Персонализиране на формуляри и полета

Като администратор можете да персонализирате информацията за CRM, която се показва в Copilot for Sales, за да дадете на продавачите си по-подходящ изглед.

Персонализирането на CRM формуляри и полета е специфично за средата – всяка среда има свой собствен набор от конфигурации. Типовете записи на контакти, възможности и акаунти са налични по подразбиране. Можете да добавяте други готови и персонализирани типове записи; и също така ги премахвайте, когато не са необходими.

Формулярите и списъците за Copilot for Sales се основават на изгледи на CRM. Изгледът определя списъка с колони, които ще се показват, как списъкът със записи се сортира по подразбиране и какви филтри по подразбиране се прилагат, за да се ограничи кои записи ще се показват в списъка. За типове записи на акаунти и възможности не е задължително да изберете изглед. Ако не изберете изглед, се използва изгледът по подразбиране. За други типове записи трябва да изберете изглед.

Промените, направени в типовете записи, се отразяват в екрана Copilot за продажби в Outlook, панела Copilot за продажби в Microsoft Teams и адаптивните карти, споделени в чата на Teams. Когато записвате дейности на Outlook (имейли и срещи) от Copilot for Sales във вашата CRM система, можете да търсите записи на добавените типове записи и да свържете дейността към записа. Когато използвате приложението Copilot for Sales for Teams чрез разширения за съобщения, можете да търсите записи на добавените типове записи.

Имената на записите, имената на полетата и задължителните полета се показват, както са дефинирани в CRM.

Можете да изберете тип запис, за да прегледате и редактирате настройките му.

Предварителни изисквания

Администраторите на CRM трябва да имат достъп до настройките на администратора от приложението Copilot for Sales в Teams. Повече информация: Администраторски настройки за Copilot for Sales

Добавяне на нов тип запис (или обект на Salesforce)

Можете да добавите нови персонализирани или готови типове записи към Copilot for Sales. Например можете да добавите персонализиран тип запис, наречен "Проект", за проследяване на проекти. Можете да добавите максимум 10 типа записи.

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете Добавяне на тип запис или Добавяне на обект.

3. В прозореца Добавяне на тип запис или Добавяне на обект изберете тип запис за добавяне и след това изберете Напред.

   Бележка

   • Показват се само типове записи, които са свързани с наличен в момента тип запис. Например типовете записи на контакт, клиент и възможност са налични по подразбиране, така че можете да добавите други типове записи по подразбиране и по избор, които са свързани с тези типове записи.
   • Можете да добавяте само един тип запис в даден момент.
   • Логическите имена на типовете записи и полетата се показват за оптимизиране на производителността.
   • За Dynamics 365 типовете записи на ActivityParty и ActivityPointer не могат да бъдат добавени, тъй като в момента не се поддържат.
   • За Salesforce обектът "Бележка" не може да бъде добавен, тъй като в момента не се поддържа.

   

4. В прозореца Избор на релация за (тип запис) изберете релацията към съществуващи типове записи или полета в Copilot за продажби и след това изберете Напред.

   Бележка

   • Поддържат се релации 1:N и N:1.
   • Логическите имена на типовете записи и полетата се показват за оптимизиране на производителността.
   • Тази стъпка се показва, ако типът запис, който сте избрали в предишната стъпка, се отнася до повече от един тип или поле на запис. В противен случай релацията се задава автоматично.
   • Ако необходимата релация не се показва, пренаредете типовете записи в настройките на администратора. Повече информация: Влияние на реда на типовете записи върху релациите

   

5. В прозореца Избор на изгледа за (тип запис) изберете изгледа, за да определите как да се показва списък със записи за конкретен тип запис, след което изберете Добавяне.

   Бележка

   • Всички публични и лични изгледи се показват в списъка.
   • За Dynamics 365 Copilot for Sales включва само онези полета, които принадлежат към типа запис, а не към свързани типове записи.

   

6. На страницата с настройки за типа на записа изберете Публикуване , за да запишете промените.

   Типът на записа се добавя в края на списъка с типове записи.

Промяна на съществуващи типове записи

След като добавите тип запис, можете да го промените, като извършите действия като промяна на изгледа му, добавяне/премахване на полета и пренареждане на полета. Действията зависят от това дали типът на записа е базиран на изглед на CRM или не.

