إعداد شارة SharePoint الإلكترونية

SharePoint eSignature هي خدمة الدفع أولا بأول التي تم إعدادها في مركز مسؤولي Microsoft 365. قبل البدء، حدد ما إذا كانت هذه الميزة مناسبة لاحتياجاتك من خلال قراءة المقطع قبل البدء.

المتطلبات الأساسية

الترخيص

قبل أن تتمكن من استخدام SharePoint eSignature، يجب أولا ربط اشتراك Azure في Syntex الدفع أولا بأول. تتم فوترة شارة SharePoint الإلكترونية استنادا إلى نوع وعدد المعاملات.

الأذونات

يجب أن تكون مسؤول SharePoint أو مسؤول عام لتتمكن من الوصول إلى مركز مسؤولي Microsoft 365 وإعداد SharePoint eSignature.

إعداد شارة SharePoint الإلكترونية

للسماح للأشخاص في مؤسستك باستخدام شارة SharePoint الإلكترونية، اتبع هذه الخطوات.

1. في مركز مسؤولي Microsoft 365، حدد إعدادات > إعدادات المؤسسة.

2. في صفحة إعدادات المؤسسة ، حدد خدمات الدفع أولا بأول.

3. في صفحة Pay-as-you-go services ، حدد علامة التبويب Settings .

4. ضمن Document & image services، حدد eSignature.

5. في لوحة eSignature ، حدد السماح للأشخاص في مؤسستك باستخدام eSignature.

إضافة موفري توقيع آخرين

لتحديد موفري التوقيعات الذين يجب استخدامهم، اتبع هذه الخطوات.

1. في لوحة eSignature ، في القسم ما هو موفرو التوقيعات الذين يمكن استخدامهم؟ حدد الموفرين الذين تريد استخدامهم.

   

2. حدد حفظ.

إدارة المواقع

لتحديد المواقع التي يمكن للمستخدمين فيها استخدام eSignature، اتبع هذه الخطوات.

1. في لوحة eSignature ، في القسم أين يمكن استخدام eSignature؟ حدد All sites أو Selected sites (حتى 100). اتبع الإرشادات لتحديد المواقع أو تحميل CSV يسرد 100 موقع كحد أقصى. تأكد من إضافة موقع مركز المحتوى إذا كنت تريد تضمينه. يمكنك بعد ذلك إدارة أذونات الوصول إلى الموقع للمواقع التي حددتها.

2. حدد حفظ.

إيقاف تشغيل eSignature

1. في صفحة Pay-as-you-go services ، حدد علامة التبويب Settings .

2. ضمن Document & image services، حدد eSignature.

3. في لوحة eSignature ، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار السماح للأشخاص في مؤسستك باستخدام eSignature .

مستلمون خارجيون

Microsoft Entra B2B

يوفر Microsoft Entra B2B مصادقة وإدارة الضيوف الجدد. يعتبر الموقعون الخارجيون أو المستلمون ضيوفا داخل المستأجر الخاص بك. لكي تتمكن من إرسال طلبات إلى الموقعين الجدد خارج مؤسستك، تحتاج إلى تمكين تكامل B2B Microsoft Entra ل SharePoint وOneDrive. ضع في اعتبارك ما إذا كان هذا يلبي متطلبات التوافق والأمان عند تمكين eSignature.

إذا تم حذف ضيف من المستأجر أثناء استمرار الطلب، فلن يتمكن من الوصول إلى مستند الطلب أو المستند الموقع النهائي. في مثل هذه الحالات، تحتاج إلى إعادة إرسال طلب eSignature. قبل حذف الضيف، تأكد من عدم تورطه في أي طلبات مستمرة. لا يؤثر هذا الإعداد على ضيوف Azure Active Directory الحاليين.

المصادقة

قد يحتاج المستلمون الخارجيون إلى المصادقة قبل أن يتمكنوا من الوصول إلى مستند لتوقيعه. يعتمد نوع المصادقة المطلوب من قبل المستلمين الخارجيين على تكوين الضيوف على مستوى SharePoint أو على مستوى المستأجر. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان الضيف ينتمي إلى مؤسسة لديها مستأجر Microsoft 365، فمن الممكن أن يؤثر إعداد مؤسسته على تجربة المصادقة الخاصة به عند محاولة توقيع المستند. لمزيد من المعلومات، راجع التعاون مع الضيوف في أحد المواقع.

