Semantische Indizierung für Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot ordnet die Daten Ihrer organization einem erweiterten lexikalischen und semantischen Index zu, um die Relevanz und Genauigkeit der Suche zu optimieren. Copilot kann mithilfe von Microsoft Graph auf den Kontext und die Beziehungen innerhalb Ihrer Daten zugreifen, um kontextbezogenere Informationen abzurufen. Der Index verbessert die Interaktionen mit Ihren Daten und bietet Benutzern eine umfassendere und nahtlosere Erfahrung. Copilot wurde mit einem umfassenden Ansatz für Sicherheit, Compliance und Datenschutz entwickelt und stellt sicher, dass alle Organisationsgrenzen innerhalb Ihres Mandanten eingehalten werden. Mit Microsoft 365 Copilot können Benutzer darauf vertrauen, dass ihre Suchvorgänge relevant, genau und sicher sind.

Was ist ein Index?

Microsoft 365 Copilot verbessert die Suche mit einem erweiterten lexikalischen und semantischen Verständnis der Daten Ihrer organization.

Das Konzept der Indizierung von Daten ist in Microsoft 365 gut etabliert. Die Indizierung ist eine der wichtigen Möglichkeiten, wie Microsoft 365-Dienste auf die enorme Datenmenge in Microsoft Graph zugreifen, wo sich Ihr Microsoft 365-Mandant befindet. Mit der Indizierung sehen Benutzer Suchergebnisse von Microsoft Graph, einschließlich Inhalten und Signalen aus den meisten Microsoft 365-Anwendungen in Ihrem Mandanten. Dadurch wird sichergestellt, dass Suchergebnisse basierend auf Ihren Verbindungen zwischen Inhalten und Personen in Ihrem Netzwerk personalisiert und erhöht werden.

Der semantische Index wird aus Inhalten in Microsoft Graph generiert. Es wird verwendet, um die Erstellung kontextrelevanter Antworten auf Benutzerabfragen zu unterstützen. Es ermöglicht Organisationen, Milliarden von Vektoren (mathematische Darstellungen von Merkmalen oder Attributen) zu durchsuchen und verwandte Ergebnisse zurückzugeben. In Kombination mit Verbesserungen in Microsoft Graph verbindet der semantische Index Sie mit relevanten Informationen in Ihrer organization. Es basiert auf dem umfassenden Ansatz von Microsoft für Sicherheit, Compliance und Datenschutz und respektiert alle Organisationsgrenzen innerhalb Ihres Mandanten.

Interaktionen mit Daten in Microsoft Graph basieren auf Schlüsselwort (keyword) Abgleich, Personalisierung und Social Matching. Schlüsselwortsuchabfragen für einen Index in Microsoft Graph, der Speicherorten in Dokumenten oder einer Gruppe von Dokumenten zugeordnet ist. Microsoft 365 verwendet Microsoft Graph, um die relevantesten Inhalte basierend auf dem Wissen über zusätzliche Signale für Benutzer und deren enges Netzwerk zu bewerten. Dies wird in Microsoft 365 als Personalisierung und Abgleich sozialer Netzwerke bezeichnet, wodurch die Relevanz für Abfragen für die Inhalte in Ihrem organization bestimmt wird. Der Zugriff auf Mandantendaten in Microsoft Graph erfolgt über die rollenbasierte Zugriffssteuerung. Organisationen haben immer die Kontrolle über die Funktionen von Microsoft Search über das Search and Intelligence-Portal im Microsoft 365 Admin Center.

