Reakce na žádosti o práva subjektu údajů (DSR) pro zákaznická data Microsoft Dataverse

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) Evropské unie (EU) poskytuje jednotlivcům významná práva týkající se jejich údajů. V Microsoft Learn v Shrnutí obecného nařízení o ochraně osobních údajů získáte přehled GDPR, včetně terminologie, akčního plánu a kontrolních seznamů připravenosti, které vám pomohou splnit vaše povinnosti vyplývající z GDPR při používání produktů a služeb společnosti Microsoft.

Můžete se dozvědět více o GDPR a o tom, jak Microsoft pomáhá s jeho podporou a našimi zákazníky, kterých se to týká.

• Centrum zabezpečení společnosti Microsoft poskytuje obecné informace, osvědčené postupy pro dodržování předpisů a dokumentaci užitečnou pro odpovědnost za GDPR, jako jsou posouzení dopadu na ochranu osobních údajů, požadavky subjektů údajů a oznámení o narušení údajů.
• Service Trust portal poskytuje informace o tom, jak služby společnosti Microsoft pomáhají podporovat soulad s GDPR.

Tento článek obsahuje příklady kroků, které můžete podniknout na podporu dodržování zásad ochrany osobních údajů při používání Power Apps, Power Automate a Dataverse. Naučíte se, jak používat produkty, služby a nástroje pro správu Microsoft, které zákazníkům správců pomohou vyhledat, získat přístup a nakládat s osobními údaji v cloudu Microsoft v reakci na žádost o práva subjektu údajů (DSR).

V tomto článku jsou uvedeny následující akce:

• Vyhledání – Použijte nástroje pro vyhledávání k snadnějšímu nalezení zákaznických dat, které mohou být předmětem žádosti DSR. Jakmile jsou shromážděny potenciálně citlivé dokumenty, můžete provést jednu nebo více z následujících akcí DSR v reakci na žádost. Případně můžete určit, že žádost nesplňuje pokyny vaší organizace ohledně reakce na požadavky DSR.

• Přístup – Získejte osobní údaje, které se nacházejí v cloudu Microsoft, a na požádání vytvořte kopii těchto údajů dostupnou subjektu údajů.

• Oprava – V případě potřeby proveďte změny osobních údajů nebo další požadované akce.

• Omezení – Omezte zpracování osobních údajů, a to buď odstraněním licencí pro různé online služby nebo vypnutím požadovaných služeb, pokud je to možné. Údaje také můžete odebrat z cloudu společnosti Microsoft a uchovávat je místně nebo v jiném umístění.

• Odstranění – Trvale odstraní osobní údaje, která se nacházejí v cloudu Microsoft.

• Export – Poskytněte subjektu údajů jeho osobní údaje v elektronické podobě (ve strojově čitelném formátu).

Zákaznická data Dataverse

Dataverse a předchozí verze Dataverse mají oddělené procesy pro interakci s osobními údaji.

Jaký typ prostředí vlastníte, můžete určit tak, že se přihlásíte k Power Apps a dále postupujete takto:

1. V rozevíracím seznamu Prostředí vyberte své prostředí.

2. V navigačním podokně vyberte Dataverse a poté vyberte Tabulky.

   Pokud se zobrazí tyto tabulky, je vaším prostředím Dataverse:

   

Poté, co určíte, jaký typ prostředí vlastníte, postupujte podle kroků v následujících částech a identifikujte osobní údaje.

Osobních data uživatele ve službě Dataverse

Předpoklady

Aby mohli uživatelé získat přístup ke službě Dataverse a začít ji používat, musíte je vytvořit v centru pro správu Microsoft 365 a přiřadit jim příslušnou uživatelskou licenci a roli zabezpečení.

V centru pro správu Microsoft 365 se uchovávají a udržují standardní osobní údaje uživatelů (například UserName, UserID, telefon, e-mail a adresa). Správci systému mohou tyto osobní údaje aktualizovat jen v centru pro správu Microsoft 365, přičemž tato data se následně automaticky synchronizují s tabulkou Uživatel služby Dataverse ve všech prostředích. Správci systému kromě toho mohou u systémové tabulky Uživatel ve službě Dataverse vytvořit vlastní atributy k evidenci dalších osobních údajů uživatele a potom je ručně udržovat a spravovat.

Aby nedošlo k přerušení provozu podnikových aplikací, které mohou být pro provoz vaší organizace kritické, nejsou řádky uživatele automaticky odstraněny z tabulky Uživatel systému Dataverse, když je uživatel odstraněn z centra pro správu Microsoft 365. Stav uživatele je nastaven na Zakázáno v Dataverse, ale správce systému Dataverse musí vyhledat a odebrat osobní údaje uživatele Dataverse v samotné aplikaci.