Промяната на тип запис ви позволява да персонализирате подробния изглед на CRM записите в Copilot for Sales. Промените в подробния изглед се отразяват в екрана Copilot за продажби в Outlook, панела Copilot за продажби в Microsoft Teams и адаптивните карти, споделени в чата на Teams.

Промяна на типове записи въз основа на изглед на CRM

Ако типът на записа е базиран на изглед на CRM, трябва да промените изгледа на CRM, за да промените полетата и реда, в който трябва да се показват. След това трябва да изберете Обновяване на данни , за да получите най-новите промени от CRM и да ги приложите в Copilot for Sales.

Промяна на изгледа на тип запис

Можете да промените изгледа, на който се основава даден тип запис, като изберете друг изглед. Можете например да изберете изглед на собственост, който да показва само активни акаунти вместо всички акаунти.

При промяна на изгледа следните съществуващи настройки за типа на записа се изчистват и се задават по подразбиране.

• Съществуващите ключови полета се премахват и се задават нови настройки по подразбиране.
• Поведението на редактиране за типа на записа остава непроменено.
• Поведението при редактиране на полетата се нулира. Ако типът на записа е зададен на редактируем и е избран нов изглед, полетата ще станат редактируеми.

Избор на нов изглед

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете тип запис, за който искате да промените изгледа.

3. Изберете Промяна до полето за изглед.

   

4. Актуализирайте релацията, ако е необходимо, и след това изберете Напред.

5. Изберете изгледа, който да използвате, и след това изберете Готово.

6. На страницата с настройки за типа на записа изберете Публикуване , за да запишете промените.

Филтри за изгледи, използвани в изглед на собственост

Можете да видите заявката източник, която се използва за филтриране на записи в изглед. Например можете да видите заявката източник за изгледа, който показва само активни акаунти.

Помага ви да имате ясна представа за това как е конфигуриран даден тип запис. Например критерии за филтриране и сортиране на полета и ред на полетата. Заявката се показва в режим само за изглед и не можете да правите промени в заявката.

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете тип запис, за който искате да видите заявката, използвана в избрания изглед.

3. Изберете Преглед на филтрите в секцията Управление на полета .

   

   Показва се прозорецът Условия на филтъра.

4. За да копирате XML на заявката, изберете Копиране на XML.

Промяна на типове записи, които не са базирани на изглед на CRM

Ако даден тип запис не е базиран на изглед на CRM, можете да изберете полета, които да включите в изгледа и реда, в който трябва да се показват. До 40 готови и персонализирани полета могат да бъдат добавени към формуляр за запис.

Добавяне на полета

Добавяне на полета

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете тип запис, към който трябва да добавите полета.

3. В секцията Управление на полета изберете Добавяне на полета.

   

4. В прозореца Добавяне на полета изберете полета, които да се показват във формуляра, след което изберете Добавяне.

   Новите полета се добавят след съществуващи полета, но можете да ги пренаредите.

   Бележка

   Ако сте свързали Copilot for Sales към Salesforce, добавете само полетата, до които всички потребители на Copilot for Sales имат достъп. Ако потребителят няма достъп до някои от добавените полета, той няма да може да преглежда CRM записа.

5. Изберете Публикуване , за да запишете промените.

Премахване на полета

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете типа запис, от който трябва да премахнете полета.

3. В секцията Управление на полета задръжте курсора на мишката върху полето, което искате да премахнете от формуляра, и след това изберете Премахване на поле ().

4. Изберете Публикуване , за да запишете промените.

Пренареждане на полета

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете типа запис, в който трябва да пренаредите полетата.

3. В секцията Управление на полета задръжте курсора на мишката върху полето, което искате да пренаредите, и след това изберете стрелките Преместване нагоре или Преместване надолу ().

   Можете също да плъзнете полето, за да промените реда му.

4. Изберете Публикуване , за да запишете промените.

Маркирайте полетата като задължителни в Copilot за продажби

Ако полетата в CRM не са маркирани като задължителни, можете да ги маркирате като задължителни само за Copilot for Sales. Продавачите ще трябва да въведат стойности за тези полета, преди да могат да запишат записа в Copilot за продажби.

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете тип запис, за който трябва да маркирате полетата като задължителни.

3. В секцията Управление на полета изберете Задължително за полетата, които искате да маркирате като задължителни.

