Administration af fravær

Udgiver: Microsoft

Den forudbyggede Administration af fravær-agent er designet til at strømline processen med at styre og anmode om fritid for medarbejdere. Denne agent forenkler afsendelsen af fraværsanmodninger, giver en oversigt over orlovshistorikken og giver hurtig adgang til virksomhedens fraværspolitikker ved hjælp af AI-assistance. Denne agent reducerer den administrative byrde for HR og ledere og sikrer nøjagtig og rettidig orlovsstyring. Denne agent giver medarbejderne en problemfri, brugervenlig oplevelse. Administration af fravær forbedrer arbejdsgangen betydeligt, forbedrer medarbejdertilfredsheden og fremmer effektiv fraværsstyring i organisationen.

Se denne video for at få et overblik over, hvordan du bruger Administration af fravær-agenten:

Muligheder

• Start processen til anmodning om orlov, se tilgængelige orlovssaldi, vælg fraværstype og varighed, gennemse en oversigt, og send anmodningen til en leder.

• Se og revider indsendte anmodninger med statusser, påløbne timer og ledernoter.

• Naviger gennem vidensbaser og få generative svar med citater.

Bruge sager

• Medarbejdere kan bruge agenten til at sende anmodninger om ferie, sygefravær eller personlige dage.

• Medarbejdere kan hurtigt tjekke deres tilgængelige orlovssaldi for forskellige typer orlov uden at skulle kontakte HR.

• Medarbejdere kan se status for deres indsendte orlovsanmodninger, foretage de nødvendige ændringer og se lederens noter.

• Medarbejdere kan få vist en oversigt over deres orlovshistorik, herunder tidligere anmodninger og godkendelser.

• Medarbejdere kan stille agenten spørgsmål om virksomhedens fraværspolitikker. Denne agent navigerer gennem forbundne vidensbaser og giver generative svar med citater.

• Ledere kan bruge agenten til at gennemse indgående orlovsanmodninger, se medarbejderens orlovssaldo og godkende eller afvise anmodninger.

Udvidelsesmuligheder

• Tilføj organisationens politik, dokumenter eller videnbaser som videnkilder, så din agent kan besvare brugerspørgsmål om dine specifikke orlovspolitikker.

• Udvid datamodellen med flere orlovstyper for at dække andre brugerbehov i overensstemmelse med organisationens fordele.

• Opret forbindelse til dine registrerede HR-systemer for at synkronisere orlovssaldi og godkendt medarbejderorlov.

Forudsætninger

Da orlovskriterierne og valideringen er forskellige for hvert firma, brugte vi nogle antagelser for agenten for at holde den generisk, men agenten kan tilpasses fuldt ud.

• Agenten giver medarbejderne mulighed for at indsende orlov for tidligere datoer.

• Annullering af godkendt orlov er ikke tilgængelig.

• Validering af antal ferietimer er ikke tilgængelig i agenten.

Komponenterne i Orlovsstyringsløsning

• Én agent. Orlovsstyring er den agent, hvor brugerne kan:

  • Indsend og administrer nemt anmodninger om fridage, hvilket sikrer problemfri orlovsrelateret kommunikation mellem medarbejdere og ledere.
  • Få adgang til og gennemgå orlovssaldi, historik og virksomhedspolitikker, hvilket giver et omfattende overblik over tilgængelige orlovsmuligheder.
  • Naviger gennem virksomhedens orlovspolitikker ved hjælp af AI-assistance, og indhent citeret information uden besvær.

• Én modelbaseret app. Forlad styrings administrationsapp er den app, hvor brugerne kan:

  • Konfigurer medarbejderes orlovstimesaldi.
  • Gennemgå og administrer anmodninger om medarbejderorlov.

• Ét Power Automate-flow:

  • Orlovsstyring – Udfør kommando udfører brugerens kommandoer, der udløses i agenten, herunder afsendelse, opdatering, annullering og godkendelse af orlovsanmodninger.

• Fire forbindelsesreferencer:

  • Orlovsstyring – Dataverse - forbindelsesreference til Dataverse
  • Orlovsstyring – Microsoft Teams - forbindelsesreference til Teams
  • Orlovsstyring – Office 365 Outlook - forbindelsesreference til Outlook
  • Orlovsstyring - Office 365-brugere - Forbindelsesreference til Office 365

• En videnkilde:

  1. Upload en videnkildefil, der indeholder instruktioner om orlovspolitikken og ofte stillede spørgsmål. Angiv en detaljeret beskrivelse af formålet med dokumentet.

  2. I systememnet Samtaleboosting skal du ændre konfigurationen af noden Opret generative svar, så der kun søges i udvalgte kilder, og vælge den fil, du har uploadet.

     

• To sikkerhedsroller:

  • Orlovsstyring - Administration
  • Orlovsstyring - Bruger

Installere og konfigurere Orlovsstyring

Følg disse trin for at installere og konfigurere Administration af fravær-agent.

Trin 1: Gennemse forudsætninger

Trin 2: Opret forbindelser

Trin 3: Installation af løsningsfiler

Trin 4: Tildele sikkerhedsroller

Trin 5: Sørg for, at cloudflow er slået til

Trin 6: Opsæt programmet

Trin 7: Publicer til Teams

Trin 1: Gennemse forudsætninger

Gennemgå kravene, identificer muligheder, og udarbejd en plan, der passer bedst til din organisations behov.

Bekræft licens

En af følgende Power Apps-planer:

• Power Apps Premium

  • Power Apps pr. app
  • Power Apps-måler pr. app betalt efter forbrug
  • Power Apps-brugerrettigheder, der er inkluderet i Dynamics 365-licenser

• Microsoft 365 Forretnings- eller enterpriseplan med Teams

• Copilot Studio (gratis til dine udviklere)

• Copilot Studio-meddelelseskapacitet

Konfigurere miljøer og datapolitikker

Det er vigtigt at have en sammenhængende miljø- og datapolitikstrategi for virksomhedsagenter. Hvis du vil installere og administrere Administration af fravær-agent, skal du kontrollere, at disse ressourcer og fremgangsmåder er på plads.

• Administratorer – Sørg for, at administratorer med de nødvendige rettigheder er tilgængelige til at koordinere tildeling af licenser og oprette miljøer. Du skal:

  • Et Microsoft Entra ID, global eller lejerbrugeradministrator, der skal tildele Power Apps-, Copilot Studio- eller Power Automate-licenser.
  • En Power Platform-administrator, der skal oprette miljøer.

  Flere oplysninger: Microsoft Power Platform-administrator

• Miljøer - Følg ALM (application lifecycle management) bedste praksis i oprettelse og administration af miljøer. Overvej også:

  • Et Power Platform-miljø konfigureres med en Dataverse-database
  • Miljøudvikler sikkerhedsrollerettigheder er som minimum tildelt den bruger, der installerer løsningerne i det pågældende miljø.

  Du kan finde flere oplysninger i: Oversigt over miljøer

• Politikker til forebyggelse af datatab – Sørg for, at miljøet har adgang til de connectorer, der bruges af Administration af fravær-agent:

  • Microsoft Dataverse-connector
  • Microsoft Teams-connector
  • Office 365 Outlook-connector
  • Office 365-brugerconnector

  Flere oplysninger: Politikker for forhindring af datatab

• Alloker miljøkapacitet – Administration af fravær-agent kræver Copilot Studio-meddelelseskapacitet i det produktionsmiljø, hvor agenten installeres.

  1. Gå til Power Platform Administration.

  2. Udvid Ressourcer i venstre rude, og vælg Kapacitet.

  3. Vælg Tilføjelsesprogrammer.

  4. Vælg Tildel til et miljø.

  5. Søg efter det miljø, hvor løsningen Administration af fravær-agent skal udrulles.

  6. Tildel Copilot Studio-meddelelser til miljøet.

  Flere oplysninger: Copilot Studio-meddelelser og kapacitetsstyring

Trin 2: Opret forbindelser

Cloudflows skal have specifikke forbindelsesreferencer for at fungere korrekt. Forbindelsesreferencer findes i løsningen, men connectorer skal ofte konfigureres manuelt.

Installationen kræver, at du konfigurerer tre nye forbindelser. Det er bedst at oprette forbindelserne, før du importerer løsningen, for at gøre importen mere problemfri. Hvis du opretter forbindelser under importen, skal du springe mellem browservinduer.

Hvis du vil oprette forbindelser i forvejen, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

1. Gå til Power Apps.

2. Gå til Forbindelser, og vælg Ny forbindelse for at oprette nye forbindelser til hver af disse connectors:

   • Microsoft Dataverse-connector
   • Microsoft Teams-connector
   • Office 365 Outlook-connector
   • Office 365-brugerconnector

Trin 3: Installation af løsningsfiler

Du kan overveje to installationsindstillinger for løsninger:

• Du kan vælge knappen Hent det nu på agentens tilbudsside AppSource. Denne indstilling fører dig til Power Platform Administration, hvor der installeres en administreret version af agenten.

• Du kan enten hente en administreret eller en ikke-administreret version af løsningsfilerne og manuelt importere dem i miljøet i overensstemmelse med organisationens krav.

Du kan finde flere oplysninger om administrerede og ikke-administrerede tilpasninger i Løsningskoncepter i Power Platform-dokumentation.

Installere fra AppSource

Du kan nemt få adgang til og installere Administration af fravær-agent fra AppSource, en digital Microsoft-butiksfacade. Gennemgå trinnene ved at benytte AppSource-installationsprocessen:

1. Gå i AppSource til Orlovsstyring, og vælg Hent den nu. Der åbnes et installationspanel i Power Platform Administration.

2. Vælg det miljø, du har forberedt til din agent.

3. Acceptér vilkårene og erklæringerne om beskyttelse af personlige oplysninger ved at markere felterne.

4. Vælg Installer. Når installationen er fuldført, vises status som Installeret.

Hent og installer manuelt løsningsfiler

Du kan også downloade enten administrerede eller ikke-administrerede løsningsfiler for at installere i det forberedte miljø manuelt i overensstemmelse med organisationens krav:

1. Hent følgende administrerede eller ikke-administrerede løsningsfiler:

   • Administreret: mpa_LeaveManagement_managed.zip
   • Ikke-administreret: mpa_LeaveManagement_unmanaged.zip

2. Gå til Power Apps, og vælg det miljø, du har forberedt til løsningen.

3. Vælg Løsninger i ruden til venstre.

4. Vælg Importér løsning.

5. Søg efter og vælg enten den administrerede eller ikke-administrerede version af filen mpa_LeaveManagement, der er hentet i det forrige trin.

6. Vælg Næste.

7. Gennemgå Detaljer, og bekræft, at Aktivér plug-in-trin og flows, der er inkluderet i løsningen forbliver markeret, og vælg derefter Næste.

8. For hver af de viste forbindelser skal du vælge den eksisterende forbindelse, der er oprettet i det forrige trin. Hvis du ikke har oprettet forbindelserne i forvejen, skal du oprette dem nu.

9. Vælg Importér for at starte importprocessen for løsningen Orlovsstyring. Når importen er fuldført, får du en meddelelse med Fuldført.

Flere oplysninger: Løsningskoncepter

Trin 4: Tildele sikkerhedsroller

Løsningen indeholder to nye sikkerhedsroller:

• Orlovsstyring - Administration

  • En programadministrator kan se alle orlovsposter.

  • Brugere i denne rolle fungerer som administrator af programmet Orlovsstyring. Denne sikkerhedsrolle giver adgang til den modelbaserede app, hvor en administrator kan se alle brugeres saldo- og orlovsposter og slette og deaktivere dem.

  • Tildel denne rolle til de brugere, der administrerer programmet Orlovsstyring i din organisation.

• Orlovsstyring - Bruger

  • En medarbejder kan oprette og opdatere sine orlovsanmodninger.

  • Tildel denne rolle til almindelige brugere, der har adgang til Administration af fravær-agent.

  • Medarbejdere, der også er ledere, kan se og godkende orlovsanmodninger for deres direkte underordnede.

Roller kan tildeles fra Power Platform Administration.

1. Gå til Power Platform Administration.

2. Vælg Miljø i ruden til venstre, og vælg derefter det miljø, hvor løsningen b lev installeret.

3. Vælg Brugere under Se alle.

4. Vælg en eller flere brugere.

5. Vælg Administrer sikkerhedsroller, og vælg de relevante roller.

6. Vælg Gem.

   Tip

   For store organisationer skal du oprette en Microsoft Entra-sikkerhedsgruppe, der indeholder alle målrettede brugere til Administration af fravær-agenten og knytte den til et nyt Microsoft Entra ID-sikkerhedsteam i Dataverse, der er oprettet via Power Platform Administration. Tildel derefter rollen Orlovsstyring - brugerrolle til dette Dataverse-team.

Trin 5: Sørg for, at cloudflow er slået til

Åbn den Orlovsstyring-løsning, der netop er installeret, og kontrollér, at de fire cloudflows er angivet til statussen slået til. Hvis de ikke er det, skal du slå dem til.

1. Vælg Løsninger i ruden til venstre.

2. Vælg løsningen Orlovsstyring på listen.

3. Vælg Cloudflows (1) i venstre rude.

4. Vælg hver af de fire flows på listen for at kontrollere, at hver enkelt flow er slået til.

5. Vælg Slå til på kommandolinjen, hvis flowet ikke allerede er slået til.

Trin 6: Opsæt programmet

Når konfigurationerne af agentadministratoren er fuldført, er det næste trin at konfigurere oplysninger om orlovssaldoen for medarbejdere, før du er klar til at dele agenten med personer i din organisation. Programchefer har allerede adgang til administrationsappen, når du fuldfører det forrige trin til tildeling af sikkerhedsroller.

Programlederen for Orlovsstyring skal konfigurere medarbejdernes orlovssaldotimer for de medarbejdere, der bruger agenten. Følg disse trin:

1. Gå til Power Apps, og vælg det miljø, hvor du har installeret løsningen.

2. Vælg Apps i venstre rude, og vælg derefter Start i Orlovsstyrings-administrationsappen på listen.

3. Brug navigationen i venstre rude til at gennemse de forskellige data fra programmet Orlovsstyring.

4. Opret tidsbalance for medarbejdere efter behov med antallet af ferie-, sygefraværstimer og ubetalte fraværstimer for hver enkelt.

Trin 7: Publicer til Teams

1. Gå til Copilot Studio i det samme miljø, hvor du tidligere har installeret Administration af fravær-agent-løsningen.

2. Vælg Agenter for at gennemgå listen over agenter i miljøet.

3. Åbn Administration af fravær.

4. Vælg Publicer for at publicere den aktuelle agentkonfiguration, så den kan installeres på kanaler.

5. Vælg Kanaler>Microsoft Teams.

   Bemærk

   Administration af fravær-agenten er designet til en Microsoft Teams-oplevelse, og standardgodkendelsen er konfigureret til Godkend med Microsoft. Flere oplysninger: Føj brugergodkendelse til emner

6. Vælg Slå Teams til for at tilføje Microsoft Teams-kanalen.

7. Vælg Rediger detaljer. Gennemse oplysningerne, og foretag de ønskede ændringer af ikonet, beskrivelserne og udvikleroplysningerne for Administration af fravær-agent. Når du er færdig, skal du vælge Gem.

8. Vælg Indstillinger for tilgængelighed.

   Du kan dele Administration af fravær-agenten på flere måder, herunder deling via link, udrulning til Teams-appbutikken eller distribution som en brugerdefineret appfil.

9. Vælg din udrulningsmetode.

10. Hvis du installerer i Teams-appbutikken, skal du også beslutte, hvor bredt agenten skal deles.

    1. Vælg Vis til alle i min organisation for at udrulle agenten til alle i din organisation. Dette indstilling sender agenten i Microsoft Teams Administration til godkendelse hos globale administratorer og Teams-administratorer. Efter godkendelse vises agenten i området Bygget til min organisation i Teams-appkataloget.

       Du kan finde flere oplysninger i Administrere dine apps i Microsoft Teams Administration.

    2. Vælg Vis til mine teammedlemmer og delte brugere for at udrulle agenten til en mere begrænset målgruppe. Her kan du vælge både sikkerhedsgrupper og individuelle brugere. Når du er færdig med valgene, skal du vælge Del for at gemme ændringerne af agenttilladelserne.

       Der er flere oplysninger i Opret forbindelse og konfigurer en agent til Microsoft Teams.

Begrænsninger

AI-genereret indhold kan indeholde fejl, så husk at kontrollere, at det er nøjagtigt og relevant. Gennemse Supplerende vilkår.