Správci systému Dataverse mohou provádět níže uvedené akce zjišťování, oprav, exportu a odstraňování.

Prozkoumat

Správci systému mohou vytvářet více prostředí. Tato prostředí lze použít pro zkušební, vývojové nebo produkční účely. Každé z těchto prostředí obsahuje kopii systémové entity Uživatel se všemi vlastními atributy, které mohl přidat správce systému, a osobní údaje uživatelů synchronizované z centra pro správu Microsoft 365.

Správci systému mohou najít seznam všech prostředí po přechodu do Centra pro správu Microsoft Power Platform.

Osobní údaje uživatelů Dataverse najdete v rámci následujících zdrojů:

Uživatelská

Osobní údaje uživatele jsou uloženy v Microsoft Entra a jsou automaticky synchronizovány do všech prostředí s databází Dataverse. Správci systému nemohou tyto osobní údaje aktualizovat přímo v Dataverse, dokud je uživatel aktivní a musí je aktualizovat z centra pro správu Microsoft 365. Správci systému mohou přímo přidávat osobní údaje (například vlastní atributy) přímo do systému Dataverse, ale musí tato data spravovat ručně.

Chcete-li vyhledat uživatele a jeho osobní údaje, přejděte na stránku Centrum pro správu Power Platform a proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.

2. Přejděte na Nastavení>Uživatelé a oprávnění>Uživatelé.

3. Do pole Hledat zadejte jméno uživatele a vyberte Zadat.

4. Chcete-li zobrazit osobní údaje uživatele, kliknutím nebo dvojitým klepnutím vyberte jeho jméno.

5. Chcete-li provést změny v kontaktních informacích, vyberte tři tečky a klikněte na Spravovat uživatele v Dynamics 365

   

Historie auditu

Pokud je v Dataverse povolené sledování auditu tabulky, protokolují se osobní údaje uživatele do historie auditu společně s akcemi, které tento uživatel prováděl.

Oprava

Pokud vás subjekt údajů požádá o opravu svých osobních údajů, které se nacházejí mezi daty vaší organizace, musíte vy a vaše organizace určit, zda je vhodné žádost vyhovět. Oprava údajů může zahrnovat úpravy, revizi nebo odebrání osobních údajů z dokumentu nebo jiného typu položky.

Můžete použít službu Microsoft Entra pro správu identit (osobních údajů) vašich uživatelů v rámci Dataverse. Podnikoví zákazníci mohou spravovat požadavky DSR na revizi pomocí omezených funkcí úprav v rámci dané služby Microsoft. Jako zpracovatel údajů společnost Microsoft nenabízí možnost opravit protokoly generované systémem, protože odrážejí faktické činnosti a představují historický záznam událostí v rámci služeb společnosti Microsoft.

Jakmile je řádek uživatele odstraněn ze služby Microsoft Entra ID, správci systému pak mohou ze všech prostředí odstranit veškeré zbývající osobní údaje související s tímto uživatelem (například vlastní atributy).

Export

Systémový uživatel

Osobní údaje uživatele uložené v systémové tabulce Uživatel můžete exportovat do Excelu ze seznamu uživatelů v centru pro správu.

V centru pro správu Power Platform proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.
2. Přejděte na Nastavení>Uživatelé a oprávnění>Uživatelé.
3. Na panelu příkazů vyberte Správa uživatelů v Dynamics 365.
4. Pokud je povolen uživatel, kterého chcete exportovat, v rozevíracím seznamu vyberte zobrazení Povolení uživatelé, jinak vyberte zobrazení Zakázaní uživatelé.
5. Do pole Hledat zadejte jméno uživatele a vyberte Zadat.
6. Zaškrtněte políčko pro uživatele, kterého chcete exportovat.
7. V případě potřeby rozbalte nabídku se třemi tečkami a vyberte Exportovat do Excelu.

Historie auditu

Screenshoty z historie auditu si můžete pořídit z centra pro správu.

V centru pro správu Power Platform proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.
2. Přejděte na Nastavení>Audit a protokoly> a poté vyberte Souhrnné zobrazení auditu.
3. Vyhledejte záznam auditu uživatele a poté stiskněte Alt + PrtScn a pořiďte snímek obrazovky.
4. Uložte snímek obrazovky do souboru, který pak můžete odeslat žadateli o DSR.