Wie die semantische Indizierung bei der Verwaltung Ihrer Daten hilft

Die semantische Indizierung Ihrer Daten verbessert die Microsoft 365 Copilot Erfahrung sowohl in Business Chat als auch in Microsoft 365-Apps. Es unterstützt ein erweitertes Inhaltsergrundungs- und konzeptionelles Verständnis Ihrer Onlinedaten, das automatisch von Microsoft aktiviert wird. Dazu werden vektorisierte Indizes erstellt. Ein Vektor ist eine numerische Darstellung eines Wortes, eines Bildpunktes oder eines anderen Datenpunktes. Der Vektor wird mit nahe gelegenen Zahlen angeordnet oder zugeordnet, um Ähnlichkeiten darzustellen. Vektoren werden in mehrdimensionalen Räumen gespeichert, in denen semantisch ähnliche Datenpunkte im Vektorraum gruppiert sind, sodass Microsoft 365 eine breitere Gruppe von Suchabfragen verarbeiten kann, die über die "genaue Übereinstimmung" hinausgehen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Microsoft 365-Dienste wie Microsoft 365 Copilot:

• Verstehen von Beziehungen zwischen verschiedenen Formen von Wörtern (z. B. Technologie, Technologie, Technologien; USA, U.S.A, USA, USA von Amerika; Hund, Katze, Haustier).
• Erfassen Sie Synonyme, um die Menge der durchsuchbaren Informationen zu erweitern, einschließlich der Absicht von Sätzen, Codeausschnitten, Dokumenten und Besprechungen.
• Identifizieren Sie verwandte Ressourcen für Ihre Abfrage oder Ihren Beispielinhalt.

Die folgende Grafik verwendet Text (anstelle von Zahlen, die von vektorisierten Indizes verwendet werden), um ein Beispiel für die Ähnlichkeit zwischen Datenpunkten zu zeigen:

Die semantische Indizierung ermöglicht eine schnelle und genaue Ähnlichkeitssuche und das Abrufen von Daten basierend auf deren Vektorabstand oder Ähnlichkeit. Dies bedeutet, dass die semantische Indizierung nicht nur herkömmliche lexikalische Methoden für abfragen basierend auf exakten Übereinstimmungen oder vordefinierten Kriterien verwendet, die semantischen oder relevantesten Daten basierend auf der semantischen oder kontextbezogenen Bedeutung finden kann.

Features

Die folgenden semantischen Indizierungsfeatures bieten mehr als nur die Verbesserung von Suchergebnissen. Sie arbeiten zusammen, um Ihnen zu helfen, Ihre Daten zu verstehen, Informationen schneller zu finden und Ihre Produktivität zu verbessern. Benutzer können zunächst über Microsoft 365 Copilot Integration mit dem semantischen Index interagieren. Wir generieren einen semantischen Index für Benutzer mit einer kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Hier finden Sie die Details zur Funktionsweise der einzelnen Features.

Microsoft 365 Copilot mit Microsoft Graph

Die semantische Indizierung stellt die Erdungsdaten für den Wissensabruf über Microsoft Copilot bereit, indem sie die Absicht Ihrer Abfrage verstehen und zusätzliche Informationen an Ihre Microsoft Copilot-Eingabeaufforderung anfügen.

Relevante Informationen werden in Microsoft Graph und dem semantischen Index abgerufen, um dem LLM (Large Language Model) weitere Informationen zur Verfügung zu stellen, die erläutert werden müssen. Angenommen, Sie möchten Microsoft Copilot eine E-Mail finden, in der ein Kollege die Designarbeit eines Anbieters lobt. Die semantische Indizierung schließt Wörter in der Nähe (z. B. aufgeregt, aufgeregt, erstaunt) in die Suche ein, um den Suchbereich zu erweitern und das beste Ergebnis zu erzielen. All diese Arbeiten finden im Hintergrund statt, um den Ergebnissen, nach denen Sie mit Microsoft Copilot suchen, Relevanz zu verleihen, ohne die Komplexität zu erhöhen.

Funktionsweise der semantischen Indizierung

Die semantische Indizierung ermöglicht Microsoft 365 Copilot Suchergebnissen, indem sie ein konzeptionelles Verständnis Ihrer Onlinedaten ermöglicht, um das lexikalische Verständnis zu ergänzen, das wir auch haben. Die Indizierung wird von Microsoft automatisch aktiviert.

