Печать документов с последовательными номерами

Сегодня я буду рассказывать, как упростить работу людям, которым приходится распечатывать сотни документов, изменяя каждый раз вручную одну цифру. Я не программист, поэтому делюсь тем способом, которым бы стала автоматизировать работу сама.

Я воспользуюсь возможностью Рассылок. Звучит не тематично, но функция самая та.

Для начала приготовлю базу с номерами. Это должен быть файл в формате CSV. (Просто открываете Excel, вводите данные и сохраняете в CSV.)

Я создала документ, ввела в него заголовок поля, 2 номера

Теперь растаскиваю формулу за крестик в нижнем правом углу на пару сотен ячеек вниз.

Моя база из 300 последовательных номеров готова. Сохраняю её в CSV.

Теперь открываю документ Word, в котором мне нужно вводить поля. Сразу перехожу на вкладку Рассылки.

Соединяю документ с нашей базой номеров. Нужен пункт Выбрать получателей.

Выбираю нашу файл CSV, устанавливаю разделители.

У меня появилось поле слияния Номер.

Вставляю его в мой документ в 2 местах. Чтобы вам было их хорошо видно, я их подсветила желтым.

Готово. Для проверки я нажимаю просмотр результатов, и прокручиваю вперед на несколько документов.

Все в порядке.

Осталось только отправить файлы на печать. Вам понадобится кнопка Найти и объединить.

Выберите Печать документов, принтер.

Осталось только дойти до принтера =)

P.S.

Хочу сказать отдельное спасибо читательнице Виктории, вопрос которой стал той последней каплей, которая вернула меня в блог. )

Comments

• Anonymous
  January 01, 2003
  Да, все правильно. Можно и не последовательные номера, просто последовательные поля в базе

• Anonymous
  October 11, 2011
  Другими словами в бланк последовательно вписываются последовательно номера?

• Anonymous
  September 06, 2017
  Спасибо вам большое, Татьяна. Очень помогло нам в автоматизации работы, столько времени сэкономило. Написано чётко, грамотно, каждый может разобраться. Желаю вам успехов и всего того, что хочется. :)