DELETE

User

Aby nedošlo k přerušení provozu podnikových aplikací, které mohou být pro provoz vaší organizace kritické, nejsou záznamy uživatele automaticky odstraněny z tabulky Uživatel systému Dataverse, když je uživatel odstraněn z centra pro správu Microsoft 365. Stav uživatele je nastaven na Zakázáno v Dataverse, ale správce systému Dataverse musí vyhledat a odebrat osobní údaje uživatele Dataverse v samotné aplikaci nebo uživatele odstranit z každého prostředí. Můžete odstranit osobní údaje uživatele nebo uživatele trvale odstranit.

Odebrání osobních údajů uživatele ze stránky Souhrn

Když je záznam uživatele odstraněn ze služby Microsoft Entra, na stránce uživatele Souhrn se zobrazí následující zpráva:

Informace uživatele již nejsou spravovány aplikací Office 365. Odebráním nebo nahrazením všech osobních údajů můžete tento záznam aktualizovat tak, aby vyhovoval GDPR.

V centru pro správu Power Platform proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.
2. Přejděte na Nastavení>Uživatelé a oprávnění>Uživatelé.
3. Vyberte Filtr a v rozevírací nabídce vyberte zobrazení Zakázaní uživatelé.
4. Do pole Hledat zadejte jméno uživatele a stiskněte klávesu Enter.
5. Chcete-li zobrazit osobní údaje uživatele, vyberte jméno uživatele výběrem jména nebo poklepáním na jméno.
6. Pokud chcete provést změny v informacích o uživateli, vyberte tlačítko se třemi tečkami a vyberte Spravovat uživatele v Dynamics 365.
7. Na stránce uživatele Souhrn odeberte všechny osobní údaje a vyberte Uložit.

Odebrání osobních údajů uživatele pomocí aplikace Excel

V centru pro správu Power Platform proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.
2. Přejděte na Nastavení>Uživatelé a oprávnění>Uživatelé.
3. Na panelu příkazů vyberte Správa uživatelů v Dynamics 365.
4. Vyberte zobrazení Zakázaní uživatelé.
5. Do pole Hledat zadejte jméno uživatele a stiskněte klávesu Enter.
6. Zaškrtněte políčko pro uživatele, kterého chcete exportovat.
7. Pokud je potřeba, vyberte tlačítko se třemi tečkami a poté vyberte Exportovat do Excelu.
8. Vytvořte a stáhněte soubor šablony Excel s osobními údaji uživatele. Pokyny krok za krokem viz Vytvoření nové šablony aplikace Excel.
9. Otevřete stažený soubor šablony Excel, odeberte osobní údaje uživatele a potom soubor uložte.
10. Vraťte se na stránku zobrazení Zakázaní uživatelé a vyberte Importovat z Excelu.
11. Vyberte Zvolit soubor a vyberte aktualizovaný soubor Excel.
12. Dvakrát vyberte možnost Další.
13. Proveďte všechny potřebné změny v okně Mapování polí, například změňte akci Celé jméno na Ignorovat.
14. Dvakrát zvolte možnost Další a pak vyberte Odeslat.

Trvalé odstranění uživatele

Můžete buď odebrat osobní údaje uživatele, nebo trvale odstranit záznam uživatele z tabulky uživatelů Dataverse. Další informace: Trvalé odstranění uživatelů v Power Platform.

Pokud je záznam uživatele trvale odstraněn, jméno uživatele se zobrazí jako Beze jména ve všech záznamech, kde byl odstraněný uživatel tvůrcem nebo byl naposledy změněn, stejně jako v protokolech auditů.

Odebrání historie auditu ze stránky Souhrnné zobrazení auditu

V centru pro správu Power Platform proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.
2. Přejděte na Nastavení>Audit a protokoly> a poté vyberte Souhrnné zobrazení auditu.
3. Vyhledejte historii změn provedených uživatelem, vyberte zaškrtávací políčko u příslušného řádku (řádků) a vyberte na Odstranit historii změn.

Osobní údaje uložené v databázích Dataverse

Požadavky

Osobní údaje jednotlivců (například vašich vlastních zákazníků) můžete ukládat do tabulek služby Dataverse.

Správci systému Dataverse zodpovídají za udržování inventáře míst, kde jsou v různých tabulkách uložené osobní údaje každého jednotlivce, aby je mohli v reakci na žádost subjektu údajů vyhledat.

Osobní údaje pak lze v tabulce exportovat, opravit nebo odstranit pomocí funkcí dostupných v produktu.

Prozkoumat

Když správci systému Dataverse přijmou žádost subjektu údajů od jednotlivce, musí zjistit, která prostředí s databází Dataverse obsahují osobní údaje tohoto jednotlivce. Osobní údaje se obvykle ukládají v klíčových tabulkách (jako je obchodní vztah, kontakt, zájemce, prodejní příležitost apod.) a vaší zodpovědností je vypracovat zásady a postupy pro udržování inventáře míst, kam osobní údaje jednotlivců ukládáte, abyste mohli na žádosti subjektů údajů reagovat.