Heute wird für jedes Abonnement auf Mandanten- und Benutzerebene ein semantischer Index erstellt. Es handelt sich um einen organization index, der aus textbasierten SharePoint Online-Dateien generiert wird. Die Ergebnisse werden jedoch nur dann einem Benutzer angezeigt, wenn der Benutzer bereits Zugriff auf die inhalte hat, die von der rollenbasierten Zugriffssteuerung gesteuert werden. Darüber hinaus muss die SharePoint Online-Website durchsuchbar bleiben. Mit der Zeit generieren wir auch Indexinhalte auf Benutzerebene. Dadurch wird ein personalisierter Index eines Arbeitssatzes von Daten hinzugefügt, auf den Benutzer zugreifen können, die alltägliche Aufgaben ausführen. Dies schließt alle textbasierten Inhalte ein, die Sie erstellen oder mit denen Sie interagieren, z. B. E-Mails, Dokumente, die Sie Erwähnung oder die Sie kommentieren oder teilen.

Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie sie jeden Index aktivieren, wie der Datenfluss in Microsoft 365 Copilot semantische Indizierung verwendet, welche Dateitypen jeder Index verarbeiten kann und wie jeder Index mit Updates umgeht.

Aktivierung

Jeder Microsoft 365 Copilot Kunde verfügt jetzt über einen Index auf Mandantenebene. Der Indizierungsprozess erfordert keine administrative Beteiligung.

Datenflüsse

Microsoft 365 Copilot erhöht die Suchgenauigkeit, indem erweiterte lexikalische und semantische Erkenntnisse aus Microsoft Graph-Daten genutzt werden. Das folgende Diagramm zeigt, wie der Datenfluss für eine Anforderung mit Microsoft 365 Copilot funktioniert.

Benutzereingabeaufforderungen von Microsoft 365-Apps werden an Copilot (1) gesendet, und Copilot greift zur Verarbeitung auf den Microsoft Graph- und semantischen Index zu (2). Copilot sendet die geänderte Eingabeaufforderung an das große Sprachmodell (3), empfängt die LLM-Antwort (4) und greift dann auf den Microsoft Graph und den semantischen Index für die Nachbearbeitung zu (5). Copilot sendet dann die Antwort und den App-Befehl zurück an Microsoft 365-Apps. Alle Anforderungen werden per HTTPS verschlüsselt, und Kundendaten bleiben im Ruhezustand verschlüsselt.

Unterstützte Inhaltstypen

Geerdete Microsoft Graph-Antworten können das semantische Verständnis von Benutzerpostfächern und Dateitypen nutzen, die in der folgenden Tabelle aufgeführt sind, wobei im Laufe der Zeit weitere Dateitypen unterstützt werden. Eine Liste der unterstützten Dateitypen für den Index auf Benutzerebene und den Index auf Mandantenebene ist in der Tabelle enthalten.

Indexupdates

Wenn Microsoft Graph-Daten zum ersten Mal für einen Kunden indiziert werden, werden von Benutzern erstellte Dokumente nahezu in Echtzeit im Postfach des Benutzers indiziert. Neue Dokumente, die SharePoint Online-Websites hinzugefügt werden, auf die über die Websitevererbung von mindestens zwei Benutzern zugegriffen werden kann, werden täglich indiziert. Wenn ein indiziertes Dokument auf Benutzer- und Mandantenebene aktualisiert wird, werden die Änderungen sofort indiziert.

Verwaltung

Wir bieten Administratoren optionale Aktivitäten zum Vorbereiten und Verwalten der semantischen Indizierung über die Microsoft 365 Admin Center. Es ist keine administrative Beteiligung erforderlich, um die semantische Indizierung zu aktivieren, da der Dienst automatisch von Microsoft aktiviert wird. Die semantische Indizierung ist eine Verbesserung der Microsoft 365-Suche und kann nicht deaktiviert werden.

Administratoren können die semantische Indizierung vorbereiten und verwalten, indem sie die Überlegungen zum Planen und Bereitstellen einer Dateizusammenarbeit in SharePoint und zum Freigeben von Berechtigungen in der modernen SharePoint-Benutzeroberfläche überprüfen. Administratoren können Dateien aus der semantischen Indizierung ausschließen, indem sie die Überlegungen zum Ausschließen von Daten mit Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP) überprüfen. Wenn keine DLP-Lösung vorhanden ist, können Administratoren SharePoint Online-Websites aus dem Index auf Mandantenebene ausschließen.

Ausschließen von SharePoint Online-Websites

Es gibt Situationen, in denen Organisationen ohne Microsoft Purview Data Loss Prevention eine SharePoint Online-Website davon ausschließen möchten, dass ihre Daten von Microsoft Search indiziert werden. Diese Schritte sollten nur für vertrauliche Daten wie Gehaltsabrechnung, Personalwesen oder Finanzinformationen in Betracht gezogen werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine SharePoint Online-Website auszuschließen:

1. Navigieren Sie zur Website mit den entsprechenden Administratorberechtigungen.

2. Wählen Sie im Dropdownmenü Einstellungen und dann Websiteinformationen aus.

3. Wählen Sie Alle Websiteeinstellungen anzeigen aus, um die Seite Websiteeinstellungen aufzurufen.

4. Wählen Sie unter der Kategorie Suchendie Option Suche und Offlineverfügbarkeit und dann Nein aus, um diese Website in den Suchergebnissen anzuzeigen, um sie sowohl von Microsoft Search als auch von der semantischen Indexsuche auszuschließen. Dies kann auch mit PowerShell für mehrere Websites ausgeführt werden.

   

Microsoft Search und die semantische Indizierung unterstützen nur den Ausschluss von SharePoint Online-Inhalten aus dem Index auf Mandantenebene. Es gibt keine Möglichkeit, Ergebnisse nur von Microsoft Search oder nur von der semantischen Indizierung auszuschließen. Aktionen gelten für beide gleichzeitig.

Konfigurieren von Elementerkenntnissen

Auf der Seite Suche und Intelligenz im Microsoft 365 Admin Center sind Elementerkenntnisse standardmäßig aktiviert. Das Deaktivieren von Personen oder Elementerkenntnissen verringert die Microsoft Search- und semantische Indexerfahrung, da die Ergebnisse keine relevanten Personen enthalten, die aus Verteilergruppen oder aus dem Organigramm abgeleitet worden wären.

• Personen Insights stellen einem Benutzer basierend auf seiner öffentlichen Zusammenarbeit in Microsoft 365 eine Liste relevanter Personen bereit. Die öffentliche Zusammenarbeit umfasst Mitglieder einer öffentlichen Verteilergruppe und Einzelpersonen, die im Organigramm verbunden sind.

• Elementerkenntnisse ermöglichen Empfehlungen für Personen in Ihrem organization basierend auf ihrer gemeinsamen Arbeit in Microsoft 365. Diese Empfehlungen können u. a. Dokumente oder andere Arten von Inhalten umfassen und in Personenkarten (Kontakten), Delve, Die Microsoft 365-App, Microsoft Copilot Ergebnissen und anderen Speicherorten angezeigt werden.

Sowohl Item Insights als auch Personen Insights decken keine Personalisierungsfeatures basierend auf den eigenen Daten eines Benutzers ab.

Einbindung von Informationen Dritter

Mithilfe von Copilot-Connectors können Organisationen Organisationsdaten oder -inhalte aus externen Quellen in Microsoft Graph einbinden. Sobald sie sich in Microsoft Graph befindet, wird dieser Inhalt indiziert, sodass Copilot darauf zugreifen kann, während die Zugriffssteuerung für Inhalte beibehalten wird. Dadurch werden die Arten von Inhaltsquellen erweitert, die in Ihren Microsoft 365-Produktivitäts-Apps und im breiteren Microsoft-Ökosystem durchsuchbar sind. Beachten Sie, dass dieser Prozess am besten funktioniert, wenn der Connectorinhalt textreich ist. Die Drittanbieterdaten können lokal oder in einer öffentlichen oder privaten Cloud gehostet werden. Weitere Informationen zu den Lizenzierungsanforderungen für Graph-Connectors für Microsoft 365 Enterprise und Microsoft 365 Copilot finden Sie unter Lizenzanforderungen und Preise.

Datenschutz, Compliance und Sicherheit

Mit dem Berechtigungsmodell in Ihrem Microsoft 365- Mandanten kann sichergestellt werden, dass Daten nicht versehentlich zwischen Benutzern, Gruppen und Mandanten offengelegt werden. Microsoft 365 Copilot zeigt nur Daten an, auf die jeder Einzelne zugreifen kann, wobei die gleichen zugrunde liegenden Steuerelemente für den Datenzugriff verwendet werden, die auch in anderen Microsoft 365-Diensten verwendet werden. Wenn Daten indiziert werden, berücksichtigen wir weiterhin die benutzeridentitätsbasierte Zugriffsgrenze, sodass der Groundingprozess nur auf Inhalte zugreift, für die der aktuelle Benutzer berechtigt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Datenschutzrichtlinie und in der Dienstdokumentation.

Microsoft 365 Copilot entspricht unseren bestehenden Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen gegenüber kommerziellen Microsoft 365-Kunden, einschließlich der General Data Protection Regulation (GDPR) und der EU-Datenschutzgrundverordnung (European Union (EU) Data Boundary). Prompts, Antworten und Daten, auf die über die semantische Indizierung zugegriffen wird, werden nicht zum Trainieren von grundlegenden LLMs verwendet, einschließlich derer, die von Microsoft 365 Copilot verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot.

Speicherung und Verarbeitung

Daten, die durch die Indizierung generiert werden, verbleiben im Mandanten Ihres Unternehmens und entsprechen Ihren Sicherheits-, Compliance-, Identitäts- und Datenschutzrichtlinien und -prozessen. Die semantische Indizierung funktioniert nur mit Inhalten, für die Ihre Benutzer bereits über die Berechtigung verfügen, und wirkt sich nicht auf Speicherkontingente aus.

Indexinformationen auf Benutzerebene werden dort gespeichert, wo sich das Postfach des Benutzers befindet. Indexinformationen auf Mandantenebene werden hingegen in einem isolierten und geschützten Mandantencontainer des Kunden gespeichert. Dieser Container befindet sich in der Region, in der sich die SharePoint-Website befindet, wobei es sich um die Startregion oder eine andere vom Mandantenadministrator angegebene Region handeln kann. Für Kunden innerhalb der Datengrenze der Europäischen Union (EUDB) wird der Index in einem EU/EFTA-basierten Rechenzentrum gespeichert. Die Verarbeitung anderer Kunden kann entweder in einer Mandantenregion oder im USA erfolgen. Für Multi-Geo-Organisationen werden alle geografischen Grenzen beachtet. Regionsinterne Daten werden in jeder Region gespeichert und verarbeitet.

Support für Microsoft Purview Customer Key (BYOK)

Microsoft bietet BYOK-Unterstützung (Bring Your Own Key) für Unternehmen, die BYOK in ihrer Umgebung aktiviert haben. Microsoft aktiviert automatisch die semantische Indizierung für BYOK-fähige Kunden ohne administrative Beteiligung.

Information Protection

Im Kontext der Suche gibt es keine anderen Möglichkeiten, Daten mithilfe von Information Protection-Funktionen von der semantischen Indizierung auszuschließen. Die semantische Indizierung erbt Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen von Microsoft Search, und daten, die von Connectors von Drittanbietern übermittelt werden, werden mit demselben Speicher und schutz wie andere Microsoft 365-Daten bereitgestellt. Für Organisationen, die zusätzliche Information Protection-Optionen untersuchen, bietet Microsoft 365 integrierte Funktionen in Microsoft 365-Apps. Add-On-Produkte sind auch verfügbar, um Administratoren beim Schutz von Organisationsdaten durch Datenminimierung und Reduzierung der Überteilung zu unterstützen. In den folgenden Abschnitten werden die Optionen beschrieben, die nur für Organisationen als Referenz verfügbar sind.

Datenminimierung

Die Datenminimierung reduziert die Menge der verfügbaren Daten, auf die Ihr organization möglicherweise zugreifen. Das Aufbewahren und Löschen von Inhalten ist häufig für Compliance- und gesetzliche Anforderungen erforderlich, aber das Löschen von Inhalten, die keinen geschäftlichen Nutzen mehr haben, hilft Ihnen auch beim Verwalten von Risiken und Haftung. Microsoft Purview-Datenlebenszyklusverwaltung, das separat lizenziert wird, kann verwendet werden, um Nicht mehr benötigte Inhalte mit Aufbewahrungsrichtlinien für die verwaltung im großen Stil und Aufbewahrungsbezeichnungen für Ausnahmen und präzise Kontrolle zu löschen.

Reduzieren der Überteilung

Organisationen können seit langem Maßnahmen ergreifen, um die Überteilung in Microsoft 365 mithilfe vorhandener Steuerelemente im Microsoft 365 Admin Center und SharePoint Online zu reduzieren. Es ist wichtig zu beachten, dass die Indizierung von Daten keine Zugriffsberechtigungen für Inhalte ändert und nicht die Prinzipien ändert, wie Benutzer Informationen für Kollegen freigeben sollten. Wenn Sie z. B. Inhalte über einen Link freigeben, der mit allen in meinem organization funktioniert, wird die Information nicht zum Teil des Index auf Mandantenebene. Nur Benutzer, die einen Link auswählen, auf den sie Zugriff haben, werden die Informationen ihrem Benutzerindex hinzugefügt. Es wird empfohlen, dass Organisationen folgendes berücksichtigen, wenn sie die Optionen zum Schutz von Informationen untersuchen:

• Planen einer sicheren Dateizusammenarbeit – Lesen Sie Planen und Bereitstellen einer Dateizusammenarbeit , um mehr über empfohlene Methoden zum Betrieb einer sicheren und produktiven Dateizusammenarbeitsumgebung für Ihre Benutzer zu erfahren.

• Die richtige Größe des Benutzerzugriffs auf Daten, um die Liste zu reduzieren – reduzieren Sie die Überteilung, indem Sie Ausschlusslisten für SharePoint Online-Websites erben und Zugriffssteuerungsprüfungen in Echtzeit durchführen. Organisationen können die Verwendung des Syntex Erweiterte SharePoint-Verwaltung-Add-Ons in Betracht ziehen, um diese Berechtigungen zu verwalten und zu steuern.

• Verwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen: Eine weitere Möglichkeit, die Überteilung von Inhalten zu reduzieren, besteht darin, Microsoft Purview Information Protection zum Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen zu verwenden, mit denen Sie Daten basierend auf ihrer Vertraulichkeit klassifizieren und Schutzmechanismen wie Verschlüsselung und Content Marketing anwenden können. Vertraulichkeitsbezeichnungen sind auch in der Suchkürzung enthalten (d. a. unterstützt für Filterung und anwendungsseitige Regeln, die für visuelle Markierungen und Zugriffseinschränkungen verwendet werden).

• Zugriff einschränken– Microsoft Purview Data Loss Prevention ist in Microsoft 365 E5 verfügbar und könnte verwendet werden, um den Zugriff auf Dokumente, die als übermäßig freigegeben gemeldet wurden, rückwirkend und vorübergehend einzuschränken. Organisationen, die nicht über Microsoft 365 E5 Lizenzen verfügen, können die 90-tägige Testversion von Microsoft Purview-Lösungen verwenden, um zu erfahren, wie zusätzliche Purview-Funktionen ihnen helfen können, Ihre Anforderungen an Datensicherheit und Compliance zu verwalten.

Kunden, die sich mit der Bereitstellung erweiterter Information Protection-Lösungen beschäftigen möchten, finden Sie im folgenden Artikel, in dem erläutert wird, wie Sie eine Information Protection-Lösung mit Microsoft Purview bereitstellen. Weitere Informationen dazu, wie Microsoft Purview Ihnen helfen kann, Ihre Datensicherheits- und Complianceanforderungen für Microsoft 365 Copilot zu stärken, finden Sie unter Schützen und Verwalten Microsoft 365 Copilot Interaktionen mit Microsoft Purview.

Zusätzliche Ressourcen

Weitere Informationen zu Microsoft 365 Copilot finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• Erste Schritte mit Microsoft 365 Copilot
• Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot
• Website zur Einführung von Microsoft 365 Copilot