Buchhaltungsumgebungen in Business Central

Jedes Unternehmens muss seine Bücher führen und die Buchhaltung genehmigen. Einige Unternehmen verwenden einen externen Buchhalter, und andere haben einen Buchhalter als Mitarbeiter. Egal, welche Art Buchhalter Sie sind, Sie können das Rollencenter Buchhalter als Startbildschirm in Business Central verwenden. Von hier können Sie auf alle Seiten zugreifen, die Sie in Ihrer Arbeit benötigen.

Buchhalter-Rollencenter

Das Rollencenter bildet ein Dashboard mit Aktivitätskacheln, die Ihnen Echtzeitkennzahlen anzeigen und Ihnen Zugriff auf die Daten geben. Das Menüband oben auf der Seite bietet Ihnen Zugriff auf weitere Aktionen. Beispielsweise zum Öffnen von Finanzberichten und Kontoauszügen in Excel. Im Navigationsbereich links können Sie schnell zwischen den Listen wechseln, die Sie häufig verwenden. Hier sehen Sie weitere Bereiche, wie Gebuchte Belege, mit den verschiedenen Belegarten, die das Unternehmen gebucht hat.

Wenn Sie noch nicht mit Business Central vertraut sind, wählen Sie Produktvideos aus, um sich Videos anzusehen, oder Erste Schritte, um eine Tour durch die wichtigsten Bereiche des Rollencenters zu machen.

Unternehmens-Hub

Wenn Sie in mehreren Business Central-Unternehmen arbeiten, verwenden Sie die Seite Unternehmens-Hub, um den Überblick über die Arbeit zu behalten. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeit über mehrere Unternehmen hinweg im Unternehmens-Hub verwalten.

Einladen eines externen Buchhalters zu Business Central

Wenn ein externer Buchhalter Ihre Bücher und Finanzberichterstattung verwaltet, kann Ihr Administrator ihn/sie in Ihr Business Central einladen, damit er/sie mit Ihnen an Ihren Steuerdaten zu arbeiten. Sowohl mit der Premium- als auch mit der Essentials Business Central-Lizenz können Sie bis zu drei Lizenzen für externe Buchhalter pro Kundenmandant erwerben. Die Lizenzen sind kostenlos, aber Sie müssen sie wie andere Lizenzen beschaffen. Weitere Informationen zur Lizenzierung finden Sie in dem zum Download verfügbaren Microsoft Dynamics 365 Business Central Lizenzleitfaden.

Sobald Ihre Buchhaltung auf Business Central zugreifen kann, können sie das Rollencenter Buchhalter verwenden, um zum Arbeiten problemlos auf die Seiten zugreifen zu können. Sie können den Unternehmens-Hub auch in ihrem eigenen Business Central nutzen, um ihre Arbeit zu verwalten. Mehr erfahren unter Arbeit über mehrere Unternehmen hinweg im Unternehmens-Hub verwalten.

Es ist einfach, Ihren externen Buchhalter einzuladen. Öffnen Sie in Business Central die Seite Benutzer, und wählen Sie dann die Aktion Externen Buchhalter einladen aus. Business Central bereitet eine E-Mail für Sie vor. Tragen Sie einfach nur die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters ein, und senden die Einladung.

Ihre externe Buchhaltungsfachkraft Ihrem Microsoft 365-Tenant hinzufügen

Wenn Ihre Administrationsfachkraft oder Ihr Wiederverkäufer die Anleitung Externen Buchhalter einladen nicht verwenden möchte, können Sie dem Microsoft Entra-Tenant, den Business Central verwendet, einen externen Benutzenden hinzufügen, und diesem die Lizenz für die Externe Buchhaltungsfachkraft zuweisen. Sie können einen Benutzenden über das Microsoft 365 Admin Center, das Microsoft Entra Admin Center oder das Azure-Portal hinzufügen. Im folgenden Verfahren wird das Microsoft Admin Center verwendet. Informationen zur Verwendung des Microsoft Entra Admin Centers finden Sie unter Schnellstart: Einen Gastbenutzenden hinzufügen und ihm eine Einladung senden.

Ihren Buchhalter als Gastbenutzer hinzufügen

1. Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center mindestens als Fachkraft für die Benutzendenadministration an.

2. Wählen Sie im Navigationsbereich Benutzer aus.

3. Wählen Sie auf der Seite Benutzer die Option Neuer Benutzer und dann Externen Benutzer einladeen aus.

4. Wählen Sie auf der Seite Externen Benutzer einladen die E-Mail-Adresse des Buchhalters und weitere Informationen zu diesem hinzu.

   Integrieren Sie optional eine persönliche Begrüßungsnachricht, um den Buchhalter darüber zu informieren, dass Sie ihn Business Central hinzufügen.