Díky inventáři mohou správci systému Dataverse nakonfigurovat prohledávané tabulky a pole a po přechodu na příslušné prostředí vyhledávat osobní údaje. Další informace viz Konfigurace hledání podle relevance.

V centru pro správu Power Platform proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.
2. V panelu příkazů vyberte Otevřít.
3. Vyberte aplikaci.
4. Zadejte uživatele do pole Vyhledávání.
5. Zkontrolujte výsledky hledání pro všechny tabulky, kde je uživatel zmíněn.

Opravit

Správce systému Dataverse může aktualizovat osobní údaje jednotlivce pomocí seznamu výsledků hledání Dataverse. Osobní údaje jednotlivce se ale mohou ukládat v jiných vlastních tabulkách. Správci systému Dataverse zodpovídají za udržování inventáře takových vlastních tabulek a zajištění příslušných aktualizací osobních údajů jednotlivců.

Ve výsledcích hledání Dataverse (výše) postupujte takto:

1. Vyberte položku, která obsahuje osobní údaje jednotlivce.
2. Podle potřeby tyto osobní údaje aktualizujte a potom vyberte Uložit.

Export

Můžete si pořídit snímek obrazovky údajů a sdílet je se svým žadatelem o DSR.

V centru pro správu Power Platform proveďte následující:

1. Vyberte Prostředí a pak vyberte prostředí ze seznamu.
2. V panelu příkazů vyberte Otevřít.
3. Vyberte aplikaci.
4. Zadejte uživatele do pole Vyhledávání.
5. Zkontrolujte výsledky hledání pro všechny tabulky, kde je uživatel zmíněn.
6. Poklepejte na položku v seznamu výsledků vyhledávání.
7. Stisknutím kláves Alt + PrtScn pořídíte snímek obrazovky.
8. Uložte snímek obrazovky do souboru, který pak můžete odeslat žadateli o DSR.

Odstranit

Správci systému Dataverse mohou odstranit osobní údaje jednotlivce ze záznamů, kde jsou uloženy. Správce systému Dataverse se může rozhodnout, zda bude odstraněn záznam, ve kterém jsou osobní údaje uloženy, nebo může ze záznamu odstranit obsah osobních údajů.

Ve výsledcích hledání Dataverse postupujte takto:

1. Vyberte položku, která obsahuje osobní údaje jednotlivce.
2. Na pásu karet vyberte Odstranit. (Všimněte si, že možnost Odstranit není dostupná, pokud byl záznam odstraněn).

Osobní údaje uložené v databázích předchozí verze Dataverse

Požadavky

Osobní údaje jednotlivců (například vašich vlastních zákazníků) můžete ukládat do tabulek služby Dataverse.

Správci systému Dataverse zodpovídají za udržování inventáře míst, kde jsou v různých tabulkách uložené osobní údaje každého jednotlivce, aby je mohli v reakci na žádost subjektu údajů vyhledat.

Osobní údaje pak lze v tabulce exportovat, opravit nebo odstranit pomocí funkcí dostupných v produktu.

Discover

Když správci systému Dataverse přijmou žádost subjektu údajů od jednotlivce, musí zjistit, která prostředí s databází Dataverse obsahují osobní údaje tohoto jednotlivce. Osobní údaje se obvykle ukládají v klíčových tabulkách (jako je obchodní vztah, kontakt, zájemce, prodejní příležitost apod.) a vaší zodpovědností je vypracovat zásady a postupy pro udržování inventáře míst, kam osobní údaje jednotlivců ukládáte, abyste mohli na žádosti subjektů údajů reagovat.

Osobní údaje uživatelů z předchozí verze Dataverse najdete v rámci následujících zdrojů:

Řádky tabulky

Osobní údaje jednotlivce mohou být uložené v libovolné obchodní tabulce.

Tato verze Dataverse obsahuje vlastní schéma a infrastrukturu databáze. Má své vlastní tabulky a tyto tabulky spravujete v Power Apps.

Seznam tabulek zobrazíte takto:

1. V rozevíracím seznamu Prostředí vyberte své prostředí.

2. V navigačním podokně vyberte Dataverse a poté vyberte Tabulky.

   

3. Ze seznamu tabulek vyberte tabulku (například tabulku Obchodní vztah), jak je znázorněno níže.

   

4. V řádku nabídek vyberte Export>Exportovat data.

5. Po dokončení exportu vyberte možnost Stáhnout exportovaná data.

6. Po dokončení exportu vyberte soubor .zip ve složce Stažené soubory a extrahujte soubor. Otevřete soubor .csv.

7. Vyberte tlačítko Hledat, zadejte osobní údaje jednotlivce a potom vyberte Hledat.

8. S využitím inventárního seznamu opakujte předchozí postup pro všechny obchodní tabulky, ve kterých chcete zjistit osobní údaje jednotlivce.

Opravit

Pokud vás subjekt údajů požádá o opravu svých osobních údajů, které se nacházejí mezi daty vaší organizace, musíte vy a vaše organizace určit, zda je vhodné žádost vyhovět. Oprava údajů může zahrnovat úpravy, revizi nebo odebrání osobních údajů z dokumentu nebo jiného typu položky.

Můžete použít službu Microsoft Entra pro správu identit (osobních údajů) vašich uživatelů v rámci předchozí verze Dataverse. Podnikoví zákazníci mohou spravovat požadavky DSR na revizi pomocí omezených funkcí úprav v rámci dané služby Microsoft. Jako zpracovatel údajů společnost Microsoft nenabízí možnost opravit protokoly generované systémem, protože odrážejí faktické činnosti a představují historický záznam událostí v rámci služeb společnosti Microsoft.

Kvůli opravě osobních údajů, které se nacházejí v prostředí, můžete data tabulky vyexportovat do excelové tabulky, aktualizovat je a potom naimportovat zpět do databáze.

Správci systému Dataverse zodpovídají za určení všech tabulek, které obsahují osobní údaje jednotlivce, a provedení následujícího postupu u každé z těchto tabulek.

Ve službě Power Apps proveďte následující:

1. V navigačním podokně vyberte Dataverse a poté vyberte Tabulky.

   

2. Ze seznamu tabulek vyberte tabulku (například tabulku Obchodní vztah), jak je znázorněno níže.

   

3. V řádku nabídek vyberte Export>Exportovat data.

4. Po dokončení exportu vyberte možnost Stáhnout exportovaná data.

5. Po dokončení exportu vyberte soubor .zip ve složce Stažené soubory a extrahujte soubor. Otevřete soubor .csv.

6. Na řádku nabídek vyberte Soubor, vyberte Uložit jako a potom vyberte umístění, do kterého se má soubor uložit.

7. Proveďte potřebné aktualizace osobních údajů a uložte tabulku.

8. V Power Apps se vraťte na vybranou tabulku a poté vyberte příkaz Import>Importovat data.

9. Vyberte Hledat a potom vyberte a otevřete tabulku Excel, kterou jste aktualizovali.

10. Vyberte Importovat.

Export

Osobní údaje z jednotlivých tabulek můžete vyexportovat do excelové tabulky a zde je zobrazit.

Ve službě Power Apps proveďte následující:

1. V navigačním podokně vyberte Dataverse a poté vyberte Tabulky.

   

2. Ze seznamu tabulek vyberte tabulku (například tabulku Obchodní vztah), jak je znázorněno níže.

   

3. V řádku nabídek vyberte Export>Exportovat data.

4. Po dokončení exportu vyberte možnost Stáhnout exportovaná data.

5. Po dokončení exportu vyberte soubor .zip ve složce Stažené soubory a extrahujte soubor. Otevřete soubor .csv.

Odstranění

Osobní údaje uložené v tabulkách můžete odstranit pomocí funkce pro export a import dat.

Správci systému Dataverse zodpovídají za určení všech tabulek, které obsahují osobní údaje jednotlivce, a provedení následujícího postupu u každé z těchto tabulek.

Ve službě Power Apps proveďte následující:

1. V navigačním podokně vyberte Dataverse a poté vyberte Tabulky.

   

2. Ze seznamu tabulek vyberte tabulku (například tabulku Obchodní vztah), jak je znázorněno níže.

   

3. V řádku nabídek vyberte Export>Exportovat data.

4. Po dokončení exportu vyberte možnost Stáhnout exportovaná data.

5. Po dokončení exportu vyberte soubor .zip ve složce Stažené soubory a extrahujte soubor. Otevřete soubor .csv.

6. Na řádku nabídek vyberte Soubor, vyberte Uložit jako a potom vyberte umístění, do kterého se má soubor uložit.

7. Odstraňte řádky s osobními údaji, které potřebujete z tabulky odebrat, a tabulku uložte.

8. V Power Apps se vraťte na vybranou tabulku a poté vyberte příkaz Import>Importovat data.

9. Vyberte Hledat a potom vyberte a otevřete tabulku Excel, kterou jste aktualizovali.

10. Vyberte Importovat.