إدارة الورديات وأدراج النقد

يوضح هذا المقال كيفية إعداد واستخدام الورديات في Microsoft Dynamics 365 Commerce نقطة البيع (POS).

في Dynamics 365 Commerce، يصف مصطلح الوردية مجموعة بيانات الحركة والأنشطة في نقطة البيع بين نقطتين في نفس الوقت. بالنسبة لكل وردية، تتم مقارنة مبلغ المال المتوقع في مقابل المبلغ الذي تم حسابه وإعلانه.

عادةً، تُفتح الورديات في بداية يوم العمل. عند هذه النقطة، يعلن المستخدم عن مبلغ البداية الموجود في درج النقدية. بعد ذلك، يتم إجراء حركات المبيعات على مدار اليوم. وأخيرًا، وفي نهاية اليوم، يتم جرد الدرج، ويتم الإعلان عن المبالغ الختامية. يتم إغلاق الوردية، ويتم إنشاء تقرير Z. يشير التقرير Z إلى ما إذا كان هناك زيادة أو نقص.

سيناريوهات الوردية النموذجية

يوفر Commerce العديد من خيارات التكوين وعمليات نقطة البيع لدعم مجموعة واسعة من العمليات التجارية في نهاية اليوم لنقطة البيع. يوضح هذا القسم بعض سيناريوهات الوردية النموذجية.

درج النقدية الثابت

عادة ما يتم استخدام سيناريو إزاحة الحراثة الثابتة في أغلب الأحيان. في وردية حتى ثابتة، يرتبط الوردية والحراثة بسجل معين. لا يتم نقلها من أحد السجلات إلى سجل آخر. يمكن استخدام وردية حتى ثابتة من قبل مستخدم واحد أو مشاركتها بين عدة مستخدمين. لا تتطلب نوبات العمل الثابتة أي تكوين خاص.

درج النقدية العائم

في التحول العائم ، يمكن نقل التحول ودرج النقود من سجل إلى آخر. وعلى الرغم من أن السجل يمكن أن يحتوي وردية نشطة واحدة فقط لكل درج نقدية، يمكن تعليق الورديات ثم استئنافها لاحقًا أو في سجل مختلف.

على سبيل المثال، متجر لديه سجلين. يُفتح كل سجل في بداية اليوم عندما يفتح أمين الصندوق وردية جديدة ويوفر مبلغ البداية. عندما يكون أمين الصندوق على استعداد لأخذ استراحة، يقوم أمين الصندوق بتعليق ورديته ويُزيل النقود من درج النقدية. بعد ذلك، يصبح ذلك السجل متاحًا لأمناء الصناديق الآخرين. يمكن لأمين الصندوق الآخر تسجيل الدخول إلى وفتح الوردية الخاصة به في السجل. بعد انتهاء استراحة أمين الصندوق الأول، يمكن لهذا الصراف استئناف مناوبته عندما يصبح أحد السجلات الأخرى متاحا. لا تتطلب التحولات العائمة حتى أي تكوين أو إذن خاص.

مستخدم واحد

يفضل العديد من تجار التجزئة السماح لمستخدم واحد فقط لكل وردية، للمساعدة في ضمان أعلى مستوى من المساءلة بالنسبة للنقد المتواجد في درج النقدية. إذا تم السماح لمستخدم واحد فقط باستخدام درج النقود المرتبط بالوردية، يمكن أن يتحمل هذا المستخدم وحده المسئولية عن أي اختلافات في النقدية. إذا استخدم أكثر من مستخدم نفس الوردية، فمن الصعب تحديد من ارتكب خطأ ما، أو من الذي قد يحاول السرقة من درج النقدية.

مستخدمون متعددون

بعض تجار التجزئة على استعداد للتضحية بمستوى المساءلة التي توفرها ورديات المستخدم الواحد وللسماح لأكثر من مستخدم واحد لكل وردية. يعتبر هذا الأسلوب نموذجيًا عندما يكون عدد المستخدمين أكثر من السجلات المتوفرة، وتفوق الحاجة إلى المرونة والسرعة احتمالية الخسارة. كما أنه من المعتاد ألا يكون لدى مديري المتاجر ورديات خاصة بهم، ولكن يمكنهم، إذا لزم الأمر، استخدام الورديات لأي من أمناء الصندوق الخاصين بهم. لتسجيل الدخول إلى الوردية المفتوحة واستخدامها من قبل مستخدم آخر، يتعين أن يكون لدى المستخدم إذن السماح بتسجيل الدخول المتعدد لنقطة البيع.

الوردية المشتركة

يتيح تكوين المناوبة المشتركة لتجار التجزئة إجراء وردية واحدة عبر العديد من السجلات وأدراج النقدية والمستخدمين. تحتوي الوردية المشتركة على مبلغ بداية واحد ومبلغ إغلاق واحد يتم تلخيصه عبر كافة أدراج النقدية. تُعد الورديات المشتركة هي الأكثر شيوعًا عند استخدام الأجهزة المحمولة. في هذا السيناريو، لا يتم حجز درج نقدي منفصل لكل سجل. بدلًا من ذلك ، يمكن لجميع السجلات مشاركة درج نقدي واحد.

بالنسبة الورديات المشتركة المزمع استخدامها في المتجر، يتعين تكوين درج النقدية كـ "درج وردية مشترك" في البيع بالتجزئة والتجارة > إعداد القناة > إعداد نقاط البيع > ملفات تعريف نقاط البيع > ملفات تعريف الأجهزة > الدرج. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لدى المستخدمين أحد أذونات الوردية المشتركة أو كليهما (السماح بإدارة التحول المشترك والسماح باستخدام التحول المشترك).

الوردية وعمليات درج النقدية

يمكن إجراء عمليات مختلفة لتغيير حالة أحد الورديات، أو لزيادة أو تقليل مبلغ المال في درج النقدية. يصف هذا القسم عمليات الوردية في Store Commerce.

الوردية المفتوحة

تتطلب نقطة البيع أن يكون لدى المستخدمين نوبة عمل نشطة ومفتوحة لتنفيذ أي عمليات تنتج حركة مالية، مثل البيع أو الإرجاع أو أمر العميل.

عندما يقوم المستخدم بتسجيل الدخول إلى نقطة البيع، يقوم النظام أولاً بالتحقق مما إذا كان هناك وردية نشطة متاحة لذلك المستخدم في السجل الحالي. في حالة عدم توفر وردية نشطة، يمكن للمستخدم فتح وردية جديدة، أو استئناف وردية موجودة، أو تسجيل الدخول باستخدام وضع "عدم الدرج"، اعتمادا على تكوين النظام وأذونات المستخدم.

إعلان مبلغ البدء

غالباً ما تكون هذه العملية هي العملية الأولى التي يتم تنفيذها من أجل وردية مفتوحة حديثًا. يحدد المستخدمون بالنسبة لهذه العملية، المبلغ النقدي لبدء التشغيل في درج النقدية للوردية. تعتبر هذه العملية من الأهمية بمكان نظرًا لأن حساب الزيادة / النقص الذي يحدث عندما يتم إغلاق الوردية يعتبر هو مبلغ البدء.

الإدخال العائم

الإدخالات العائمة هي حركات غير مبيعات، يتم تنفيذها في وردية نشطة لزيادة مبلغ النقد في درج النقدية. المثال الشائع لإدخال نثرية هو معاملة لإضافة تغيير إضافي إلى الدرج عند انخفاض النقدية به.

إزالة طريقة الدفع

عمليات إزالة طرق الدفع هي حركات غير مبيعات يتم تنفيذها في وردية نشطة لتقليل المبلغ النقدي الموجود في درج النقدية. غالبا ما تستخدم هذه العملية مع عملية إدخال عائم في وردية مختلفة. على سبيل المثال، لأن السجل 1 نفذ منه الفكة، يقوم المستخدم في السجل 2 بتحصيل النقدية لتقليل مبلغ درج النقدية لديه. يقوم المستخدم في السجل 1 بإجراء إدخال نثرية لزيادة المبلغ في درج النقدية الخاص به.

تعليق الوردية

يمكن للمستخدمين تعليق ورديتهم النشطة لتحرير السجل الحالي لمستخدم آخر، أو لنقل ورديتهم إلى سجل مختلف. في مثل هذه الحالات ، غالبا ما يطلق على التحول التحول العائم.

يمنع تعليق الوردية أي معاملات جديدة أو تغييرات في الوردية حتى يتم استئنافها.

استئناف الوردية

تسمح هذه العملية للمستخدمين باستئناف وردية معلقة مسبقًا في أي سجل آخر لا يحتوي بالفعل على وردية نشطة.

إقرار الدفع

تُنفذ هذه العملية لتحديد المبلغ الإجمالي للأموال الموجودة حاليًا في درج النقدية. غالبًا ما يقوم المستخدمون بإجراء هذه العملية قبل إغلاق الوردية. يُقارن المبلغ المحدد مقابل مبلغ الوردية المتوقع لحساب مبلغ الزيادة / النقص.

إيداع بالخزينة

يمكن تنفيذ الإيداعات بالخزينة في أي وقت خلال الوردية النشطة. تقوم هذه العملية بتحصيل الأموال من درج النقدية، وبالتالي يمكن نقلها إلى موقع أكثر أمنًا مثل خزينة في غرفة الدعم. لا يزال المبلغ الإجمالي المسجل للإيداعات بالخزينة مضمنًا في إجماليات الورديات، ولكن لا يلزم اعتباره جزءًا من إقرار تحصيل النقدية.

إيداع بنكي

على غرار الإيداعات بالخزينة، تتم الإيداعات البنكية في الورديات النشطة. تقوم هذه العملية بإزالة الأموال من الوردية للإعداد للودائع البنكية.