   

4. Изберете Публикуване , за да запишете промените.

Конфигуриране на редактиране на записи и полета

Продавачите могат да редактират записи, като ги отворят в CRM от връзка в Copilot for Sales. Помогнете им да бъдат по-продуктивни, като им позволите да редактират записи директно в Copilot for Sales. Можете също така да контролирате кои полета продавачите могат да редактират директно в Copilot for Sales.

По подразбиране контактите могат да се редактират. За други записи трябва да включите опцията за разрешаване на редактиране.

Разрешаване на редактиране на записи

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете типа запис, за който трябва да разрешите редактирането.

3. В секцията Редактиране на записи изберете Редактиране на записи в Copilot за продажби , за да позволите на продавачите да редактират всички подходящи полета за този тип запис.

4. За да ограничите редактирането за конкретни полета, в секцията Управление на полета изключете Разрешаване на редактиране за съответните полета.

   

5. Изберете Публикуване , за да запишете промените.

Конфигуриране на създаване на нов запис

Изберете дали, как и къде продавачите могат да създават нови записи от Copilot for Sales. Помогнете им да спестят време, като им позволите да създават нови записи вградено, директно в Copilot for Sales, и ги улеснете да отидат в своя CRM в браузър с едно щракване.

Конфигуриране на създаване на нов контакт

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете типа запис, за който трябва да конфигурирате създаването на нов запис.

3. В секцията Създаване на записи изберете една или и двете от следните опции:

   • Създаване на нови записи в Copilot за продажби: Позволете на продавачите да създават нови записи вградено, директно в Copilot за продажби.
   • Създаване на нови записи чрез отваряне (CRM) от връзка: Позволете на продавачите да създават нови записи в CRM, като отворят връзка в браузър.

   

4. Изберете Публикуване , за да запишете промените.

Конфигуриране на поддръжка на потенциални клиенти (предварителен преглед)

[Тази секция съдържа предварителна версия на документацията и подлежи на промяна.]

Когато разрешите поддръжката на потенциални клиенти в Copilot for Sales, на продавачите се показват свързани акаунти и други свързани записи. Продавачите могат:

• Преглед на съществуващи потенциални клиенти в Copilot за продажби.
• Създавайте и редактирайте записи на потенциални клиенти вградени в Copilot for Sales.
• Свързвайте имейли и събрания със записи на потенциални клиенти.
• Премахване на неяснотата между няколко съвпадения на потенциални клиенти.

След като активирате поддръжката на потенциални клиенти, потребителското изживяване за работа с потенциални клиенти е подобно на работата с контакти. Ще забележите малка разлика в потока за създаване на нов контакт или потенциален клиент. Ще можете да изберете дали искате да добавите външен имейл адрес като контакт или потенциален клиент.

Предварителни изисквания

• Разпознаване на потенциални клиенти в Copilot за продажби

  • Трябва да добавите записа на потенциални клиенти (или обект на Salesforce) към настройките на администратора на Copilot за продажбите.
  • Формулярът за запис на потенциални клиенти трябва да има добавени полета Собствено име, Фамилия и Имейл адрес1 и зададени на задължителни.
  • Избраният изглед "Потенциални клиенти" трябва да включва гореспоменатите полета като колони.

• Поддръжка на карти за свързани обекти в Salesforce (както при контактите)

  • В CRM системата трябва да се установи персонализирана връзка между потенциални клиенти и акаунт.
  • Изгледът за обекта Account в настройките на Copilot for Sales трябва да бъде променен на всеки изглед, различен от None по подразбиране.
  • Полето Акаунт трябва да се добави като колона в изгледа, който е избран за записа или обекта на потенциален клиент.

• Спестяване за лидер в Salesforce

  • Ограничение в заявката на Salesforce не позволява потенциалните клиенти да се показват в изживяването Свързани към търсене. За да свържат имейл с потенциални клиенти и контакти в нишка, продавачите трябва да запазят имейла, без да се свързват със запис. Имейлът или събранието ще продължат да бъдат свързани с потенциални клиенти и контакти в полетата До, Как и Ск.

Изберете ключови полета за мини изгледа

Всеки тип запис има мини изглед, който показва ограничена информация, когато е свит или показан в списък. Мини изгледът е наличен на различни места в панела Copilot за продажби, като например в бързия изглед в раздела CRM.

Мини изгледът включва фиксирано заглавие и две конфигурируеми полета за субтитри. Полетата, налични в мини изгледа, са тези, които са налични в подробния изглед. Настройката на ключови полета влияе върху поведението при търсене в добавката Copilot for Sales за Outlook. Повече информация: Поведение при търсене в добавката Copilot for Sales за Outlook

Избор на ключови полета

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете типа запис, в който трябва да изберете полета за мини изглед.

3. В секцията Ключови полета изберете полета от списъка.

   

4. Изберете Публикуване , за да запишете промените.

Поведение при търсене в добавката Copilot for Sales за Outlook

Настройките на ключовите полета влияят на резултатите, когато продавачите търсят свързани записи в Dynamics 365. В Dynamics 365 поведението при търсене на свързани записи зависи от изгледа за бързо търсене. Уверете се, че ключовите полета, които сте избрали за мини изгледа, съществуват в изгледа забързо търсене, в противен случай списъкът за търсене няма да ги покаже. В Salesforce търсенето се извършва по името и допълнителните полета, избрани за мини изгледа.

Ключовите полета, избрани за типове записи, влияят на резултатите от търсенето, показани за тези записи. Ключовите полета се показват, ако не са празни, заедно с името на записа в резултатите от търсенето.

Обновяване на данни от CRM

Трябва да опресните данните, за да получите скорошни промени от CRM в Copilot for Sales. Например, ако добавите ново поле към изглед на тип запис в CRM, трябва да обновите данните, за да отразите новото поле в Copilot for Sales. Можете да обновявате данни или за всички типове запис наведнъж, или за конкретен тип запис.

Обновяване на данни за всички типове записи

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Изберете Обновяване на данни.

Обновяване на данни за конкретен тип запис

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Задръжте курсора на мишката върху тип запис, за който искате да обновите данни, и след това изберете Още опции (...).

3. Изберете Обновяване от контекстното меню.

Като алтернатива можете да изберете типа на записа и след това да изберете Обновяване на данни под Управление на полета.

Премахване на тип запис

1. В настройките на администратора на Copilot за продажби изберете Формуляри.

2. Задръжте курсора на мишката върху типа запис, който искате да премахнете, и след това изберете Премахване (тип запис) ( ).

Контролирайте реда на типовете записи в страничния екран на Outlook

Редът, в който типовете записи се добавят към настройките на администратора, определя реда, в който те се показват в страничния екран Copilot за продажби в Outlook. По подразбиране редът на типовете записи в нова среда е контакт, възможност и акаунт. Новодобавените типове записи се добавят в края на списъка.

Можете да промените реда, като премахнете и добавите типове записи в необходимия ред.

Въздействие на реда на типовете записи върху релациите

Редът на типовете записи в настройките на администратора влияе върху настройките на релацията между типовете записи. Когато добавите нов тип запис, можете да изберете релацията към съществуващи типове записи или полета в Copilot for Sales. Само релации с типове записи, които предхождат текущия тип запис в списъка, се показват в прозореца Избор на релация за (тип запис).

Да приемем например, че редът на типовете записи е контакт, възможност и акаунт. В този случай релацията между възможност и акаунт се показва в настройките на акаунта, а не в настройките на възможността, тъй като акаунтът се конфигурира след възможността. Възможността се счита за изходен тип запис, а акаунтът е свързаният тип запис. В този сценарий Copilot for Sales е конфигуриран да извлича акаунти, свързани с възможности, но не и възможности, свързани с акаунти. Изключение от това е, когато изгледът на CRM е зададен на Няма. Когато не е избран изглед, се използват релации по подразбиране вместо всички предварително избрани релации. В този случай подреждането на типовете записи няма значение.

Затова коригирайте подреждането на типовете записи в настройките на администратора, като премахнете и добавите отново типове записи в необходимия ред. Уверете се, че типът на записа източник е конфигуриран преди съответния тип запис. След това изберете необходимата релация в настройките за свързан тип запис.

Въздействие на персонализирането на CRM върху пространствата за сътрудничество

Пространствата за сътрудничество могат да бъдат създадени Microsoft Teams въз основа на типовете записи на акаунт и възможност (или обекти на Salesforce), налични в настройките на администратора на Copilot за продажбите.

Следващата таблица изброява промяната в настройките на администратора и съответното поведение на пространствата за сътрудничество: