Vytvořte schvalovací smyčku pomocí Power Automate a Dataverse

Dataverse vám může poskytnout způsob, jak vytvářet toky s informacemi uloženými v databázi, která je na cloudových tocích nezávislá. Nejlepším příkladem je proces schvalování. Pokud uložíte stav schválení v tabulce, může tok pracovat nad ní.

V tomto příkladu vytvoříte schvalovací proces, který se spustí, když uživatel přidá soubor do Dropboxu. Po přidání se informace o souboru zobrazí v aplikaci, kde revidující může tuto změnu schválit nebo zamítnout. Když revidující změnu schválí nebo zamítne, odešle se oznamovací e-mail a zamítnuté soubory se z Dropboxu odstraní.

Pomocí kroků v této části sestavíte:

• Vlastní tabulku, která bude obsahovat informace o všech souborech přidaných do Dropboxu a jejich stav (schválené, zamítnuté nebo nevyřízené).
• Tok, který při přidání souboru do Dropboxu přidá informace do vlastní tabulky, když je soubor schválený nebo zamítnutý, odešle e-mail a odstraní zamítnuté soubory. Tyto kroky ukazují, jak takovýto cloudový tok sestavit od začátku. Podobný tok je ale také možné vytvořit z šablony.
• Aplikaci, ve které revidující může schválit nebo zamítnout soubory přidané do Dropboxu. K automatickému vygenerování této aplikace na základě sloupců ve vlastní tabulce použijete Power Apps.

Předpoklady

• Přihlášení k Power Automate a Power Apps.

• Vytvořte si propojení k Dropboxu a Office 365 Outlooku, jak popisuje téma Správa připojení.

Vytvoření tabulky

1. Přihlaste se ke službě Power Apps.

2. V levém navigačním panelu vyberte Tabulky.

3. Vyberte Nová tabulka a pak vyberte Nová tabulka.

4. Zadejte zobrazovaný název a název v množném čísle pro novou tabulku. V tomto příkladu jsou oba názvy ReviewDropboxFiles. Volitelně můžete přidat popis.

   

5. Výběrem příkazu Uložit uložte tabulku.

Přidání sloupců do tabulky

1. Vyberte tabulku ReviewDropboxFiles na stránce Tabulky a poté vyberte Nové>Sloupec.

   

2. Vytvořte nový sloupec s názvem Schvalovatel s následujícími vlastnostmi:

   • Nastavte Zobrazovaný název na Schvalovatel.
   • Nastavte Datový typ na Jeden řádek textu.
   • Nastavte Formát na E-mail.
   • Nastavte Požadováno na Požadováno podnikem.

3. Vytvořte nový sloupec s názvem Stav s následujícími vlastnostmi:

   • Nastavte Zobrazovaný název na Stav.
   • Nastavte Datový typ na Jeden řádek textu.
   • Nastavte Formát na Text.
   • Nastavte Požadováno na Požadováno podnikem.

4. Vytvořte nový sloupec s názvem Identifikátor souboru s následujícími vlastnostmi:

   • Nastavte Zobrazovaný název na Identifikátor souboru.
   • Nastavte Datový typ na Jeden řádek textu.
   • Nastavte Formát na Text.
   • Nastavte Požadováno na Požadováno podnikem.

Přihlášení a vytvoření cloudového toku

1. Přihlaste se do Power Automate

2. V pravé horní nabídce vyberte prostředí, ve kterém jste vytvořili databázi. Pokud nevyberete stejné prostředí, neuvidíte svou tabulku.

3. Přejděte na Moje toky a vyberte Nový tok>Automatizovaný cloudový tok.

Spuštění při přidání souboru

1. V dialogovém okně Vytvořit automatický cloudový tok zadejte název toku a vyhledejte trigger Dropbox Když je vytvořen soubor.

2. V části Složka vyberte ikonu složky a potom přejděte ke složce, kam se přidají soubory.

Přidat data do tabulky

1. V návrháři vyberte Nový krok a vyhledejte akci Dataverse Přidat nový řádek.

2. Nakonfigurujte akci, jak je znázorněno na následujícím snímku obrazovky:

   1. V rozevírací nabídce Název tabulky vyberte tabulku ReviewDropboxFiles.

   2. Do pole Schvalovatel zadejte e-mailovou adresu osoby, která bude soubory revidovat.

   3. V poli Identifikátor souboru vyberte Identifikátor souboru ze seznamu Dynamický obsah.

   4. V poli Název vyberte Název souboru ze seznamu Dynamický obsah.

   5. Do pole Stav vložte Nevyřízené.

   