5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Überprüfen + Einladen aus.

6. Überprüfen Sie die Informationen, und wählen Sie dann Einladen aus.

Nachdem Sie die Einladung gesendet haben, erhält der externe Benutzer eine E-Mail-Einladung, Ihrer Organisation beizutreten. Nachdem er die Einladung akzeptiert hat, wird das Benutzerkonto als Gast hinzugefügt.

Weisen Sie als Nächstes dem Gastbenutzer eine Lizenz für Business Central zu.

So gewähren Sie Ihrem Buchhalter Zugriff auf Ihr Business Central

1. Im Microsoft Admin Center,BenutzerBenutzer>Gastbenutzer.

2. Wählen Sie in der Liste das Gastbenutzerkonto des Buchhalters aus, und wählen Sie Produktlizenzen verwalten, um den Bereich Gastbenutzerprofil zu öffnen.

3. Unter Lizenzen und Apps wählen Sie Dynamics 365 Business Central Externe Buchhalter Lizenz .

   Wenn diese Lizenz nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Wiederverkaufspartner, um die Lizenz Ihrem Abonnement hinzuzufügen.

   Speziell für Evaluierungszwecke in einem Testtenant können Sie stattdessen eine Dynamics 365 Business Central für IWs Lizenz verwenden. Sie können diese Art von Lizenz jedoch nicht verwenden, wenn Sie Business Central bereits gekauft haben.

4. Wählen Sie Änderungen speichern.

Bei Erfolg wird dem Gastbenutzer die Lizenz zugewiesen und das Gastkonto wird erstellt.

Neue Benutzende in Business Central importieren

Die Buchhaltungsfachkraft erhält eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass sie Zugriff auf Ihre Microsoft Entra ID erhalten hat. Geben Sie ihr als Nächstes Zugriff auf das richtige Unternehmen in Business Central.

Die Buchhaltungsfachkraft dem richtigen Unternehmen hinzufügen

1. Melden Sie sich bei Business Central an.
2. Öffnen Sie das Unternehmen, auf das Sie der Buchhaltungsfachkraft Zugriff gewähren möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Wechseln zu einem anderen Unternehmen oder einer anderen Umgebung.
3. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Benutzende ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
4. Wählen Sie die Aktion Neue Benutzer von Microsoft 365 abrufen aus.

Diese Aktion importiert das Benutzerkonto, das Sie im Azure-Portal erstellt haben, in das Unternehmen. Mehr erfahren unter Einen Benutzer in Business Central hinzufügen.

Wenn Sie zu mehreren Unternehmen Zugriff gewähren möchten, müssen Sie sich bei jedem Unternehmen anmelden und diesen Vorgang wiederholen. Alternativ können Sie die Berechtigungsgruppen für das Benutzerprofil des Buchhalters in Business Central aktualisieren, wie das Zuweisen der D365 Bus Premium-Benutzergruppe. Weitere Informationen erhalten Sie unter Benutzenden und Gruppen Berechtigungen zuweisen.

Ihre externe Buchhaltungsfachkraft darüber informieren, wie die Anmeldung zu Business Central funktioniert

Im Gegensatz zu internen Benutzenden, die über die allgemeine URL https://businesscentral.dynamics.com auf Business Central zugreifen, müssen Gastbenutzende den vollqualifizierten Domänennamen verwenden. Der vollqualifizierte Domänenname hat das Format https://businesscentral.dynamics.com/<tenant ID or domain name> z. B. https://businesscentral.dynamics.com/aaaabbbb-0000-cccc-1111-dddd2222eeee oder https://businesscentral.dynamics.com/contoso.com.

Gastbenutzende können sich mit zwei Methoden anmelden. Sie können ihren Browser öffnen, den vollqualifizierten Domänennamen in die Adressleiste eingeben und sich mit ihrem Benutzernamen und Kennwort anmelden. Alternativ können sie:

1. https://businesscentral.dynamics.com in die Adressleiste des Browsers eingeben.
2. Anmeldeoptionen auswählen.
3. Bei einer Organisation anmelden aus auswählen.
4. Den Domänennamen Ihrer Organisation eingeben, z. B. contoso.com, und dann Weiter auswählen.
5. Sich mit ihrem Benutzernamen und Kennwort anmelden.

Weitere Informationen finden Sie unter Einlösen B2B-Zusammenarbeit: Einlösen von Einladungen

Informationen zum Thema

Finanzen
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Die Finanzbuchhaltung und der Kontenplan
Beenden von Jahresabschluss und Perioden
Arbeiten mit Dimensionen
Finanzauswertungen in Excel analysieren
Arbeit über mehrere Unternehmen hinweg im Unternehmens-Hub verwalten
Arbeiten mit Business Central
Aufstellungs-Cashflow-Analyse

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier