Δημιουργία και αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Γενικά, μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες σας απευθείας από το Dynamics 365 Sales. Ωστόσο, όταν είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, περισσότερες επιλογές είναι διαθέσιμες για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως παρακολούθηση ή κατάργηση παρακολούθησης, όταν συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας εάν δεν βλέπετε τις δυνατότητες δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιγράφονται εδώ. Περισσότερες πληροφορίες: Ρύθμιση παραμέτρων δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δημιουργία νέου μηνύματος

Οι δυνατότητες της δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ισχύουν για κάθε email που στέλνετε μέσω του Dynamics 365 Sales. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτόματα προσθέτει μια δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην καρτέλα και αυτή η καρτέλα ορίζεται ως τιμή Σχετικά με του μηνύματος. Επίσης, η δυνατότητα δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλέγει βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) και καθορίζει πού θα εμφανίζεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τους παραλήπτες (Προς, Από και Αντιγραφή σε).

Πριν από τη δημιουργία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ας κατανοήσουμε τις διάφορες επιλογές που είναι διαθέσιμες στη φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

1. Συνημμένο: Μια λίστα αρχείων που επισυνάπτονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί με στοιχεία ελέγχου για προσθήκη, κατάργηση και τροποποίηση των συνημμένων.
2. Παρακολούθηση/Χωρίς παρακολούθηση: Ενεργοποιήστε τα παρακάτω για να παρακολουθήσετε τη δέσμευση του πελάτη σας με το μήνυμα ή απενεργοποιήστε το για να σταματήσει η παρακολούθηση. Άλλα στοιχεία ελέγχου και συνδέσεις εμφανίζονται όπου είναι απαραίτητο, όπως όταν ο παραλήπτης δεν επιτρέπει την παρακάτω επιλογή. Περισσότερες πληροφορίες: Παρακολούθηση ή κατάργηση παρακολούθησης μηνύματος.
3. Αποστολή αργότερα: Ορίστε τον χρόνο παράδοσης του μηνύματος σας, εάν δεν θέλετε να το στείλετε αμέσως. Εδώ ενδέχεται να εμφανίζονται οι προτεινόμενοι χρόνοι παράδοσης, ανάλογα με τη ζώνη ώρας του παραλήπτη.
4. Ορισμός μιας υπενθύμισης: Ορίστε μια υπενθύμιση ώστε παρακολούθηση να εμφανίζεται σε συγκεκριμένη ώρα. Για παράδειγμα, ενδεχομένως να θέλετε να ειδοποιηθείτε εάν το μήνυμα δεν είναι διαθέσιμο για τρεις ημέρες.
5. Εισαγωγή προτύπου: Εισαγάγετε τυπικό κείμενο που μπορείτε να αναθεωρήσετε, όπως απαιτείται. Ο οργανισμός σας μπορεί να έχει πολλά πρότυπα ανάλογα με τις επιχειρηματικές απαιτήσεις, όπως μια παρακολούθηση σύσκεψης ή μια εισαγωγή. Η δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προτείνει ένα πρότυπο με βάση τις προηγούμενες επιδόσεις.

Δημιουργία και αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

1. Ανοίξτε την καρτέλα στην οποία θέλετε να προσθέσετε τη δραστηριότητα (συνήθως μια επαφή, ευκαιρία, υποψήφιος πελάτης ή λογαριασμός).
2. Στην ενότητα Λωρίδα χρόνου, επιλέξτε το εικονίδιο + (Δημιουργία καρτέλας λωρίδας χρόνου) >Email.
3. Επιλέξτε έναν παραλήπτη και καταχωρήστε το θέμα του μηνύματος.
4. Εισαγάγετε το σώμα του μηνύματος ή εισαγάγετε ένα πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
5. Επιλέξτε Αποστολή ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ως προσχέδιο και να το ολοκληρώσετε αργότερα.

Χρήση προτύπου email

Τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τυπικά μηνύματα που στέλνετε συχνά, όπως παρουσιάσεις, επιβεβαιώσεις, ευχαριστήρια μηνύματα και υπενθυμίσεις. Μπορούν να περιλαμβάνουν δυναμικές τιμές που συμπληρώνονται αυτόματα, όπως το όνομα του παραλήπτη ή έναν αριθμό παραγγελίας. Σάς βοηθούν να ξεκινήσετε γρήγορα όταν γράφετε συνηθισμένα μηνύματα.

Η δυνατότητα δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναλύει αυτόματα την απόδοση όλων των μηνυμάτων που αποστέλλονται από την ομάδα πωλήσεών σας μέσω του Dynamics 365 Sales και προσδιορίζει τα πιο επιτυχημένα πρότυπά σας. Εμφανίζει όλα τα διαθέσιμα πρότυπα, αλλά επισημαίνει αυτά που δημιούργησαν τα περισσότερα ανοίγματα, απαντήσεις ή πωλήσεις.

1. Δημιουργία νέου μηνύματος.
2. Επιλέξτε Εισαγωγή προτύπου στη γραμμή εντολών.
3. Στο παράθυρο Πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε τη γλώσσα που θέλετε και, στη συνέχεια, αναζητήστε και επιλέξτε ένα πρότυπο.
4. Επιλέξτε Εφαρμογή προτύπου.
   Το περιεχόμενο του προτύπου εισάγεται στο σώμα του μηνύματος.
5. Προσαρμόστε το περιεχόμενο του προτύπου όπως απαιτείται.
6. Επιλέξτε Αποστολή ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ως προσχέδιο και να το ολοκληρώσετε αργότερα.

Προσθήκη συνημμένων

Όταν επισυνάπτετε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα ή εικόνες στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα συνημμένα για να μάθετε αν ο παραλήπτης τα άνοιξε. Μπορείτε να συμπεριλάβετε συνημμένα που ακολουθούνται και δεν ακολουθούνται στο ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Από προεπιλογή, τα συνημμένα δεν παρακολουθούνται. Πρέπει να ακολουθήσετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε συνημμένο που θέλετε να παρακολουθήσετε. Επίσης, δεν μπορείτε να ακολουθήσετε συνημμένα όταν οι παραλήπτες μηνυμάτων δεν επιτρέπουν την παρακολούθηση.

1. Δημιουργία νέου μηνύματος.

2. Στην ενότητα Συνημμένο, επιλέξτε +.

3. Εντοπίστε και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε.

4. Επιλέξτε Άνοιγμα.
   Ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου, η επισύναψη μπορεί να διαρκέσει αρκετά δευτερόλεπτα.

5. Επιλέξτε το συνημμένο που θέλετε να παρακολουθήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε περισσότερες επιλογές >Παρακολούθηση.
   Το συνημμένο ακολουθείται τώρα και η στήλη Παρακολούθηση εμφανίζει Ναι.

   Σημείωμα

   Η επιλογή Παρακολούθηση είναι διαθέσιμη μόνο όταν είναι απενεργοποιημένη η βελτιωμένη δυνατότητα συνημμένου. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας για να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα βελτιωμένου συνημμένου.

6. Επιλέξτε Αποστολή ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ως προσχέδιο και να το ολοκληρώσετε αργότερα.

Παρακολούθηση ή κατάργηση παρακολούθησης ενός μηνύματος

Όταν παρακολουθείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας πει εάν ο παραλήπτης το άνοιξε, απάντησε σε αυτό, άνοιξε ένα συνημμένο ή επέλεξε μια σύνδεση σε αυτό. Περισσότερες πληροφορίες: Προβολή επικοινωνίας μέσω μηνυμάτων με τη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η ενότητα Δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει τους ακόλουθους δείκτες και στοιχεία ελέγχου:

Δείκτης ή στοιχείο ελέγχου	Description
	Υποδεικνύει ότι ακολουθείτε το τρέχον email, καθώς και συνδέσεις που περιλαμβάνονται και έχετε την επιλογή να ακολουθήσετε τα αρχεία που επισυνάπτετε. Επιλέξτε Να μην παρακολουθείται για να διακόψετε την παρακολούθηση του μηνύματος. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη κατάσταση για όλα τα νέα μηνύματα όταν ο οργανισμός σας έχει ενεργοποιήσει τη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλοι οι παραλήπτες επιτρέπουν την παρακολούθηση.
	Υποδεικνύει ότι δεν ακολουθείτε το τρέχον email, καθώς και συνδέσεις που περιλαμβάνονται και έχετε την επιλογή να ακολουθήσετε τα αρχεία που επισυνάπτετε. Δεν μπορείτε να ακολουθήσετε συνημμένα. Επιλέξτε Παρακολούθηση για να ενεργοποιήσετε τα ακόλουθα, εάν το επιτρέπουν οι παραλήπτες.
	Υποδεικνύει ότι ένας ή περισσότεροι παραλήπτες έχουν οριστεί σε Να μην επιτρέπεται. Δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε αυτό το μήνυμα εκτός εάν καταργήσετε τους παραλήπτες που δεν επιτρέπουν παρακολούθηση ή αλλάξετε τις ρυθμίσεις τους. - Επιλέξτε Προβολή προτιμήσεων για να προβάλετε τα ονόματα των παραληπτών και τις προτιμήσεις που ακολουθούν σε ένα νέο παράθυρο. Επιλέξτε ένα όνομα για να ανοίξετε την καρτέλα του παραλήπτη. - Εάν έχετε καταργήσει παραλήπτες που δεν θέλουν να ακολουθούνται ή αλλάξατε τις ρυθμίσεις τους έτσι, ώστε να επιτρέπεται η παρακολούθηση, επιλέξτε Επανάληψη παρακολούθησης για να προσπαθήσετε ξανά. - Κάντε κλικ στο κουμπί Να μην παρακολουθείται για να διακόψετε την παρακολούθηση αυτού του μηνύματος. Εντός 15 λεπτών περίπου μετά το άνοιγμα ενός μηνύματος που ακολουθείται, το σύστημα δημιουργεί μια καρτέλα ενέργειας στο βοηθό. Η κάρτα παρέχει συνδέσεις για το μήνυμα, τις σχετικές καρτέλες και τα κουμπιά ενεργειών για να δημιουργήσετε μια δραστηριότητα κλήσης, να αναβάλλετε την ειδοποίηση ή να την κλείσετε. Μάθετε περισσότερα για την καθοδήγηση των επικοινωνιών με τον βοηθό.

Επιλέξτε την πιο αποτελεσματική ώρα παράδοσης

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να λάβουν περισσότερη ή λιγότερη προσοχή, ανάλογα με το πότε παραδίδονται στον φάκελο εισερχομένων των παραληπτών. Για παράδειγμα, πολλοί άνθρωποι ξεκινούν τη μέρα τους με πλήρη εισερχόμενα, οπότε τα μηνύματα που φτάνουν κατά τη διάρκεια της νύχτας πρέπει να ανταγωνίζονται για προσοχή και μπορεί να αναβληθούν ή ακόμα και να ξεχαστούν. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φτάνουν αργότερα μέσα στην ημέρα ενδέχεται να παρατηρηθούν και να αντιμετωπιστούν αμέσως. Με τη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να συντάξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όποτε σας βολεύει αλλά αφήστε το Dynamics 365 Sales να τα παραδώσει όποτε είναι καλύτερο για τους παραλήπτες σας.

Μερικές φορές το σύστημα συνιστά χρόνο παράδοσης με βάση τη ζώνη ώρας του παραλήπτη. Το σύστημα αυτό λαμβάνει υπόψη μια τυπική εργάσιμη ημέρα από τις 8:00 π.μ. έως τις 5:00 μ.μ., Δευτέρα έως Παρασκευή, και προτείνει την επόμενη πλησιέστερη εργάσιμη ώρα εάν εργάζεστε τη δεδομένη στιγμή εκτός της εργάσιμης ημέρας του παραλήπτη. Εάν το μήνυμα έχει περισσότερους από έναν παραλήπτες ή δεν παρέχεται διεύθυνση, το σύστημα δεν κάνει συστάσεις.

Ο οργανισμός σας πρέπει να ενεργοποιήσει τους Χάρτες Bing και ο παραλήπτης πρέπει να έχει μια φυσική διεύθυνση στις Πωλήσεις για να προσδιορίσει η δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη ζώνη ώρας.

Εάν δεν δοθεί καμία σύσταση, ή εάν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε τη δική σας λογική, μπορείτε να καθορίσετε οποιαδήποτε στιγμή παράδοσης.

Η δυνατότητα χρόνου παράδοσης είναι διαθέσιμη τόσο για μηνύματα που ακολουθούνται όσο και για μηνύματα που δεν ακολουθούνται.

1. Δημιουργία νέου μηνύματος.

2. Όταν είστε έτοιμοι να στείλετε το μήνυμα, δείτε την ενότητα Αποστολή αργότερα στην ενότητα Δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   Εάν το σύστημα μπορεί να προτείνει χρόνο παράδοσης, εμφανίζεται ένας εδώ. Ανεξάρτητα από το εάν ισχύει κάτι ή όχι, μπορείτε να καθυστερήσει την παράδοση ούτως ή άλλως.

3. Επιλέξτε Αποστολή αργότερα.

   

   Εάν το σύστημα συνιστά μια ώρα ή ημερομηνία, τότε οι πληροφορίες αυτές συμπληρώνονται για εσάς. Αν όχι, η ημερομηνία είναι κενή. Σε κάθε περίπτωση, χρησιμοποιεί την τοπική ώρα όχι του παραλήπτη.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Προγραμματισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε ημερομηνία και ώρα παράδοσης.

   

5. Επιλέξτε Χρονοδιάγραμμα email.

   Η ένδειξη Καθυστερημένη αποστολή γίνεται πράσινη. Επιλέξτε Αλλαγή χρονοδιαγράμματος ή Κατάργηση καθυστέρησης εάν χρειάζεται να αλλάξετε την καθυστέρηση ή να στείλετε το μήνυμα αμέσως. Μπορείτε να αλλάξετε την προγραμματισμένη παράδοση οποιαδήποτε στιγμή πριν την αποστολή του μηνύματος.

   

6. Επιλέξτε Αποστολή ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ως προσχέδιο και να το ολοκληρώσετε αργότερα.

Τα προγραμματισμένα μηνύματα αναφέρονται ως τέτοια στη λίστα Δραστηριότητες στην καρτέλα Σχετικά με. Μέχρι να φθάσει η προγραμματισμένη ώρα, μπορείτε να διαγράψετε ή να προγραμματίσετε εκ νέου το μήνυμα από εκεί. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε την ημερομηνία ή την ώρα υπενθύμισης παρακολούθησης. Δεν μπορείτε να αλλάξετε άλλες ρυθμίσεις αφού επιλέξετε Αποστολή.

Ορίστε μια υπενθύμιση παρακολούθησης μηνυμάτων

Αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα ξεχάσετε να παρακολουθήσετε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορίστε μια υπενθύμιση. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για απεσταλμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1. Δημιουργία νέου μηνύματος.

2. Όταν είστε έτοιμοι να ορίσετε την υπενθύμιση, στην ενότητα Δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Ορισμός υπενθύμισης.

   

3. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός υπενθύμισης, συμπληρώστε τα ακόλουθα πεδία.

   • Συνθήκη: Επιλέξτε τη συνθήκη που ενεργοποιεί την υπενθύμιση:
     • Αν δεν λάβετε απάντηση μέχρι: Ενεργοποιεί την υπενθύμιση εάν δεν υπάρχει απάντηση κατά την καθορισμένη ημερομηνίαΥπενθύμιση έως. Διατίθεται μόνο για μηνύματα που ακολουθούνται.
     • Εάν το email δεν ανοίξει έως: Ενεργοποιεί την υπενθύμιση εάν δεν ανοιχτεί το μήνυμα κατά την ημερομηνία Υπενθύμιση έως. Διατίθεται μόνο για μηνύματα που ακολουθούνται.
     • Υπενθύμιση οπωσδήποτε στις: Ενεργοποιεί την υπενθύμιση κατά τη συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα οπωσδήποτε.
   • Υπενθύμιση κατά: Καθορίστε την ημερομηνία και την ώρα εμφάνισης της υπενθύμισης όταν πληρούται η Συνθήκη.
   • Σχόλιο: Προαιρετικά, προσθέστε μια σημείωση στην υπενθύμιση.

   

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις και να κλείσετε το παράθυρο.

   Η ένδειξη Ορισμός υπενθύμισης γίνεται μπλε και εμφανίζεται μια σύντομη σύνοψη των ρυθμίσεων υπενθύμισης. Μετά το πέρας του χρόνου υπενθύμισης, η σύνοψη ενημερώνεται για να υποδείξει αυτό το μήνυμα. Επιλέξτε Αλλαγή υπενθύμισης ή Κατάργηση υπενθύμισης εάν χρειάζεται να αλλάξετε ή να καταργήσετε την υπενθύμιση.

   

5. Επιλέξτε Αποστολή ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ως προσχέδιο και να το ολοκληρώσετε αργότερα.

Όταν ενεργοποιηθεί η υπενθύμιση, το σύστημα δημιουργεί μια καρτέλα ενέργειας στο βοηθό. Στην κάρτα δίνεται υψηλή προτεραιότητα και έτσι θα τη δείτε αμέσως. Η κάρτα περιλαμβάνει συνδέσεις για το μήνυμα και τις σχετικές καρτέλες και τα κουμπιά ενεργειών για να κλείσετε ή να αναβάλλετε την ειδοποίηση. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την κάρτα υπενθύμισης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δεν μπορείτε να βρείτε το χαρακτηριστικό στην εφαρμογή σας;

Υπάρχουν μερικές πιθανότητες:

• Δεν έχετε την απαραίτητη άδεια χρήσης για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα. Ανατρέξτε στον πίνακα σύγκρισης και στον οδηγό αδειών χρήσης για να δείτε ποιες δυνατότητες είναι διαθέσιμες με την άδεια χρήσης σας.
• Δεν έχετε τον απαραίτητο ρόλο ασφαλείας για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.
  • Για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ή να ρυθμίσετε μια δυνατότητα, πρέπει να έχετε τους ρόλους διαχείρισης και προσαρμογής
  • Για να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες που σχετίζονται με τις πωλήσεις, πρέπει να έχετε τους κύριους ρόλους πωλήσεων
  • Ορισμένες εργασίες απαιτούν συγκεκριμένους λειτουργικούς ρόλους.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα.
• Ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μια προσαρμοσμένη εφαρμογή. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για τα ακριβή βήματα. Τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο αφορούν ειδικά τις έτοιμες εφαρμογές Κέντρο πωλήσεων και Sales Professional.

Σχετικές πληροφορίες

Ενεργοποίηση δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Προβολή επικοινωνίας μέσω μηνυμάτων με τη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ρυθμίστε τις παραμέτρους της προτίμησης απορρήτου
Δημιουργία προτύπων για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο