Genehmigungs-E-Mail
In der Regel wird ein Workflow-Prozess einem Genehmigungsschritt unterzogen. Genehmigungen sind von einem einzelnen Benutzer oder mehreren Benutzern erforderlich, und die Antworten müssen erfasst werden, um Entscheidungen für den nächsten Schritte treffen zu können.
Den Konnektor „Genehmigungen“ verwenden
Power Automate bietet Ihnen die Flexibilität, über einen Konnektor eine Verbindung zu Daten oder einem Dienst herzustellen. Die Konnektoren gibt es in zwei Stufen: Standard und Premium. Standardkonnektoren sind Teil Ihrer Microsoft 365-Lizenzen, und es ist keine weitere Lizenz erforderlich. Premiumkonnektoren erfordern entweder eine Pro-Flow‑ oder eine Pro-Benutzer-Lizenz. Weitere Informationen finden Sie im Power Automate 365-Lizenzierungshandbuch. Genehmigungen sind Teil der Standardstufe.
Die Daten eines Unternehmens sind entscheidend für den Erfolg. Seine Daten müssen für die Entscheidungsfindung leicht verfügbar sein, aber die Daten müssen auch geschützt werden, damit sie nicht an Zielgruppen weitergegeben werden, die keinen Zugriff darauf haben sollten. Zum Schutz dieser Daten können Sie Power Automate zum Erstellen und Durchsetzen von DLP-Richtlinien (Verhinderung von Datenverlust) verwenden, die die Verbraucherkonnektoren definieren, mit denen bestimmte Geschäftsdaten gemeinsam genutzt werden können.
Konnektoren können nun zu einer der drei Gruppen hinzugefügt werden, die in DLP verfügbar sind: Geschäftlich, Nicht geschäftlich und Gesperrt. Der Konnektor Genehmigungen kann nicht blockiert werden. Er kann nur der Gruppe Geschäftlich oder Nicht geschäftlich hinzugefügt werden.
Für Genehmigungen stehen vier Aktionen zur Verfügung:
- Genehmigung erstellen
- Eine Genehmigung starten und darauf warten
- Starten und auf Genehmigung des Texts warten
- Auf Genehmigung warten
Nacheinander oder gleichzeitig
Möglicherweise gibt es ein Szenario, in dem Sie Genehmigungsaktionen an eine Liste von Benutzern senden müssen, deren Namen aus einer Microsoft-Liste stammt. In diesem Fall wird die Genehmigungsaktion automatisch einer Aktion Für alle übernehmen hinzugefügt. Das bedeutet, dass die Genehmigung standardmäßig in der Reihenfolge der aus der Liste abgerufenen Namen erfolgt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, all diese in Für alle übernehmen enthaltenen Aktionen parallel auszuführen. Dadurch werden alle Genehmigungsaktionen gleichzeitig gesendet.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Szenario vor, in dem Sie über eine Liste mit Elementen wie PTO, Reisekosten und Kosten verfügen, und jedes Element hat seinen jeweiligen Genehmiger.
Basierend auf dem hinzugefügten Genehmigungstyp wird der Flow durch die Liste gefiltert und sucht die entsprechenden Genehmigenden.
Wenn Sie die E-Mail des Genehmigenden in der Aktion Starten und auf Genehmigung warten hinzufügen, wird die Genehmigungsaktion automatisch dem Filter Für alle übernehmen hinzugefügt.
Standardmäßig wird jede Genehmigung nacheinander abgeschlossen. Wenn Sie dies in parallel ändern möchten, wählen Sie die Auslassungspunkte für Für alle übernehmen und dann Einstellungen aus.
Aktivieren Sie die Umschalttaste Parallelitätssteuerung, und wählen Sie dann Fertig aus. Die maximale Anzahl gleichzeitiger Ausführungen beträgt 50 und die Standardeinstellung 20.
Jetzt werden Ihre Genehmigungen gleichzeitig gesendet.