إغلاق الوردية المخفية

لم تعد المناوبات المغلقة عمياء نشطة ولكنها ليست مغلقة بالكامل. بعكس الورديات المعلقة، لا يمكن استئناف الورديات المغلقة بشكل عشوائي. ومع ذلك، يمكن تنفيذ عمليات مثل إعلان مبلغ البداية وإعلان تحصيل النقدية عليها لاحقاً أو من سجل مختلف.

عادةً ما تُستخدم الورديات المغلقة بشكل عشوائي لتحرير سجل لمستخدم جديد أو وردية، دون الحاجة إلى حساب وتسوية وإغلاق هذة الوردية بالكامل أولاً.

إقفال الوردية

تحسب عملية الوردية المغلقة إجماليات الوردية ومبالغ الزيادة / النقص، ثم تنهي الوردية النشطة أو المغلقة العمياء. استناداً إلى أذونات المستخدم، يُطبع تقرير Z للوردية أيضًا. لا يمكن استئناف الورديات المغلقة أو تعديلها.

تمكين طلب مبالغ البدء وإعداد ملف تعريف وظائف نقطة البيع لإقرار الدفع يفرض مبلغ البدء وإجراءات إقرار الدفع قبل إغلاق الوردية.

طباعة X

تقوم هذه العملية بإنشاء وطباعة تقرير X لوردية العمل النشطة الحالية.

إعادة طباعة Z

تُعيد هذه العملية طباعة أخرتقرير Z قام النظام بإنشائه عند إغلاق الوردية.

إدارة الورديات

تتيح هذه العملية للمستخدمين عرض جميع الورديات النشطة والمعلقة والمغلقة بشكل عشوائي الخاصة بالمتجر. يمكن للمستخدمين، استنادًا إلى أذوناتهم، تنفيذ إجراءات الإغلاق النهائية الخاصة بهم مثل إقرار الدفع وعمليات إقفال الورديات للورديات المغلقة بشكل عشوائي. تتيح هذه العملية أيضا للمستخدمين عرض المناوبات غير الصالحة وحذفها، في الحالات النادرة التي تكون فيها المناوبات في حالة سيئة بعد التبديل بين أوضاع عدم الاتصال والوضع عبر الإنترنت. لا تحتوي هذه الورديات غير الصالحة على أي معلومات مالية أو بيانات معاملة مطلوبة للتسوية.

أذونات الوردية والأدراج

تؤثر أذونات نقطة البيع التالية على ما يجب على المستخدم فعله وعدم فعله في سيناريوهات مختلفة:

• السماح بالإغلاق الأعمى
• السماح بطباعة تقرير X
• السماح بطباعة تقرير Z
• السماح بإقرار طريقة الدفع
• السماح بالإعلان العائم
• درج مفتوح بدون بيع
• السماح بتسجيل الدخول متعدد المناوبات- يسمح هذا الإذن للمستخدم بتسجيل الدخول واستخدام نوبة فتحها مستخدم مختلف. يمكن للمستخدمين الذين ليس لديهم هذا الإذن تسجيل الدخول فقط واستخدام التحولات التي يفتحونها.
• السماح بإدارة المناوبة المشتركة- يجب أن يكون لدى المستخدمين هذا الإذن لفتح وردية مشتركة أو إغلاقها.
• السماح باستخدام التحول المشترك- يجب أن يكون لدى المستخدمين هذا الإذن لتسجيل الدخول إلى وردية مشتركة واستخدامها.

Commerce headquarters اعتبارات نهاية اليوم

تختلف طريقة تسوية الورديات ودرج النقدية في نقطة البيع عن الطريقة التي يتم تلخيص بيانات الحركة أثناء حساب الكشف. من الضروري بالنسبة لك فهم هذا الاختلاف. اعتمادا على التكوين الخاص بك وعمليات الأعمال الخاصة بك، يمكن أن تمنحك بيانات التحول في نقطة البيع (تقرير Z) والبيان المحسوب في المقر الرئيسي نتائج مختلفة. لا يعني هذا الاختلاف بالضرورة أن بيانات التحول أو العبارة المحسوبة غير صحيحة، أو أن هناك مشكلة في البيانات. وهذا يعني أن المعلمات التي يتم توفيرها قد تتضمن معاملات إضافية أو حركات أقل، أو أنه يتم تلخيص الحركات بشكل مختلف.

على الرغم من أن كل بائع تجزئة لديه متطلبات عمل مختلفة، نوصي بإعداد النظام الخاص بك بالطريقة التالية لتجنب المواقف التي يحدث فيها اختلافات من هذا النوع:

انتقل إلى البيع بالتجزئة والتجارة > القنوات > المتاجر > كافة المتاجر > كشف الحساب/الإقفال، ولكل متجر، تعيين كل من حقل طريقة كشف الحساب وحقل أسلوب الإغلاق لـ الوردية.

يساعد هذا الإعداد على ضمان أن تتضمن بيانات المركز الرئيسي نفس الحركات مثل التحولات في نقطة البيع، وأن البيانات يتم تلخيصها بواسطة هذا التحول.

للحصول على مزيد من المعلومات حول كشف الحساب وأساليب الإقفال، راجع تكوينات المتجر لكشف حساب البيع بالتجزئة.