Experiencias contables en Business Central

Los negocios deben crear sus libros y firmas de contabilidad. Algunas empresas emplean un contable externo, y otras lo tienen en plantilla. Independientemente del tipo de contable que sea, puede utilizar el Área de trabajo Contable como su página de inicio en Business Central. Desde aquí, puede acceder a todas las páginas que necesita en su trabajo.

Área de trabajo Contable

El Área de trabajo es un tablero de mandos con cuadros de actividad que le muestran cifras clave en tiempo real y le proporcionan un acceso rápido a los datos. La cinta de la parte superior de la página le da acceso a más acciones. Por ejemplo, para abrir informes y estados financieros en Excel. En la barra de navegación superior, puede cambiar rápidamente entre las listas que utiliza con mayor frecuencia. Aquí hay otras áreas como Docs. registrados con varios tipos de documentos que la empresa ha registrado.

Si no está familiarizado con Business Central, seleccione Vídeos de productos para ver vídeos o Introducción para hacer un recorrido por las áreas clave del Área de trabajo.

Hub de empresas

Si trabaja en varias empresas con Business Central, use la página Hub de empresas para realizar un seguimiento del trabajo. Para más información, consulte Administrar el trabajo de varias empresas en el hub de empresas.

Invitar a un contable externo a su Business Central

Si un contable externo administra los libros y los informes financieros, su administrador puede invitarle a su Business Central para que pueda trabajar con usted en los datos fiscales. Tanto la licencia Premium como la Essentials Business Central le permiten obtener hasta tres licencias de Contable externo por suscriptor del cliente. Las licencias son gratuitas, pero debe obtenerlas como lo haría con otras licencias. Para obtener información detallada acerca de las licencias, descargue la Guía de licencias de Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Una vez que el contable ha tenido acceso a su Business Central, puede utilizar el área de trabajo Contable para un acceso fácil a las páginas para el trabajo. También pueden utilizar el hub de empresas en su propio Business Central para gestionar su trabajo. Más información en Administrar el trabajo de varias empresas en el hub de empresas.

Es fácil invitar a su contable externo. En Business Central, abra la página Usuarios, y seleccione la acción Invitar a contable externo. Business Central prepara un correo electrónico para usted. Simplemente agregue el correo electrónico de trabajo de su contable y envíe la invitación.

Agregar el contable externo al inquilino de Microsoft 365

Si su administrador o distribuidor prefiere no utilizar la guía Invitar a un contable externo, puede agregar un usuario externo al inquilino de Microsoft Entra usado por Business Central y asignarle la licencia de Contable externo. Puede agregar un usuario mediante el Centro de administración de Microsoft 365, el Centro de administración de Microsoft Entra o Azure portal. En el procedimiento siguiente se usa el centro de administración de Microsoft. Obtenga información sobre el uso del centro de administración de Microsoft Entra en Inicio rápido: agregar un usuario invitado y enviar una invitación.

Agregar a su contable como usuario invitado

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 por lo menos como Administrador de usuarios.

2. En el panel de navegación, seleccione Usuarios.

3. En la página usuarios, seleccione Nuevo usuario y, a continuación, Invitar a un usuario externo.

4. En la página Invitar a un usuario externo agregue la dirección de correo electrónico del contable y otra información sobre él.

   De manera opcional, incluya un mensaje de bienvenida personal al contable para informarle de que los está agregando a su Business Central.

5. Cuando haya terminado, seleccione Revisar + Invitar.

6. Revise la información y, a continuación, seleccione la acción Invitar.

Después de enviar la invitación, el usuario externo recibe una invitación por correo electrónico para unirse a su organización. Después de aceptar la invitación, la cuenta de usuario se agrega como invitado.

A continuación, asigne al usuario invitado una licencia para Business Central.

Darle acceso a su contable a su Business Central

1. En el Centro de administración de Microsoft, Usuarios>Usuarios invitados.

2. Seleccione la cuenta de usuario invitado del contador en la lista y, a continuación, Seleccione Administrar licencias de productos para abrir el panel de perfil de usuario invitado.

3. En Licencias y aplicaciones, seleccione Licencia de contable externo de Dynamics 365 Business Central.

   Si esta licencia no está disponible, comuníquese con su socio revendedor para agregar la licencia a su suscripción.

   Específicamente para propósitos de evaluación en un inquilino de prueba, puede usar una licencia disponible de Dynamics 365 Business Central para IW en su lugar. Sin embargo, no puede utilizar este tipo de licencia si ya ha comprado Business Central.

4. Seleccione Guardar cambios.

Si tiene éxito, la licencia se asigna al usuario invitado y se crea la cuenta de invitado.

Importación del nuevo usuario a Business Central

El contador recibe un correo electrónico que le notifica que se le ha dado acceso a su Microsoft Entra ID. A continuación, debe darles acceso a la empresa correcta en Business Central.

Agregar el contable a la empresa correcta

1. Inicie sesión en Business Central.
2. Abra la empresa a la que desea dar acceso al contable. Más información en Cambiar a otra empresa o entorno.
3. Seleccione el icono , introduzca Usuarios y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
4. Seleccione la acción Obtener nuevos usuarios de Microsoft 365.

Esta acción importa la cuenta de usuario que creó en Azure Portal a la empresa. Para obtener más información, consulte Agregar un usuario en Business Central.

Si desea dar acceso a varias empresas, debe iniciar sesión en cada empresa y repetir este proceso. Alternativamente, puede actualizar los grupos de permisos para el perfil de usuario del contador en Business Central, como asignarles el grupo de usuario D365 Bus Premium. Obtenga más información en Asignar permisos a usuarios y grupos.

Informar al contable externo de cómo iniciar sesión en Business Central

A diferencia de los usuarios internos que tienen acceso a Business Central utilizando la URL común de https://businesscentral.dynamics.com, los usuarios invitados deben usar el nombre de dominio completo. El nombre de dominio completo tiene el formato https://businesscentral.dynamics.com/<tenant ID or domain name> como https://businesscentral.dynamics.com/aaaabbbb-0000-cccc-1111-dddd2222eeee o https://businesscentral.dynamics.com/contoso.com.

Los usuarios invitados pueden iniciar sesión mediante dos métodos. Pueden abrir su navegador, introducir el nombre de dominio completo en la barra de direcciones e iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña. Alternativamente, pueden:

1. Introducir https://businesscentral.dynamics.com en la barra de direcciones del navegador.
2. Seleccionar Opciones de inicio de sesión.
3. Seleccionar Iniciar sesión en una organización.
4. Escriba el nombre de dominio de su organización, por ejemplo contoso.com y seleccione Siguiente.
5. Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.

Obtenga más información en Canje de invitaciones de colaboración B2B.

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