Oprette og sende en mailmeddelelse

Generelt kan du sende e-mails til dine kunder direkte fra Dynamics 365 Sales. Men når funktionen til mailengagement er aktiveret, er der flere valgmuligheder tilgængelige for mails, f.eks. følg eller stop med at følge, når du skriver en mail.

Kontakt din administrator, hvis du ikke kan se de funktioner til mailengagement, der er beskrevet her. Flere oplysninger: Konfigurere mailengagement.

Opret en meddelelse

Funktionerne i e-mailengagement gælder for hver e-mail, du sender gennem Dynamics 365 Sales. Når du sender en mail, føjes der automatisk en mailaktivitet til den post, du ser på, og den pågældende post angives som meddelelsens værdi Angående. E-mailengagement-funktionen indsamler også nøglepræstationsindikatorer (KPI'er) og bestemmer, hvor e-mailen vises baseret på modtagerne (Til-, Fra- og Kopi-til-adresser).

Før vi opretter mailen, skal vi forstå de forskellige indstillinger, der er tilgængelige i mailformularen:

1. Vedhæftet fil: En liste over filer, der er vedhæftet din mail, og om de er fulgt eller ikke fulgt, sammen med kontrolelementer til tilføjelse, fjernelse og ændring af vedhæftede filer.
2. Følg/Følg ikke: Slå følgende til for at spore kundens engagement i meddelelsen eller slå den fra for at standse sporingen. Andre kontrolelementer og links vises efter behov, f.eks. når en modtager ikke tillader følgende. Flere oplysninger: Følg eller stop med at følge en meddelelse.
3. Send senere: Angiv leveringstiden for meddelelsen, hvis du ikke vil sende den med det samme. Anbefalede leveringstider kan blive vist her, afhængigt af modtagerens tidszone.
4. Angiv en påmindelse: Angiv en påmindelse om opfølgning på et bestemt tidspunkt. Du kan f.eks. få en advarsel, hvis meddelelsen ikke er åbnet i tre dage.
5. Indsæt skabelon: Indsæt standardtekst, du kan revidere efter behov. Din organisation kan have flere skabeloner afhængigt af forretningskravene, såsom en mødeopfølgning eller en introduktion. Mailengagement foreslår en skabelon baseret på tidligere resultater.

Oprette og sende en mail:

1. Åbn den post, som du vil føje aktiviteten til (typisk en kontakt, en salgsmulighed, en potentiel kunde eller en konto).
2. Vælg + (Opret en tidslinjepost) >Mail i sektionen Tidslinje.
3. Vælg en modtager, og angiv meddelelsesemnet.
4. Skriv brødteksten i meddelelsen, eller indsæt en mailskabelon.
5. Vælg Send, eller vælg Gem, hvis du vil gemme en kladde og gøre den færdig senere.

Brug en mailskabelon

Mailskabeloner er standardmeddelelser, som du ofte sender, f.eks. introduktioner, bekræftelser, takkemeddelelser og rykkere. De kan indeholde dynamiske værdier, der udfyldes automatisk, f.eks. modtagerens navn eller et ordrenummer. De giver dig en hurtig start, når du skriver almindelige meddelelser.

Mailengagement analyserer resultatet af alle meddelelser, dit salgsteam sendes fra Dynamics 365 Sales, og identificerer de mest succesrige skabeloner. Det viser alle tilgængelige skabeloner, men fremhæver dem, der blev fundet, for at generere fleste åbninger, svar eller salg.

1. Opret en meddelelse.
2. Vælg Indsæt skabelon på kommandolinjen.
3. Vælg det sprog, du vil bruge, i vinduet Mailskabeloner, og søg derefter efter og vælg en skabelon.
4. Vælg Anvend skabelon.
   Skabelonindholdet indsættes i meddelelsesteksten.
5. Tilpas skabelonens indhold efter behov.
6. Vælg Send, eller vælg Gem, hvis du vil gemme en kladde og gøre den færdig senere.

Tilføj vedhæftede filer

Når du vedhæfter dokumenter, regneark eller billeder til dine e-mails, kan du følge disse vedhæftede filer for at vide, om modtageren har åbnet dem. Du kan medtage både fulgte og ikke-fulgte vedhæftede filer i den samme mail.
Vedhæftede filer følges som standard ikke. Du skal manuelt følge hver vedhæftet fil, du vil spore. Du kan heller ikke følge vedhæftede filer, når modtagerne af meddelelsen ikke tillader at følge.

1. Opret en meddelelse.

2. I sektionen Vedhæftet fil skal du vælge +.

3. Find og vælg filen, der skal vedhæftes.

4. Vælg Åbn.
   Afhængigt af filstørrelsen kan vedhæftning tage flere sekunder.

5. Vælg den vedhæftede fil, der skal spores, og vælg derefter flere indstillinger >Følg.
   Den vedhæftede fil følges nu, og kolonnen Fulgt viser Ja.

   Bemærk

   Indstillingen Følg er kun tilgængelig, når den forbedrede funktion til vedhæftet fil er deaktiveret. Kontakt din administrator for at deaktivere den forbedrede funktion til vedhæftede filer.

6. Vælg Send, eller vælg Gem, hvis du vil gemme en kladde og gøre den færdig senere.

Følg eller ophør med at følge en meddelelse

Når du følger en mail, kan mailengagement fortælle dig, om modtageren har åbnet den, besvaret den, åbnet en vedhæftet fil eller valgt et link i den. Flere oplysninger: Vise interaktioner for meddelelser med mailengagement.

Sektionen Mailengagement indeholder følgende indikatorer og kontrolelementer:

Indikator eller kontrolelement	Beskrivelse
	Angiver, at du følger den aktuelle mail, herunder links du medtager, og du kan følge filer, du vedhæfter. Vælg Følg ikke for at holde op med at spore meddelelsen. Det er standardtilstand for alle nye mailmeddelelser, når mailengagement er aktiveret for din organisation, og alle modtagerne tillader at følge.
	Angiver, at du ikke følger den aktuelle mail, herunder links du medtager. Du kan heller ikke følge vedhæftede filer. Vælg Følg for at slå følgende til, hvis modtagerne tillader det.
	Angiver, at en eller flere modtagere har følgende angivet til Tillad ikke. Du kan ikke følge denne meddelelse, medmindre du enten fjerner de modtagere, der ikke tillader, at du følger, eller ændrer deres indstilling. - Vælg Vis indstillinger for at få vist modtagernavnene og følgende indstillinger i et nyt vindue. Hvis du vil åbne en modtagerpost, skal du vælge et navn. - Hvis du har fjernet modtagere, der ikke vil følges, eller ændret deres indstilling, for at tillade følgen, skal du vælge Prøv at følge igen for at prøve igen. - Vælg Følg ikke for at holde op med at prøve at følge denne meddelelse. Inden for ca. 15 minutter efter, at en fulgt meddelelse er åbnet, oprettes der et handlingskort i assistenten. Kortet indeholder links til meddelelsen og relaterede poster og handlingsknapper til generering af en opkaldsaktivitet, udsættelse af beskeden eller afvisning af den. Du kan få mere at vide om assistent til kommunikationen med kunderne.

Vælg den mest effektive leveringstid

Dine mails kan modtage mere eller mindre opmærksomhed, afhængigt af hvornår de ankommer i modtagernes indbakke. For eksempel starter mange mennesker deres dag med en fuld indbakke, så meddelelser, der ankommer natten over, skal konkurrere om opmærksomhed og kan blive udskudt eller endda glemt. E-mails, der ankommer senere på dagen, kan blive bemærket og håndteret med det samme. Med mailengagement kan du oprette mails, når det passer dig, men lad Dynamics 365 Sales levere dem på det tidspunkt, der er bedst for modtagerne.

Det anbefales undertiden, at der bruges en leveringstid på basis af modtagerens tidszone. Systemet forudsætter en standardarbejdsdag, der hedder 8:00-17:00, mandag til fredag, og foreslår den næste nærmeste arbejdstime, hvis du arbejder uden for modtagerens arbejdsdag. Hvis meddelelsen har mere end én modtager, eller der ikke er angivet nogen adresse, anbefaler systemet ikke noget.

Din organisation skal slå Bing Kort til, og modtageren skal have en fysisk adresse i Salg til mailengagement for at kunne fastlægge tidszonen.

Hvis der ikke er anbefaling, eller hvis du foretrækker at bruge din egen logik, kan du altid angive en leveringstid, du selv vælger.

Leveringstidsfunktionen er tilgængelig for meddelelser, der både følges og ikke følges.

1. Opret en meddelelse.

2. Når du er klar til at sende meddelelsen, skal du se under Send senere i sektionen Mailengagement.

   Hvis systemet kan anbefale en leveringstid, vises den her. Uanset om det sker eller ej, kan du udskyde leveringen alligevel.

