Preparar processos i enregistraments

Abans de poder utilitzar la capacitat de mineria de tasques per visualitzar i analitzar els processos, heu de:

• Creeu el vostre procés a la capacitat de mineria de processos en Power Automate.
• Enregistreu les activitats que componen el procés mitjançant la Power Automate gravadora.
• Prepareu l'enregistrament per a l'anàlisi.
• (Opcional) Creeu noms d'activitat recomanats perquè us sigui més fàcil preparar l'enregistrament per a l'anàlisi.

Obteniu més informació sobre els processos al següent vídeo.

Crear un procés

En general, els processos que creieu que poden ser ineficients o repetitius són bons candidats per a l'anàlisi.

1. Inicieu sessió a Power Automate.

2. A la subfinestra de navegació esquerra, seleccioneu mineria de processos.

3. A la secció Crea un procés nou, seleccioneu la peça Comença aquí .

4. Introduïu un nom per al procés i la descripció i, a continuació, seleccioneu Enregistraments.

5. Seleccioneu Crea.

Registra el teu procés

Creeu una gravació d'una de les dues maneres següents:

• directament després de la creació del procés.
• Des de la pàgina de detalls del procés.

Crear una gravació directament després de la creació del procés

Després de crear un procés, veureu una pantalla amb dues opcions com a passos següents.

• Selecciona Afegeix una gravació.

Crear una gravació des de la pantalla de detalls del procés

Per crear una gravació des de la pantalla de detalls, cerqueu i seleccioneu el procés.

1. Seleccionamineria de processosTots> els processos a sota de les rajoles a la dreta.

2. Seleccioneu el nom del procés per anar a la pantalla de detalls del procés.

3. Al menú de la part superior, seleccioneu Enregistrament nou.

4. Seleccioneu Obre la gravadora.

Inicieu la gravadora a Power Automate

Utilitzant qualsevol dels mètodes descrits anteriorment, hauríeu de rebre un missatge que diu Inici de la gravadora en Power Automate.

1. Hauríeu d'haver baixat Power Automate abans de començar. Tanmateix, també podeu seleccionar Obtén l'aplicació per instal·lar-la.

2. Si heu instal·lat Power Automate, hauríeu de veure una finestra emergent Obre Power Automate el navegador. Seleccioneu-lo per obrir l'aplicació.

3. Si Power Automate està instal·lat però no s'obre correctament, torneu a seleccionarObre.

   

Utilitzar la Power Automate gravadora

Comenceu a gravar el vostre procés en un sol pas.

1. A la pantalla de l'Enregistrador d'escriptori, seleccioneu Grava.

2. Realitzeu les accions que voleu gravar i, a continuació, seleccioneu Finalitza a la part inferior de la pantalla de la gravadora.

   

3. Després que la gravació s'hagi desat correctament, seleccioneu Visualitza la gravació per veure els passos gravats i preparar la gravació per a l'anàlisi.

   Nota

   En funció de la durada de l'enregistrament, pot passar un temps abans que les accions estiguin disponibles.

Funcions de la gravadora

A mesura que enregistreu les vostres accions, les descripcions de les accions es mostren a la pantalla de la gravadora.

• Per suprimir qualsevol acció de la gravació, selecciona la icona de la paperera.

• Per aturar la gravació temporalment, selecciona Pausa la gravació en qualsevol moment.

• Per continuar gravant des d'on ho vas deixar, selecciona Torna a gravar.

• Per esborrar totes les accions gravades i tornar a començar, selecciona Restableix la gravació.

Suggeriments d'enregistrament

Utilitzeu aquests consells per millorar la vostra experiència de gravació.

• Sigues metòdic en les teves accions. Això inclou esperar que el quadre vermell se centri en l'element amb el qual intenteu interactuar abans de seleccionar-lo, ja que pot haver-hi un lleuger retard.

• Si hi ha hagut alguna selecció feta per error, suprimiu l'acció a la pantalla de gravació.

• Si registreu un pas que no està pensat per formar part del procés, suprimiu el pas amb la icona de la paperera.

Preparar un enregistrament per a l'anàlisi

Un cop finalitzada la gravació, les accions gravades es poden veure a la pantalla de detalls de la gravació. És important preparar l'enregistrament per a l'anàlisi abans de continuar.

Les accions que es van registrar durant el procés poden ser molt detallades i específiques. Per tal de donar-los sentit i crear un mapa de processos clar, aquestes accions s'han d'agrupar en activitats més grans. La capacitat de mineria de processos ara és capaç d'agrupar automàticament accions similars en activitats.

Assegureu-vos que s'elimini tota la informació sensible de l'enregistrament abans de l'anàlisi. Això es pot fer per protegir la privadesa i la seguretat de les dades. Per obtenir més informació sobre com protegir les vostres dades, aneu a Protegir les vostres dades.

Aquí teniu un breu vídeo sobre com preparar una gravació per a l'anàlisi.

Agrupació d'accions en activitats

Un cop hàgiu completat el procés de gravació, és possible que noteu que algunes activitats ja s'han creat automàticament. Tens l'opció de mantenir aquestes activitats tal com estan o pots modificar-les per adaptar-les millor a les teves necessitats.

Editar una activitat existent

Aquests són alguns consells per editar una activitat existent.

1. Per canviar l'acció inicial d'una activitat, arrossegueu la capçalera de l'activitat cap amunt o cap avall de la llista d'accions fins al punt d'inici desitjat.

2. Per canviar el nom d'una activitat, seleccioneu-lo i apareixerà un quadre combinat a la dreta.

3. Podeu triar entre els noms d'activitat existents al menú desplegable o crear-ne els vostres si cal.

Afegir una activitat nova

Podeu afegir una activitat a un procés després de gravar-la.

1. Seleccioneu Afegeix activitat per afegir una capçalera d'activitat. Totes les accions que hi ha a sota de la capçalera i abans de la següent capçalera d'activitat formen part del grup.

2. Moveu la capçalera de l'activitat cap amunt o cap avall de la llista d'accions fins al lloc on voleu que comenci l'activitat.

3. Anomeneu l'activitat a la dreta, utilitzant el menú desplegable per cercar noms d'activitat existents o crear-ne un de nou.

Suprimir una activitat

Per analitzar, necessiteu almenys dues activitats. En cas contrari, el mapa de processos no seria significatiu.

1. Si no voleu una activitat de creació automàtica o heu comès un error i voleu suprimir una activitat, seleccioneu Suprimeix l'activitat a la barra d'ordres.

2. Si no voleu cap de les activitats creades automàticament o simplement voleu començar de nou des de zero, seleccioneu Suprimeix totes les activitats a la barra d'ordres.

3. En qualsevol moment, seleccioneu Desa a la part superior dreta per desar la feina.

Desa i analitza

1. Quan acabeu d'agrupar, seleccioneu Desa i analitza a la part superior dreta.

2. Un cop analitzat, seleccioneu Mostra les analítiques a la barra de notificacions per anar a la pàgina d'anàlisi.

   Per obtenir més informació, aneu a Analitzar processos.

3. També podeu desar sense analitzar seleccionant el cursor al costat de Desa i analitza i, a continuació, seleccioneu Desa.

4. Seleccioneu Tanca per tornar a la pantalla de detalls del procés.

Consells d'agrupació

Aquests són alguns consells per agrupar accions en activitats, que poden ser útils per al vostre cas d'ús.

1. Utilitza el nom de l'activitat existent: això crea un mapa de processos més coherent i precís. Els noms de les activitats estan disponibles al menú desplegable cada vegada que es desa una gravació. Per suprimir el nom d'una activitat del menú després d'eliminar-la de totes les gravacions que utilitzen aquest nom, has d'analitzar la gravació.

2. Cerca patrons: analitza les accions registrades per detectar patrons que es produeixen amb freqüència, com ara passos similars fets per completar una tasca o aplicacions habituals utilitzades. Agrupar aquestes accions pot ajudar a identificar activitats comunes.

3. Utilitzeu discreció: agrupeu les accions que tinguin sentit per a vosaltres i estiguin relacionades amb el procés general. Per exemple, si esteu analitzant un procés de vendes, podeu agrupar accions relacionades amb la generació de contactes, la divulgació i el tancament d'acords.

4. Tingueu en compte la freqüència: és possible que vulgueu agrupar les accions que es produeixen amb freqüència. Això pot ajudar a identificar colls d'ampolla en el procés o àrees on l'automatització podria ser beneficiosa.

5. Penseu en les dependències: considereu agrupar accions que tenen dependències entre si. Per exemple, si heu de baixar un fitxer abans de penjar-lo, aquestes dues activitats es podrien agrupar.

6. Utilitzeu comentaris: col·laboreu amb altres parts interessades en el procés, com ara els empleats que realitzen les tasques o els supervisors que supervisen el procés, per obtenir comentaris sobre l'agrupació d'accions. Els seus coneixements poden ajudar a millorar la precisió i la utilitat del mapa de processos.

Crear noms d'activitat recomanats

Com a propietari o copropietari del procés, podeu crear noms d'activitat recomanats per a un procés. Això garanteix una major coherència en els noms entre els enregistraments.

1. A la pantalla de detalls del procés, seleccioneu Crea noms d'activitat.

2. Per afegir una entrada de nom d'activitat nova a la llista recomanada, seleccioneu Nom nou.

3. Quan hagueu acabat, seleccioneu Desa.

Els noms d'activitat que has afegit ara apareixen a Noms recomanats al menú desplegable quan s'agrupen accions per a una gravació. Les activitats que no estiguin definides a la llista recomanada es mostren a Noms personalitzats.