Kontrola, jestli je soubor revidovaný

1. V akci Přidat nový řádek vyberte Nový krok a vyhledejte akci Dělat do.

2. Nakonfigurujte akci Dělat do, jak je znázorněno na následujícím snímku obrazovky:

   1. Vyberte levé pole v akci a vyberte Stav ze seznamu Dynamický obsah.

   2. V prostřední rozevírací nabídce vyberte se nerovná.

   3. Do pravého pole zadejte Nevyřízené.

3. Uvnitř akce Dělat do vyberte Přidat akci a vyhledejte akci Dataverse Načíst řádek podle ID.

4. Nakonfigurujte akci Načíst řádek podle ID, jak je znázorněno na následujícím snímku obrazovky:

   1. V rozevírací nabídce Název tabulky vyberte tabulku ReviewDropboxFiles.

   2. V poli ID řádku vyberte Identifikátor souboru ze seznamu Dynamický obsah.

Kontrola, jestli je položka schválená

1. V akci Dělat do vyberte Nový krok a vyhledejte akci Podmínka.

2. Nakonfigurujte akci Podmínka podle následujícího screenshotu:

   1. Vyberte levé pole v akci a vyberte Stav ze seznamu Dynamický obsah.

   2. V prostřední rozevírací nabídce vyberte se rovná.

   3. Do pole na pravé straně zadejte Schváleno.

Odeslání oznamovacího e-mailu

1. Pod akcí Pokud ano vyberte Přidat akci a vyhledejte akci Office 365 Outlook Odeslat e-mail (V2).

2. Nakonfigurujte akci Odeslat e-mail (V2), jak je znázorněno na následujícím snímku obrazovky:

   1. Do pole Komu zadejte e-mailovou adresu osoby, kterou chcete upozornit na přijetí položky.

      Tip

      Pro snazší testování tohoto toku zadejte svou vlastní adresu. Můžete ji změnit, až bude tok připravený ke skutečnému použití.

   2. V poli Předmět vyberte Název souboru ze seznamu Dynamický obsah.

   3. Do pole Tělo zadejte Položka byla schválena.

3. V akci Pokud ne, opakujte krok 2, ale jako text e-mailové zprávy zadejte Položka byla zamítnuta.

Odstranění zamítnutých souborů

1. V části Odeslat e-mail (V2) pro e-mail s odmítnutím vyberte Přidat akci a vyhledejte akci Dropbox Odstranit soubor.

2. V poli Soubor vyberte Identifikátor souboru ze seznamu Dynamický obsah.

Uložte tok

1. V horní části obrazovky zadejte název vytvořeného cloudového toku a vyberte Uložit.

2. V Dropboxu přidejte do zadané složky nejméně dva soubory, jeden pro otestování schválení a druhý pro otestování zamítnutí.

Vytvoření aplikace

1. Přihlaste se ke službě Power Apps.

2. Přejděte na stránku Vytvořit a poté vyberte Dataverse.

3. Vyberte své připojení Dataverse a poté tabulku ReviewDropboxFiles .

   Pokud je to poprvé, budete vyzváni k vytvoření připojení k Dataverse.

4. Pokud se zobrazí dialogové okno Vítejte v Power Apps Studio, můžete ho projít nebo přeskočit.

Vlastní nastavení aplikace

V tomto kroku by aplikace měla obsahovat tři obrazovky pro procházení, zobrazení podrobností a úpravu záznamů.

Přidání nebo odebrání polí na obrazovce:

1. Ve stromovém zobrazení vyberte požadovanou obrazovku.

2. Vyberte kořenový prvek obrazovky.

3. V pravém podokně vyberte Upravit.

   

Aktuální příklad obsahuje pro každou obrazovku následující pole:

• Na obrazovce procházení jsou pole pro sloupce Název a Stav v tabulce Dataverse.
• Na obrazovce s údaji jsou pole pro sloupce Název, Stav, Identifikátor souboru a Schvalovatel v tabulce Dataverse.
• Na obrazovce úprav je pole pro sloupec Název a textové pole pro úpravy pro sloupec Stav tabulky Dataverse.

Testování celkového řešení

1. V Power Apps otevřete režim náhledu výběrem tlačítka přehrávání na panelu nástrojů.

   

2. Vyberte šipku vedle prvního souboru v seznamu k zobrazení údajů o něm.

3. Chcete-li změnit údaje souboru, vyberte ikonu tužky.

4. Do pole Stav zadejte Schváleno a výběrem ikony zaškrtnutí uložte změny. Za několik minut obdržíte e-mail s oznámením, že soubor je schválený.

5. Opakujte předchozí kroky, ale zadejte Odmítnuto (nebo cokoli kromě Schváleno) do pole Stav. Za několik minut obdržíte e-mail s oznámením, že soubor byl odmítnut. Soubor bude z Dropboxu odstraněn.