados para las comunicaciones.

• Estimación del tamaño de la audiencia
  Conozca el tamaño general de la audiencia de destino para que pueda elegir las herramientas y los métodos adecuados para llegar a ellos. Por ejemplo, algunas opciones de eventos en directo tienen una capacidad máxima de 25 000 personas.
• Comprender dónde suele obtener información la audiencia
  Es mejor conocer a los usuarios de las aplicaciones que ya usan para realizar el trabajo. Por ejemplo, si su audiencia es trabajadores de primera línea que suelen usar Microsoft Teams, quiere asegurarse de que la comunicación se compartirá y se podrá ver en Teams.
• Obtenga más información sobre cómo se comunica normalmente el público de destino.
  Algunas audiencias no pueden asistir a un evento en directo ni watch una grabación de eventos, por lo que se necesitarán métodos de comunicación alternativos. Por ejemplo, si su audiencia es trabajadores remotos que reciben principalmente noticias en SharePoint, puede decidir publicar solo noticias en SharePoint y, a continuación, promover noticias en Viva Engage y Teams para el resto de la organización.
• Dirigirse a audiencias específicas mediante grupos de Microsoft 365
  Organice el público en Grupos de Microsoft 365. Es probable que los usuarios estén en más de un grupo. Esto facilita mucho el envío de mensajes de correo electrónico y el uso de herramientas como la segmentación de público en SharePoint.

El tamaño de la audiencia le ayuda a reducir las posibles soluciones de comunicación en combinación con consideraciones sobre cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo de la audiencia. Las comunicaciones corporativas deben tener como objetivo reunirse con los trabajadores donde están y facilitar la participación. Tenga en cuenta que una persona determinada de su organización puede estar en más de un grupo.

Los trabajadores de primera línea son miembros del equipo que no se sientan en un escritorio o frente a un equipo de escritorio durante la mayor parte de su trabajo. Este público incluye trabajadores sanitarios, trabajadores de fábrica, personal minorista, equipos de ventas y equipos de soporte técnico.

• Es probable que esta audiencia use su dispositivo móvil la mayor parte del tiempo para realizar el trabajo.
• Las comunicaciones deben ser concisas, fáciles de acceder y visualmente atractivas
• Es poco probable que esta audiencia pueda asistir a un evento a la vez, por lo que debe planear grabar y compartir el evento en una publicación de noticias o correo electrónico.
• Considere la posibilidad de usar Viva Connections para crear una experiencia de comunicación atractiva que ayude a las organizaciones a mantenerse conectadas
  

Los trabajadores en la oficina suelen sentarse en un escritorio y usar un ordenador para la mayoría de su trabajo en una oficina tradicional. Los trabajadores en la oficina pueden no trabajar en la oficina todos los días, e incluso pueden trabajar en más de una oficina.

• Es probable que esta audiencia use un dispositivo de escritorio la mayor parte del tiempo, pero puede realizar ciertas reuniones en un dispositivo móvil.
• Esta es la única audiencia que podría asistir a un evento en persona, pero las programaciones varían

Las audiencias remotas no funcionan en una ubicación de oficina centralizada e incluso pueden trabajar desde su casa. Esta audiencia incluye empleados a tiempo completo y trabajadores de proveedores y contratos, como trabajadores de conciertos, agencias, consultores y otros roles donde la mayoría del trabajo tiene lugar en un escritorio o frente a un equipo.

• Esta audiencia usa una combinación de dispositivos, pero el principal usa un dispositivo de escritorio.
• Las audiencias remotas son buenos candidatos para eventos en directo, preguntas moderadas&A y chats en directo en Viva Engage o Microsoft Teams, ya que la mayoría de las personas pueden participar juntas
• Las audiencias remotas tienen más probabilidades de sufrir fatiga de reuniones y mirar una pantalla la mayor parte del día, por lo que las comunicaciones diversificadas que no requieren una cámara o una pantalla de escritorio son ideales
  

La mayoría de las organizaciones constan de varias audiencias y planean la comunicación para una audiencia híbrida. Las audiencias híbridas son una mezcla de audiencias. Las mezclas comunes son trabajadores remotos y trabajadores en la oficina y trabajadores en la oficina y trabajadores de primera línea. Algunas organizaciones pueden tener trabajadores de primera línea, trabajadores en la oficina y trabajadores remotos. En algunos escenarios, es posible que esté intentando llegar a una audiencia similar, pero funcionan en diferentes zonas horarias o ubicaciones, lo que también las convierte en una audiencia híbrida.

• La comunicación híbrida debe ser especialmente inclusiva para adaptarse a otras programaciones de trabajo, acceso a Internet, idiomas y zonas horarias
• Considere la posibilidad de usar más de un canal o método de comunicación para llegar a los miembros del equipo con diferentes estilos de trabajo.
• Crear canales de comentarios que permitan a las personas participar en conversaciones, compartir su perspectiva y red con otros usuarios
  

Comprender el tamaño de la audiencia le ayuda a restringir lo que las aplicaciones de Microsoft 365 le ayudan a alcanzar sus objetivos. Una vez que haya determinado las audiencias, puede usar uno (o una combinación de métodos) para compartir noticias, anuncios y mucho más.

Obtenga más información sobre las consideraciones a medida que se limita el tamaño de la audiencia. Las audiencias pequeñas son directas y tienen un riesgo relativamente bajo en lo que respecta a la protección de datos y a la durabilidad del contenido. A medida que aumenta el tamaño de la audiencia, también lo hacen los riesgos y consideraciones como la accesibilidad, las opciones multilingües y la seguridad de los datos.

La accesibilidad es importante para todas las organizaciones y, especialmente, para las comunicaciones corporativas. Garantizar que el contenido sea accesible beneficia a todos. La accesibilidad incluye asegurarse de que el contenido de SharePoint se puede consumir fácilmente, limitar el ruido de fondo en las reuniones de Teams, activar subtítulos en pantalla para eventos en directo y mucho más. Obtenga más información sobre la accesibilidad y aplique aprendizajes para satisfacer las necesidades de sus audiencias:

• 10 Hábitos para crear contenido accesible
• Usar subtítulos en directo en un evento en directo
• Sugerencias de accesibilidad para reuniones inclusivas de Microsoft Teams y eventos en directo
• Introducción a la accesibilidad de Microsoft Teams
• Prepárese para crear un sitio de SharePoint accesible

Parte de garantizar que el contenido sea accesible es saber cuándo debe estar disponible el contenido en más de un idioma. Esto es especialmente importante para las comunicaciones que abarcan más de una región y país.

• Obtenga más información sobre cómo crear sitios de comunicación, páginas y publicaciones de noticias de SharePoint en más de un idioma
• Creación de un formulario de Microsoft en más de un idioma
• Uso de la aplicación Translator para traducir conversaciones en chats y reuniones de Microsoft Teams

Compartir información confidencial y documentos con grandes audiencias siempre impone riesgos de datos. Microsoft tiene muchas herramientas que ayudan a proteger los datos, evitar la pérdida de datos y garantizar que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado a la información. Revise cómo clasificar sitios y documentos de SharePoint, compartir invitados y cómo configurar equipos y canales en Microsoft para conversaciones que incluyan datos confidenciales o confidenciales.

• Clasificación de información confidencial mediante etiquetas de confidencialidad
• Administración de seguridad de SharePoint: un esfuerzo de equipo
• Configuración de Microsoft Teams con protección para datos altamente confidenciales
• Configuración del uso compartido externo seguro en SharePoint
• Uso de flujos de aprobación para actualizaciones de contenido en páginas de SharePoint de tráfico elevado

Independientemente de la aplicación que elijas para impulsar tus comunicaciones, hay más servicios de Microsoft 365 que se pueden usar para garantizar que el contenido adecuado llegue al público adecuado.

Planear y organizar Grupos de Microsoft 365 en diferentes audiencias basadas en roles, regiones, departamentos y divisiones será útil al producir e iniciar comunicaciones corporativas. La mayoría de las aplicaciones se basan en Grupos de Microsoft 365 de contenido de destino, por ejemplo, correo electrónico en Outlook, reuniones virtuales en Teams, permisos para sitios de SharePoint, etc.

Obtenga más información sobre cómo administrar Grupos de Microsoft 365 y cómo crear Grupos de Microsoft 365.

Para la comunicación que tiene lugar en SharePoint, tiene acceso a una característica denominada destinatarios. La segmentación de audiencia ayuda a que el contenido más relevante llegue a las audiencias adecuadas. Al habilitar la segmentación de público, el contenido específico se prioriza para audiencias específicas mediante Grupos de Microsoft 365 a través de elementos web de SharePoint, bibliotecas de páginas y vínculos de navegación.

La segmentación de público se puede aplicar a muchos componentes de SharePoint y puede ser especialmente útil:

• Dirigirse a publicaciones de noticias de SharePoint con el elemento web Noticias para audiencias específicas que se beneficiarían de la información
• Asegúrese de que el público adecuado es consciente de un próximo evento aplicando la segmentación de audiencia al elemento web Eventos.
• Ayuda a las audiencias a detectar contenido relevante mediante la aplicación de la segmentación de audiencia a vínculos de navegación en el sitio central o la navegación del sitio
• Contenido específico de Surface en el elemento web Vínculos rápidos con una audiencia relevante

Paso 4:Introducción al planeamiento de su escenario