Detekce duplicitních záznamů a sloučení

Duplicitní záznamy se mohou dostat do vašich dat, když vy nebo jiný uživatel data zadává ručně nebo importuje data ve velkém. Microsoft Dataverse pomáhá řešit potenciální duplicity vyhledáváním duplicit pro aktivní záznamy jako obchodní vztahy a kontakty.

Jakmile zjistíte, že existují duplicitní záznamy, můžete je sloučit a uchovat požadovaný záznam. Pokud sloučíte záznam, sloučí se také všechny související nebo podřízené záznamy. Váš správce může také nastavit pravidlo vyhledávání duplicit, aby byly duplikáty detekovány v době zadávání nebo aktualizace záznamů nebo importu záznamů.

Vyřešte duplikáty při vytváření nebo aktualizaci záznamů

Pokud jsou při vytváření nebo aktualizaci záznamů nalezeny duplikáty, můžete buď ignorovat dialogové okno vyhledávání duplicit a uložit záznam, nebo můžete duplicitní záznamy sloučit, aby byla vaše data čistá.

Při ukládání nového záznamu nebo aktualizovaných záznamů se zobrazí dialogové okno Nalezeny duplicitní záznamy, pokud jsou nalezeny duplicity na základě pravidel vyhledávání duplicit nastavených pro vaši organizaci. Další informace: Nastavení pravidel vyhledávání duplicit pro zachování bezchybnosti dat

Dialogové okno zobrazuje následující podrobnosti:

• Sekce Aktuální záznam dialogového okna zobrazuje záznam, který se vytváří nebo aktualizuje.

• V části Byly nalezeny duplikáty je uveden počet nalezených duplicitních záznamů spolu s typem záznamu.

• Část Spárované záznamy ukazuje možné duplicitní záznamy.

Sloupce v mřížkách se zobrazují dynamicky na základě pravidla vyhledávání duplicit, takže vidíte relevantní informace k identifikaci, proč byl záznam považován za duplikát. Například na základě pravidla, pokud se zjistí, že dva účty jsou duplicitní kvůli stejnému názvu účtu a e-mailové adrese, sloupce Jméno obchodního vztahu a E-mail jsou zobrazeny v mřížce.

Máte možnost ignorovat duplikáty a uložit nový nebo aktualizovaný záznam nebo sloučit duplicitní záznamy.

• Chcete-li duplicitní záznam uložit, vyberte Ignorovat a uložit.

  - NEBO -

• Chcete-li sloučit duplicitní záznamy, v části Spárované záznamy vyberte záznam, který chcete sloučit, a poté vyberte Sloučit.

  Zobrazí se dialogové okno Sloučit (typ záznamu).

  

1. V dialogovém okně vyberte primární záznam.

   Poznámka:

   Možnost výběru primárního záznamu je k dispozici, pokud v systému existují oba záznamy. Pokud je při ukládání nového záznamu zjištěn duplikát, je nový záznam vždy považován za sekundární záznam.

   Primární záznam je veden a sekundární záznam je deaktivován. Data ze sekundárního záznamu se zkopíruje do primárního záznamu. Když vyberete primární záznam, ve výchozím nastavení jsou vybrána všechna pole primárních záznamů. To znamená, že data v těchto vybraných polích zůstanou zachována. Můžete také vybrat pole ze sekundárního záznamu. Když to uděláte, data z vybraných polí sekundárního záznamu se zkopírují do primárního záznamu a uchovají se. Všechny poznámky, aktivity a podrobnosti spojené se sekundárním záznamem jsou propojeny s primárním záznamem.

2. Pomocí následujících možností vyberte pole, pro která je nutné uchovat data, a vyberte OK:

   • Sloučit záznamy výběrem polí s daty: Když vyberete toto, vyberou se všechna pole s daty bez ohledu na to, zda jsou data v primárním záznamu nebo sekundárním záznamu. Pokud mají primární a sekundární záznamy data ve stejných polích, budou vybrána pole primárního záznamu.

   • Zobrazit pole s konfliktními daty: Pokud vyberete toto, zobrazí se pouze pole, která mají konfliktní data, abyste mohli rychle vybrat pole, ze kterých chcete data uchovat. To je zvláště užitečné, když jsou data ve více polích a chcete se podívat pouze na data, která se liší ve dvou záznamech. Ve výchozím nastavení je tato možnost vybrána.

   • Vyberte všechna pole v této části: Když vyberete toto, vyberou se všechna pole dostupná v této části záznamu, takže nemusíte pole v této sekci ručně vybírat. Funguje jako volba „Vybrat vše“ pro pole v sekci.

     

   Poznámka:

   Nelze sloučit data do neaktivního záznamu.

Sloučit záznamy z mřížky

Dva záznamy zájemce, obchodního vztahu nebo kontaktu je možné sloučit.

Postup sloučení dvou záznamů

V seznamu obchodních vztahů, kontaktů nebo zájemců vyberte dva záznamy stejného typu záznamu a na panelu příkazů vyberte Sloučit.

Postupujte podle pokynů z části Vyřešte duplikáty při vytváření nebo aktualizaci záznamů tohoto tématu.

Viz také

Vyhledávání duplicitních dat, aby je bylo možné opravit nebo odebrat
Import dat (všechny typy záznamů)
Kontrola duplicit
Nastavení pravidel vyhledávání duplicit
Spuštění systémových úloh za účelem nalezení duplicit
Hromadné odstranění záznamů