الوصول المشروط

قد يحدد وصول مشروط معين ما إذا كان المستلمون الخارجيون (الموقعون خارج مؤسستك أو مستأجر Microsoft 365) قادرين على توقيع مستند. اعتمادا على إعداد المسؤول، قد لا يتمكن الموقعون الخارجيون من الوصول إلى المستند وقراءته للتوقيع. في بعض الحالات الأخرى، قد يتمكنوا من الوصول إلى المستند لتوقيعه، ولكن عملية التوقيع غير ناجحة. تتمثل إحدى الطرق الشائعة لحل هذه المشكلة في إضافة SharePoint eSignature (تسمى رسميا خدمة microsoft eSignature) إلى قائمة التطبيقات المعتمدة عبر مركز مسؤولي Microsoft Entra.

تخزين المستندات واستبقاءها

تخزين المستندات

يتيح SharePoint eSignature لمطالب بدء طلب توقيع من مستند PDF تم حفظه في مكتبة SharePoint التي تم تمكين eSignature عليها. بعد توقيع جميع الأطراف المطلوبة، تحفظ خدمة SharePoint eSignature نسخة من المستند الموقع إلى مجلد المستند الأصلي (المجلد الأصلي). يتم إعلام المرسل في رسالة بريد إلكتروني تتضمن ارتباطا لعرض المستند وارتباطا منفصلا إلى مجلد SharePoint حيث تم حفظ المستند الموقع.

قبل إرسال طلب توقيع وعند الانتهاء من الطلب، يتم إجراء بعض الفحوصات للتأكد من أن المرسل لديه إذن الكتابة إلى المستند والمجلد الأصلي. إذا تغير الإذن عندما يكون طلب التوقيع قيد التقدم، فقد لا تتمكن الخدمة من حفظ نسخة من المستند الموقع في المجلد الأصلي. يمكن أن يحدث هذا الحدث عندما:

• لم يعد لدى مرسل الطلب حق الوصول إلى المجلد الأصلي. على سبيل المثال، تم إبطال وصول المرسل من قبل مالك المجلد الأصلي أو مسؤول SharePoint.

• تم تخفيض إذن الكتابة الأولي للمرسل إلى المجلد الأصلي لعرضه فقط.

• تم حذف المجلد الأصلي.

استبقاء المستند

عند إنشاء طلب توقيع لمستند في SharePoint، تنشئ خدمة SharePoint eSignature نسخة عمل من المستند. إنها نسخة العمل هذه التي يتم إرسالها إلى جميع المستلمين لتوقيعها، وهي الطريقة التي يمكن للمرسل تتبع حالة طلباتهم. يتم تخزين نسخة العمل من الطلب في مكتبة مستندات مخفية في SharePoint. ستتم إضافة التوقيع إلى نسخة العمل من مستند الطلب فقط بعد توقيع جميع الأطراف. إذا لم يوقع أي طرف، يظهر المستند على أنه غير موقع، حتى إذا قام أحد الأطراف بإضافة توقيعه بالفعل.

يتم تخزين نسخة العمل من الطلب والاحتفاظ بها لمدة خمس سنوات، أو وفقا لنهج استبقاء المستند الذي أنشأه SharePoint أو مسؤول المستأجر. تعرف على المزيد حول نهج الاستبقاء.

انتهاء صلاحية ارتباطات URL في البريد الإلكتروني

يحتوي كل إشعار بريد إلكتروني يتم إرساله فيما يتعلق بطلب توقيع على ارتباط URL يسمح للمستلم بعرض المستند ومراجعته وتوقيعه. عندما يصل الطلب إلى حالة طرفية (عندما تكون الحالة مكتملة أو ملغاة أو مرفوضة)، يكون لدى المستلم 30 يوما لعرض المستند وتنزيله وتخزينه في موقع مفضل. بعد انتهاء صلاحية الارتباط، لم يعد من الممكن استخدامه للوصول إلى المستند.

لمزيد من الحماية، عندما يلغي المرسل طلبا، يفقد المستلمون على الفور الوصول إلى مستند الطلب. لن يحتوي إعلام البريد الإلكتروني الذي يتلقاه المستلمون على ارتباط URL لعرض الطلب.

موفرو التوقيع الإلكتروني الآخرين

في نهاية عملية التوقيع عند توقيع جميع الأطراف المطلوبة، يتم حفظ نسخة من المستند الموقع تلقائيا في SharePoint. يتم حفظ المستند الموقع في مجلد خاص بالموفر لمجلد تطبيقات خاص في SharePoint. تحتوي كل مكتبة مستندات على مجلد خاص بالموفر حيث يتم حفظ جميع المستندات الموقعة باستخدام هذا الموفر. يتم تخزين المستند الموقع في مسار المجلد مكتبة المستندات\التطبيقات\المستندات الموقعة\الموفر.