3. Vælg Send senere.

   

   Hvis systemet anbefalede et klokkeslæt eller en dato, angives de pågældende oplysninger automatisk. Hvis ikke, er datoen tom. I begge tilfælde bruges din lokale tid, ikke modtagernes.

4. Vælg dato og klokkeslæt for levering i dialogboksen Planlæg mail.

   

5. Vælg Planlæg mail.

   Indikatoren Forsink afsendelse bliver grøn. Vælg Skift tidsplan eller Fjern forsinkelse, hvis du har brug for at ændre forsinkelsen eller sende meddelelsen med det samme. Du kan når som helst ændre den planlagte levering, før meddelelsen sendes.

   

6. Vælg Send, eller vælg Gem, hvis du vil gemme en kladde og gøre den færdig senere.

Planlagte meddelelser vises som sådan på listen Aktiviteter for posten Angående. Indtil det planlagte tidspunkt indtræffer, kan du slette eller omplanlægge meddelelsen derfra. Du kan også redigere dato og klokkeslæt for opfølgningspåmindelsen. Du kan ikke ændre andre indstillinger, når du har valgt Send.

Angiv en opfølgningspåmindelse for en meddelelse

Hvis du vil sikre dig, at du ikke glemmer at følge op på en vigtig mail, skal du angive en påmindelse. Denne funktion er kun tilgængelig for sendt e-mail.

1. Opret en meddelelse.

2. Når du er klar til at indstille påmindelsen, skal du vælge Angiv en påmindelse i sektionen Mailengagement.

   

3. Udfyld følgende felter i dialogboksen Angiv påmindelse.

   • Betingelse: Vælg den betingelse, der udløser påmindelsen:
     • Hvis jeg ikke modtager et svar inden: Påmindelsen udløses, hvis der ikke er modtaget et svar inden den angivne dato for Påmindelse inden. Kun tilgængelig for fulgte meddelelser.
     • Hvis mailen ikke åbnes af: Påmindelsen udløses, hvis meddelelsen ikke er åbnet inden den angivne dato Påmindelse inden. Kun tilgængelig for fulgte meddelelser.
     • Påmind under alle omstændigheder kl.: Påmindelsen udløses på den angivne tid og dato, uanset hvad.
   • Påmindelse inden: Angiv dato og klokkeslæt for visning af påmindelsen, når betingelsen er opfyldt.
   • Kommentar: Du kan eventuelt føje en note til påmindelsen.

   

4. Vælg OK for at gemme indstillingerne og lukke vinduet.

   Indikatoren Angiv påmindelse bliver blå, og der vises en kort oversigt over indstillingerne for påmindelser. Når påmindelsestiden er passeret, opdateres oversigten for at angive dette. Vælg Skift påmindelse eller Fjern påmindelse, hvis du skal ændre påmindelsen eller fjerne den.

   

5. Vælg Send, eller vælg Gem, hvis du vil gemme en kladde og gøre den færdig senere.

Når påmindelsen udløses, oprettes der et handlingskort i assistenten. Kortet får høj prioritet, så du kan se det samme. Kortet indeholder links til meddelelsen, relaterede poster og handlingsknapper til afvisning eller udsættelse af beskeden. Få mere at vide om mailpåmindelseskort.

Kan du ikke finde funktionen i din app?

Der er et par muligheder:

• Du har ikke den nødvendige licens til at bruge denne funktion. I sammenligningstabellen og licensvejledningen kan du se, hvilke funktioner der er tilgængelige med din licens.
• Du har ikke den nødvendige sikkerhedsrolle til at bruge denne funktion.
  • Hvis du vil konfigurere eller indstille en funktion, skal du have administrations- og tilpasningsroller
  • Hvis du vil bruge salgsrelaterede funktioner, skal du have de primære salgsroller
  • Nogle opgaver kræver specifikke funktionelle roller.
• Din administrator har ikke slået funktionen til.
• Din organisation bruger en brugerdefineret app. Kontakt din administrator for at få de nøjagtige trin. De trin, der beskrives i denne artikel, er specifikke for den indbyggede Salgshub og Sales Professional-apps.

Relaterede oplysninger

Aktivere mailengagement
Vise meddelelsesinteraktioner med mailengagement
Konfigurere beskyttelse af personlige oplysninger og præferencer
Opret skabeloner til mail